外来文件管理规定

1. 目的

对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。

2. 范围

本标准规范了公司外来文件的管理办法

3．工作职责

技术部负责外来文件的收取、登记、分送、会签、执行、归档及时限。

4. 术语及定义

外来文件：顾客要求文件（图纸、规格书、技术规格等）。

5、外来文件管理规则

5.1、保存期限：顾客要求时限延长一年；

5.2、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；

5.3、使用方式：A、直接引用（如客户图纸）

B、转换引用（如产品标准，接收准则等）

C、参考(如工具书，体系标准)

6、外来文件的管理流程

6.1 文件接收、评审：

技术部在接收到外来文件（电子版/书面版）后，提交相关职责部门，由职责人

员对文件有效性和适宜性进行评审，如技术标准，图纸等需提交技术部确认是否

为最新版，是否可依照执行；产品检验、接收标准需提交质量部确认是否可执行。

6.2 文件转化：

如果需要将外来文件转化为内部标准，则职责人员需要将其进行转化，转化时视

紧急/难易程度而定，一般应在一周内完成，转化后的内部文件经内部审批、签

字。

6.3文件发放：

技术部将所接收到的外来文件登记在《外来文件清单》中，将转化后的文件登记

在相应的内部管理清单中。

A、外来文件直接引用时，如需发放书面版，技术部对外来文件印章发放给相关

人员，登记《文件接收，发放，回收记录》并得到接收者签字确认；如需发放

电子版，将电子版文件通过Email或QQ等工具发放，并将存信息电话通知相

关人员。

B．由外来文件转化后的内部文件，技术部按照《文件控制程序》的要求进行发放。

C．外来文件作参考文件时，技术部将电子版文件的通过Email或QQ等工具通知

相关人员。必要时，打印一份，盖外来文件章分类保存，以便需求者查阅。

6.4外来文件更新：

职责部门应保持与文件来源处的联系，保证文件版本的有效性，接收到更新版

外来文件后，遵循上述6.1～6.3的流程操作。回收与报废按照《文件控制程序》执行。

7、相关文件：

QSP01《文件控制程序》

QSR4.2-01 《文件接收，发放，回收记录》

附件一：《外来文件管理》流程图