企业数字档案馆建设指南

企业数字档案馆建设指南

为加强对企业数字档案馆（室）建设工作的指导，规范企业数字档案馆（室）建设工作，国家档案局组织编制了本指南。

本指南适用于各企业开展数字档案馆（室）建设工作。

除非特别说明，本指南所用术语均引自《电子档案管理基本术语》（DA/T 58-2014）。

本指南由国家档案局提出并归口。

本指南起草单位：国家档案局经济科技档案业务指导司

本指南主要起草人：付华、王雁宾、姜延溪、蔡盈芳、张晶晶、熊伟、孙晓光、周喜、皮楠、环红

目录

1 概念与基本特征 (3)

1.1 概念 (3)

1.2 基本特征 (3)

2 建设目标与原则 (4)

2.1 建设目标 (4)

2.2 建设原则 (4)

3 基础设施建设 (4)

3.1 机房建设 (4)

3.2 网络设施 (5)

3.3 硬件设备 (5)

3.4 基础软件 (5)

3.5 其他设施 (5)

4 电子档案管理系统建设 (5)

4.1 收集功能 (5)

4.2 整理功能 (6)

4.3 保存功能 (7)

4.4 统计功能 (8)

4.5 利用功能 (8)

4.6 系统管理功能 (9)

4.7 传统载体档案辅助管理功能 (10)

4.8 其他可选功能 (11)

5 数字档案资源建设 (11)

5.1 传统载体档案数字化 (11)

5.2 电子文件归档 (12)

5.3 专题数据库建设 (12)

6 制度规范建设 (12)

6.1 制度建设 (12)

6.2 标准规范建设 (12)

8 经费与人才保障 (14)

9 建设步骤 (14)

企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录，是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。企业档案工作是企业基础性工作，在保障企业生产、经营和管理活动持续开展、资产保值增值和记录企业历史等方面具有重要地位和作用。

随着信息技术的深入发展和广泛应用，建设数字档案馆（室）已成为企业档案工作提质增效与创新发展的必由之路。建设符合国家、社会和企业信息化发展要求的企业数字档案馆（室），有利于整合企业信息资源，增强档案信息管理与服务能力，提高企业管理水平。

1 概念与基本特征

1.1 概念

本指南所称的企业数字档案馆（室），是指企业运用现代信息技术固化档案工作业务流程，对本企业或与其具有资产隶属关系企业的电子档案或其他数字资源进行收集、整理、保存，并通过网络提供档案信息服务和共享利用的集成管理系统平台。

1.2 基本特征

与企业传统档案馆（室）相比，企业数字档案馆（室）具有以下特征：

1）档案资源数字化

通过对企业各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息。

2）档案管理信息化

企业数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。

3）档案服务知识化

企业数字档案馆（室）利用知识管理、大数据等理念和技术，创新档案利用方式和方法，对档案信息进行深层次加工和知识化组织，以档案利用需求为导向，有针对性地主动为企业提供全方位、多层次的个性化档案信息和决策支持服务。

2 建设目标与原则

2.1 建设目标

通过企业数字档案馆（室）的建设，实现企业档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理、开发共享服务能力，促进企业提高管理水平，增强核心竞争力，为企业持续健康发展提供有力支撑。

2.2 建设原则

企业数字档案馆（室）建设应坚持以下原则：

1）统筹规划，分步实施

企业应将数字档案馆（室）建设纳入企业信息化建设规划，做到同步规划；建设企业数字档案馆（室）应做好总体架构、技术方案的规划，系统建设应考虑可扩展性和兼容性；应根据现有条件有计划、有步骤地建设企业数字档案馆（室），充分保证每一阶段工作目标的实现。建设过程中档案部门要与企业信息化部门、业务部门、保密部门等协同工作。

2）需求导向，利用优先

企业数字档案馆（室）建设应围绕企业研发、生产、经营、管理等企业中心工作，优先建设重要档案资源。档案资源数字化应以需求为导向，对利用频繁、形成年代相对较早、价值珍贵的档案应优先进行数字化。网络架构应有利于档案信息资源的共享利用，电子档案、档案数字化复制件存储格式的选取应符合长期保存需要，便于利用，电子档案管理系统功能实现、界面等应尽可能符合用户操作习惯。

3）安全保密，合法合规

企业数字档案馆（室）建设应遵守国家法律法规和标准规范，建立健全安全保密管理制度，确保档案信息安全。应按照安全保密要求开展电子档案管理系统设计、实施、运行和维护。

3 基础设施建设

企业数字档案馆（室）基础设施建设应充分考虑档案信息安全、保密的需要，尽量选择技术上自主可控的设施设备。

3.1 机房建设

机房建设应根据数字档案馆（室）运行需求和机房建设基本要求，充分利用企业现有信息化基础条件，通过改造、添置设备等方式，建设满足数字档案馆（室）运行要求的机房；涉密机房建设应符合国家有关保密规定。

3.2 网络设施

企业数字档案馆（室）的网络应接入企业网，并与互联网隔离，管理涉密档案的数字档案馆（室）网络应与互联网物理隔离。也可以建立企业档案部门局域网。网络建设应考虑电子文件收集、归档和电子档案管理、利用需要，网络带宽等性能应能适应图像、音频、视频等各类数据的传输要求。

3.3 硬件设备

根据电子档案管理系统及基础软件系统部署和高效稳定运行需求配备服务器。根据科学、可行的存储备份策略，配备稳定与适当冗余的数据存储备份设备。配备满足工作需要的计算机、扫描仪、数码照相机、打印机以及刻录机、移动存储介质等设备。

3.4 基础软件

应结合企业信息化的现状，在统筹利用企业业已运行的基础软件系统的基础上，结合企业数字档案馆（室）开发和运行的需要，配备正版或经过规范测试、登记的自主开发的基础软件，如操作系统、数据库管理系统、中间件、全文检索工具、光学字符识别软件等。

3.5 其他设施

应根据需要配备相对独立、符合安全保密要求的档案数字化加工场所和电子档案阅览场所。

4 电子档案管理系统建设

4.1 收集功能

1）电子文件登记

具备电子文件手工登记功能，元数据项在满足国家有关标准要求的前提下，可根据需要增减，具有元数据手工登记校验功能；可对电子文件元数据根据权限进行更改、删除、检索、全文挂接等操作。