网络智能办公系统项目方案

网络智能办公系统

项

目

方

案

湖南银天信息科技有限公司

２０１２年５月

第一章系统总体说明

1.1.OA办公自动化系统

OA，即Office Automation ,办公自动化系统的意思。它随技术的发展而发展，随人们办公方式和习惯以及管理思想的变化而变化。在技术发展过程中的每一个阶段，人们给OA赋予了不同的内容和含义，技术与管理的进步给OA打下了每一步发展的历史烙印。不同行业、不同层次的人对OA的看法和理解也各有不同。

对于领导而言，OA是决策支持系统（DSS）。OA运用科学的数学模型，结合企业内/外部的信息为条件，为领导提供决策参考和依据；对于中层管理者而言：OA是信息管理系统（MIS），OA利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率；

对于普通员工而言：OA是事务／业务处理系统。OA为办公室人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效，愉快地工作。

OA是计算机技术、通信技术与科学的管理思想完美结合的一种境界和思想，并以软件形式呈现。

1.2.OA办公自动化系统实施意义

OA系统可帮助企事业单位实现信息资源的共享；增强员工协同工作的能力，强化领导的监控管理，有效管理起有形设备等、无形(业务信息、知识)资产，避免资源流失；实现各种公文、事务、业务流程的流转、审核、签批等自动处理，促进管理的电子化、规范化与现代化，完美整合了组织内部的信息流。

说明如下：

1、建立内部的通信平台：建立单位内部的邮件、短信、手机短信等系统，使单位内部通信和交流快捷通畅。

2、建立信息发布的平台：在单位内部建立有效的信息发布平台，例如通知公告、新闻发布、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在单位内部员工之间有效的传播。

3、协同工作流管理：变革单位传统办公模式，单位的公文管理、合同管理、会议管理、采购管理、审批管理等各种事务、业务性流程均通过电子化方式流转，完成后可进行查询、汇总、报表、分析、归档。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥协同工作流的功能实现单位内各部门的工作流转，减少中间环节，提高办公效率，规范内部管理。

4、文档管理的自动化：可使各类文件、知识、信息等文档能按权限保存、共享和使用，并方便检索。实现文档管理自动化后，如新进员工，只要给他一个身份帐号，他进入系统就可以在权限范围内看到积累下来规章制度、各种技术文件等等，这样就减少了很多培训环节。

5、辅助办公：如会议管理、车辆管理、办公用品、图书管理、固定资产等，涵盖了日常办公的各个方面。

6、实现分布式办公：变革了传统的集中办公模式，扩大了办公区域，通过网络可实现全球联网移动办公。

7、建立信息集成平台：现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着经营管理业务重要数据，对企业的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的，智能网络办公系统具备数据接口功能，能把企业原有的业务系统数据集成进去，实现资源整合，提高企业整体反应速度。

8、节省办公费用支出：节省纸张、通信、打印、复印、传真等费用，减少人力资源浪费，全面降低办公成本，真正实现无纸化办公，是实现管理现代化的标志。

9、搭建知识管理平台：系统性利用单位积累的信息资源、专家技能，改进

创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质，充分激活单位的计算机、网络等投资资源。

10、增强领导监控能力：强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，减少差错、防止低效办公。

1.3.现代办公OA软件发展趋势

随着计算机技术和通信技术的发展，单位对OA系统要求越来越高，而国内知名软件厂商管理软件开发的经验也越来越丰富，技术越来越成熟，现代的办公OA软件呈现以下特征：

1、技术更加先进，功能更加丰富。传统的办公OA，人们就会想到公文管理，而现在的网络办公软件，已经涉及到单位内部管理的各个方面，各种辅助办公模块的使用，各种事务、业务流程的使用等，更多的单位使用办公系统是用来管理各种业务流程和数据，甚至很多单位用于客户管理、进销存管理、目标绩效考核管理等。

2、操作更加简便。功能强大，傻瓜式操作，无须专业培训，即可快速上手使用，这是绝大多数单位OA应用的需求。如我公司OA软件，全部只有30MB 左右，3分钟下载，1分钟便可安排搭建单位综合办公系统。在操作的每一步，提供了丰富的联机帮助说明，提供WORD格式、视频格式等电子教程，掌握起来十分容易。

3、B/S架构软件，直接可以通过浏览器访问，客户端无须安装任何软件，即可实现全球移动办公。

4、手机办公与即时通讯。随着3G技术的开通和应用，手机移动办公将成为现实，而且OA系统集成类似腾讯RTX的功能，可以实现即时消息发送、文件传递、开机自动登陆与任务提醒、远程桌面控制等功能。

5、系统更加智能，功能更加强大。办公系统的最终目标是实现单位的规范

管理、资源共享、知识化平台管理，成为领导决策管理的重要平台，因此要求系统更加智能、简洁、强大。

1.4.我公司OA特色展示

功能丰富：集成了包括工作流程、工作日志、通知公告等在内的60余个模块，能满足单位办公需求。

不限用户：

第二章主要功能模块说明

2.1.功能性说明

第三章工作流程介绍

3.1.工作流的概念定义

工作流是OA软件应用的核心。所谓的工作流就是多人协同办公，按预先设计的流程和步骤协同办理，办理完成后，可以进行复杂的查询、统计、分析、汇总、导出、打印、归档等工作。我公司OA强大的工作流系统，完全可以满足单位的个性化需求。

工作流要解决的主要问题是：为实现某个业务目标，在多个参与者之间，利用计算机，按某种预定规则自动传递文档、信息或者任务。简单地说，工作流就是一系列相互衔接、自动进行的业务活动或任务。我们可以将整个业务过程看作是一条河，其中流过的河水就是工作流。