浅谈污染源普查档案的归档整理

浅谈污染源普查档案的归档整理

摘要：本文阐述了污染源普查档案的归档、整理方法，即“七步工作法”。总结了污染源普查档案不同于其它工作档案的归档特点。

关键词：污染源普查档案归档整理方法自身特点

Abstract: this article expounds the file filing, census pollution finishing methods, namely “seven steps GongZuoFa”. Summarizes the pollution sources cens us file is different from the other work file filing characteristics.

Keywords: pollution source file filing census finishing methods of its own characteristics

全国第一次污染源普查工作是一次系统、全面的国情调查。在普查中所形成的各种重要的文件资料、电子音像及实物档案对环境保护工作是一笔宝贵的财富，因此对它的全面的收集、科学的归档，妥善的保管，意义十分重大。本人在日常工作中根据档案工作的规律和要求并结合此次污染源普查工作的实际特点，积累了一些经验和体会，这里与大家共同探讨。

1. 污染源普查档案的整理、归档方法。

可以把这些工作步骤和方法概括归纳为“七步工作法”。即广收集，定方案，细整理，快录入，全排列，分盖章，统装盒。

1.1广收集是指收集要全面，把各种载体的档案都要以应收尽收为原则进行档案的全面收集。

首先，污染源普查档案的全面收集是普查档案工作的物质保障。应该归档的资料要应收尽收。其次，由于工作等客观原因，有些在普查工作中形成的资料没有得到应有的保存和及时的提取。要经常的和普查办的人员沟通，把普查工作中不全的、不完整的、没有形成文字材料的资料，进行补充收集。这一步技术要求不高，但要求做到认真、细致、不怕麻烦。

1.2 定方案

定方案是以国家、省、市的档案分类方案为依据，制定本单位的档案分类方案。分类方案是指导归档工作的依据，是整个档案工作的重点。根据全国第一次污染源普查档案归档、整理的相关分类方案的要求，应该把形成的文件类档案分成如下五大类。

1) ZWP1.1——管理文件类

2) ZWP1.2——工业源类

3) ZWP1.3——农业源类

4) ZWP1.4——生活源类

5) ZWP1.5——集中式类

方案制定后要以正式书面文件的形式保存下来，从而来指导以后的普查档案的归档、整理工作。

1.3细整理。

是指按照分类方案，对收集到的全部要归档的文件资料进行整理。这一步骤的工作量最大。

1.3.1 分大类。按照制定的分类方案，把文件资料按大类分开。如把普查办转来的档案分成四大类。一类为管理文件类；一类为工业源；一类为农业源；一类为生活源。

1.3.2分小类和档案划价同时进行。在大类的基础上再按照分类方案进行最后的详细分类。在分类的同时把每个文件的保管期限同时划分完成。原则是把同一类事件的文件，同一类保管期限的文件按照一定的顺序划分到一起。

1.3.3 整理。是对最终完成分类的文件资料进行仔细的整理，装裱，为档案入盒、入库做准备。这是整个工作中最为细致的一步。

1.4快录入。是指对整理完成的档案进行电脑录入。在录入中总结出一些方法来提高录入的速度。我区污染源普查档案工作采用锦州市档案局研制的“JDX---

2.0归档文件整理系统”。录入步骤可以总结为：一个重点，两个窍门。

重点：录入的重点是对“事由”的编辑。“事由”的原则是与文件形成时间相结合确定文件的最终排列顺序。应把同一类文件编辑为同一事由，使之归类在一起。两个窍门：第一：在录入大量的基本相同档案的时候，可以到“浏览”的状态下进行录入。第二：对于档案软件没有复制、粘贴功能。可使用给输入法的造词功能。

1.5 全排列。这是电脑环节的关键步骤。是在录入完成之后，由电脑打出一个文件排列目录。我们要根据这个目录把文件进行重新的排列，形成最终的文件归档排列顺序。

1.6 分盖章。是指把已经按电脑排定顺序的档案进行加盖归档章的工作。在

盖章之前把电脑分配的新序号，也就是归档章上的“室编件号”用铅笔写在档案首页的预留位置上。

1.7统装盒。盒号的排列原则为：同一保管期限接上年排大流水号。统装盒是指在完成盖章工作之后，把文件统一的装盒。把每一件档案装进统一的文件盒内，并编号入库。最后一步就是用橡皮把所有的铅笔痕迹擦掉。

以上就是污染源普查档案归档、整理“七步工作法”。这七个步骤环环相扣，相辅相成，互为前提。

2. 污染源普查档案整理、归档的自身特色。

此次污染源普查工作，是一次专业、全面的调查。在调查中所形成的档案与其它工作形成的档案有着本质的不同。因此在对这些档案进行归档、整理时要突出污染源普查档案的自身特点，对普查档案进行归档。

2.1结合环境管理的实际情况，以区域为单位对档案进行归档。

环境管理是环保部门的重要职责，环境管理是以地域为基础单位进行管理的。为了使此次普查档案更加适应以后环境保护日常管理工作的需要，应该把同一区域的档案资料归档到一起。比如清查表、普查表，可以把同一街道的资料放到一起，从而大大提高了工作效率和管理水平，真正发挥了普查档案合理归档的作用。

2.2归档、整理要分清重点，善于抓主要矛盾。

我们都知道，各个污染源都排放着不同种类和数量的污染物。但是有些污染源排放的污染物无论从数量上和种类上都是最为主要的，是影响环境质量的决定因素。也叫重点污染源。我们在对普查档案归档的时候，也要注意抓重点。要把重点污染源与一般的污染源区分开，单独归档、整理。

2.3污染源普查档案的归档工作要结合本单位普查工作的特色，为普查工作提供实用、详实的档案数据。

此次普查工作中，各单位都有自己的工作重点和特色。因此在对普查档案归档过程中，要紧密结合本单位的普查特色，做到“特色优先兼顾一般”，这样整理出来的档案有重点，有特色，从而形成了自己单位的档案归档风格。

污染源普查档案工作，是一项十分复杂和系统的工程。在工作中只要我们严格按照污染源普查档案归档、整理“七步工作法”的要求，结合自身普查工作的特点，努力工作，就一定能够归档、整理出合格的普查档案。