收发文件管理规定

收发文件管理规定 Document serial number【KKGB-LBS98YT-BS8CB-BSUT-BST108】

文书管理制度收发文件管理办法

1. 总则

1.1. 制定目的

(1)将本公司内各种收发文之处理及保管予以标准化、系统化及效率

化。

(2)促使本公司内之公文收发业务推行顺畅。

1.2. 适用范围

凡隶属本公司内各部门对内及对外之公文收发，悉依照本办法所规范的体制管理。

1.3. 权责单位

(1)管理部（总务课）负责本办法制定、修改、废止之起草工作。

(2)总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。

(3)总务课置“总收发”人员，统筹并管理本公司公文之收发业务。

2. 对外收发文

2.1.收发文原则

对外之总收发置于管理部，原则上采取统一收发、分散保管的方式。

2.2.对外收发之启封

(1)收文者系公司名称者，由总务课收发员启封收文。

(2)收文者系部门名称者，由部门文书管理员启封收文。

(3)收文者系私人名称者，由部门文书管理员代收文后转交当事人启

封收文。

2.3.对外发文

(1)对外发文原则上一律以公司名义行文，并由总务课总收发发送。

(2)如必须以部门名义行文时，须由总务课文书管理员签办并转呈总

经理核准后，再请总务课总收发发送。

2.4.对外发文编码原则如下：

对外发文计编八码，前两码为中文代字码，后六码为中式数码。

如：福X字第0-0-0-。

(1)第一码：代表本公司

使用公司名称第一字“福”来代表“厦门福友企业管理顾问有限公

司”。

(2)第二码：代表发文部门

总：代表总经理室。

管：代表管理部。

业：代表业务部。

(3)第三、四码代表发之公历元年度。

如：01代表公元2001年

(4)第五、六码代表发文之月份。

如：01代表1月

(5)第七、八月码代表发文之日期。

如：01代表1日

(6)如该日发文有两件以上时则可加一位流水码，并以“-”符号连

结之。

2.5.存档

(1)对外收发公文原则上由收发文单位自行存档，必要时可由收发文

单位拷贝予其他单位存档，作为凭证。

(2)管理部总务课收发人员须登记，并对每一件之对外收发文予以登

记，以利追踪查核。

3.对内收发文

3.1.收发文原则

(1)为简化作业程序起见，对内收发文除公告外，原则上一律使用

《内部公文单》作业。

(2)必要时须经总务课同意始可变更格式作业。

3.2.公告

(1)对内公告发文，由各单位文书管理员签办，总务课总收发，并由

总务课呈总经理核准后方可发文公告。

(2)公告除由总务课总收发存档外，必要时可由发文单位自行拷贝存

档作为日后追踪之凭证。

3.3.内部公文单

内部公文单签办、存档说明如下：

3.3.1.收发文原则

发文单位原则上不予限制，但如属报告或文且发文单位又不属主管

部，该内部公文单须先经由部门主管核示后，才可越部上呈或转他部

（须照会他部时）会签后上呈。

3.3.2.受文单位

为内部公文单核准、照会或执行权之最终归属单位。

3.3.3.编号原则

对内发文编号原则除第一码与对外发文编号原则不同外，余者均相

同。

范例：福X字第010-0-。

(1)第一码：代表本公司。

如：使用公司名称第一字“福”来代表“厦门福友企业管理顾问有限

公司”。

(2)其余代码编制原则与对外发文相同。

3.3.

4.内部公文单原则上由发文单位自行存档，介必要时可由受文单位拷贝

存档，作为凭证。