《员工报销管理制度》的通知

瑞思（天津）教育信息咨询有限公司

文件

瑞财字〔2020〕007号

关于下发《员工报销管理制度》的通知

各部门:

现将《员工报销管理制度》下发各部门，望遵照执行。

特此通知。

二〇二〇年六月三日

主题词：员工报销管理制度

主送：各部门各校区各分公司

抄送：首席执行官首席财务官首席运营官高级副总裁发文单位：瑞思（天津）教育信息咨询有限公司

员工报销管理制度

第一条目的

为完善公司管理，加强财务监督与控制，提高公司效益，同时为规范公司员工的费用报销行为，现结合我公司的实际情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于瑞思教育开曼有限公司（下文简称“公司”）、分公司、子公司、有实际控制权的合资公司、有实际控制权的其他主体。

第三条职责

(一)费用发生人发起报销流程，说明事由并按照实际发生的费用填写费用期间、费用明细及金额，上传制度规定的费用支持单据，提供真实合法合规的票据交至财务中心；

(二)校长/部门经理审核流程是否使用正确，费用是否符合业务需要，是否真实发生，是否在制度允许报销范围内，有明确规定费用标准的是否在标准以内，是否提交了符合制度规定的支持单据，填写的费用事项、期间、金额、是否与单据相符；分子公司部门经理决策校区1,000元以内的费用报销（不包括业务招待费）；

(三)总部总监复核费用报销的真实性和合理性，对直管部门发起付款金额≤5,000元的费用报销进行最终审批；

(四)分子公司总经理复核费用报销的真实性和合理性，对分子公司及校区发起付款金额≤5,000元的费用报销进行最终审批；

(五)主管VP复核费用报销的真实性和合理性，对总部发起付款金额5,000＜n≤10,000元或分子公司及合资公司/校长发起付款金额5,000＜n≤10,000元的费用报销进行最终审批，包括授权审批限额内的特殊情况超标费用的审批；

(六)财务中心（初审）：审核是否正确使用流程，费用事项、时间、金额填写是否与单据一致，是否提交合规发票，制度规定的支持性文件是否齐全有效，初步审核金额是否准确合理，判断费用是否真实发生；

(七)财务中心（终审）：审核费用报销是否符合公司允许报销的范围及费用标准，超标是否经过合理审批或不予报销，复核付款事项的真实性合理性是否在流程中有充分依据，费用事项、时间、金额填写是否与单据一致，以及对初审未关注的细节进行补充；

(八)CFO对超过10,000＜n≤20,000元的费用报销进行最终审批；

(九)CEO对超过20000元的费用报销进行最终审批。第四条细则

(一)报销范围

符合公司制度的差旅费、办公交通费、招待费、公司账号通讯费、入职体检费、印刷费、办公用品、快递费、公司车辆相关费用、会议费、培训费、活动费等小额（<10000元）日常支出。

(二)报销时间及提交流程规定

员工发生垫付费用后的2个月之内须完成以下工作（未预提的跨年费用财务将不予受理，除非由部门VP邮件审批）：

1)在portal系统上提交“CW05-费用报销申请流程”；

2)将纸质发票等票据按照财务中心要求粘贴整齐（粘贴标准详见下图），可抵扣的交通运输服务发票需要单独复印一张一并递交到财务初审处；

3)当年未报销完毕的费用应在年底按费用计提的要求在计提明细表中登记，以保证当年费用的完整性并于次年1月底前完成提交报销申请；

4)如报销境外发生的费用，根据费用发生当日汇率折算成人民币填写报销金额并备注汇率，可参照中国银行的中间价计算汇率。

(三)各项明细费用的规定

1)差旅费

◆参照《差旅费报销管理制度》。

2)招待费

◆部门经理/校长及以下招待费人均不得超过

150元；部门总监/分公司总经理招待费人均

不得超过200元；高级管理层招待费人均不得

超过350元；超出标准部分的不予报销；

◆报销需注明：日期、事由、客户明细。

3)交通费

◆报销需注明：日期、事由、出发地、目的

地、金额；

◆携带公司重要或大量资产（公司证照、印鉴、

现金、设备）外出办公可乘坐出租车；

◆因工作需要晚上20:00以后下班可乘坐出租

车；

◆其他因公在驻地内产生的交通费应选择公

交、地铁；如遇特殊情况需乘坐出租车时需

事先向主管领导口头申请，报销时在事由中

备注，否则按乘坐地铁标准报销。

◆人力资源中心按月更新符合外教机票报销标

准的人员清单，申请人提交发票、登机牌按

标准报销。

4)通讯费

◆业务部门通讯费需上传指定账号审批单或部

门通讯费管理制度及该账号充值记录截图；

◆关联上次通讯费报销流程。

5)入职体检费

◆体检费报销需上传审批通过的转正流程或邮

件。

6)印刷费

◆报销需注明：使用部门、用途、印刷内容、

签收人；

◆关联申购流程。

7)办公用品

◆报销需注明：使用部门、用途、物品名称、

数量、单价、金额、签收人；

◆关联申购流程。

8)快递费

◆报销需注明：邮寄日期、邮寄内容、用途、

金额、接收人；

◆原则上应使用公司统一供应商，仅非办公时

间或在非办公地才可自选快递公司。

9)车辆费用

A、车辆维修保养费

◆报销需注明：车辆信息、维修保养事项；

◆关联上次维修保养流程

B、车辆加油、停车过路费

◆上传车辆使用台账（详见附件一），包括：使

用车牌号、使用时间、事由、出发地、目的

地、公里数、使用者签字。

10)会议费或培训费

◆会议费、培训费需提交发起通知、参加人员

签到表、会议(培训)议程或概要、照片上传

到流程中同时提供纸质会议通知。

11)活动费

◆市场地推活动需上传活动照片、以往及预计

活动关单记录；

◆关联上次地推活动报销流程。

(四)责任

1)任何一项未在规定时限内完成的报销，财务中

心有权不予报销；

2)丢失票据、提交不合规票据、未经批准的超标

费用，一律不予报销；

第五条本制度由财务中心制定并修改。执行过程中，解释权归财务中心。