秘书资格考试：公务文书材料的选择要求

所谓材料，就是指在公务文书写作中用来提炼主旨和表现主旨的事实和理论依据。材料是构成公务文书的要素之一。章学诚在《文史通义》中说：“夫立言之要在于有物”。朱熙曾说：“作文须靠实，大要七分实，只二三分文”。这些都是说材料是写作要解决的最根本问题。材料是公务文书观点赖以产生的基础，同时也是公务文书表现观点的支柱。没有充分、翔实的材料，是写不出好的公务文书来的。

因此，公务文书写作者在写作前，总是要通过调查、阅读等方式搜集大量事实材料和观念性材料，为写作做好准备。具体到公务文书写作时，写作者应根据所写公务文书的具体要求对所搜集到的材料进行鉴别和筛选，选出最有价值的材料写进公务文书中。那么，哪些是最有价值的材料呢？笔者认为可以从以下几个方面去把握。

一、选择真实可靠的材料

公务文书是各级各类机关、团体、企事业单位行使管理职能和业务职能的重要工具，常常起着指挥工作、联系公务、宣传教育等作用。这就要求公务文书的观点必须是正确的，提出的意见、措施、办法、要求、主张等是切实可行的，否则，就会影响管理职能的实施，甚至产生严重后果。而公务文书观点正确与否，提出的措施、办法、要求等是否切实可行，则取决于材料的真实与否。材料真实可靠，那么，建立在此基础上的观点无疑是正确的，据此提出的意见、措施、办法、要求等是可行的。因此，选择真实可靠的材料是公务文书写作的基础之基础，关键之关键，必须把握好。

所谓真实可靠的材料，是指那些写进公务文书的事实、引文、数据等都要真实、准确，经得起核实。要保证材料的真实可靠，就必须坚持实事求是，不弄虚作假。尤其是一些向上级汇报的材料，如果弄虚作假，隐瞒真实情况，其结果必然会影响上级对某事项的决策，以致出现严重后果。试举一例。1987年，浙江省青田县××村干部为解决拉电线经费问题，在乡干部的指点和默许下，把原本牢固的小学校舍卖掉，让学生们到濒临倒塌的危房上课。而在同年11月省、地两级教育“双验收”的汇报材料中却写道：“乡党委发动群众干部自力更生、集资建校舍，在上级没有拨款的情况下，一个穷乡三个村建校。××村建教室2个，建筑面积166平方米……”7个月后，这个被汇报为新建教室破危房在大雨中倒塌，造成6个小学生死亡，16人受伤的惨剧。由此可见，上报材料弄虚作假造成的后果多么严重！

要保证选择的材料真实可靠，还要注意对材料进行反复核实，尤其不要被表面现象所迷惑，要透过现象看本质。例如，某地机关通报表彰了一位县委书记拒收礼品，下乡巡视坐大头货车的廉洁事迹。之后，有一位记者深入实地进行调查，发现“拒收礼品”和“坐大货车下乡”的情节虽然确有其事，但“拒收礼品”的原因却是该县县委书记第一次坐豪华卧车下乡巡视至第五个乡镇时，所收的礼品就已经放不下了，当然只能“拒收”。而所谓“坐大货车下乡”的原因则是该县委书记吸取第一次坐豪华卧车礼品装不下的教训，第二次下乡便改坐货车以便多装一些。实事证明，某地县委机关的表彰通报材料反映的是一种假象，不是本质的真实，因而得出的结论也是错误的，其产生的社会影响是相当恶劣的。

二、选择紧扣公务文书主旨的材料

公务文书的主旨是指公务文书通过全部内容所反映出的意图，包括主要观点、意见、措施、办法、要求等。任何一篇公务文书都有其鲜明而集中的主旨。公务文书的主旨是对客观现实的反映，是写作之前从大量材料中提炼出来的，而主旨一旦确立又反过来指导文章材料的选择、结构的安排、语言的运用等。因此，写作前我们一定要把握好公务文书的主旨。我们知道，为写作而搜集的材料是很多的，其中有的材料离主旨较近，有的则离主旨较远。我们写作时就要选择离主旨较近的材料，也就是紧扣主旨，舍去离主旨较远的材料，这样能使公务

文书主旨突出，让人一看就懂。如果不加选择地把相关材料都写进文章中，势必影响文章主旨的表达，而且文章显得拖泥带水，不简洁。

例如，有一篇某学校工会请求上级拨付元旦晚会经费的请示，正文这样写道：“我院将于12月30日在学院操场举行元旦晚会。目前，各系和学生都十分高兴地准备晚会节目。晚会节目有相声、拳击、小品等好节目。××院长和学生代表将在晚会上讲话。为晚会顺利举行，得花一笔费用，用于晚会评奖、购买演出服装等，共需3000元。请学院拨付。妥否，请批复。”这篇请示的主旨是请求上级拨款，紧扣这一主旨选择材料，那么，文中“目前……将在晚会上讲话。”这部分旨在说明晚会的准备情况和内容，而这并不能成为请求上级拨款的充分理由，上级并不会因为晚会准备得充分及晚会内容的丰富多彩给予拨款，显然这部分材料离主旨较远，应当舍去。正确的写法应该是：“我院将于12月30日在学院操场举行元旦晚会。为晚会顺利举行，得花一笔费用，用于晚会评奖、购买演出服装等，共需3000元。请学院拨付。妥否，请批复。”

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