信件收发管理规定格式

东越服装有限公司

行政部政策及操作程序

主题: 信件收发管理规定

起草: 周少怀审核: 徐兆祥

起草日期: 2006-06-20 生效日期: 2006-07-01

批准: 陈永安档案号. : Admin / P / 10

传递: 全体员工页数. : 共2页

目的

此政策是为了明确公司部门、员工个人邮件、包裹收发的规定，提高办事效率，使公司内部更加方便快捷的接收、邮寄各类信件。

定义

邮件、包裹主要是指与公司外部的供应商、合作伙伴、加盟客户、顾客等业务往来的各类公事信件、包裹等。

政策

1.公司的邮件统一由前台负责。

2.公司邮件的签收分发

1)统一外发时间：每天下午的4:00。

公司内部同事需要往外发送邮件时，需在每天的下午4:00前，将邮件交给前台，

并填好相应的信息。

2)邮件的签收分发前，前台要进行登记，登记内容为签收日期、发件方、邮件种类、

邮件编号、收件人、签收人、备注。

3)前台收到外部邮件并登记后，立即通知收件人到前台签收。

4)前台在签收挂号信、包裹单等邮单后，应立即通知收件人，收件人应及时去邮局

取款取件。超期罚款，责任自负。

3.公司各类公事邮件的发出：

1)特快专递（包括EMS、同城快递）由发件本人填定单据签字确认，经部门经理审

核批准后，前台进行明细登记。登记的内容有发出时间、发出日期、委托发出的

部门、收件方、邮件内容物（按分类，如报表、文件、有效票证、件函、证件等

登记）。然后由前台通知快递公司来取件，并保存单据底联，以供各部门人员备查。

2)若发出的特快专递没有本人的签字，前台将不予发送。

3)由前台提供本月所发特快专递明细表并附每个人所发邮件明细汇总表，在月末统

一进行审核。

4)特快专递和挂号信等重要邮件发出后，应在适当时间（一般特快专递在36小时内，

挂号在3-7天）询问收件人是否收到邮件。特别是邮件内有有价票证和业务合同

协议时，更要及时通气。

4.邮件收发前台要及时处理，发出和签收后分发都必须在当日内办理完。前台不得私拆、

藏匿、损坏邮件，一经发现根据公司的制度进行相应的处分。

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（续）

流程

1.公司邮件的签收

1)邮局或快递公司送来邮件，前台负责签收；

2)前台在按规定登记后，及时通知收件人到前台领取；

3)收件人到前台领取后，需做签收手续；

4)如需到邮局领取的邮件，由收件人自行到邮局领取。

5)附件《邮件签发表》

2.特快专递（包括EMS、同城快递）的发出：

6)由发件本人填定单据签字确认，经部门经理审核批准后，前台进行明细登记；

7)由前台通知快递公司来取件，并保存单据底联，以供各部门人员备查；

8)特快专递和挂号信等重要邮件发出后，前台应在适当时间（一般特快专递在36

小时内，挂号在3-7天）询问收件人是否收到邮件；

9)得到确认后，反馈给发件人。