办公室接待工作概述PPT课件

如何做好接待工作
❖ 做好接待工作的意义
❖ 接待的一般程序
• 客人抵达前的准备 • 客人抵达后的接待服务 • 客人离去（后）的有关工作
❖ 常用接待形式及注意事项
• 会见、会谈 • 会议 • 宴请 • 参观和娱乐
做好接待工作的意义
❖ 接待工作意义重大，主要体现在三个有利于： ❖ 第一，有利于增进上下级间和单位之间的了解，为领导和
同志们开展工作提供方便。 ❖ 第二，有利于加强与外界的广泛联系，进一步推动企业发
展。 ❖ 第三，有利于扩大企业对外影响，提高企业的知名度，同
时，也能开阔视野，学习其他单位的好的经验。
接待的一般程序
• 客人抵达前的准备 • 客人抵达后的接待服务 • 客人离去（后）的有关工作
• 客人抵达前的准备
❖ 1.对来访客人要有所了解，做到“四个知道” ： ❖ 知道客人的基本情况 ❖ 知道客人来访的主要目的、抵离时间以及客人抵达时所乘
宴请
❖ 宴请的三个环节 • 排好菜单 • 定好形式 • 排好座次
❖ 宴请安排的注意事项 • 预先把宴会的时间、地点告知客人和陪同的领导。 • 掌握宴请的人数、时间、地点、宴请方式和标准，并提前通知餐饮部门 。 • 要求餐饮部门做好宴会设计，编制好宴会菜单。 • 提前到达宴会厅，督促检查有关服务。对座签的摆放进行确认核对。 • 严格按宴会菜单进行准备，遇有服务对象的特殊要求，要及时予以安排 • 做好引导和服务。
接待工作的原则
1. 热情礼貌。秘书是客人最先见到的单位成员，秘书的形象直接影响着客人对 单位形象的判断。因此，秘书在接待来访者时，不论是谁，都要做到热情礼 貌，周到大方，平等对待，主动为来宾提供各种必要的服务。
2. 细致周到。不论在哪个接待环节，都需要秘书人员认真、细致。耐心。如客 人到来，秘书要主动迎上去，微笑问候，仔细询问对方来意。对于初次来访 的客人，应主动引路，在客人告辞时要提醒对方有无遗漏物品，在计划性接 待工作中，秘书要拟写出详细的接待方桉，直至实施的每个具体环节上，分 清部门职责，明确个人任务，在安排布置时，也要检查督促。
❖ 会场布置（大中型会场布置中的要求）
• 会标：一般用红底贴白字的横式布幅制成 • 会徽：悬挂在主席台的天幕中央，形成会议视觉中心 • 标语：醒目，一般不超过13个字 • 旗帜：主席台上多选用红旗悬挂在会徽两侧；会场上红旗、彩旗交叉悬挂 • 花卉：主席台前摆放我国原产的兰花、梅花、牡丹、月季等，大量绿叶植物
接待工作的原则
3. 勤俭节约。接待工作是办公室的常规工作，每年都有各种各样的接待任务， 秘书人员在做好接待准备和服务工作的同时，也要注意接待经费的控制。要 从简节约，精打细算，避免铺张浪费，要学会做好接待经费预算，节约成本 。在安排宴请、参观、娱乐、座谈会等项目时，尽量减少不必要的开支，缩 短接待时间，控制参与人员，提高接待工作效率。
• 会见、会谈 • 会议 • 宴请 • 参观
会见、会谈
❖ 会见会谈的程序 • 我方人员应先到会客室； • 工作人员在门口迎接客人，客人进入会议室后，我方人员应立即起身表 示欢迎； • 如要合影，宜安排在宾主握手后，合影再入座； • 记者来访一般安排在正式会谈前； • 会见结束后，将客人送到车前或门口，挥手告别并目送客人离去。
4. 严守机密。严守机密是指秘书在接待过程中，要注意各方面的保密工作。既 要体现热情友好的合作态度，又要注意的信息透露的度，做到该说的一字不 少，不该说的一字不多。要按照单位规定，协调行动，统一对外口径，特别 在涉外接待中要谨言慎行，严格按单位的保密制度办事，严防泄密。
接待工作的原则
5. 尊重个人。接待工作也要注重以人为本，尊重个人的医院和隐私。例如，秘 书在接待工作中会主动帮客人提行李，但如果客人不愿意，就不要勉强，有 的可能是客人的私人贵重物品；在如喝酒，中国人习惯认为向他人敬酒是礼 貌客气热情的表现，因此不管对方酒量大小，都要一而再，再而三地向对方 频频举杯，以致最后双方酩酊大醉，洋相百出。在接待客人时，对于个人疾 病、年龄、婚姻、收入、私人电话、宗教信仰、政治态度等都要避免过问。 尊重个人，就是尊重他的选择、尊重个人习惯、尊重个人隐私。
• 客人抵达后的接待服务
1. 客人抵达后的接待服务工作包括：迎接客人、会见、会 谈、宴请、会议、合影、娱乐、参观等。
2. 在接待的过程中，特别是负责人，一定要掌握全局，整 合好各方面的力量。
3. 在迎接客人时，一定要提前做好沟通，掌握到达和离开 的时间、确定迎送规格。
• 客人离去（后）的有关工作
办公室接待工作概述
——关于接待工作的若干体会
youxiang
主要内容
什么是接待工作 如何做好接待工作 接待礼仪及注意事项 常见座次安排
什么是接待工作
❖ 接待工作的定义 ❖ 接待工作的原则 ❖ 接待工作的分类
接待工作的ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ义
❖ 接待，是一定的社会组织对公务活动中的来访者所进行的 迎接、接洽和招待活动，是社会组织间人员相互交往的方 式。接待是一项展示单位形象、体现水平、彰显实力的工 作。接待水平从一定程度上反映办公室整体工作水平。
❖ 注意事项 • 了解会见和会谈的基本情况。包括会见会谈的人员、职务、人数、会见 会谈的目的和性质。 • 通知有关人员和部门做好准备。 • 安排好会见（谈）程序。 • 安排好座次。
会议
❖ 会议的主要程序
• 制发会议通知 • 选定会场 • 确定会标、回头标和宣传标语 • 排列会场座次 • 组织发奖等
交通工具 ❖ 知道客人的活动日程、意见和要求 ❖ 知道我方的接待指导思想和接待规格
• 客人抵达前的准备
❖ 2.制定接待方案是接待准备工作最核心的环节，在接待工作中起到规划指导 的作用，要做到“九个明确 ”：
❖ 迎送安排要明确 ❖ 住地安排要明确 ❖ 就餐安排要明确 ❖ 活动和日程安排要明确 ❖ 车辆安排要明确 ❖ 宴请安排要明确 ❖ 费用支持要明确 ❖ 新闻报道要明确 ❖ 分级接待要明确
1. 核实客人离去所乘航班或车次抵达时间、地点有无变化，以及飞机 （火车）停靠的情况。
2. 按照接待方针和接待方案，设计和实施欢送礼仪，视情况赠送礼物 。
3. 如有需要，参加接待的人员在客人住地列队欢送。欢送人员目送客 人所乘汽车、火车、飞机启动后，再返回。
4. 做好新闻报道工作。
常用接待形式及注意事项