信息工作8

信息工作教学目的通过学习，熟悉信息工作的基本程序，能够运用多种方法收集信息及对信息进行系统整理、有效传递、有序存储、开发利用，掌握信息利用服务的方法并做好信息服务工作。

教学方法：该课程属于“专业岗位为中心、能力实训为中心、情景活动为中心和问题引导为中心”的课程范型，应采用启发式教学、案例教学、情景模拟教学、实操演练教学的方法组织教学。

教学重点信息工作的程序与方法；收集信息的渠道和方法；信息整理工作；传递信息工作；信息利用与反馈工作。

教学难点信息工作的程序与方法；信息工作案例分析；技能训练。

教学时数理论教学 2.0课时实训教学 2.0课时教学内容案例分析：沙里淘金小张是刚从大学毕业分配来的某厂办公室秘书，虽然他早就听人说过信息是资源，是财富，但究竟它的价值有多大，对领导决策起多大作用，总感到说不清。

在一次领导办公会上，办公室卢主任让小张做记录，他才对信息工作有了切身的理解。

会上，管设备的副厂长提出技术改造方案，以提高企业的竞争力，要求把刚刚收回的一大笔资金，重点投放到购买机械设备上。

管财务、管生产的副厂长都表示支持。

当厂长正要拍板决断时，卢主任说他想向各位领导汇报一个新情况，供领导们参考。

领导们的目光一起转向了他。

“我先说几条信息请领导们参考：一是我国粮食进入市场后，粮价上调的趋势十分明显；二是国际上几个主要粮食出口量大的国家今年均遭自然灾害，国际性粮食歉收趋势已定；三是供应我厂工业粮食原料产量区今年都遭到严重的水灾；第四，今年又是乡镇企业发展很快的一年，这些乡镇企业不少是利用其资源优势从事投资少见效快的食品和酿酒业，都将以粮食为原料。

根据以上情况，我预计，近期粮价必上涨，而且上涨幅度较大，可能每千克上涨0．2至0．5元之间；我厂每年工业原料用粮10万吨，按每千克原料用粮上涨0．3元计算，每吨将上涨300元，10吨就是3 000元，全年就是3千万!因此，我建议当务之急是在粮食涨价前购进原料，这样可以降低成本，提高竞争力，获得可观的经济效益。

然后再把获得的盈利投入技术改造；由于经济实力增强了，我们进行技术改造的起点可以更高些，最好能达到国际先进水平。

这样，就为我们的产品参与国际市场竞争打下了坚实的基础。

……”卢主任的发言结束后，会场一片寂静。

领导们有的拿出计算器仔细地算着；有的掏出钢笔，在本子上写着；还有的托着腮在沉思……过了一会儿，厂长的发言打破了寂静：“卢主任提出了一个值得我们深思的问题。

我同意他对粮食价格变化所作的分析和预测。

摆在我们面前的问题，是先搞基本建设和技术改造，还是先购进即将涨价的原料，取得经济效益后再以更大的投入进行高起点的技术改造。

请大家对这两个方案再议一议。

”大家七嘴八舌讨论起来，会议气氛十分活跃。

经过反复比较、分析、论证，厂领导最后一致同意采纳卢主任的建议：先购进粮食原料，再进行技术改造。

后来的事实证明，卢主任的预测是完全正确的，他的方案使企业获得了巨大的利润，整整多赚了一个亿!小张敬佩地对卢主任说：“看来信息是金钱的说法一点不假!您是怎样获得这些信息的呢?”卢主任说：“信息变化极快，信息工作无止境。

这次我们虽然从大量信息中淘出了一些金沙，但不知还有多少金矿等待我们去开掘、去淘洗、去利用。

稍一马虎，它就会从你眼皮底下溜走。

淘金，把小张引入了对信息工作的深层思索从这件事中，你对信息工作有哪些启发？[分析]这个案例对秘书做好信息工作有多方面的启发：1．信息是领导者正确决策的重要依据。

准确、及时、全面的信息，是领导者作出正确决策的重要保证。

反之，错误、片面、迟报的信息，可能会导致领导者作出错误的决策，造成重大的损失。

案例中的卢主任向厂领导反映的有关信息，使厂领导作出了正确的决策，为企业赢得了巨大的利润。

由此可见，信息在领导决策中的重要地位和作用。

2．信息具有重要的价值。

从本案例可以看出，正确运用信息，可以为企业带来可观的经济效益。

从这个意义上说，信息就是金钱。

秘书人员一定要充分认识信息工作的巨大价值，肩负起信息工作者的重任，努力做好信息工作，为本组织创造良好的经济效益。

3．信息是一种重要的资源，需要秘书人员努力开发。

案例中的卢主任就是一位善于“淘金”、开发信息资源的高手。

秘书人员平时就要养成收集信息的习惯，并能从零散信息中发现带规律性的东西，从表面信息中发现本质性的东西，从已知信息中推导出未知的东西，从而开发出信息的重要价值，实现信息的最大增值。

4．信息是秘书发挥参谋咨询作用的有效途径。

秘书发挥参谋咨询作用的方法和途径是多种多样的，而利用信息则是秘书发挥参谋作用的最有效途径。

本案例中，卢主任就是利用自己所掌握的信息向领导提出参谋建议的成功范例。

作为一个优秀的秘书人员，一定要善于利用信息达到参谋的目的。

信息工作概述人们在开展对秘书史的研究时，除了以文字、文书工作来确定秘书的起源和沿革外，就是自然地将历史上的智囊、师爷、幕僚、佐臣视为古代的秘书。

不管这样的追溯是否完全有道理，它却说明了人们对秘书出主意、想办法、拾遗补阙职能的认识。

这实际上已经认识到秘书在信息工作中的重要作用。

将信息工作融于其他工作中，又以信息工作推动其他工作的展开，是秘书在当前开展工作的一个特点。

过去有人说秘书有耳目作用，就是善听善看。

这还不够，秘书在工作中把听的、看的经过加工整理变成对领导决策管理有帮助、有价值的参考，而且这种价值体现越来越高，这才是对秘书信息工作的要求（一）信息的含义、特点和作用1、信息的含义目前国内外有很多种不同的说法。

一般来说，信息就是对事物发展变化规律及其对事物运动状态的客观反映和正确表述，是用各种载体对客观事物的描述、传输，也即记载、传递各种各样变动着的事物的知识。

（归纳书上四点）2、信息的特点信息是物质的普通属性，但它不是物质本身。

就一般信息而言，它主要有以下几个方面的特点：(1)客观性。

信息是事物的特征和变化的客观反映。

由于事物的特征和变化是不以人们意志为转移的客观存在，所以反映这种客观存在的信息，同样带有客观性。

(2)时效性。

们获取信息的目的在于利用，而只有那些及时传递出来并适合需求者的信息才能利用。

信息的价值在于及时传递给更多的需求者，从而创造出更多的物质财富。

信息时过境迁就往往失去价值。

所以，信息必须具有新内容、新知识，“新”、快’’是信息的重要特征。

(3)无限性。

人类生活所接触到的一切空间，都不断产生着信息，秘书写的文章是信息，宇宙天体传来的光波也是信息。

随着时间的推移，信息又在无限地发展，客观世界是无限的，因而信息也是无限的。

(4)可传递性。

传输是信息的一个要素，也是信息的明显特征，应高效地传递信息，没有传递就没有信息，就失去了信息的有效性。

同样，传递的快慢，对信息的效用影响极大。

(5)可开发性。

从信息作为一种资源看，由于它取之不尽，用之不竭，因而可以不断探索和开掘。

从信息所载的内容看，由于客观事物的复杂性和事物之间的相互关联性，反映事物本质和非本质的信息常常交织在一起，加上它们难免受到历史的和人们认识能力的局限，因而需要开发；从信息的价值看，利用信息可以开发出新的材料和新的能源。

不仅新材料和新能源的开发有赖于信息的利用，而且新材料和新能源要得到充分和有效的利用，也有赖于信息。

（二）、秘书的信息工作1、秘书的信息工作研究信息的学者认为，人们在开发信息中的活动总和都是信息工作。

我们可以认为秘书针对信息所开展的发布、收集、集中、筛选、分析、综合、汇报、利用和反馈等等活动的总和，都是秘书的信息工作。

随着人们对信息的重视，信息工作在秘书工作中占据着十分重要的位置。

邓小平同志曾经说过，做管理工作的人没有信息，就是鼻子不通，耳目不灵。

他说的“做管理工作的人”，就是领导人，做决策的人。

对秘书而言，我们的信息工作在某种意义上说决定了领导和决策者的正误和水平。

在经济工作中，经济信息、商务情报甚至是企业和组织的生命。

有人估计，21世纪将是中国在世界崛起的世纪，中国的政治、经济、文化等等一切今后必将在世界这个更大的舞台上活动。

“知己知彼，百战不殆”，秘书的信息工作，也必将以世界为范围。

所以，载体和手段的现代化，就是秘书信息工作的一个新课题。

2、秘书信息工作的特点：秘书信息工作的特点，是由围绕着秘书工作的信息的特点决定的。

(1)普遍性。

信息的“无时不在”、“无处不有”，决定了信息工作的普遍性特点。

对于秘书来说，在信息收集工作中，甚至没有职内职外之分，一切对工作有用的最新变化信息，都是我们的收集对象；在别人眼中，秘书的言行也都是在发布或传递着某方面有关的信息。

所以对于秘书，信息工作是存在于时时处处的(2)紧迫性。

这是由信息的时限性和非消耗性决定的。

信息工作出色的秘书，不仅在于信息获取量大，更在于准确率高，信息处理周期短。

紧迫性就是要求秘书的信息工作又快又准。

同样的信息，别人比我们利用得早，信息对我们就可能失去了价值。

甚至同样的信息，由于人们可以共享，我们就失去了时间上的优势。

所以又快又准地向领导和决策者提供信息，是“做管理工作的人”耳聪目明、决策科学的重要保障，是秘书做好“辅助管理”的重要保障。

(3)开拓性。

这是由信息的可开发性的特点决定的。

信息能不能有所开发，关键是秘书的信息工作是否有开拓性。

更进一步说，是秘书是否是勇于开拓和善于开拓的人。

努力开发并及时向领导提供高层次信息，是秘书信息工作的重要特点。

它包括两方面含义：一个是秘书对信息内容的开发，即初级信息转化为高层次信息；一个是信息载体的现代化和信息加工手段的现代化，是秘书开拓性信息工作的重要保证。

(三)秘书做信息工作的基本程序秘书做信息工作，信息内容是多种多样的，信息工作形式也是多种多样的。

打个电话，可以收集到一条信息，也可以发布一条信息；从网络上查找到需要的资料，也是收集到一条信息。

我们甚至会发现，秘书的一切工作，都是围绕着信息开展的。

所以，秘书掌握正确的信息工作处理程序相当重要。

1．信息收集这是对信息收集、汇总和初步整理的阶段。

对于秘书来说，这一阶段的基本要求就是收集面要广。

但是以有限的秘书工作范围和工作时间，面对无限的信息世界，“广”就是一个相对概念。

这就要求秘书的分辨力要强。

只要判断准确，广泛收集的信息中“含金量”就大大提高。

为了提高信息的“含金量”，秘书首先就要解决信息收集工作中的“建网”环节，即建立秘书的信息渠道。

像指定安排信息员、明确信息例会制度和信息交换制度、建立信息网站、实现计算机网络联系等等，都是秘书工作中建立信息渠道的方法。

2．加工分析这是对信息进行分辨、分析和筛选，确定信息的价值，明确或决定信息的存储形式，并使其及时参与其他信息综合利用的阶段。

对秘书在这一阶段的工作要求是分析要准，对信息的价值评判要准，综合处理要快。

3．载体转换这是信息利用的准备阶段，也是选择信息存储形式、手段的过程。