财务会计档案查阅流程.doc
财务共享模式下的会计档案管理流程
财务共享模式下的会计档案管理流程英文回答：Accounting record management is an essential process in financial sharing models. It involves the systematic organization, storage, and retrieval of accounting documents and information. The process ensures that financial records are accurate, complete, and easily accessible for various purposes, such as auditing, reporting, and decision-making.The first step in the accounting record management process is the collection of financial documents. This includes invoices, receipts, bank statements, and other relevant records. These documents serve as evidence of financial transactions and are crucial for maintaining the integrity of the accounting records.Once the documents are collected, they need to be sorted and classified. This involves categorizing thembased on their nature and purpose. For example, invoices can be categorized as sales invoices or purchase invoices, while bank statements can be categorized by month or account.After sorting and classification, the next step is to record the transactions in the accounting system. This can be done manually or using accounting software. Each transaction needs to be accurately recorded, including the date, amount, and relevant accounts. This step ensures that all financial activities are properly documented and can be easily tracked and analyzed.Once the transactions are recorded, the accounting records need to be regularly updated and reconciled. This involves comparing the recorded transactions with the actual financial statements, such as bank statements and invoices. Any discrepancies or errors need to be identified and corrected promptly to maintain the accuracy of the accounting records.In addition to updating and reconciling the records, itis important to establish proper controls and security measures. This includes implementing access restrictions to ensure that only authorized personnel can access and modify the accounting records. Regular backups should also be performed to prevent data loss or corruption.Furthermore, periodic reviews and audits should be conducted to verify the accuracy and completeness of the accounting records. This can be done internally or by external auditors. The reviews and audits help identify any potential issues or irregularities and ensure compliance with accounting standards and regulations.In summary, the accounting record management process in financial sharing models involves the collection, sorting, recording, updating, reconciling, and reviewing offinancial documents. It is crucial for maintaining accurate and reliable accounting records, which are essential for financial transparency and decision-making.中文回答：会计档案管理是财务共享模式中的一个重要流程。
会计档案查阅制度模版
会计档案查阅制度模版一、背景随着企业的发展壮大，日常会计工作变得越来越繁琐和复杂，为了保证公司财务管理的准确性和规范性，制定会计档案查阅制度显得尤为重要。
该制度将有助于确保会计档案的安全性、方便性以及便于审计等方面的需要。
二、目的本制度的目的在于规范公司内部会计档案查阅的流程与要求，确保会计档案的完整性、可追溯性和真实性。
同时，也为公司的决策提供准确、及时和可靠的信息支持。
三、适用范围本制度适用于公司内所有与会计档案有关的人员，包括财务部门、审计部门以及其他相关部门。
四、基本原则1. 实际查阅：会计档案的查阅应以实际需要为基础，不得进行无关档案的查阅。
2. 安全性：会计档案的查阅应确保档案的安全性，避免损毁、遗失或泄露。
3. 平等原则：任何符合条件的相关人员均可按照规定的流程和程序查阅会计档案。
4. 及时性：会计档案的查阅应及时处理，确保相关人员能够按时完成工作任务。
5. 准确性：会计档案的查阅应确保信息的准确性和真实性，不得随意篡改或伪造。
五、档案查阅流程1. 申请：相关人员通过书面或电子邮件形式向财务部门提出会计档案查阅申请。
2. 审核：财务部门收到查阅申请后，应在3个工作日内进行审查，确保申请人符合查阅条件。
3. 批准：财务部门对符合查阅条件的申请进行批准，并通知申请人查阅的时间和地点。
4. 查阅：申请人按照约定的时间和地点前往财务部门进行会计档案的查阅。
5. 记录：财务部门应做好会计档案查阅的记录，包括申请人、查阅时间、查阅内容等。
6. 反馈：查阅人员对查阅结果如有异议，应及时向财务部门提出，并共同核查和解决。
六、档案查阅要求1. 查阅人员应佩戴有效的工作证件并签署保密协议，确保信息安全和保密。
2. 查阅人员不得私自拷贝或外传会计档案中的任何信息，未经许可不得用于其他用途。
3. 查阅人员应按照规定的时间和地点进行查阅，不得在未经授权的情况下擅自查阅或拿取档案。
4. 查阅人员应保持会计档案的整齐和完整，发现任何损坏或遗失应及时向财务部门报告。
会计档案查询借阅制度
会计档案查询借阅制度一、查询借阅申请1.1 查询会计档案需提交查询申请，填写《会计档案查询申请表》。
申请表应包括查询单位、查询事由、查询内容等，并加盖单位公章。
1.2 借阅会计档案需填写《会计档案借阅申请表》，并经单位负责人审批。
申请表应包括借阅单位、借阅事由、借阅档案名称、借阅时间等，并加盖单位公章。
二、权限审批2.1 会计档案查询借阅权限根据单位内部管理制度进行审批。
一般情况下，会计档案的查询借阅权限应由单位负责人或财务部门负责人审批。
2.2 对于涉及商业机密或敏感信息的会计档案，应由单位负责人或相关部门负责人进行审批，并做好保密措施。
三、查阅方式3.1 会计档案的查阅方式包括现场查阅和远程查阅。
现场查阅是指到档案室或财务部门指定的地点进行查阅；远程查阅是指通过网络或其他电子设备进行查阅。
3.2 对于现场查阅，需在申请批准后到指定地点进行查阅。
对于远程查阅，需在经过授权后通过安全可靠的网络设备进行查阅。
四、查阅流程4.1 会计档案的查阅流程应遵循以下步骤：申请人提出申请并填写申请表→提交申请表等待审批→根据审批结果进行查阅。
4.2 在查阅会计档案时，应遵守档案管理的相关规定，不得随意涂改、损坏或复制档案内容。
如有需要复制或摘录部分内容，需经档案管理人员审核并加盖公章方可使用。
五、归还规定5.1 查阅完毕后，需按照档案管理规定归还档案。
归还时需清点档案数量，确保档案齐全无遗漏。
如有损坏或遗失，需承担相应的责任。
5.2 对于远程查阅，需在规定时间内归还档案。
如需延期使用，需提前向档案管理员申请并经同意后方可继续使用。
六、安全保障6.1 档案管理部门应建立完善的安全管理制度，确保会计档案的安全性和完整性。
对于涉及商业机密或敏感信息的会计档案，应采取更加严格的保密措施，如加密存储、访问控制等。
6.2 在查阅会计档案时，应采取必要的措施防止档案内容被篡改或泄露。
同时，应定期对档案管理系统进行安全检测和漏洞修补，确保系统的安全性。
财务档案管理规章制度
财务档案管理规章制度第一章总则第一条为规范和加强财务档案管理工作，提高财务档案管理水平，保障财务档案安全完整性，特制定本规章。
第二条本规章适用于单位内所有财务档案的管理工作，包括会计凭证、账册、报表、票据、合同等所有涉及财务的文书档案。
第三条财务档案管理工作应当遵循依法、规范、科学和保密的原则，确保财务档案的真实、完整、准确、及时。
第四条财务档案管理人员应当具有良好的职业操守和完善的管理知识，严格履行管理职责，不得有违法违规行为。
第五条各部门应当根据实际情况建立健全财务档案管理制度，明确责任部门和负责人，确保财务档案管理工作有序进行。
第二章财务档案的归档与保管第六条财务档案应当根据不同性质、用途、重要程度进行分类，建立档案目录清单，确保档案的存放、检索和利用便利。
第七条财务档案的归档应当按照规定的归档标准和流程进行，将档案整理好后交由专人管理并登记，确保档案的完整性和可追溯性。
第八条财务档案应当妥善保管，采取防火、防水、防盗等措施，定期检查档案的保存环境和安全设施，确保档案的安全。
第九条财务档案应当根据管理期限和规定报损报废，定期清理旧档案，并进行档案永久保存或销毁处理，避免档案的过期堆积。
第十条财务档案管理人员应当做好档案的备份和存储工作，建立档案数字化管理系统，保障档案信息的长期保存和安全可靠。
第三章财务档案的查阅与利用第十一条财务档案的查阅应当遵循真实合法、快捷方便、保密安全、规范管理的原则，确保查阅的有效性和及时性。
第十二条财务档案的调阅应当提前登记和申请，经过审核核准后方可查阅，需严格控制查阅人员的权限和范围，避免档案泄密。
第十三条财务档案的利用应当合理规范，不得随意翻阅和拷贝，必须制定具体管理措施和规定，加强档案的审查和监督。
第十四条财务档案的复印和传真应当经过核准和备案，妥善保管原件和复印件，确保档案的真实性和完整性，防止丢失损毁。
第四章财务档案的安全保密第十五条财务档案应当严格保密，不得外传、泄露财务信息，对涉密档案要加强控制和保护，严禁恶意篡改和利用档案牟利。
档案馆会计档案查阅流程
档案馆会计档案查阅流程
一、预约登记
用户需要提前电话或者上网预约查阅档案,说明需要查阅的具体事项和时间。
二、凭证确认
用户按照预约时间到档案馆,向接待人员出示有效证件并说明预约目的。
接待人员则根据预约登记对用户身份进行确认。
三、查阅申请
用户填写《档案查阅申请表》,交由档案管理员审核通过。
四、档案准备
档案管理员根据申请表内容,在档案库中查找和准备相关会计档案。
五、档案查阅
用户在工作人员带领下,进入查阅室查阅已经准备好的会计档案。
期间如有需要,可随时向工作人员咨询。
六、登记借阅
如需要随访查阅或影印档案,须办理《档案借阅登记表》,说明需要的资料,并承诺按时归还。
七、完成登记
查阅完畢,用户向工作人员说明无需求,办理相关登记后便可离开。
如
借阅档案,需按约定日期归还。
会计档案查阅制度
会计档案查阅制度是指为了规范会计档案的管理和使用，确保会计档案的完整性和准确性，制定的一系列规章制度和操作流程。
下面将详细介绍会计档案查阅制度，内容包括档案查阅的目的和意义、档案查阅的原则和程序、档案查阅的管理和责任等。
一、会计档案查阅的目的和意义会计档案是企业财务管理的核心，是企业财务状况和经营情况的真实记录，对于企业的经营管理、财务报告和税务申报等都具有重要的作用。
会计档案查阅的目的和意义主要包括：1. 权威性：会计档案是企业财务管理的重要依据，通过查阅会计档案，可以了解企业的财务状况和经营情况，判断企业的经营能力和盈利能力。
2. 准确性：会计档案是企业财务数据的记录，保证会计档案的准确性对于企业的财务报告和决策具有重要意义，通过严格的会计档案查阅制度，可以确保会计档案的完整性和准确性。
3. 监督与控制：会计档案的查阅可以起到监督和控制的作用，能够发现和纠正会计档案中的错误和漏洞，减少会计作假和财务违规行为的发生。
二、会计档案查阅的原则和程序1. 原则（1）合法性原则：会计档案查阅应当遵守法律法规的规定，按照合法程序进行，不能违反法律的规定，侵犯他人的合法权益。
（2）保密性原则：会计档案查阅应当保护会计档案的保密性，未经授权的人员不得查阅会计档案，防止会计档案的泄露和滥用。
（3）实时性原则：会计档案查阅应当及时进行，能够及时获取最新的财务数据和信息，为企业的决策和经营提供参考依据。
（4）有序性原则：会计档案查阅应当按照规定的程序和流程进行，遵守纪律，保持档案的整齐有序，便于查阅和管理。
2. 程序（1）申请阶段：申请人应当填写《会计档案查阅申请表》，并注明查阅的具体目的和范围。
申请表需经相关部门审核并签字确认。
（2）审批阶段：相关部门在收到申请表后，进行审查和审核，确认申请人的查阅资格和权限，确保申请人符合查阅的条件和要求。
（3）查阅阶段：经过审批的申请人，按照规定的时间和地点进行会计档案的查阅。
会计档案收集整理实施细则
会计档案收集整理实施细则一、会计档案收集1.会计档案的范围：会计档案包括财务会计档案和管理会计档案两大类。
财务会计档案包括原始凭证及其附件、会计账簿、财务报表等；管理会计档案包括成本会计档案、预算会计档案、经营分析报告等。
2.会计档案的收集时间：会计档案应当按照年度进行收集，具体时间为年底结账后的一个月内完成。
3.会计档案的收集方式：可以通过纸质文件的收集方式，也可以借助现代化信息技术手段，将电子档案进行备份和保存。
4.会计档案的收集流程：收集工作应按照“汇总、审核、编制、归档”的顺序进行，确保会计档案的完整性和准确性。
二、会计档案整理1.会计档案的整理原则：按照类别、时间顺序、业务流程进行整理。
2.会计档案的排序标准：按照文件类型、会计科目、日期和档案编号等进行排序。
3.会计档案的归档方式：可以使用文件夹、盒子、存储柜等物理设备进行归档，也可以使用电子归档系统进行归档。
4.会计档案的保管期限：财务会计档案的保管期限一般为10年，管理会计档案的保管期限根据具体需要确定。
5.会计档案的安全保密措施：会计档案应妥善保管，采取防火、防水、防盗等安全措施，同时，要加强对会计人员的保密教育和管理。
三、会计档案的利用和查询1.会计档案的利用目的：会计档案的利用主要是为了会计监督、经营分析、决策、查阅和备案等工作需求。
2.会计档案的查询权限：会计档案的查询权限应根据工作职责和权限进行划分，授权范围内的人员才能查询和利用档案。
3.会计档案的查询方式：可以通过实体档案的查阅，也可以通过电子文件的和导出进行查询。
4.会计档案的查询记录：对于重要的会计档案查询，应当做好查询记录，包括查询人员、查询时间、查询目的等。
以上是会计档案收集整理实施细则的主要内容，通过制定和执行这些细则，可以确保会计档案的顺利收集和整理工作，提高会计工作的效率和准确性，保证企业财务管理的规范性和可靠性。
同时，还需要不断进行档案管理的优化和改进，适应信息化时代的发展需求。
会计档案管理制度及流程
一、目的为加强公司会计档案的管理，确保会计档案的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有会计档案的管理工作，包括会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算资料。
三、职责与权限1. 会计部门负责会计档案的收集、整理、立卷、归档、保管和销毁等工作。
2. 档案管理部门负责监督、检查会计档案的管理工作，确保档案的完整、安全和有效利用。
3. 公司领导对会计档案管理工作负有监督、检查和指导的职责。
四、工作流程1. 收集与整理（1）会计部门在每月、每季度、每年结束后，及时收集会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算资料。
（2）对收集到的会计资料进行整理、分类、编号，确保资料完整、准确。
2. 立卷与归档（1）会计部门根据会计档案的归档要求，将整理好的会计资料立卷成册。
（2）立卷完成后，将会计档案按照归档要求，报档案管理部门审核。
3. 保管（1）档案管理部门负责会计档案的保管工作，确保档案的完整、安全和有效利用。
（2）档案管理部门应按照档案保管规定，设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设施。
4. 查阅与借阅（1）查阅会计档案需填写查阅申请表，经审批后方可查阅。
（2）查阅人员需遵守档案查阅规定，爱护档案，不得擅自复制、借出档案。
5. 销毁（1）会计档案的销毁需严格按照国家档案管理法律法规和公司内部规定执行。
（2）销毁前，需经公司领导批准，并由档案管理部门、会计部门共同进行审核、清点。
五、监督检查1. 档案管理部门定期对会计档案管理工作进行检查，确保档案的完整、安全和有效利用。
2. 公司领导对会计档案管理工作进行监督，对存在的问题及时整改。
六、附则1. 本制度由公司财务部负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
财务报告工作流程
财务报告工作流程（最新版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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财务会计档案管理办法
财务会计档案管理办法第一章总则第一条为加强公司财务会计档案的管理工作，规范财务会计档案的操作流程，本办法规定了会计档案的定义以及会计档案管理的整理、保管、保密、借阅、归档等方面的内容。
第二条会计档案是会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业资料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。
第二章会计档案的整理第三条会计档案的整理范围1.会计凭证：原始凭证、记账凭证和汇总凭证、其他会计凭证。
2.会计账簿：包括总账、各种日记账、明细账及各种登记簿。
3.会计报表：包括月（季）、半年度会计报表、年度会计决算报表和年度预算报表等资料。
4.财务预算汇总底稿及相关资料。
5.资产清查、盘点相关资料。
6.财务分析报告。
7.财务人员工作交接表。
8.财务相关合同。
9.发票存根、进项发票抵扣联及相关资料。
10.收款收据和发票领用及使用登记簿。
11.会计电算化资料：包括历年软盘备份资料、各版本财务软件安装程序盘、总公司下发的操作系统及数据库盘。
12.其他会计资料：包括各种会计核算和管理等资料。
第三章会计档案的整理方法第四条会计凭证的整理:会计凭证要求每月按凭证顺序进行装订。
要求厚薄均匀，一般情况下，原始凭证必须附在会计凭证后，如附件数量过多时，也可单独组卷装订，但存放应紧随会计凭证后。
凭证封面应注明如下内容：单位名称、凭证种类、当月共几册、该册为第几册、起止号数、年份及月份。
凭证脊背也要注明年份月份、凭证种类、起止号数、第几册等内容。
第五条会计账簿的整理，按账簿名称组卷装订，根据厚度，可以一册一卷，也可几册一卷。
同时每卷要填写账簿启用表，包括如下内容：单位名称、账簿页数、启用日期、经管人、接管时间、移交时间、会计负责人，填写账簿目录。
第六条会计报表的整理，要求每月将财务部的报表根据厚度组卷装订成册，注明年份月份。
第七条其他资料的整理，要求定期将各种会计核算和管理等方面资料、财务信息反馈资料、合同台账、文件及函件等分类装订成册，并设置专柜保管。
财务档案管理规定
财务档案管理规定文档编制序号：[KK8UY-LL9IO69-TTO6M3-MTOL89-FTT688]财务档案管理操作规范总体要求：一、财务档案的内容及分类二、会计凭证的管理三、账册的打印装订及存档四、档案归档管理五、电子档案的管理六、档案室的管理七、档案的保密制度八、档案的借阅九、档案的移交及销毁档案管理应当遵循《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及地产《财务档案管理办法》。
为实现财务档案保管整理工作的规范化，便于档案的管理和利用，依据集团、总部对规范财务基础工作的相关规定，制定本操作规范。
一、财务档案的内容及分类1、凭证类。
主要有原始凭证、记账凭证、其他会计凭证；2、账簿类。
主要有总账、明细账、日记账、各类辅助账簿、其他会计账簿。
3、报告类。
主要有月度、季度、年度会计报告、财务分析及管理报告、专题报告、其他报告；4、银行资料；5、税务资料；6、各类合同；7、财务人事档案；8、公司制度文件；9、其他类：主要有会计移交清册、会计档案保管、销毁清册、税务申报资料、各类证照、银行对账单、银行存款余额调节表、财务档案借阅登记簿、其他财务档案、其他日常核算和财务管理过程中形成的档案材料。
二、凭证的管理：1、票据粘贴、填制、装订规范，详见财务操作指引。
2、附件标准、内容及粘贴顺序参照《报销付款操作规范》。
三、账册的打印装订及存档1、会计账簿包括总账、科目余额表、日记账、明细账和其他辅助性账簿。
2、现金日记账和银行存款日记账不得用银行对账单或者其他方法代替。
3、会计账簿必须在年度终了后2个月内打印装订。
4、账簿打印一律用A4纸打印，按照账务设置的要求打印数量账、三栏账、多栏账、日记账，且必须打印到最明细级。
应当按实际使用的账页顺序编定连续页号，不得缺号或重号5、明细帐只打印末级科目。
往来账有辅助核算的要打印客商辅助核算帐页。
6、账簿原则上按“资产、负债、所有者权益、收入、成本费用”分类装订，考虑的装订成本和装订厚度问题，可适当合并装订，每册内封后附账簿科目目录。
财务档案管理操作规范方案
财务档案管理操作规范总体要求：一、财务档案的内容及分类二、会计凭证的管理三、账册的打印装订及存档四、档案归档管理五、电子档案的管理六、档案室的管理七、档案的**制度八、档案的借阅九、档案的移交及销毁档案管理应当遵循《中华人民**国会计法》、《中华人民**国档案法》以及地产《财务档案管理办法》.为实现财务档案保管整理工作的规范化,便于档案的管理和利用,依据集团、总部对规范财务基础工作的相关规定,制定本操作规范.一、财务档案的内容及分类1、凭证类.主要有原始凭证、记账凭证、其他会计凭证；2、账簿类.主要有总账、明细账、日记账、各类辅助账簿、其他会计账簿.3、报告类.主要有月度、季度、年度会计报告、财务分析及管理报告、专题报告、其他报告；4、银行资料；5、税务资料；6、各类合同；7、财务人事档案；8、公司制度文件；9、其他类：主要有会计移交清册、会计档案保管、销毁清册、税务申报资料、各类证照、银行对账单、银行存款余额调节表、财务档案借阅登记簿、其他财务档案、其他日常核算和财务管理过程中形成的档案材料.二、凭证的管理：1、票据粘贴、填制、装订规范,详见财务操作指引.2、附件标准、内容及粘贴顺序参照《报销付款操作规范》.三、账册的打印装订及存档1、会计账簿包括总账、科目余额表、日记账、明细账和其他辅助性账簿.2、现金日记账和银行存款日记账不得用银行对账单或者其他方法代替.3、会计账簿必须在年度终了后2个月内打印装订.4、账簿打印一律用A4纸打印,按照账务设置的要求打印数量账、三栏账、多栏账、日记账,且必须打印到最明细级.应当按实际使用的账页顺序编定连续页号,不得缺号或重号5、明细帐只打印末级科目.往来账有辅助核算的要打印客商辅助核算帐页.6、账簿原则上按"资产、负债、所有者权益、收入、成本费用"分类装订,考虑的装订成本和装订厚度问题,可适当合并装订,每册内封后附账簿科目目录.7、分档案类别进行按年度汇总装订,用蓝色皮纹纸做封皮,左侧装订,封皮打印上"公司名称、公司LOGO、报告名称、报告年度".8、会计账簿由封面、账页、封底三部分组成,装订应符合美观、牢固、易于保管的原则.每本厚度适中,以不超过3CM为宜.四、档案归档管理 1、财务档案归档总体要求1.1归档的会计档案应具有连续性、系统性、综合性和完整性,必须真实准1.2归档分类及顺序,参照总部的《财务档案归档目录》,详见附件. 1.3归档时,各种会计档案都必须按规定装订成册,按统一规格,内容详细填写封面和端面,并将单位、年月、名称、卷号等全部写明,不得随意省略,填写时要用钢笔或签字笔,不得用圆珠笔,铅笔或红笔.1.4会计档案的封面及档案文件盒侧封,详见附件,要求统一标准,严格执行.要求按照标准顺序进行摆放.1.5财务人员在接收各类档案前必须进过严格审查,审查各档案要输是否填写完整,相关签字是否齐全,审查合格后与送达方当面共同签收.1.6财务人员在接收到各类会计档案后,必须在当天进行登记归档.2、各类档案的归档要求举例2.1每类档案要求资料齐全、完整,以打开该档案资料不用翻阅其他资料为标准,以《纳税申报资料档案》为例,所需档案资料说明如下：1>封皮；2>目录<若资料较多>； 3>纳税申报表；4>各税种税款计算清单<若有>；5>税票、完税证<若有>、拨款回单<若有>复印件； 6>付款审批单、纳税ＯＡ审批<若有>复印件. 2.2装订要求2.2.1分档案类别按月或按次整理、按年装订.2.2.2按月或按次整理时,每月或每次都要有用A4白纸打印的封皮,封皮打印上公司LOGO.2.2.3分档案类别进行按年度汇总装订,用蓝色皮纹纸做封皮,左侧装订,封皮打印上"公司名称、公司LOGO、档案名称、档案年度".2.2.4此类档案日常进行整理,归入档案盒,会计年度结束后统一进行装订. 2.2.5图片3、各类档案的存档方式根据财务档案的零散程度以及查阅频度,可采用不同的存档方式： 3.1订本式.零散度高、查阅频度低的文档,通常采用订本式存档,防止散失.适用类型通常有会计凭证、会计账簿、银行对账单、会计报表等.3.2活页式.零散度高、查阅频度高的文档,通常采用活页式存档,装入、取出方便.适用类型通常有合同、公文、公司制度、台账等.3.3盒装式.零散度低、查询频度低的文档,通常采用盒装式存档.适用类型通常有审计报告、验资报告、会计档案保管清册等.3.4袋装式.零散度低、查询频度高的文档,通常采用袋装式存档,便于翻阅、查找、抽取.适用类型通常有税务登记证、开户许可证等证照类型的档案.存放同类档案的档案袋应装入档案盒中存档.4、经济合同档案管理 4.1 经济业务合同存档分类业务分类编号合同类型备注收入01 物业管理合同 02多种经营合同03 广告位合同 04 租赁合同支出05 物管部合同 06 工程部合同 07企划部合同 08 行政部合同 09 保险合同 10资本性支出合同其他 11其他合同4.2 合同接收前的审查1>使用集团规定的文本,是否未经审批改动集团规范文本,不能使用集团规定文本的,是否经过相关审批；2>审查公司法律顾问出具的书面意见.3>经办人按合同审批意见完善合同文本,确保拟签文本同审批文本内容一致；4>合同文本<含附件>超过两页<含两页>的,必须"骑缝"盖章,确保每页均有印痕；5>合同签章页必须含有正文内容,不得单独成页； 6>当事人主体名称与印章是否一致；7>如有授权代理人,则需查验是否有授权文件； 8>合同内容是否完整； 9>附件是否完整；10>签署时间是否填写等.4.3 合同归档4.3.1 财务部必须以合同原件归档；4.3.2 按4.1合同类别分类归集、装订、保管合同档案,合同文本超过一个档案盒时,在档案的侧封上标注"一、二、三"进行分类；4.3.3合同补充条款或补充文件,必须同主合同一起保管；4.3.4直接委托审批资料附在合同后面,招投标合同仅把合同审批OA附后,其他招标资料单独存放.4.4采购合同的档案要求4.4.1符合制度的直接委托合同后附要件： 1>合同审批OA；2>符合制度的直接委托审批表<原件>；3>《询价函》<三方比价为所有供方反馈的《询价函》><原件>； 4>《三方比价会签表》<2万元以上直接委托业务><原件>； 5>价格及合同谈判会议纪要<原件>；6>拟委托单位的营业执照、资质证书<如有>等文件<复印件加盖单位公章>；7>外聘律师审核意见.4.4.2不符合制度的直接委托合同后附要件： 1>不符合制度的直接委托审批表<原件>； 2>市场调研报告<原件>；3>拟委托单位原始报价单<盖章><原件>； 4>价格及合同谈判会议纪要<原件>；5>拟委托单位的营业执照、资质证书<如有>等文件<复印件加盖单位公章>；6>外聘律师审核意见.4.4.3招投标合同的后附要件： 1>后附合同签订审批OA； 2>合同谈判记要<原件>； 3>合同审批表 <原件>； 4>中标单位调整报价<若有>； 5>律师审核意见书<原件>.4.4.4续签合同后附要件： 1>合同续签审批OA； 2>履约评估表<原件>； 3>价格及合同谈判会议纪要.4.5招投标采购档案管理招投标资料分类单独存档： 4.5.1年度招标采购计划 1>审批OA；2>年度招标<采购>计划审批表<各公司> <原件>； 3>年度招标<采购>计划调整表.4.5.2入围单位及招标文件审批资料4.5.2.1无合格供方库入围单位及招标文件审批流程附件要求： 1>入围单位及招标文件审批OA；2>招标小组成员审批表<原件>； 3>单项招标计划倒排表；4>入围单位评定资料, 包括：投标单位推荐表, 拟入围单位基本信息评审标准, 投标单位基本信息调查表<加盖投标单位公章>, 拟入围单位评审表, 现场考察计划, 现场考察评分表, 拟入围单位现场考察评定表, 投标承诺函, 入围单位评定会签表；5>入围单位营业执照及资质证明< 加盖对方印鉴的复印件>包括但不限于：有效的营业执照<复印件加盖单位公章>, 税务登记证<复印件加盖单位公章>, 组织机构代码<复印件加盖单位公章>, 有效的企业资质等级证书<复印件加盖单位公章>, 企业近三年的财务报表<如有><复印件加盖单位印章>, 企业安全生产许可证<如有><复印件加盖单位公章>, 质量、环境及职业健康安全认证证书<如有><复印件加盖单位公章>, 近三年内所承揽的类似项目业绩清单,并附主要项目合同复印件；6>招标文件会签表<原件>； 7>招标文件.4.5.2.2有合格供方库入围单位及招标文件审批流程附件要求： 1>入围单位及招标文件审批OA； 2>招标小组成员审批表<原件>； 3>邀请投标的合格品牌库名录； 4>邀请单位投标承诺函< 原件>； 5>招标文件会签表< 原件>； 6>招标文件.4.5.3定标审批资料要求： 1>定标审批OA； 2>定标审批表<原件>；3>评标报告<原件>包括：<包括封皮、回标登记表、开标记录表、符合性与完整性评审表、技术标评分表、技术标评分汇总表、商务评分表、评分汇总表、定标会签表等原件>；4>各单位投标文件<包括技术标和商务标>< 原件>； 5>对招标过程的特别说明<会议签到表、会议纪要等>.五、电子档案的管理1、财务部须购置专用移动硬盘,用于电子财务档案的备份管理.2、财务电子档案须每季度集中进行电子档案的存档.3、电子档案目录的建立参照附件：《财务档案归档目录》4、电子文档收集需要编制电子版的《电子文件登记表》,该表与电子文件同时保存.重要书面文档需要进行扫描存档.5、电子文档归档前,档案管理员对电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定检验,验收合格后存入相关档案目录.6、归档载体的保管.归档载体应由兼职档案管理人负责保管,防止丢失；存放时应远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离；环境温度选定范围：17-20℃；相对湿度选定范围：35%-45%.7、电子文档的利用.归档电子文件的封存载体不应外接；未经相关批准不得擅自复制电子文件.六、档案室的管理 1、档案室要求1.1财务部争取设立部门独立的档案室.1.2档案室必须安装防盗门、防盗窗.窗户不易过大,保持通风. 1.3档案室配备消防喷淋、烟感、灭火器等消防设备、设施. 1.4不得使用木质档案橱柜.1.5环境温度选定范围：14-20℃；相对湿度选定范围：50%-60%.2、档案管理员的岗位职责2.1财务部指定一名财务人员作为兼职档案管理员,出纳不得兼任档案管理员.2.2按照本指引要求建立财务档案.2.3要求兼职档案管理员,了解一定的档案专业知识.负责对财务部形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导.2.4集中统一管理本部门各种门类载体的档案,积极提供利用,为各项工作服务.2.5按规定向公司档案室移交应相关档案. 2.6办理领导交办的其他档案业务工作.3、档案室安全规范3.1财务负责人为财务档案室安全管理第一责任人.3.2档案库房要保持干燥清洁,做到防雨、防潮、防虫、防尘、防晒、防鼠、防霉变,应配备降温、去湿、温湿度测试等设备.及时清理杂物,保持室内整洁卫生.3.3严谨存放和使用私人物品、易燃、易爆等危险品和化学品,严谨任何火种带入室内,严谨使用酒精炉、燃油炉、煤气炉、气化炉等明火器具,不准使用蜡烛照明.室内消防器材、报警设备常年完好,性能良好有效.3.4除财务装订机和室内空调外,严谨在档案时内使用其他任何电气设备,装订机使用完毕必须拔除电源.3.5档案室是**部位,非工作人员未经批准,不得随便进入室内.档案室门、箱柜门应坚固防盗及时上锁,钥匙应制定专人负责保管,工作人员随手关窗锁门.非档案管理人员不得擅自进入档案室.3.6各类资料进入档案室,必须严格登记制度、偿还制度,**资料、人事档案严防丢失,严防泄密事件的发生.3.7档案工作人员每月应对所保存的档案进行一次检查,并做好检查记录,发现问题应及时汇报并采取相应的措施.3.8下班前或工作结束时,做全面安全检查,切断电源、关好门窗、消除一切隐患.假期、节日要特别加强看护、确保安全.七、档案的**制度1、档案管理人员必须树立高度的**观念,遵守公司各项**制度.2、凡未经公布的统计数字,未作结论的事项,应作内部管理,不得擅自扩散.3、凡作秘密和内部管理的档案,应严格履行查阅审批手续,严禁擅自拍照和复制,利用者应严格遵守**规定,不得泄露公司秘密.4、不得泄露所管理档案内容,不将档案借给无关人员,不准无关人员进入档案室.5、定期检查不安全因素,发现问题及时补救,保证**档案的绝对安全.6、凡涉及不宜公开的档案资料和数据,应作秘密保管并严格控制查阅范围,需要查阅者,须经公司相关领导批准.7、严格档案借阅审批手续,因工作需要,须复印、摘抄相关**档案时,必须经相关领导批准.八、档案的借阅1、公司内部借阅会计档案,需填写《档案借阅审批表》,经部门负责人签批后报财务负责人审批,审批通过后方可进行借阅；2、公司外部人员借阅会计档案需持正式介绍信等有效证明,填写《档案借阅审批表》,经公司业务经办部门负责人、公司总经理及财务负责人批准同意后,方可借阅；3、借阅人员不得将会计档案携带外出,特殊情况需带出室外或需要复制的须经本单位财务负责人同意并限期归还；档案资料的借出时间,不得超过半个月,确需继续借阅,必须办理续借手续；4、应设立《财务档案借阅登记簿》,登记借阅档案名称、借阅时间、归还时间、备注等内容,借阅人应在登记簿签字.5、查阅档案时,严禁吸烟,严禁在文件材料上划线、打钩、做记号、折角等,严禁涂改和拆、撕档案.九、档案的移交及销毁 1、财务档案的移交1.1会计档案归档应填写《档案移交清册》,一式两份,双方各留一份,以便备查.1.2超过两年的会计档案,财务部每年统一移交到行政部公司档案室,移交时须填写好《档案移交清册》,双方应就移交档案进行核对,并在移交目录上签字确认.1.3部门员工调<离>职时,应交档案手续整理好后填写《财务工作交接单<含交接清册>》进行移交.2、财务档案的销毁2.1财务档案一般保管期限为15年,期满后可根据具体情况办理销毁手续. 2.2档案销毁首先须经过鉴定,确认已无查证和保存价值之后,列出清单,登记造册,由存档部门提出申请和分管领导审批同意后,同意销毁.2.3对批准可销毁的档案,要填写好《档案销毁清册》再销毁. 2.4 销毁工作应由鉴定小组监销,并在《档案销毁清册》签字.2.5档案销毁后,要及时在相应的查询工具中予以注销,并保存好销毁记录.附表2-4 财务档案归档目录编号档案名称存档内容存档方式<一>工商税务资料1、工商年检资料；2、验资报告<原件>；3、税务登记证；4、税务登记及变更文件；5、发票领购薄；6、税收优惠批复文件；7、审计报告盒装 <二>税务申报资料1、地税税务申报资料；2、国税税务申报资料；月度盒装年末装订成册 <三>银行相关资料1、开户许可证；2、申请开立、变更账户资料；3、银行印鉴卡、贷款卡；4、现金/转账支票领用登记薄；5、支票领购登记薄<指对银行>；6、银行余额调节表、对帐单7、现金盘点表盒装/保险柜<四>制度法规文件1、集团财务部下发相关制度及通知2、万达商管财务部下发相关制度及通知3、上报集团相关申请的批复文件月度盒装年末装订成册 <五>预算考核文件1、月度预算执行分析资料2、资金类报表3、租金类报表4、筹备期专项资金使用情况资料5、上级考核报告及整改报告月度盒装年末装订成册<六>财务人员档案1、财务人员入职、转正、晋级、调薪等审批手续； 2、财务人员考核资料 3、财务人员交接资料月度盒装年末装订成册 <七>核算附件档案1、每月工资报表；2、月度工资发放表；3、人员调薪相关文件4、业务招待费申请单月度盒装年末装订成册 <八>日常经营合同1、各业主物业管理合同2、广告合同；3、停车场管理合同；4、工程合同<包括已交易公司资本性支出类合同>； 5、保洁外包合同 6、多种经营合同按合同类别/具体情况归档7、保险合同 8、租赁合同 9、其他类<九> 台账档案1、停车场收费台帐；2、物业管理费台帐；3、多种经营收费台帐.4、纳税统计台帐5、租金台帐6、固定资产台帐7、专项资金使用台帐<开办费、招商费、庆典费、宣传推广费等> 8、其他类月度盒装年末装订成册<十>公司会计报告1、月度会计报表；2、季度会计报表、附注及审计明细表；3、年度会计决算报表4、清产核资报告5、审计报告月度盒装年末装订成册<十一>公司会计账薄1、现金、银行日记账；2、科目余额表；3、总分类账、明细分类账；4、其他与会计凭证、会计账薄相关的档案资料月度盒装年末装订成册<十二>培训资料文件 1、万达商管培训资料； 2、各地方公司培训资料；月度盒装年末装订成册 <十三> 其他类资料1、其他财务应存档的资料月度盒装年末装订成册<十四>内部管理文档 1、管理建议书<内部稽核报告> 2、停车场稽查报告3、资金安全专项稽查报告4、资产盘点报告及盘点表5、多种经营巡场报告及巡场表6、收据发票稽核报告7、库存材料盘点表月度盒装年末装订成册附表2-5 财务档案保管期限序号档案名称保管期限备注一会计凭证类 1 原始凭证 15年 2 记账凭证 15年 3 汇总凭证 15年二会计账簿类1 总账 15年2 明细账 15年3 日记账 15年现金和银行存款日记账保管25年4 固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年5 辅助账簿 15年三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告 1 月、季度财务报告 3年包括文字分析2 年度财务报告永久包括文字分析四其他类 1 会计移交清册 15年 2 会计档案保管清册永久 3 会计档案销毁清册永久 4 银行余额调节表 5年 5 银行对账单 5年6 计算机备份软盘及磁带 25年 7计算机运行日志5年。
会计档案管理操作流程[修改版]
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会计档案管理操作规程1、目的明确会计档案保管的责任，加强会计档案的科学管理，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防损毁、散失和泄密。
2、合用范围合用于房管局局机关及所属二级单位的会计档案资料，包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算资料的管理工作。
3、职责与权限3.1、会计集中核算监管中心具体负责会计档案的整理、归档、保管、交接、借阅、销毁等事项；3.2、财务科科长负责会计档案的总体组织、安排、协调等工作。
3.3、单位档案室负责接收、保管核算中心移交的会计档案。
3.4、支持性文件《局属二级单位会计集中核算监管中心会计档案管理制度》。
4、工作流程4.1、每月月末，由各单位财务人员将会计资料交由核算中心，核算中心将会计凭证、会计帐簿、财务报告、银行对账单等资料按规定归档。
4.2、每年的会计档案在会计年度终了后，可暂由核算中心保管二年，期满后交由二级单位自行管理。
二级单位要建立相关的档案管理制度，委派专人，保管好各单位会计档案。
4.3、会计年度终了后，按照归档要求，由专人负责将档案编号登记，整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
4.4、核算中心建立会计档案清册和借阅登记清册。
凡需借会计档案人员，须经核算中心负责人或者单位领导批准后，方可办理调阅手续。
4.5、会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁清单，汇同核算中心共同鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经中心主任和上级主管部门批准后，由档案部门和核算中心、审计部门共同派人监销。
5、附录会计档案管理流程图。
会计档案的概念是指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
会计档案的特点1、形成范围的普遍性2、会计核算材料之间的连续性3、类别的稳定性4、外在形式的多样性会计档案与文书档案的区别1.产生的领域不同2.文件形式不同3.立卷的方式不同4.归档时间不同会计档案预会计资料的区别会计档案是各单位在会计核算活动中直接形成的，有保存价值的历史记录。
会计档案管理流程图 (3)
会计档案管理流程图
以下是一种可能的会计档案管理流程图：
1. 收集凭证：从各部门收集原始凭证，包括销售收据、采购发票、收款凭证等。
2. 核对凭证：核对凭证的完整性和准确性，确保所有必要信息都包含在凭证中。
3. 归档凭证：将凭证按照时间顺序归档。
可以使用数字化文档管理系统或实体归档系统。
4. 记账：将凭证中的信息录入会计系统。
包括借方和贷方的金额及科目。
5. 审核：由会计主管或审计师对记账信息进行审查，确保
准确性和合规性。
6. 生成财务报表：根据记账信息生成财务报表，如资产负
债表、利润表和现金流量表。
7. 存档：将生成的财务报表存档，以备将来查询和分析。
8. 审计: 由内部或外部审计师对财务报表进行审计，确保其真实可靠。
9. 归档：将审计后的财务报表归档，以备将来查询和报告。
10. 销毁：根据公司规定，定期销毁过时的归档文件。
这只是一种可能的会计档案管理流程图，具体的流程可能因组织和行业而异。
会计档案查阅制度范本（2篇）
会计档案查阅制度范本一、制度概述本制度旨在规范会计档案的查阅管理，确保会计档案的安全和完整性，提高查阅效率和准确性。
遵循会计法律法规和公司内部制度，严格执行。
二、适用范围本制度适用于所有公司内部部门和员工，包括财务部门、审计部门等。
三、查阅权限1. 会计部门负责人具有最高的档案查阅权限，拥有对所有会计档案的查阅权力。
2. 其他部门负责人可以根据工作需要，具有相应的档案查阅权限。
3. 员工可凭借工作需要，经直接上级同意，向会计部门申请档案查阅权限。
四、查阅申请流程1. 员工准备填写《会计档案查阅申请表》，包括姓名、部门、档案编号、查阅事由等信息。
2. 员工将填好的申请表交至直接上级审批。
3. 直接上级审批后，将申请表交至会计部门审核。
4. 会计部门根据申请表的内容、合法性和紧急程度，判断是否批准申请。
5. 批准后，会计部门安排专人协助查阅，核实会计档案并提供必要的指导和支持。
6. 查阅完毕后，员工将会计档案归还并填写《会计档案查阅登记表》。
7. 会计部门负责人定期审核档案查阅情况，并对存在问题和不规范操作进行监督和纠正。
五、查阅注意事项1. 档案查阅需在会计部门指导下进行，不得擅自调取或移动会计档案。
2. 查阅期间，应注意保护会计档案的安全，防止遗失、损坏等情况发生。
3. 查阅人员应保持档案的机密性，不得将档案内容泄露给他人。
4. 查阅结束后，应及时将会计档案归还，并填写《会计档案查阅登记表》。
5. 查阅人员发现会计档案存在问题或疑点，应及时向会计部门报告并配合处理。
6. 会计部门根据需要，可以对查阅人员进行培训和指导，提高档案查阅的质量和效率。
六、档案保存和销毁1. 会计档案的保存期限按照相关法律法规和公司内部制度执行。
2. 档案保存期满后，会计部门将根据公司规定进行销毁，确保档案的安全和机密性。
七、制度的解释与修订1. 对本制度的解释权归公司财务部门所有。
2. 如有需要，本制度可根据实际情况进行修订，经公司领导批准后执行。
会计档案查阅制度范文
会计档案查阅制度范文第一章总则第一条为加强会计档案管理，规范会计档案查阅行为，制定本制度。
第二条本制度适用于所有从事会计档案管理工作的人员。
第三条会计档案是指各种会计记录和凭证以及相关的会计台账、报表等文件。
第四条会计档案查阅是指本单位内部人员使用会计档案进行查询、研究、核对等行为。
第五条会计档案查阅应当遵守法律法规和本单位的有关规定，并保护会计档案的秘密性和完整性。
第六条会计档案查阅要准确记录查阅人、查阅时间、查阅内容等必要信息。
第七条会计档案查阅应当主动查找必要的信息，不得违规操作、篡改、伪造或删除相关数据。
第八条会计档案查阅应当按照合理、适度、经济的原则进行，避免影响正常工作进程。
第九条会计档案的查阅结果应当据实、准确地记录，不得进行虚假报告或故意隐瞒。
第十条违反规定进行会计档案查阅的人员，应当依据本单位有关制度进行相应的处理。
第二章查阅管理第十一条会计档案查阅应当由本单位确定专人负责管理，并明确其操作权限。
第十二条会计档案查阅管理人员应当具备相应的会计和档案管理专业知识，且具备一定管理经验。
第十三条会计档案查阅管理人员应当认真履行职责，对会计档案的查阅工作进行统筹和协调。
第十四条会计档案查阅管理人员应当定期对会计档案查阅情况进行统计和分析，并提出改进意见。
第十五条会计档案查阅管理人员应当组织开展相关的培训和学习活动，提高员工的技能水平。
第十六条会计档案查阅管理人员应当积极引导和推广电子化档案管理系统，提高工作效率。
第十七条会计档案查阅管理人员有权对会计档案查阅人员进行日常工作的指导和监督。
第十八条会计档案查阅管理人员应当建立一套完善的档案查阅管理制度，并进行公示。
第十九条会计档案查阅管理人员应当定期对档案查阅情况进行巡查和检查，发现问题及时整改。
第二十条会计档案查阅管理人员应当妥善保管和维护好会计档案，防止遗失、损坏和泄露。
第二十一条会计档案查阅管理人员应当建立健全会计档案查阅的安全防护机制，保障数据安全。
会计档案查阅制度
会计档案查阅制度，是企事业单位进行财务工作的重要环节，旨在确保会计档案的安全、完整和准确性。
下面将详细介绍会计档案查阅制度的相关内容。
一、会计档案的重要性会计档案是企事业单位财务管理和决策的重要依据，对于企业的稳定运营和合规经营具有重要作用。
会计档案不仅包括财务报表、凭证、账簿等有形的文件资料，还包括对凭证、账簿进行的登记、审核、核算等过程的记录，以及进行财务分析、决策的相关资料。
因此，建立健全的会计档案查阅制度是保障财务工作的重要手段。
二、会计档案查阅制度的基本内容（一）查阅授权管理建立健全会计档案查阅授权管理制度，明确各级管理人员和财务人员的查阅权限和责任。
授权应根据职责、岗位、权限等方面进行明确，确保只有经过合法授权的人员才能查阅会计档案。
同时，还应加强对授权人员的培训和监督，防止滥用查阅权限。
（二）查阅申请流程制定详细的查阅申请流程，明确申请人需要提交的材料和程序，并分别针对内部人员和外部人员制定不同的查阅申请要求。
在查阅申请流程中，应包括查阅目的、查阅范围、查阅时间等必要的信息，以便于对申请进行审批和记录。
（三）档案查阅登记建立档案查阅登记制度，对每一个档案查阅行为进行明确的记录。
登记内容应包括查阅人员的姓名、职务、查阅时间、档案名称和档案编号等信息。
查阅登记是对查阅行为的一种监督和追溯，有利于及时发现和纠正任何可能存在的问题。
（四）档案安全控制会计档案是财务信息的重要载体，对会计档案的保密性和完整性要求较高。
因此，在会计档案查阅制度中，必须包括档案安全控制的相关要求。
例如，需要对档案进行分类、分级标识，建立档案保管区域和存取制度，保证档案的安全性。
另外，还需要采取防火、防水、防盗等措施，确保档案的完整性。
（五）查阅结果反馈建立查阅结果反馈制度，对查阅结果进行记录和汇总，并及时反馈给申请人。
反馈内容可以包括档案的借阅期限、查阅记录的摘要、存在的问题和建议等。
通过反馈，不仅可以提高申请人的档案利用效率，还可以对档案管理工作进行反思和改进。
财务档案流程
财务档案流程一、财务档案准备1.确定档案类型（1）会计凭证档案①原始凭证②记账凭证（2）财务报表档案①资产负债表②利润表③现金流量表（3）税务档案①纳税申报表②税务局通知函2.收集相关文件（1）银行对账单①月度对账单②年度对账总结（2）发票和收据①购买发票②销售收据（3）合同和协议①供应商合同②客户协议二、财务档案整理1.分类整理档案（1）按照年度分类①当前年度②历史年度（2）按照类型分类①凭证类②报表类③税务类2.编号和标记（1）为每份档案编号①编号规则制定②记录编号信息（2）标记档案类型①使用标签机打印标签②贴附于档案封面三、财务档案存储1.选择存储方式（1）纸质档案存储①使用档案柜②确保防潮防火（2）电子档案存储①扫描纸质文件②上传至云端存储2.设定存储位置（1）纸质档案柜位置①明确标识②记录存放位置（2）电子档案文件夹结构①按年度和类型创建文件夹②确保文件命名规范四、财务档案管理1.定期审核档案（1）审核频率设定①每季度审核一次②年度全面审计（2）审核内容①检查档案完整性②检查文件有效性2.更新和维护档案（1）新增档案记录①按照流程及时补充②确保信息准确（2）移除过期档案①确认保留期限②安全销毁不再需要的文件五、财务档案查询1.建立查询流程（1）确定查询权限①限制非授权人员访问②确定可查询档案范围（2）制定查询申请表①填写申请信息②说明查询目的2.处理查询请求（1）审核查询申请①确认申请人身份②审核查询理由（2）提供档案信息①纸质档案查阅②电子档案下载六、财务档案备份1.为档案制定备份计划（1）纸质档案备份①定期复印重要文件②存放在安全地点（2）电子档案备份①定期备份至云端②制定本地和远程备份策略2.测试备份有效性（1）定期恢复测试①确认备份文件可用性②检查数据完整性（2）更新备份方案①根据实际情况调整②确保备份策略持续有效。
财务档案管理制度及流程
一、目的为加强公司财务档案的科学管理，确保财务档案的完整性、准确性和安全性，提高财务档案的利用效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司及各部门的财务档案管理工作。
三、职责分工1. 财务部负责财务档案的收集、整理、归档、保管、鉴定和销毁等工作。
2. 各部门负责提供财务档案所需资料，并确保其真实、完整。
3. 人力资源部负责财务档案管理人员的培训、考核和奖惩。
四、财务档案管理流程1. 收集（1）各部门在办理业务过程中形成的财务凭证、账簿、报表等资料，应及时收集并提交财务部。
（2）财务部对收集的资料进行审核，确保其真实、完整。
2. 分类（1）按年度、类别、保管期限进行分类。
（2）分类标准参照《会计档案管理办法》执行。
3. 整理（1）对收集的财务档案进行整理，包括归档、编目、装盒等。
（2）整理过程中，确保财务档案的顺序、编号、名称等准确无误。
4. 归档（1）财务部将整理好的财务档案按类别、保管期限进行归档。
（2）归档时，应填写《会计档案归档登记簿》。
5. 保管（1）财务档案实行集中保管，指定专人负责。
（2）保管人员应定期检查财务档案，确保其安全、完整。
6. 鉴定（1）根据《会计档案管理办法》的规定，对保管期限届满的财务档案进行鉴定。
（2）鉴定结果应填写《会计档案鉴定意见书》。
7. 销毁（1）经鉴定需销毁的财务档案，应填写《会计档案销毁审批表》。
（2）销毁前，应进行核对，确保销毁的财务档案无误。
（3）销毁后，应填写《会计档案销毁登记簿》。
五、档案利用1. 财务档案的查阅、复制等利用，应遵循保密原则，严格按照规定程序办理。
2. 财务档案的利用，需填写《会计档案查阅登记簿》。
六、监督检查1. 财务部定期对财务档案管理工作进行检查，确保制度落实到位。
2. 对违反本制度的行为，将依法依规进行处理。
七、附则1. 本制度由财务部负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
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财务会计档案查阅流程
学校教职员工、学生们如需查阅财务会计档案，首先办理相关查阅手续，具体方法如下：
一、“会计档案查阅审批表”下载方式
可在校园OA网上，点击“信息服务”，再点击“财务网”，在“常用下载”栏内查找“会计档案查阅审批表（如下表）”，之后，可下载填写完成后，到计财处102办公室办理相关查阅手续。
二、索取“会计档案查阅审批表”
可直接到南昌计财处102办公室索取空白表填写。
错误!未指定书签。
三、审批表填写说明
（一）“档案内容”指的是所查阅的帐套名称、年份、月份、凭证编号等，如查阅大学帐套2014年8月118号凭证，填写方式：大学—2014—8—118#；
（二）“查阅目的”指的是，此次查阅具体用途。
（三）“查阅单位”指的是查阅人所在单位，需经单位负责人签字和盖章审批。
四、以上查阅流程如有不清楚处，欢迎电话咨询，南昌校区电话：83897631，抚州校区电话：8258710
会计档案查阅审批表（样表）
计划财务处综合管理科二○一五四月十日。