会议管理制度

会议管理制度

、总则

本制度旨在明确公司组织会议的主要原则，确定会议的基本事项以提高会议的效率与效果。本制度所指的会议包括公司全体员工会议、部门例会等各类会议。

二、会前准备及会议的组织

1. 行政部为公司会议召集联络部门，负责公司会议的组织工作。行政部应提前做好会

务准备工作，如资料准备、会场布置、设备调试等，并在会前把会议时间以及会议事项的大致安排预先告知与会人员。

2. 会议通知形式为当面通知和电话通知，公司全体员工会议需通知到本人，部门会议

的通知由各部门自行安排。需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知。

3. 行政部接到会议通知后，应立即通知所有与会人。

4. 会议一般应安排在所有与会人员都能到会时举行。如无特殊情况，所有与会

人均应准时出席，不得请假；如有特殊情况不能参会，须在会议开始前3小时向会议召集人说明情况。

5. 如有特殊情况与会人不能到场参会，可安排召开网络会议或电话会议。网络会议或

电话会议正式开始前一小时，由行政部负责通知信号接收方准时参会并协助其进行设备调试；会议开始前半小时，由行政部负责会场设备的调试，保证会议进行过程中设备运行良好、网络信号通畅。

6. 参会人员应根据会议性质做好准备工作（如总结汇报提纲、工作计划草案、提案

等）。

7. 每次会议正式开始前均需专人（由行政部安排）对与会人员到场情况进行统计（包

括应到人数、实到人数及未到原因），并将结果上报会议主持人。

8. 会议的组织部门负责将会议室设施归位及垃圾的清理，以便下个会议正常召

开。

、各类会议具体规定★公司员工大会

1. 主持与记录：由总经理主持，总经理未能列席时，由总经理指定人选负责主持，行

政部专人进行会议记录。

2. 召开时间：暂不设固定时间，根据公司需要由行政部提前通知。

3. 参加人员：公司全体（正式）员工。

★公司例会

1. 主持与记录：由总经理主持，如总经理不能参加由公司中层主持，指定专人进行会

议记录。

2. 召开时间：每周五17:30,如有特殊情况另行通知。

3. 参加人员：全体员工。

4. 会议内容：各部门及员工汇报一周工作情况；提问题、提方案、提请求、提有必要

在会议上通报的事情、提醒有让大家注意的事情。

★公司部门例会

1. 主持与记录：由各部门负责人主持，指定部门人员进行会议记录。

2. 召开时间：由各部门根据各自部门的具体情况自行制定。

3. 参加人员：各部门内全体员工。

4. 会议内容：员工各自汇报工作完成情况，着重介绍在任务执行过程中出现的问题；

各部门按照工作要求和指标提出下步工作计划；将部门工作的最新进展情况向与会人员通报。

★会议要求

1. 每次会议必须有会议纪录，记录人由行政部安排，记录人应具备相应能力，并能严

格保密。两地进行网络会议或电话会议时，应两方面同时安排人员进行会议记录，之后整理汇总。

2. 会议纪要须包含：会议时间（起止时间格式为年/月/日/时/分）、议题、主持

人、记录人、与会人员、缺席人员、详细会议内容（发言记录）、商议结果

3. 会议纪要由会议记录员在会议结束后3个工作日内，整理完毕交由参会个人确认自

己的发言内容，报总经理审查（部门会议除外），2日后无反馈需提醒领导批示，无异议后，经与会人传阅并存档备案。

4. 会议中形成的决议，要积极落实，相关部门负责人要加强决议的督办、检查。

5. 所有与会人员应将手机设置在振动或静音状态下。参会时，桌面上不得摆放与会议

无关的东西。

6. 会议中的文件资料，在会后要及时做好存档工作，防止公司信息外泄。

四、本规定自总经理批准，颁布之日起执行。

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