如何成为一名优秀的秘书PPT课件
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秘书素养培训课件
![秘书素养培训课件](https://img.taocdn.com/s3/m/ff04265059fafab069dc5022aaea998fcc224009.png)
执行任务
按照计划,按时完成各项行政任务 ,包括文件处理、会议组织、行程 安排等。
汇报进展
及时向上级反馈行政事务处理的进 度和情况,以便及时调整计划。
领导交办事项的跟进与反馈
有效记录
按时完成
将领导交办的事项及时记录在案,并明确责 任人和完成时间。
根据记录,按时完成各项交办事项,确保工 作的及时性和准确性。
言方式来传递信息。
协调处理冲突
01
02
03
及时处理
一旦发现冲突,应立即采 取行动,避免事态扩大。
沟通协调
通过沟通了解冲突的起因 ,寻找双方都能接受的解 决方案。
遵循原则
遵循公正、公平的原则, 不偏袒任何一方,寻求双 方都能接受的平衡点。
跨部门沟通合作
建立联系
主动与相关部门建立联系 ,了解其工作范围和需求 ,创造合作机会。
文档格式与排版
掌握常见的文档格式和排版规范, 如Word、Excel、PPT等,根据不 同需求进行格式调整和排版。
文档保密与安全控制
文档加密与权限控制
隐私保护与数据清理
安全备份与恢复
对重要文档进行加密处理,设置访问 权限和密码保护,防止未经授权的访 问。
定期清理办公文档和个人数据,删除 不必要的文件和信息,保护个人隐私 和企业机密。
礼貌待人
对待同事和来访者要热情、礼貌, 注意使用文明用语和恰当的称呼。
职业形象塑造
仪容整洁
保持面部干净整洁,头发梳理 整齐,着装干净得体。
穿着职业化
根据不同的场合选择合适的服 装,注意色彩搭配和款式协调
。
气质佳
表现出自信、大方、有礼貌的 形象,保持良好的站姿、坐姿
和走姿。
2024版《秘书培训》ppt课件
![2024版《秘书培训》ppt课件](https://img.taocdn.com/s3/m/e04f5e3fa517866fb84ae45c3b3567ec102ddcfd.png)
提升职业技能
通过不断学习和实践,提升职业技能和素养,为职业发展打下坚实 基础。
28
提升自身竞争力的方法
2024/1/29
学习新知识
持续学习新知识,包括办公软件操作、商务礼仪、公文写作等, 提高工作效率和质量。
培养良好习惯
养成良好的工作习惯,如细心、耐心、守时、保密等,提升职业素 养。
拓展人际关系
积极参加各类社交活动,拓展人际关系,建立良好的人脉网络。
谈判礼仪 充分准备谈判资料,熟悉谈判内容和目标;尊重对方意见 和立场,保持冷静和客观;注意谈判技巧和策略的运用。
20
跨文化商务礼仪
文化差异认知
了解不同国家和地区的文化差异和商务习惯,尊 重对方的文化传统和习俗。
语言沟通
掌握基本的跨文化沟通技巧和外语能力,避免语 言障碍导致的误解和冲突。
礼仪禁忌
了解不同文化背景下的礼仪禁忌和敏感话题,避 免触犯对方的文化底线。
2024/1/29
6
02
秘书的基本技能
Chapter
2024/1/29
7
文字处理技能
熟练掌握各种办公软件
如Word、Excel、PowerPoint等,能 够高效、准确地完成文档的编辑、排 版、打印、复印等工作。
熟练的文件管理能力
能够对公司的重要文件进行分类、归 档、保管,确保文件的完整性和保密 性。
2024/1/29
21
05
秘书的沟通与协调能力
Chapter
2024/1/29
22
有效沟通技巧
用简洁明了的语言表达自己的观 点和想法,避免模糊不清或含糊 其辞。
及时给予他人反馈,确认信息是 否准确传达,确保沟通顺畅。
2024/1/29
通过不断学习和实践,提升职业技能和素养,为职业发展打下坚实 基础。
28
提升自身竞争力的方法
2024/1/29
学习新知识
持续学习新知识,包括办公软件操作、商务礼仪、公文写作等, 提高工作效率和质量。
培养良好习惯
养成良好的工作习惯,如细心、耐心、守时、保密等,提升职业素 养。
拓展人际关系
积极参加各类社交活动,拓展人际关系,建立良好的人脉网络。
谈判礼仪 充分准备谈判资料,熟悉谈判内容和目标;尊重对方意见 和立场,保持冷静和客观;注意谈判技巧和策略的运用。
20
跨文化商务礼仪
文化差异认知
了解不同国家和地区的文化差异和商务习惯,尊 重对方的文化传统和习俗。
语言沟通
掌握基本的跨文化沟通技巧和外语能力,避免语 言障碍导致的误解和冲突。
礼仪禁忌
了解不同文化背景下的礼仪禁忌和敏感话题,避 免触犯对方的文化底线。
2024/1/29
6
02
秘书的基本技能
Chapter
2024/1/29
7
文字处理技能
熟练掌握各种办公软件
如Word、Excel、PowerPoint等,能 够高效、准确地完成文档的编辑、排 版、打印、复印等工作。
熟练的文件管理能力
能够对公司的重要文件进行分类、归 档、保管,确保文件的完整性和保密 性。
2024/1/29
21
05
秘书的沟通与协调能力
Chapter
2024/1/29
22
有效沟通技巧
用简洁明了的语言表达自己的观 点和想法,避免模糊不清或含糊 其辞。
及时给予他人反馈,确认信息是 否准确传达,确保沟通顺畅。
2024/1/29
秘书的职业素养修炼(ppt28页)
![秘书的职业素养修炼(ppt28页)](https://img.taocdn.com/s3/m/8c4823cf5ff7ba0d4a7302768e9951e79b8969ad.png)
会说 会写 会做事 会做人
案例分析与讨论
⑴ 从吕*在**公司应聘复试的过程中,分析公司需 要怎样的秘书? ⑵ 吕*具有怎样的职业素养? ⑶ 谈谈你由此案例受到的启发。
会说 会写 会做事 会做人
案例6
某董事长收到一封有长年生意往来的代理商 寄来的无礼信函。于是,董事长把秘书叫来,要他 速记下回信大意:“真没想到会收到这么不讲理的 信,虽然我们有过长久的生意往来,也只能到此为 止了。对此事,我还打算对外公开。”他要秘书依 据以上内容,迅速复函给对方。那么,秘书应如何 做呢?
“秘书呢,一旦表现得稍为高调,就会惹 人瞩目,有可能被认为过分抢风头。”
会说 会写 会做事 会做人
秘书“八戒”
一戒盲目遵从、缺少主见 二戒作风浮躁、处事不稳 三戒心胸狭窄、缺少气度 四戒私欲膨胀、忘乎所以 五戒妄自尊大、脱离群众 六戒头脑空空、不学无术 七戒假承意旨、越权办事 八戒麻痹大意、失密泄密
会说 会写 会做事 会做人
案例5
面试
吕*回答:“正好相反。我注意到贵公司的股票正在下跌,从有关 资 料上反映,这是贵公司与国际市场接轨进行产业结构调整和技术升 级出 现的暂时困难。经过这惊险的一跳,公司的综合素质和整体竞争 实力将 有极大的提升。我若能在公司机遇与挑战并存之际加入公司团 队,这是 我的荣幸。”
会说 会写 会做事 会做人
案例5
面试
吕*到**股份有限公司应聘总经理秘书职位,初试以优异的卷面 考 试成绩通过,复试由总经理亲自主持,当面回答总经理提出的问 题。
总经理问吕*:“吕小姐,从你的个人资料上看,你的毕业论文得 过奖,大学生演讲比赛得过第一名,你的口头表达和书面表达的语言应 用能力一定很过硬了。”
会说 会写 会做事 会做人
案例分析与讨论
⑴ 从吕*在**公司应聘复试的过程中,分析公司需 要怎样的秘书? ⑵ 吕*具有怎样的职业素养? ⑶ 谈谈你由此案例受到的启发。
会说 会写 会做事 会做人
案例6
某董事长收到一封有长年生意往来的代理商 寄来的无礼信函。于是,董事长把秘书叫来,要他 速记下回信大意:“真没想到会收到这么不讲理的 信,虽然我们有过长久的生意往来,也只能到此为 止了。对此事,我还打算对外公开。”他要秘书依 据以上内容,迅速复函给对方。那么,秘书应如何 做呢?
“秘书呢,一旦表现得稍为高调,就会惹 人瞩目,有可能被认为过分抢风头。”
会说 会写 会做事 会做人
秘书“八戒”
一戒盲目遵从、缺少主见 二戒作风浮躁、处事不稳 三戒心胸狭窄、缺少气度 四戒私欲膨胀、忘乎所以 五戒妄自尊大、脱离群众 六戒头脑空空、不学无术 七戒假承意旨、越权办事 八戒麻痹大意、失密泄密
会说 会写 会做事 会做人
案例5
面试
吕*回答:“正好相反。我注意到贵公司的股票正在下跌,从有关 资 料上反映,这是贵公司与国际市场接轨进行产业结构调整和技术升 级出 现的暂时困难。经过这惊险的一跳,公司的综合素质和整体竞争 实力将 有极大的提升。我若能在公司机遇与挑战并存之际加入公司团 队,这是 我的荣幸。”
会说 会写 会做事 会做人
案例5
面试
吕*到**股份有限公司应聘总经理秘书职位,初试以优异的卷面 考 试成绩通过,复试由总经理亲自主持,当面回答总经理提出的问 题。
总经理问吕*:“吕小姐,从你的个人资料上看,你的毕业论文得 过奖,大学生演讲比赛得过第一名,你的口头表达和书面表达的语言应 用能力一定很过硬了。”
会说 会写 会做事 会做人
如何成为一名出色的秘书-53页
![如何成为一名出色的秘书-53页](https://img.taocdn.com/s3/m/b9c2615376232f60ddccda38376baf1ffc4fe3ff.png)
出差安排
• 机票预定
- 联系旅行社预定最佳路线及价格的机票
- 与上司确定一个后备的订票时间,以防第一选择时间的机 票已满 - 特价机票的限制条件要告诉你的上司和同事,在得到确认后 再出票 - 如果是出国旅行,切记时间差问题
- 在行程确定的最后一刻出票,以防行程改变
- 拿到机票后,仔细核对航班号、客人姓名及舱 位情况
第三十页,编辑于星期一:十三点 十三分。
会谈/会见的安排
• 会谈: - 场地布置为谈判式 - 主、宾座位安排
• 会见: - 主、宾座位 - 翻译或记录员座位
第三十一页,编辑于星期一:十三点 十三分。
文档资料管理
• 两种类型的文件夹: - 普通型(厚/薄):对每个档案名略作 注释 - 悬挂式文件夹
第三十五页,编辑于星期一:十三点 十三分。
出差安排
• Thing to bring list: 提醒上司和同事勿忘应带的物品: - 身份证件和机票
- 入住酒店的名称及地址
- 参加会议的日程表
- 开会用的文件资料 - 整个出差行程安排 - 如是海外会议,更应提供每程转机行程
第三十六页,编辑于星期一:十三点 十三分。
➢声音和语气 ➢迅速接听 ➢应答方式 ➢代人留言 ➢准确、有效地转接电话 ➢不要让对方长久等待 ➢帮上司接听来电
第二十页,编辑于星期一:十三点 十三分。
处理往来信函
• 传真:
- 收到传真时查看内容是否齐全 - 一份传真同时抄送给几个人时
- 有关人员出差在外时
- 传真中没有注明收件人姓名
- 发完一份传真要注明“已发”字样 - 发传真时要留意“C.C”字样,以免遗漏其他发
• 英文保密标识:Confidential
《秘书培训》PPT课件
![《秘书培训》PPT课件](https://img.taocdn.com/s3/m/f9e6a738f011f18583d049649b6648d7c1c7083e.png)
七、接待礼仪
1、接待实施原则
诚恳热情 讲究礼仪 细致周到 按章办事 俭省节约 保守秘密
接待咨询工作:"一听、二问、三记、四分析"
2、对来访者所反映的问题和要求 处理原则:
要求合理、按政策应当解决的问题: "分级负责, 归口办理"
要求合理、但由于现行政策不允许或现实情况还难 以解决的问题:解释说明
秘书工作指南
一、什么是秘书?
什么是文员?(文员即领导的助手) 什么是秘书?(秘书小姐是公司的形象的代言人) 企业需要秘书懂得什么?(请问在坐的:把自己怎样
定位的)
二、秘书应具备的能力
1、21世纪专业秘书应具备的能力: 外交官的圆滑 骡子般的耐力 光线般的速度 修女般的忠诚 犀牛般的厚韧 爱因斯坦般的头脑 母亲般的温柔与耐久力
三、秘书岗位职责
➢ 提醒领导次日的重要日程安排、做好纪录 ➢ 文书拟写与处理(文书拟写/收发文处理/文档
管理) ➢ 接电话的技巧(不要什么事情都去打扰领导) ➢ 收发邮件、传真,并进行分类整理。 ➢ 会议管理(会前筹备/会中服务/会后落实) ➢ 接待来访客人、准备会见资料 ➢ 汇总各部门的营业报表,以报总经理审阅。
6、接待应约而来的客户
起立并热情招呼客人 询问他是否有约 询问他与哪位老板有约 询问他及其公司的姓名 请他坐等 茶水或咖啡(递上报纸或公司简介) 通知与客人约好的上司
八、接听电话的技巧
❖ 电话铃响三声内接起 ❖ 热情问候 ❖ 表明自己的身份 ❖ 说话时保持微笑 ❖ 礼貌地称呼对方 ❖ 调整好音量和语速 ❖ 表示兴趣和关注
自 信 , 角努 色力 扮
体谅上司之压力、作适度交谈之关心、化解
演
好
知道上司的目标,按照此方向努力协助达成目标 秘
秘书的素养ppt课件
![秘书的素养ppt课件](https://img.taocdn.com/s3/m/4c276def3b3567ec112d8a24.png)
(礼貌)
responsiveness
etc.
good clothing
(诚实)
(着装得体)
etc.
good grooming
(化妆得体)
etc.
能让 a dependable secretary(一个可靠的秘书)
人信 silence about confidential matters(能够保守秘书)
(有亲和力的性格)+(语言上的交流沟通)+(非语言上的交流沟通)
能给 cheerfulness
good language
goo)
感的 modesty
communication ability good manners
秘书 (谦虚)
(说话简单明了)
.
16
第四节 秘书的培训与考核
报名时需提交的材料:报名者本人近期同底黑白 两寸照片六张,身份证和毕业证(在校学生提供学生 证)复印件各一份、在校学生所在学校出具的普通生 招生录取名册复印件(加盖公章)、在职人员所在单 位出具的连续工作年限和从事秘书职业工作年限证明、 国家机关事业单位在职人员个人工资级别审批表复印 件(加盖公章)。填写《职业资格考核审批表》一式 两份并经所在单位签署意见后,与上述材料一并提交 给报名点,同时缴纳鉴定考试费用。一般在报名处都 会有相关书籍卖。
D.整理办公室 处理上司身边的杂务
秘书技能及基本素质 信息管理、甄别等能力 信息筛选处理的能力 文章的表现力 起草文件的能力 计算机/打字机的操作技能等
计划组织能力 口头表达能力 计算能力 计算机/打字机的操作技能 非语言交流沟通的基本素质 随机应变、细心等基本素质 整理和整顿方面的能力 处理好人际关系等方面的能力
【精编版】成为一名优秀的秘书42页PPT
![【精编版】成为一名优秀的秘书42页PPT](https://img.taocdn.com/s3/m/ae1128ef43323968001c92c3.png)
❖ 知就是财富 ❖ 丰富你的人生
71、既然我已经踏上这条道路,那么,任何东西都不应妨碍我沿着这条路走下去。——康德 72、家庭成为快乐的种子在外也不致成为障碍物但在旅行之际却是夜间的伴侣。——西塞罗 73、坚持意志伟大的事业需要始终不渝的精神。——伏尔泰 74、路漫漫其修道远,吾将上下而求索。——屈原 75、内外相应,言行相称。——韩非
【精编版】成为一名优秀的秘书
31、园日涉以成趣,门虽设而常关。 32、鼓腹无所思。朝起暮归眠。 33、倾壶绝余沥,窥灶不见烟。
34、春秋满四泽,夏云多奇峰,秋月 扬明辉 ,冬岭 秀孤松 。 35、丈夫志四海,我愿不知老。
谢谢你的阅读
秘书的素质与悟性PPT课件
![秘书的素质与悟性PPT课件](https://img.taocdn.com/s3/m/7183a3d659eef8c75ebfb3ae.png)
位的附属性,很容易产生厌烦或消极情
绪。为了有效地工作和正常地生活,秘
书人员要善于调适自己的心理,保持稳
定、乐观、健康的心态。
22
心 理 调 适 方 法
1、博览群书、开阔胸襟 2、兴趣广泛、丰富生活 3、善于反省、自我调适 4、倾诉、渲泻、调节情绪
廉洁奉公 奉公守法、廉洁清白,不以权谋私、不
接受贿赂
12
第三节 秘书的心理和性格
本节要点
一、秘书的心理与心理调适 二、秘书的性格与性格要求
13
秘书工作的特性,要求他必须要善于
调节自己的心理,以平常心对待一切,保持心
理平衡;同时还要了解并努
力培养自己完美的
气质与性格。
14
一、秘书的心理与心理调适
活动动力,也就是推动人的行动的内在原
因。
需要产生动机,动机产生动力。人
的一切行为都是要动机支配制约的。动机
属于人的个性的积极性,也就是个性需要
的具体表现。动机可分为物质性动机和精
神性动机、天然性动机和社会性动机等。
20
6、兴趣
是指人的意识中对事物所持的一种积极的
选择态度或探索的认识倾向。
兴趣是在社会实践活动中形成的,也可以
6
第二节 秘书的思想修养和职业道德
本节要 一点、秘书思想修养
二、秘书思想作风 三、秘书职业道德
7
秘书工作的特性,要求他必须具
备相当的理论修养、良好的思想作风、
工作作风和职业道德。
8
一、秘书思想修养
(一)政治修养:秘书工作是从属于一定
的阶级和政治集团,因此,具有明显的政治倾
向性:
第一、必须忠诚于共产主义事业的崇高理想。
18
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- 3、如文档侵犯您的权益,请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间:9:00-18:30)。
• 2、经验与技巧
• 周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务; • 在两个约会间留出机动时间,防止会议延长引起时间冲突
,并给上司留出整理思路的时间;同时预留时间处理日常事 务;
• 根据上司习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息 ;
企业行政文秘的工作内容(1)
企业行政文秘的工作内容(2)
企业行政文秘的工作内容(3)
企业行政文秘的工作内容(4)
秘书的角色定位
信息传递
协调人
领导者 替身
领导 服务人员
决策支持
事务 执行者
秘书助理岗位上走出来的领导者
• 陈伯达
毛泽东秘书
• 纪东(武警指挥学院院长)周恩来秘书
• 吴仁宝(华西村)
信息情报的收集来源
(1)相关行业的报纸、杂志、图书 (2)图书馆、互联网 (3)从相关部门、企业购买 (4)通过同行业索要、交换 (5)从广播、电影、电视中获取 (6)通过专利机构咨询 (7)通过工商主管机构了解 (8)通过咨询公司了解 (9)通过知名学者、专家、科研人员及其它专业人员 (10)向有关国家和部门了解
禹作敏秘书
• 唐骏
鲍尔默助手
• 谭群钊 (盛大CEO)
陈天桥助理
• 潘石屹
冯 仑助理
•
等等。。。。。
秘书应具备的心态
• 1.这是一个完善.成就自己的岗位 • 唐骏在做鲍尔默助手时鲍尔默告诉唐骏的
第一句话就是:“学会忍耐 学会说话 学会我 的工作方式 哪怕你想杀了我,但你还是要忍 耐,因为我会教会你一些对你有用的东西”
01—31号,代表一个月的每一天。 (4) 一般归档一份(原件),重要和经常使用的可酌加副本。 (5)文件材料应按原件在前、附件在后的方式排列。
3、存储
普通文件:文件柜、箱
电子文件: 硬盘 光盘
原则:分门别类、不同存贮介质的资料应单独存放;保证安全;
档案组卷应使用文件夹、档案盒或其他档案用具保存,这些档案 用具应适当标识。 案卷封面标题应简明、准确,左上角应有档号、档 案箱号、缩微号,封面的下部应有归档单位、起止日期、保管期限等。
第二招:帮助上级跳出时间陷阱
• 过多的电话 • 不必要的会议 • 不速之客 • 无意义的文件 • 方法 过滤
第三招:区分掌控的时间
二分法:区分可控和不可控时间
第四招:每日工作计划表
• 一日之计在于昨天 • 明天必须要做的六件重要事情,写下来。 • 相关工作一并完成。 • 不作预定表以外的工作。
• 周围环境
– 一天三分之一以上的时间。 – 清爽舒适、工作效率。
第十招:集合零碎时间做大事
• 化零为整
– 25分钟读书法 – ——25分/20页/天×600页/月=24本书/年
• 每天固定时间沉思片刻/回顾与总结(思考周 )
• 常规性工作放在零散的时间处理
第十一招:勇敢说“不”
您有拒绝的理由,不必每次都要有理由。 拒绝太慢反而会造成抱怨太多。 轻诺寡信
文档管理:文档管理是以管理规范为主,对文档进行 有效管理的解决手段。它主要提供对文档的分类、整 理、存储、更新及使用的统一解决和管理办法。
如何管理你的文档
1、分类 原则:方便使用;操作简单;设置合理
方法: 按工作的主要内容分,例如:申请、报告、合约、产品开发、通知等,
类别下面再划分次类别。 公司部门分,例如:人事部、财务部、生产部等,类别下面再划分次
类别。 按事件的处理状态分,如:已完成文档、未完成文档、办理中文档
2、整理
原则: 以时间顺序为主,以档案的重要性为辅,兼顾档案的分类。先发生的 档案存档在前,后发生的档案存档在后;
方法: (1)根据使用的频率来整理文件。最常用的东西应该在你的手边,随手可取。 (2)把暂时不用的文件移走。 (3)建立文档编号,一部分编号01—12,代表每年的每一个月;另一部分编号
三.时间管理的三原则
第一原则: 目标管理原则
第二原则: 抓住重点原则 “80、20”法则运用
第三原则: 工作优先级综合分析
第一原则:目标管理原则
■目标不明确 ——工作的目标是什么? ——你自己的人生目标是什么?
■目标确定 根据目标确定工作计划
• 案例:海尔的OEC管理法(Overall Every Controland Clear)
• 1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件 页数,均应齐全完整
• 2、在归档的文件材料中,应当将每份文件的 正本与副本、印件与定稿、请示与批复,分 类一起排列,不得分开。
• 3、不同年度的文件一般不得在一起立卷,但 跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没 有复文,放在请示年立卷;跨年度的规划, 归在文件所针对的第一年立卷;跨年度的总 结,放在所针对的最后一年立卷,跨年度的 会议文件,归在会议召开的年度立卷。
走向管理岗位的一个阶梯。
如何才能表现更好的工作状况? 工作的态度是关键!
面对的问题及机遇
心态决定一切
• 人与人之间最大的差异是心态 • 心态导致人生惊人的不同
事物的本身并不影响人, 但人却受对事物 看法的影响
——叔本华
• 如果态度改变、行为就会改变 • 如果行为改变、习惯就会改变 • 如果习惯改变、性格就会改变 • 如果性格改变、命运就会改变
向预定目标发展。
•
按照这一管理模式,上至总裁,下至一般员工,哪怕是一
个修剪花草的花匠,都十分清楚自己应该干什么。干多少,按
什么标准干,达到什么结果。
•
德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中说:“管理好的企
业,总是单调无味,没有任何激动人心的事件。那是因为凡是
可能发生的危机早已被预见,并已将它们转化为例行作业了。
• 2)高效客户关系管理
• A完善客户信息资料 • B在节日 生日等客户重要时间发出问候并
提示总经理
• C日常的短信问候 • D了解客户日常的兴趣爱好 • E 至少半个月一次的电话沟通 • F 最重要的就是在最短最快的时间里解决好
客户遇到的问题及意见
• 3)高效文书管理 • A按类型分类归档 • B需总经理审批的文件按轻重缓急进行分类 • C每月对当月归档的文书再进行一次整理 •
如何成为一名优秀的秘书
请思考一下: 你认为助理文秘是一个什么工作?
调查表明:
1、7%的被调查者认为“做文秘就是打杂,跑腿,没有什 么前途”;
2、10%的认为文秘就是一个过度性的职业,没有专业可 言,是女性结婚前的最好职业;
3、13%的人觉得文秘在国外是越老越值钱,国内却还以 年轻取人;
4、22%的赞成 经济越发展,好的文秘越缺乏; 5、48%的都认为,文秘是一个可以积累经验的职业,是
4+1成功模式
•成功 = 4
态度 激情 梦想 勤奋
+1
性 格
二.如何提升工作效率
• 1.高效的档案管理
1、什么是档案管理
档案:是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个 人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教、 等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文 字、图表、声像等不同形式的历史记录。
• 设定期限(双方共同协议) • 交办事项、定下期限,按时追踪
– 指使、要求、命令——书面化 – 按时追踪
• 承办事项、自定期限、限期前提报
– 主动提出进度报告。 – 力有未逮时,马上说出来。
第九招:整理工作环境
• 桌面
– 清除不必要的东西——相片、饰品等。 – 有用物品定位、编号。
• 抽屉
– 立即处理的公文、正在实施的计划,分类、分组。 – 保留的公文,参考资料分别放置。
第三原则:工作优先级综合分析
四象限坐标图
重要度
B
重要但不紧迫
A
重要而且紧迫
D
不重要不紧迫
C
紧迫但不重要
紧迫性
■请运用四象限方法排列你的工作:
四.时间管理的策略(12招)
第一招:时间计划表
• 1.结合工作目标作好时间计划表 • 注意:
– 60%有计划的工作 – 20%没有预期的行事 – 20%突发的行事
第二原则:重点原则 “80、20”法则
帕雷托定律:是一个意大利的经济学家帕雷托提出的,他
在1897年观察19世纪英国社会财富和人的关系时,发现 国家80%的财富是聚集在20%的人的手里。 80%的结果来自20%的原因。 80%的利润来自20%的客户 80%的销售来自20%的销售人员 80%的时间用在了20%的日常事情上 80%的事情在20%的高效率的时间内被完成 80%的效率提升可以来自20%的环节改进
法,细心观察上司的工作习惯与做事风格,主动适应其工作节拍; -了解公司业务发展情况,特别是上司最近的业务进展情况,留意近期 的工作兴奋点; 对计划内事情预先写入日程;及时整理日程表,以免安排冲突; 定期与上司沟通,将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成 共识,以利工作开展; 注意日程安排的时间松紧,安排全部时间的60%;
人生的麻烦有一半是由于太快说“是”,太慢说“不”造成的 比林定律 :美国幽默作家比林
第十二招:休息是为了走更远的路
• 适当的睡眠 • 午睡30分钟 • 闭目养神 -小休片刻会更好 • 适当的休闲
第十三招:使用管理时间的工具
笔 及时贴 笔记本 软件
五.管理上司的时间
固定日程管理(计划、会议、出差、接待等) 突发性日程 (临时性、突发性事件) 1.总体原则: 了解上司的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况,优化工作方
4、更新和使用
定期整理、更新,三个月内不用的文档丢弃。(国家规定的除外)
让你的档案更加有效的小秘诀: (1)使用大写、清楚的字母标示档案。 (2)使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。 (3)将类别与次类别标签排成一列,类别与次类别用不同颜色标示。 (4)为大型的资料建立索引。