办公室文员工作流程及考核标准

办公室文员工作流程及考核标准一、印章管理（一）申请刻制印章办公室文员在印章保管过程中发现印章因自然磨损不能继续使用，需填写《印章刻制申请表》但不需副总经理、总经理审批（公章及财务章除外）。

如其他部门需要刻制印章，办公室文员需要接到填写完整并经总经理审批的《印章刻制申请表》后到指定刻章单位进行刻章，并向刻章单位详细说明印章的刻制要求。

（二）启用印章办公室文员需持加盖单位公章的介绍信、营业执照副本复印件、身份证原件及复印件到印章刻制单位取章。

印章取回后办公室文员在《印章卡》及《印章使用说明》预留印鉴，将两表交给申请刻制部门申请人，要求其填写各项并在《印章使用说明》中详细标明印章使用范围，并经部门经理、总经理审批后交回办公室。

办公室文员收到审批后的《印章卡》及《印章使用说明》，将印章交与使用部门管理员正式启用印章，文员将《印章卡》及《印章使用说明》存档备查。

如果印章因自然磨损而重新刻制，申请部门填写《印章卡》并经审批后交回办公室，办公室将印章交与申请部门，申请部门按原审批的《印章使用说明》中的权限使用印章。

与上述红色字体内容表达有冲突。

（三）印章的保管印章放置在安全地方并加锁妥善保管，办公室文员要时刻检查放置印章的锁是否牢固，节假日粘贴封条，如有疑点及时向公司保卫部门报告。

（四）印章的使用1、严格按照《印章使用说明》中审批的使用权限范围内予以盖章。

2、办公室文员需见到经办人填写的并经其部门经理签字、副总经理、总经理审批后的《盖章审批表》，方可予以盖章，如经办人在特殊情况下已经请示总经理同意盖章时，办公室文员予以盖章并及时催促经办人补办《盖章审批表》手续。

3、办公室设立《盖章登记表》用以登记已审批后的各种盖章文件。

4、各种统计表、上报材料、收入证明、介绍信等需经办公室主任审批同意，办公室文员予以盖章。

5、对于经审批加盖印章的空白介绍信、纸张、单据等，办公室文员需督促经办人三日内及时交存空白介绍信、纸张、单据的使用后的复印件。

6.盖章后办公室文员需将盖章的文件复印进行存档。

（五）印章的借用印章经办公室主任审批借出时，办公室文员在《印章借用登记表》上登记并要求借用人借出及归还时签字，并在当日下班前督促借用人归还印章。

（六）印章交接各部门印章管理员岗位发生变动向办公室递交《员工离职审批表》时，办公室文员将空白的《印章交接卡》交由印章管理员，印章管理员交接双方填写《印章交接卡》并经其主管经理签字确认后将此《印章交接卡》交回办公室，文员对其进行存档。

（七）印章的废止、销毁工作印章因破损不能继续使用或因工作需要不再使用，由原使用部门印章管理员填写《印章废止卡》并按表格所列各项审批后，将废止的印章一同交办公室，由办公室文员统一存放保管。

废止的印章保管五年，由办公室文员统计并经办公室主任、总经理审批后统一进行销毁。

考核标准：1、办公室文员需对印章的安全性负责。

如因保管不慎造成印章丢失，能够及时上报未造成后果的，除承担挂失费及重新刻制印章费用外，当月工资下浮50元；造成后果的除承担上述费用后当月工资下浮100元，如后果严重予以辞退。

2、印章借出后借用人未及时归还，办公室文员未催要，当月工资下浮20元。

3、办公室文员违反印章使用规定给公司造成经济损失，赔偿全部损失并承担相应责任，如造成严重后果当月工资下浮100元并予以辞退。

4、办公室文员私刻印章，当月工资下浮500元，负责承担由此给公司造成的全部损失及后果责任，并予以辞退。

5、办公室文员未履行催告义务而导致用印文件逾期存档，当月工资下浮20元。

6、办公室文员须将总经理审批后的《印章废止卡》及作废的印章同时保管。

如缺其中一项，当月工资下浮10元，如因废止印章未收回造成严重后果的予以辞退并且当月工资下浮50元。

二、档案管理及电子文档管理（一）档案类别及存档情况1、文件类：①文件类别：公司各类合同、协议；内部、外部会议记录；印章档案、公司发文、车辆档案、工会档案；政府文件、主管机关批文；涉及工程开办手续、竣工手续；预算、决算、报告等资料；公司上报政府各职能部门材料等。

②档案编号：文件均按发生日期依次建立档案号存档，如同一事件的相关内容已将首次发生事件的文件资料编入档案号，可将与其相关的文件在此档案号下依次设立序号；如同类别的文件资料多而且发生日期不同，为此类别的文件建立档案号后将此类文件统一入册保存；工程证件的复印件编号存档后，工程证件的原件统一入册存档。

③档案存档及电子档案的管理：同类别文件的装订本需存入A4档案盒内，同类别文件的纸张版需存入档案资料册或档案夹内，档案盒或资料册脊背都要标明类别，档案盒或资料册内都需要设立索引目录，文件右上角都要粘贴文件的编号。

各分公司的资料分别存在不同的档案柜中，档案盒及档案册需依次编号以便查询此柜中的文件册总数量。

档案在录入电子目录时，除录入存档日期、文件摘要、存档情况、档案编号外，须在计算机中输入此档案所在的档案盒或资料册数目以便查找。

2、证件类：法人营业执照、分公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证、银行开户许可证、贷款卡、土地证、房屋产权证、卫生、环保、消防、取水许可等公司证件。

上述证件统一按发生日期依次编号，原件统一存放，复印件统一打孔装入档案夹内存档。

3、图纸类各分公司的施工图纸、规划图、效果图、平面图等统一编号入盒存档，并录入电子目录，电子目录中录入图纸类别、页数等并标明图纸所在的档案盒数目，按所属分公司存入该分公司的档案柜中。

4.其他资料管理照片、光盘按分公司分类存于不同的CD包或相册中，会议结束后的会议录音直接存入电脑中的会议录音目录下，标明会议日期及会议类别。

（二）档案的交接与借用办公室文员在收到档案时直接将文件存档，并与交存档案人双方签字确认。

其他部门工作人员需要借阅或复印档案时，办公室文员须征得办公室主任的同意方可将档案或复印件借出，借用人须在《证件、档案借用登记表》进行签字确认，详细标明文件的去处，办公室文员须将此表录入电脑备查。

如借用人借用档案超过七日未归还，办公室文员需通知借用人及时归还，借用人如需延长借用时间，则附说明并经总经理审批后交办公室文员，办公室文员将此说明粘贴于借用人原始登记的借用签名处。

（三）档案的保管办公室文员做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光工作，档案每年清理一次。

如需销毁，办公室文员详细列出档案明细，经办公室主任审核、总经理审批后统一销毁。

（四）电子文档的管理办公室文员在日常打印文稿时，须将每一个打印的文稿名称中标明此文件形成的日期，以便日后查询。

办公室文员应对电脑中的各类打印文稿按年度、部门、文件类别进行统一归类存档。

办公室文员应在每日下班前将当日存档档案的电子文件目录录入到电脑中，每周六对更新后的电子档案目录向优盘中备份一份。

办公室文员在每年度初1-10号之间将上一年度的电脑存储文件以及档案目录刻录成光盘并保存。

考核标准：1、办公室文员的档案归档要及时，如超过3日未归档，每迟一天，当月工资下浮10元。

2、不按公司要求对档案分类归档，办公室文员当月工资下浮20元。

3、档案不编号、不设档案目录索引页，办公室文员当月工资下浮20元。

4、不履行档案借用手续，造成档案残损，办公室文员当月工资下浮50—100元。

5、办公室文员将档案归档后丢失或未经领导批准私自销毁档案，当月工资下浮50—200元，文件每缺一页，当月工资下浮20元。

（二罚并行，还是择其一）6、办公室文员未履行档案借用手续，造成档案丢失，当月工资下浮50—200元。

（同5点问题）7、档案管理员发生变更时档案交接目录未交部门主管查阅，当月工资下浮50元。

8、办公室文员要保守档案秘密，不传递不泄露信息及数据，严格遵守公司的《保密制度》，如有泄秘按《保密制度》规定进行处罚。

三、证照日期检查，办理证照的年检、变更（一）证照日期检查各部门办理的证件交至办公室时，办公室文员将此证件登记需年检日期及到期日，于每月初1-3号检查各项证件是否当月需要年检或变更。

（二）证照变更1、其他部门办理证照变更或年检：办公室文员在检查证照日期时发现证照需年检或变更，对相关办理人员下达通知（电话或当面口头通知），催促其办理，并为办理人员提供相关文件资料。

办理完毕后将证照交回办公室，办公室文员将此证照复印并存档。

2、办公室办理证照变更根据公司经营需要，需对营业执照或代码证等证照部分内容进行变更，由办公室文员到公司所属管辖的工商局或质量技术监督局领取需要填写的表格（公司变更登记申请书、组织机构代码申报表等）和一次性告知书，根据一次性告知书要求提供相关证件、拟写需要提供的公文（如股东会决议），填写相应的申请书或表格，经办公室主任审核后盖章，到相关部门办理变更。

（三）组织机构代码证的年检组织机构代码证年检须在每年1-3月进行或视主管机关要求而定。

办公室文员去公司所属管辖的质量技术监督局领取表格，根据此表背面所附年检需要手续的要求，办公室文员填写表格，经办公室主任审核并加盖公章、法人名章并按要求准备营业执照、税务登记、银行开户许可证、代码证及IC卡、法定代表人及经办人身份证的原件及复印件（复印件需加盖公章、经办人签名并注明“此件与原件一致”），资料准备齐全后去所属管辖的质量技术监督局进行年检。

办理年检后，办公室文员将原件及复印件存档。

（四）营业执照的年检（红色部分为修改部分）营业执照年检须在每年1-3月进行或视主管机关要求而定。

办公室文员在工商局网站上填写并提交网上年检资资料，待3个工作日工商局网上审核批准后，打印“公司年检报告书”去公司所属管辖的工商局领取“公司年检报告表”及咨询年检需要准备材料，根据工商局要求填写“公司年检报告表”（预删除蓝色部分），经办公室主任审核并加盖公章后，准备营业执照、社会保险登记证、房屋产权证明、法定代表人及经办人身份证的原件及复印件（复印件需加盖公章、经办人签名并注明“此件与原件一致”）。

上年度审计报告原件、财务报表（加盖财务章、法定代表人签字并盖章），资料准备齐全后去公司所属管辖的工商局办理年检。

办理年检后，办公室文员将原件及复印件存档。

考核标准：1、办公室文员须在规定证照检查日期进行证照检查及证照到期日统计，如因未检查证照日期延误其他工作的进行，当月工资下浮20元；如造成其他经济损失除承担损失，外当月工资下浮100元，情节严重的予以辞退。

2、办公室文员如因未及时告知相关部门进行年检导致证件过期而影响其他工作进行，当月工资下浮20元。

如造成其他经济损失，除承担损失外当月工资下浮100元，情节严重的予以辞退。

3、办公室文员未在规定期间进行证照的年检工作，造成经济损失除承担损失外，当月工资下浮100元，情节严重的予以辞退。

四、文书打印，上报材料的整理工作（一）办公室文员接到办公室主任指派撰写相关材料（如上报街道的有关团队建设、集体活动等材料），须按要求进行资料的初步搜集、整理、打印，交由办公室主任审核后，上报到相关部门。