从电子文件到电子档案
从电子文件到电子档案
从电子文件到电子档案-标准化文件发布号：（9456-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII从电子文件到电子档案一、概念（一）电子文件以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
《档案工作基本术语》DA/T1—2000国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的各种形式的信息记录。
《电子档案管理基本术语（征求意见稿）》（2012年6月12日）两者区别在于：后者着重强调了电子文件的形成和来源。
（二）电子档案具有参考和利用价值并归档保存的电子文件。
电子档案由内容、结构和背景组成。
《电子档案管理基本术语（征求意见稿）》（2012年6月12日）电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。
百度百科二、相关术语定义1、元数据描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。
2、电子印章采用数字技术对电子文件加盖的印章。
3、数字签名依附于电子档案或在逻辑上与其相连的一个数字标记，表示签名者对档案责任和内容的认可。
4、数字水印采用数字技术对电子文件加注的起信息固化作用的标记，可用于鉴别电子文件信息的原始性，起防错、防漏和防调换等作用。
5、文件格式电子文件在计算机中的组织和存储方式。
6、打包将电子档案及其元数据作为一个整体按指定结构封装的过程。
7、归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
8、背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
9、逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
10、物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
11、真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
人事档案电子文件归档和电子档案管理
人事档案电子文件归档和电子档案管理摘要：人事档案管理是人才信息的重要载体，是知人善任、选贤举能的重要依据。
只有通过信息数字化的管理模式和技术手段，才能提升人事档案管理的信息化水平，逐步实现人事档案管理的规范化和标准化。
基于此，文章主要分析了人事档案电子文件归档和电子档案管理的措施。
关键词：人事档案；电子文件归档；电子档案管理1电子档案的特点与传统的纸质档案有所不同，电子档案有着能够被快速收集、整理以及利用的特点。
电子档案主要的依托载体是计算机硬盘，借助云端数据库、移动硬盘等形式，通过音频、视频和图片等多种形式展开记载。
相较于传统的纸质档案，电子档案有着更为丰富的表现形式，能借助网络化管理和网络化传输有效节省档案管理时间，大幅提升工作效率。
同时，电子档案的应用模式意味着其内容能够实时传送给多个移动终端，快速信息传播，并存放于多种不同设备上。
值得注意的是，基于这一特点，在对电子档案复制、传输或删除等操作时，也更容易被他人无痕篡改。
2人事档案电子文件归档和电子档案管理的措施2.1文件命名规范为每个文件起一个有意义的名称是非常重要的，可以包括以下信息：（1）员工姓名。
可以在文件名中包含员工的姓名或工号，以便快速识别文件是由谁创建或负责的。
（2）文件类型。
在文件名中标明文件的类型，如报告、合同、会议记录等，以便快速了解文件的内容和用途。
（3）日期。
在文件名中包含日期信息，可以是创建日期、最后修改日期或者文件相关事件的日期，以便在需要时按时间顺序查找文件。
（4）其他关键信息。
根据具体需要，可以在文件名中包含其他关键信息，如项目名称、部门名称等，以便更加准确地识别和分类文件。
2.2文件备份定期进行电子文件的备份是确保文件安全性和可靠性的重要措施。
以下是一些备份的建议和注意事项：（1）备份频率。
根据文件的重要性和变动频率，确定备份的频率。
对于经常变动的文件，建议进行更频繁的备份，而对于较稳定的文件，可以选择较少的备份频率。
电子文件归档与电子档案管理规范
电子文件归档与电子档案管理规范电子文件管理指的是利用电子文件和技术，有效地收集、存档、索引、安全存取和管理电子文件的过程。
随着近年来新技术的发展，电子文件管理已经成为一项重要的管理主题。
因此，为了维护有效的电子文件管理，出台《电子文件归档与电子档案管理规范》变得尤为必要。
一、电子文件归档电子文件归档指的是将电子文件归档到企业内部的电子文档库以及跨企业的电子文档库中，以便于保存及查询。
归档可以实现文件的精确长期存储，以便后续对文件进行检索和复用。
《电子文件归档与电子档案管理规范》规定：1、企业应当建立可持续的电子档案归档系统，并做好归档文件的安全存储；2、电子文档应当精准的归档在安全的文档管理系统中，以便于快速查找和保存；3、电子文件归档时应注意规范，文件存放位置需明确标识；4、归档的电子文档应当定期备份，以确保数据的安全；5、归档的电子文档应当定期更新，及时修正或删除。
二、电子档案管理电子档案管理是指在可靠的电子文件管理系统中，利用信息化技术，依据文件存储管理规定，对电子文件进行安全可查，以及维护和保护的过程。
《电子文件归档与电子档案管理规范》规定：1、企业应建立文件存储管理制度，并确定文件存储系统的安全等级；2、企业应定义电子档案管理角色，将电子档案管理责任清晰分配；3、企业应对电子文件进行完整的安全管理，保护电子文件不受任何形式的损害；4、企业应建立完善的电子档案备份与还原机制，以保障档案的完整性；5、企业应定期清除无用的档案文件，确保档案的完整性。
三、加强安全管理电子文件归档与电子档案管理的核心是安全管理，为了维护电子文件的安全，《电子文件归档与电子档案管理规范》进一步加强了安全管理措施。
1、企业应当建立科学的安全管理制度，并加强安全管理措施以防止信息外泄；2、企业应当对电子文档库、归档文件及其它信息资源实施独立的权限管理；3、企业应当定期审计或监控系统，以确保系统安全及正常运行；4、未经授权的用户不得使用企业系统，以免造成不必要的损失；5、企业应当定期检查电子文档的安全性，以防止数据泄露。
电子文件与电子档案管理讲解
Page绘制的图表、线图等包括由点阵组成
的位图和由几何图形组成的矢量图。 常见的图形文件格式有：TIFF、GIFF、PNG、VSD、
3.电子文件的格式要求
各单位所采用的电子文件格式应尽量使用前面介绍过的适 宜归档的文件格式，确保其长期可读。对于使用专业软件产生 的专业格式的电子文件，应当注意连同专业软件一并收集。
4.元数据的记录
对于各类电子文件，均应在形成之初记录其产生时的硬件环境、操 作系统和数据库系统，以及电子文件制作和解读所依赖的软件环境和文 件格式等。这些记录的信息不仅需要包括硬件、软件的生产商名称、软 件名称、文件格式名称，还应标注它们的版本号。
使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达 的文件。
常见的文本文件格式有：TXT、RTF、DOC、DOCX、 PDF、HTML、XML等。
适宜归档的文本文件格式：XML、RTF、TXT、PDF。 Microsoft Office、WPS Office以及北京市政府采购目录 收录的其他正版软件所生成的文本文件也可以直接归档。
电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程，实质上是对电 子文件内容信息、背景信息及结构信息综合管理的过程。
需要强调的是，电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重 要的一个环节，元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全， 不可小视。
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一、电子文件概述（简）
（四）电子文件的类型和格式 1.文本文件
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二、电子文件管理的通用要点
（三）电子文件的形成与收集 电子文件在形成、办理与收集过程中，应当具备国家法
使用电子档案的流程
使用电子档案的流程1. 背景介绍电子档案是数字化保存和管理文档信息的一种方式，相比传统纸质档案，它具有更高的效率和便捷性。
本文将介绍使用电子档案的流程，并提供一些实用的技巧和建议。
2. 准备工作在开始使用电子档案之前，需要进行一些准备工作。
首先，确保你有一个安装有电子档案系统的电脑或移动设备。
其次，了解你所使用的电子档案系统的操作方法和功能。
最后，备份你的重要档案，以防数据丢失或损毁。
3. 创建电子档案创建电子档案可以通过多种方式来实现。
下面是一些常用的方法：•扫描纸质文件：使用扫描设备将纸质档案转换为电子文件。
确保扫描的文档清晰可读，并按照分类整理。
•导入电子文件：将已存在的电子文件导入到电子档案系统中。
可以使用拖放功能或导入功能来实现。
•直接创建电子文件：使用电子档案系统提供的编辑工具，在系统中直接创建新的电子文件。
4. 组织和管理电子档案一旦电子档案创建完成，你需要组织和管理这些档案，以确保它们的安全和易于查找。
以下是一些建议：•文件夹结构：根据档案的分类和层级关系，创建一个清晰的文件夹结构。
可以使用文件夹和子文件夹进行组织。
•文件命名规则：为了方便搜索和识别，给每个档案文件起一个有意义的名字。
可以包括日期、主题、作者等信息，以便快速定位特定档案。
•文件标签：为每个档案添加标签，用来描述档案的特征和内容。
标签可以是关键词、主题词等，有助于后续的检索和分类。
•访问控制：根据需要设置档案的访问权限，确保只有授权人员能够查看和修改档案内容。
5. 检索和使用电子档案使用电子档案系统的检索功能可以快速找到需要的档案。
以下是一些注意事项：•使用关键词搜索：根据档案的关键词进行搜索，可以提高检索的准确性和效率。
•设置过滤条件：根据特定的属性或标签设置过滤条件，以缩小搜索范围。
•档案预览：在找到目标档案之前，可以通过预览功能来查看档案的内容，以确定它是否符合你的需求。
•协作和共享：电子档案系统通常支持多人协同编辑和分享档案的功能，可以与团队成员共享档案，并进行实时的协作。
电子文件归档与电子档案管理制度
电子文件归档与电子档案管理制度一、总则1.对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统T办调指定专门机构或人员负责, 保证管理工作的连续性。
2.电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。
3.电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。
4.应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。
5.为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
6 •归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
7.具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。
进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
二.电子文件的收集与积累1•收集范围。
电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。
2•收集积累要求(1)记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
(2)保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
(3)在"无纸化"计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
(4)用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
(5)用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
(6)用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
谈电子文件转化成为电子档案的条件
作者： 陈婷[1,2] 张喜贵[1,2]
作者机构： [1]吉林省水利水电勘测设计研究院 [2]吉林省安全生产教育中心
出版物刊名： 兰台内外
页码： 21-21页
年卷期： 2012年 第4期
主题词： 电子档案 文件转化 办公自动化系统 Internet Extranet Intranet 电子文件信息企事业单位
摘要：随着计算机技术和网络技术的飞速发展，人类社会进入信息时代，各企事业单位对信息的利用和依赖逐步加强。
特别是近年来Internet、Intranet和Extranet的飞速发展，WEB技术已经成为信息管理的新手段，也为办公自动化提供了新途径。
电子文件档案数据中心，主要用于存储各单位实施办公自动化系统运行过程中产生的有保存价值的电子文件信息。
这些电子文件信息通过整理，才能转化成为档案或资料。
电子文件转化成为档案，一般只需3个条件：。
档案电子化管理办法电子文件归档与电子档案管理办法
档案电子化管理办法电子文件归档与电子档案管理办法电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。
归档，指将处理完毕且具有保存价值的事情或文件经系统后交档案室(馆)保存备案(备查)的过程。
下文是关于电子文件归档与电子档案管理办法，欢迎阅读!第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。
这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。
数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器(包括内存储器和各种外存储器)中，并可通过通信网络进行传输。
第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。
这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。
从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。
1.总则1.1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。
1.2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和工作，档案部门要进行指导与监督。
1.3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。
1.4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。
1.5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
1.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
1.7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。
从电子文件到电子档案
从电子文件到电子档案一、概念（一）电子文件以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
《档案工作基本术语》DA/T1—2000国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的各种形式的信息记录。
《电子档案管理基本术语（征求意见稿）》（2012年6月12日）两者区别在于：后者着重强调了电子文件的形成和来源。
）（二）电子档案具有参考和利用价值并归档保存的电子文件。
电子档案由内容、结构和背景组成。
《电子档案管理基本术语（征求意见稿）》（2012年6月12日）电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。
百度百科二、相关术语定义1、元数据描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。
2、电子印章采用数字技术对电子文件加盖的印章。
<3、数字签名依附于电子档案或在逻辑上与其相连的一个数字标记，表示签名者对档案责任和内容的认可。
4、数字水印采用数字技术对电子文件加注的起信息固化作用的标记，可用于鉴别电子文件信息的原始性，起防错、防漏和防调换等作用。
5、文件格式电子文件在计算机中的组织和存储方式。
6、打包将电子档案及其元数据作为一个整体按指定结构封装的过程。
$7、归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
8、背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
9、逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
10、物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
"11、真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
12、完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
电子文件与电子档案
浅析电子文件与电子档案内容摘要：随着信息时代的到来、办公自动化的产生，形成了越来越多的电子文件，当文件失去现行效用后，就面临着归档问题，于是就产生了电子档案。
而在实际中，有人将电子文件和电子档案二者作为同一事物，但是两者属于不同概念。
本文通过浅显比较分析，力求得出二者的区别和联系。
关键词：电子文件电子档案时代在发展，科技在进步，作为社会原始记录的档案载体也发生着深刻的变化。
从商周时期的甲骨档案到当今最普遍的纸质档案，再到现代信息时代产生的新型档案形式——电子文件，单从载体来看这些都记录着社会发展的印记。
如今的我们，生活在信息技术革命冲击的社会中，电子文件作为信息化的产物，已经以其无可争议的生命力成为人类社会记录信息、传达信息、留存信息的重要工具。
那么，如何更好地利用这一新型档案，首先，就必须弄清它的本质涵义，何为电子文件？何为电子档案？本文作者就以自己鄙陋的学识来探讨下，并求教于大方之家。
一、电子文件与电子档案的定义电子文件（Electronic Records）一词，虽然档案学界曾有过不同的争论，但最终基本上达成了共识，即认为电子文件是“指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”，在冯慧玲老师的《电子文件管理教程》一书中也采用了这个定义。
但电子档案一词，我们则很少能找到相对明确的定义。
在有关电子文件与电子档案管理的教材中，也基本都是给出电子文件的定义，很难找到电子档案的定义。
但在百度百科中却有这样的定义“电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。
”这个定义着重于将电子档案与纸质档案作比较，最后落脚于档案的基本定义，“以案卷为单位”。
但是下面对于电子档案的特点描述：“1、信息的非人工识读性；2、信息存储的高密度性；3、信息与载体之间的可分离性；4、多种信息媒体的集成性；5、系统依赖性。
电子文件归档、电子档案管理办法
电子文件归档、电子档案管理办法随着电子化的推进，电子文件和电子档案的数量和种类不断增加，它们的管理和归档也变得愈加重要和复杂。
本文将介绍电子文件归档和电子档案管理的一些办法，以保证信息的安全性和完整性，有效地管理和维护电子文件和电子档案。
定义电子文件归档是指将电子文件按照一定的规则和标准整理、分类、描述、保存和交换的过程，并确保其安全性、准确性和完整性。
电子档案管理是指按照一定的规范和流程，对电子档案进行收集、整理、分类、描述、保存和利用的活动，以保证其价值和可用性。
困难电子文件和电子档案管理存在一些困难，主要包括以下几点：•数量庞大：随着信息技术的快速发展，电子文件和电子档案的数量以及种类不断增加，管理难度愈加大。
•形式多样：电子文件和电子档案的形式和格式多种多样，如表格、文本、图片、音频、视频等，管理需要针对性和专业性。
•安全问题：电子文件和电子档案容易受到网络攻击、病毒、非法篡改等风险，如何保障其安全性是一个关键问题。
•保障可用性：电子文件和电子档案需要在未来长期保存和利用，如何确保技术平台的连续性、数据格式的可读性等问题需要不断探索与研究。
电子文件归档的步骤与方法电子文件归档需要遵循一定的管理流程和标准体系，下面介绍一些常用的步骤和方法：1. 归档前的规划和准备在对电子文件进行归档之前，需要进行规划和准备工作。
首先需要明确归档的目标和范围，确定归档的标准和要求，制定归档计划和流程，确保资源的有效利用和规范操作。
2. 信息整理和分类在归档过程中需要对电子文件进行整理和分类，方便后期的搜索和利用。
可以采用文件夹、分类码、关键词等方式进行分类和组织电子文件。
3. 文件描述和标记为了方便查找和利用，需要对电子文件进行描述和标记。
描述内容包括文件名称、文件类型、文件大小、创建日期、修改日期、作者、关键词等信息，标记可以使用类似标签的方式进行标记。
4. 元数据的建立和维护元数据是指描述数据的数据，对于电子文件和电子档案的管理和利用来说，元数据具有重要的作用。
应归档文件从电子公文系统到电子档案系统对接的几点思考
应归档文件从电子公文系统到电子档案系统对接的几点思考摘要：本文从纸质文件归档分析、常见归档流程分析、应归档文件元数据构成、电子公文系统与电子档案系统对比等4方面，对应归档文件从电子公文系统到电子档案系统的对接问题进行分析探讨，并对电子档案系统进行展望。
关键词：电子档案；元数据；OA系统随着现代信息技术的广泛应用，电子公文系统（属于办公自动化系统的一种，简称OA系统，本文中的OA系统特指电子公文系统）逐步在各类单位落地。
电子档案系统作为电子公文全生命周期的一部分也陆续上马。
但由于电子公文系统与电子档案系统的应用范围和管理侧重点不同，往往为不同厂家产品。
应归档文件在两个系统间的转换质量直接影响到电子档案系统的存档质量。
因此应归档文件从电子公文系统到电子档案系统的对接问题成为了管理重点。
下面就从传统纸质文件归档出发，以现有流程和既有系统为依托，从纸质文件归档分析、常见归档流程分析、应归档文件元数据构成、电子公文系统与电子档案系统对比等4方面进行分析探讨，最后对电子档案系统进行简要展望。
一、纸质文件归档分析纸质归档文件一般以每份文件为一件。
遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
正文与附件为一件；文件正本与定稿（包括重要文件的历次修改稿）为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；转发文与被转发文为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。
有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后。
有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。
由此可见，每一件纸质归档文件都是由多个组成要素按规定顺序排列的集合体。
电子文件归档与电子档案管理办法
电子文件归档与电子档案管理办法（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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电子文件归档与电子档案管理制度
电子文件归档与电子档案管理制度电子文件归档与电子档案管理制度第一章引言电子文件归档与电子档案管理制度是为了规范和管理电子文件的归档和档案管理工作，确保电子文件的完整性、安全性和可检索性，提高工作效率和信息管理水平。
本制度适用于本单位所有电子文件的归档和档案管理工作。
第二章定义和术语解释1.电子文件：指以数字形式存储在电子介质上，并可以通过计算机系统或其他电子设备进行查看、编辑、传输和存储的文件。
2.归档：指将电子文件按照一定的规则和流程进行组织、分类、整理和存储，以便于后续的检索和利用。
3.档案：指已经归档并留存下来的电子文件，作为证据或信息的依据，并具有法律效力。
4.档案管理：指对电子档案进行存储、检索、保管、销毁等一系列管理活动。
5.元数据：指描述电子文件属性和信息的一组数据，如文件名称、作者、创建时间等。
第三章电子文件归档管理流程1.创建电子文件将新建的电子文件按照相关规定命名、排序，并添加必要的元数据。
2.文件归档申请提交电子文件归档申请表，包括文件基本信息、归档目的、归档分类等，并附上相关文件。
3.文件归档审批归档管理员根据申请表和相关文件进行审核，并决定是否归档。
4.文件归档通过电子档案管理系统将归档文件按照归档分类进行归档存储，并记录归档信息和存储位置。
5.文件归档通知向申请者发送文件已归档的通知，告知归档编号和存储位置。
第四章电子档案管理1.档案检索根据需要检索档案，通过档案管理系统进行关键词检索、分类检索等方式找到所需档案。
2.档案利用对于需要使用的档案，使用人员可以通过电子档案管理系统进行查阅、复制、打印等操作，但需遵守相关规定。
3.档案保护确保档案的完整性和安全性，采取数据备份、权限管理、防措施等措施，防止档案损坏、丢失或被非法访问。
4.档案销毁对于无需保留的档案，按照规定的销毁期限和流程进行销毁，并记录销毁信息。
第五章附件本文档涉及的附件包括：1.电子文件归档申请表3.归档文件归档规范4.档案查询申请表第六章法律名词及注释1.电子交易法：《中华人民共和国电子交易法》。
电子文件归档与电子档案管理办法
电子文件归档与电子档案管理办法1 范围本标准规定了在公司活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。
2 总则2.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保真实性、完整性和有效性。
电子文件：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
2.2 对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
2.3 明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。
2.4 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。
归档电子文件：具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
2.5 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。
归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。
2.6 保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。
3 电子文件的真实性、完整性和有效性保证真实性：对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
完整性：电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
有效性：电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
3.1 建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，以保证电子文件的产生、处理过程符合规范，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，其内容包括：3.1.1 登记处理过程中相互衔接的各类责任者（如起草者、修改者、审核者、签发者等）。
3.1.2 登记处理过程中的各类操作者（打印者、发文者、收文者、存储管理者等）。
3.1.3 登记处理过程中产生的责任凭证信息（批示、签名、印章、代码等）。
电子文件归档与电子档案管理细则
电子文件归档与电子档案管理细则(总27页)-CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One1-CAL-本页仅作为文档封面，使用请直接删除电子文件归档与电子档案管理细则第一章总则第一条为了扎实开展电子文件归档与管理工作，根据《电子文件管理暂行办法》、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》及有关规定，结合本市实际，制定本细则。
第二条本细则适用于本市各级党政机关、人民团体（以下统称各立档单位），国有企事业单位可参照执行。
第三条本细则所适用下列概念具有特定含义。
（一）电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
（二）电子档案，是指经过鉴定具有保存和利用价值的归档的电子文件。
（三）元数据，是指描述电子文件内容、结构、背景和管理过程的数据。
（四）逻辑归档，是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
（五）物理归档，是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
脱机保存载体按优先顺序依次为：一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘。
推荐使用档案级可记录光盘（DVD—R）。
（六）迁移，是指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。
（七）真实性，是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
（八）完整性，是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
（九）有效性，是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
（十）档案信息代码，是指描述档案属性的代码，用二位英文大写字母表示。
二位英文大写字母分别为档案属性头两个字汉语拼音的第一个字母。
具体表示方法如下：文书档案WS；科技档案KJ；财会档案CK；照片档案ZP；录音档案LY；录像档案LX等等。
电子档案移交制度
电子档案移交制度
1、档案馆应有专人负责电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用纳入相关人员的岗位责任。
2、档案馆对电子文件和电子档案的归档管理工作进行监督和指导。
电子文件与电子档案的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案馆负责。
3、电子文件与电子档案参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。
4、电子文件与电子档案一般办理完毕应即时向档案馆归档。
5、电子文件与电子档案形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子文件与电子档案，制成纸质形式，并与存储载体一同归档。
6、电子文件与电子档案的收发登记表、机读目录、其它说明等应与相应的电子公文一同归档并存。
7、电子文件与电子档案应建立操作日志，随时自动记录对电子文件与电子档案实施操作的人员、时间、设备、项目内容等，以保证归档其真实性。
8、电子文件与电子档案的形成单位应在其归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质档案核对内容、签章，
审核收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认信息和软件无缺损且未被非正常改动。
9、电子文件与电子档案的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接，同时要求在技术环境中进行检查，确保载体符合标准。
10、通过存储载体进行交接的档案电子公文，移交与接受部门均应对其载体和技术环境中进行检查，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。
11、归档电子文件与电子档案，在进行分类、整理后，拷贝至耐久性好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。
电子文件归档与电子档案管理
当前电子文件归档与电子档案管理发展情况
——— 近期我国电子文件管理的主要任务
◇ 提升电子文件管理能力 ◇ 加强电子文件资源管理 ◇ 规范业务电子文件管理 ◇ 促进凭证电子文件规范应用 ◇ 加强电子文件管理支撑
完善体制机制 健全制度规范 制定标准规范 加大宣传教育力度
强化电子文件安全保护 促进电子文件共享利用 推进电子文件归档保存
计算机辅助档案管理系统
◇ 管理对象不同 ◇ 主要功能不同 ◇ 技术水平不同
电子文件/管理系统（ERMS） 《电子文件管理系统通用功能需求》
信息环境下传统文档业务管理的变化
——— 电子文件/档案管理流程的规范化
网络环境
管理流程优化
各个部门协同
传统文档管理流程的简单模拟
◇ 各业务部门
◇ 综合性办公部门
证明电子文 件具有凭证 价值的工具
有助于保障 电子文件准 确性、完整 性、可用性
理解电子文件与电子档案
各类元数据标准
———什么是电子文件元数据标准？
传统的目录数据 数据结构、格式、支撑软硬件环境的数据 描述电子文件产生背景、形成过程的数据
档案管理视角下的 电子文件元数据
形成 整理归档 封装转换 移交迁移
电子文件是指可以经过归档成为电子档案的文件 电子文件归档后称电子档案
理解电子文件与电子档案
——— 电子文件&电子档案
理解电子文件与电子档案
——— 电子文件管理的意义
第一，电子文件是处理公务的凭证和工具，加强电子文件管理是保障经济社会运行、 维护公民合法权益的内在要求 。
理解电子文件与电子档案
——— 电子文件管理的意义
理解电子文件与电子档案
——— 什么是电子文件的元数据？
电子文件归档与电子档案管理方法
电子文件归档与电子档案管理方法讲解大纲王卫森前言2016年8月29日发布，2017年3月1日实施的国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）代替《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002），成为电子文件归档与电子档案管理的最新依据。
今天我们将据此介绍电子文件归档和电子档案管理的基本原则方法，并结合我市实际重点介绍文书电子文件和照片、音视频电子文件归档与电子档案管理的方法步骤。
一、电子文件归档与电子档案管理相关定义：1、电子文件electronic document国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
电子文件由内容、结构、背景组成。
2、电子档案electronic records具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
3、元数据metadata描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。
4、组件component构成电子文件、且独立存在的一个比特流。
示例：文书类电子档案的组件包括电子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文处理单等。
5、真实性authenticity电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况相一致的性质。
6、可靠性reliability电子文件、电子档案的内容完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实的性质。
7、完整性integrity电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。
8、可用性useability电子文件、电子档案可以被检索、呈现或理解的性质。
9、业务系统business system形成或管理机构活动数据的计算机信息系统。
示例：办公自动化系统、电子商务系统、财务系统、人力资源系统、产品数据管理系统、网站系统、电子邮件系统等促进机构事务处理的应用系统。
10、电子档案管理系统electronic records management对电子档案进行采集、归档、编目、管理和处置的计算机信息系统。
电子文件归档与电子档案管理
（七）电子文件的信息的易更改性
（八）电子文件的信息存储的高密度性
（九）电子文件的多种信息媒体的集成性
（十）电子文件的信息的可操作性
2021/（6/14 十一）电子文件非实体归档的可能性
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电子文件归档与电子档案管理
第二部分：电子文档管理技术
一、电子文件工作流程及环节 包括：形成、登记、办理、积累、鉴定、归 档、检测、整理等诸多环节。
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电子文件归档与电子档案管理
第一部分：电子文档管理基本理念
四、电子文件的管理原则 4、真实性保障原则
是指对电子文件的内容、结构和背景信 息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状 况一致。
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电子文件归档与电子档案管理
第一部分：电子文档管理基本理念
四、电子文件的管理原则 5、完整性保障原则
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电子文件归档与电子档案管理
第一部分：电子文档管理基本理念
六 、电子文件的稿本及其稿本代码 电子文件稿本代码： M——草稿性电子文件；U——非正式电子 文件；F——正式电子文件。
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电子文件归档与电子档案管理
第一部分：电子文档管理基本理念
七、电子文件的特征（重点） （一）电子文件的数字化信息形态
一、基本概念 3、电子文档 电子文档即归档的电子文件，是指具有参 考和保存价值并作为档案保存的电子文件。
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电子文件归档与电子档案管理
第一部分：电子文档管理基本理念
二、有关电子文件管理的标准和法规性文件
1、中华人民共和国国家标准GB/T18894-2002 《电子文件归档与管理规范》 2、国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂 行办法》 3、黑龙江省档案局文件《关于加强电子公文 归档与管理的几点意见 》
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从电子文件到电子档案一、概念（一）电子文件以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
《档案工作基本术语》DA/T1—2000国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的各种形式的信息记录。
《电子档案管理基本术语（征求意见稿）》（2012年6月12日）两者区别在于：后者着重强调了电子文件的形成和来源。
（二）电子档案具有参考和利用价值并归档保存的电子文件。
电子档案由内容、结构和背景组成。
《电子档案管理基本术语（征求意见稿）》（2012年6月12日）电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。
百度百科二、相关术语定义1、元数据描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。
2、电子印章采用数字技术对电子文件加盖的印章。
3、数字签名依附于电子档案或在逻辑上与其相连的一个数字标记，表示签名者对档案责任和内容的认可。
4、数字水印采用数字技术对电子文件加注的起信息固化作用的标记，可用于鉴别电子文件信息的原始性，起防错、防漏和防调换等作用。
5、文件格式电子文件在计算机中的组织和存储方式。
6、打包将电子档案及其元数据作为一个整体按指定结构封装的过程。
7、归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
8、背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
9、逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
10、物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
11、真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
12、完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
13、有效性指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
14、捕获指对电子文件进行实时收集和存储的方法与过程。
15、迁移指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。
三、电子文件与电子档案的关系和区别（一）电子文件与电子档案的关系电子档案由电子文件转化而来，但不是所有的电子文件都可以转化为电子档案。
电子文件要成为电子档案，则必须具备三个条件：一是具有档案价值，即保存价值。
二是经过责任转移过程。
电子文件转化成电子档案如同纸质文件转化成档案一般，要经过一系列的手续。
首先由立卷部门对应归档的文件给出归档标识，然后系统自动捕获归档信息，档案部门给归档文件赋予相应的档案管理信息，如分类号、档号等，最后归档文件及相关信息进入档案数据库成为电子档案。
三是必须完成归档这一环节。
在传统档案工作中，归档是文件转换为档案的一个重要环节，归档意味着文件控制权的转移，文件由形成部门转移到了档案部门，不再属于其形成部门的财产。
（二）电子文件与电子档案的特点电子文件的两个基本特征：第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。
这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。
第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。
这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。
从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。
1、电子文件的特点（1）数字形态。
电子文件是在电子计算机中产生和处理的，其形态是数字化的，电子文件都是以数字编码的形式存在的。
（2）管理和利用方便。
（3）交互性。
即信息与载体具有可分离的性质，其内容存储的位置可变，但内容则不发生任何变化。
它还可以通过网络传递给远方的一个或多个接受者，达到资源共享，易使人们对电子文件进行复制、删除和修改等操作。
2、电子档案的特点电子档案作为归档后的电子文件，除了具有电子文件这些特点以外，还具有其自身的特点。
（1）电子档案必须是经过归档的电子文件。
（2）电子档案必须包含元数据和背景信息。
（3）电子档案必须包含认证信息。
针对保护电子文件的真实性，目前最好的手段是使用电子签名技术。
电子签名就是用符号及代码组成电子密码进行签署，代替书写签名或印章，其基本功能是验证文件原文在传输中有无变动并签订或认可签名人的身份和数据电文的内容信息。
2004年8月24日《电子签名法》生效，电子文件与纸质文件一样具有同等法律效力。
因此，只有拥有合法电子签名的电子文件原件归档后才能形成真正的电子档案，才具有档案保存价值。
（4）电子档案是经过封装的电子文件。
人们在工作中形成的电子文件的格式是多种多样的，档案部门在保存电子档案时，首先要考虑电子档案的可靠性及其长期保存问题，因此，工作中的电子文件格式并不一定能满足电子档案管理的要求，所以，在电子文件向档案部门移交时，档案部门会按照电子档案的管理规范将电子文件进行格式的转换，即将电子文件数据对象、元数据、认证信息统一封装在一起，形成能够长期保存的电子档案格式。
综上所述，电子档案=电子文件+元数据+认证信息+封装形式。
电子文件和电子档案属于两个不同的概念，二者有联系也有区别，决不能将二者混为一谈，也不能相互替代。
电子文件的价值在于它的现行效力，而电子档案的价值在于它的保存查考作用。
四、电子文件封装国家档案局在2009年发布了DA/T48-2009《基于XML的电子文件封装规范》，其中对EEP 进行了定义：“封装电子文件全部数据及其元数据的数据单元，是英文'Electronic records Encapsulation Package'的首字母缩写”。
这就使EEP成为国家档案局推荐使用的电子文件封装方式，同时也是文书类电子文件（档案）长期保存的目标封装方式。
封装被国内外档案界普遍认为是保持电子文件内容数据和元数据可靠联系的最有效方法，而EEP封装技术则是严格遵循DA/T48的规定来规范电子文件的封装过程，为电子文件提供统一的封装格式，保证电子文件及其元数据的完整合一性，实现电子文件的自包含、自描述和自证明，做到封装文件格式和计算机的软硬件无关，利于电子文件长期保存、交换和利用。
近日，重庆市思源软件有限公司按照国家档案局发布的《基于XML的电子文件封装规范》DA/T48-2009行业标准，成功开发了电子档案封装系统。
该系统对文书、业务、照片等电子文件进行标准格式封装，并嵌入CA认证机制，保证了电子档案的“三性”，即真实性、完整性、有效性，能满足电子档案实现文件交换、长期保存和利用的相关要求。
（一）采集OA系统的相关数据，保证电子档案信息完整性。
在电子文件管理过程中，需要维护电子文件元数据与数据的可靠联系。
电子档案封装系统通过访问OA系统数据，实现文书类电子文件在公文流转及存档过程中的信息（元数据）收集，包括文书电子文件在OA公文流转过程中形成的流转步骤信息、操作人员信息、时间信息、审核意见信息、公文历次修改痕迹版本等元数据，涵盖了电子文件从拟稿、审稿、核稿、签发、登记、打印、归档等一系列真实的形成过程。
同时，该系统通过封装的方法，按照规定的封装格式和要求，将收集到的原本分散存在的各种元数据信息，与档案电子文件打包在一起，最终形成完整的电子档案进行长期保存。
（二）嵌入CA认证机制，保证电子档案真实性。
为保证电子档案在交换、保存、利用过程中不被随意篡改，重庆市思源软件有限公司在电子档案封装系统中引入了CA认证机制。
该系统利用公安CA认证中心资源，只有使用指定档案管理员的CA认证key，才能进行有效封装，封装的档案真实性才被认可，这也是电子档案移交时通过档案部门验证的必要条件。
（三）开发标准的档案阅读器嵌入OA与各业务系统之中，使电子档案可脱离原系统环境独立调用，实现电子档案的长期有效利用。
封装后的电子档案具有专门的档案阅读器，如在OA系统中用户只需双击电子档案文件，即可自动打开阅读器查看电子档案所有内容和信息，如档案编码、题名、形成机构、责任者、电子文件类型、原文（含形成过程历次版本及修改痕迹）。
档案目录信息（包括档号、主题词、题名、件号、密级、拟稿人、保管期限、归档年度、成文日期、文号等）、业务行为信息（包括文件拟稿、审稿、核稿、签发、发文登记、打印、归档入库等行为的参与人员、时间、行为描述等信息）、数字签名信息、封包结构信息等内容也一目了然。
电子档案封装系统支持批量封装和个别文件封装，档案管理人员只需按照提示选择档案门类、归档年度，即可自动采集档案文件元数据，进行批量或个别封装打包操作，生成封装文件自动保存在指定文件目录下。
生成的档案封装文件以标准XML格式存在，可以直接移交进馆，并能被档案馆自动识别和阅读。
五、电子文件的归档归档是指，将具有保存价值的电子文件转化为档案的过程。
《电子档案管理基本术语（征求意见稿）》（2012年6月12日）电子文件可以转化为电子档案，这一必要条件就是“归档”。
《电子文件管理教程》（冯慧玲主编）一书中对电子文件归档的定义是“将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移”。
作为档案管理的电子信息必须要经过一个归档过程处理后才能称之为电子档案，否则，只能称其为文件。
电子档案涉及的“档案源”包括：电子化的实体档案（照片、扫描件、影像等多媒体数据文件），档案化的电子信息（版式数据文件），结构化的数据库（从应用中卸载，且能够加载重用的数据库文件）等。
《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002对电子文件的归档与管理要求如下：(一)归档要求文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
(二)鉴定1、电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。
2、归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。
如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
3、电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。
4、电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。