(完整word版)档案名称编码规则

档案名称、编号规则

为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及统一性，合理有效利用档案资料，结合公司实际情况，特制定本细则。

1.档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性

质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

2.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级

名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

3.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，

应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

4.档案编号规则

4.1.公司内归档文件的档号结构为“公司名称—一级目录—二级目录—三

级目录加流水号”。具体编码表见附件二（档案分类编码表）。

4.1.1.“公司名称”表示文档归属公司名称,用公司名称的主体部分的

拼音缩写形式表示。各公司名称的缩写见附表一。

4.1.2.“一级目录”表示文档归属类别号。如：行政管理类、经营管理

类、基本建设类等等。

4.1.3.“二级目录”表示类别号下面的细分类别，如三会文件类下面的

股东大会、董事会、监事会。

4.1.4.“三级目录”表示更细分的类别，

4.1.

5.“流水号是在三级目录下，以文件首次发行日期的时间为顺序排

序。

4.2.每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、放

置存档。

4.3.新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序（文

书一般以文件时间从前到后排列顺序），以此来编列档号。

4.4.档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。

4.5.档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，

应先确定其主要类别，再编列档号。

5.

附件一

附件二：档案分类编码表