秘书工作环境(PPT33页).pptx
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秘书的日常工作(上)PPT课件
▪ 5、如果自己上司的地位比对方的地位高 （特别是在本公司内），应该是先拔通对 方的电话，对方接听电话之后，自己才把 电话转给自己的上司。如果对方的地位比 自己上司的地位高或相同，则在拨通对方 秘书电话请求转接之后，马上把电话转给 自己的上司。
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▪ 6、注意自称。 ▪ 7、注意接电话的姿势。
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▪ a、胡总，对不起！我们总经理正在开会，不能 接听电话。
▪ b、胡总，实在不凑巧，我们总经理正在参加董 事会，估计会议要到12点钟才结束。回头我们 再给您来个电话，您看这样可以吗？
▪ c、胡总，请您稍等一下，我们总经理刚刚散会， 我马上帮您去找找。
▪ d、胡总，请您等一下，我马上叫我们总经理来 接电话！
▪ 2、将收件箱中的邮件过滤，删除不必要 的邮件，然后进行分类 。
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▪ 3、如果发出的邮件需要追踪结果或确认 对方是否收到，就要设置回执；如对方未 能及时回复，就要用电话了解情况。
▪ 4、如果邮件需要上司审阅或批改，那就 要打印出来送给上司，然后负责回复或传 达。
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印章的管理与使用
▪ 1、作为保管印章的负责人，秘书应选择安全保 险的地方存放与保管印章，比如放在机要室或办 公室的保险箱内。如存放在办公桌的抽屉里，则 应给抽屉装配牢固的锁。
▪ 2、防止污损 ▪ 使用印章要注意轻取轻放，避免破损。同时要注
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接电话的方法
▪ 一、做好准备 ▪ 秘书应随时在电话机旁预备电话记录纸和笔，养成作电
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▪ 6、注意自称。 ▪ 7、注意接电话的姿势。
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▪ a、胡总，对不起！我们总经理正在开会，不能 接听电话。
▪ b、胡总，实在不凑巧，我们总经理正在参加董 事会，估计会议要到12点钟才结束。回头我们 再给您来个电话，您看这样可以吗？
▪ c、胡总，请您稍等一下，我们总经理刚刚散会， 我马上帮您去找找。
▪ d、胡总，请您等一下，我马上叫我们总经理来 接电话！
▪ 2、将收件箱中的邮件过滤，删除不必要 的邮件，然后进行分类 。
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▪ 3、如果发出的邮件需要追踪结果或确认 对方是否收到，就要设置回执；如对方未 能及时回复，就要用电话了解情况。
▪ 4、如果邮件需要上司审阅或批改，那就 要打印出来送给上司，然后负责回复或传 达。
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印章的管理与使用
▪ 1、作为保管印章的负责人，秘书应选择安全保 险的地方存放与保管印章，比如放在机要室或办 公室的保险箱内。如存放在办公桌的抽屉里，则 应给抽屉装配牢固的锁。
▪ 2、防止污损 ▪ 使用印章要注意轻取轻放，避免破损。同时要注
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接电话的方法
▪ 一、做好准备 ▪ 秘书应随时在电话机旁预备电话记录纸和笔，养成作电
秘书和职能环境共93页
•
46、寓形宇内复几时，曷不委心任去 留。
•
47、采菊东篱下，悠然见南山。
•
48、啸傲东轩下，聊复得此生。
•
49、勤学如春起之苗，不见其增，日 有所长 。
•
50、环堵萧然，不蔽风日；短褐穿结 ，箪瓢 屡空， 晏如也 。
秘书和职能环境
61、奢侈是舒适的，否则就不是奢侈 。——CocoCha nel 62、少而好学，如日出之阳；壮而好学 ，如日 中之光 ；志而 好学， 如炳烛 之光。 ——刘 向 63、三军可夺帅也，匹夫不可夺志也。 ——孔 丘 64、人生就是学校。在那里，与其说好 的教师 是幸福 ，不如 说好的 教师是 不幸。 ——海 贝尔 65、接受挑战，就可以享受胜利的喜悦 。——杰纳勒 尔·乔治·S·巴顿
谢谢！
46、寓形宇内复几时，曷不委心任去 留。
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47、采菊东篱下，悠然见南山。
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48、啸傲东轩下，聊复得此生。
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49、勤学如春起之苗，不见其增，日 有所长 。
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50、环堵萧然，不蔽风日；短褐穿结 ，箪瓢 屡空， 晏如也 。
秘书和职能环境
61、奢侈是舒适的，否则就不是奢侈 。——CocoCha nel 62、少而好学，如日出之阳；壮而好学 ，如日 中之光 ；志而 好学， 如炳烛 之光。 ——刘 向 63、三军可夺帅也，匹夫不可夺志也。 ——孔 丘 64、人生就是学校。在那里，与其说好 的教师 是幸福 ，不如 说好的 教师是 不幸。 ——海 贝尔 65、接受挑战，就可以享受胜利的喜悦 。——杰纳勒 尔·乔治·S·巴顿
谢谢！
环境对秘书工作的影响(ppt 33页)
一、秘书工作环境的涵义和特点
秘书工作环境特点有：
1.复杂和多样性：社会与自然环境， 物质与精神环境，宏观、中观与微 观环境。
2.差异性：各国、各地区、各单位工 作环境。
3.变异性：社会变迁，环境的变化。
一、秘书工作环境的涵义和特点
环境的上述特点，深刻的影响秘书 工作与环境之间相互作用的过程： 1.环境决定、影响或制约秘书工作； 2.秘书工作必须适应环境； 3.环境的变化必然导致秘书工作发展变化； 4.秘书工作对环境有能动作用：一是改善环 境，二是污染环境。
2.舒适整洁，即无论是办公室，办公桌椅，还是 抽屉等，不要放置与办公无关的东西。办公文 具的摆放要井然有序。
3.和谐统一，即办公桌椅，文件柜，办公自动化 设备等的大小，格式，颜色等协调统一，这不 仅能增加办公室的美观，而且能强化成员之间 的平等观念，创造出和谐一致的工作环境。
4.安全，即布置办公室时要留意附近的办公环境 和办公室存放财物的安全条件；信息如纸质文 件存储在计算机里的数据等的安全和保密能否 得到保障；电器的电源.电线.器物的摆放是否 对人员造成生理上的危害等。
二、秘书工作的宏观环境
宏观环境，又称为一般环 境，或大社会环境，它处于所有 组织之外，并对组织发生影响的 外部环境。它是一种必须监测和 适应的不可控制的环境。
二、秘书工作的宏观环境
秘书工作的宏观环境主要有： • 政治法律环境 • 经济环境 • 科技环境 • 文化环境等
二、秘书工作的宏观环境
1.政治法律环境与秘书工作 2.经济环境与秘书工作 3.科技环境与秘书工作 4.文化环境与秘书工作
三、办公室的空间设计
• 所谓办公室的空间管理是指 组织为节省成本，有效地利用 空间，缩短工作流程，迅速处 理信息，提供良好工作环境， 并促进秘书与其他工作人员的 沟通与协调所作的办公室内的 布置。
第四章 秘书的职能环境
第四章 秘书职能环境
良好的办公环 境是工作的兴奋 剂，也是看一个 秘书个人素养高 低的重要方面， 拖沓而又懒惰的 秘书永远也不会 得到领导青睐的， 瞧，这就是办公 室，怎么样？
第一节
秘书职能环境的含义及其重要性
一、职能环境 二、秘书职能环境 三、秘书职能环境的重要性
第二节
营造优美的工作环境
一、秘书工作场所 二、秘书工作场所的布置排列模式 （一）总体办公型模式按其开放程度 （二）职能分工型模式 三、秘书工作环境设计应注意的问题 （一）空气环境 （二）光线环境 （三）色彩环境 （优化
一、人际关系 二、秘书的人际关系 三、秘书人际关系环境氛围的类型 （一）和谐型 （二）淡漠型 （三）紧张型 四、秘书应处理好的人际关系 （一）秘书优化人际关系环境氛围，最重要的是要协调和处理好与 领导和领导班子的关系 （二）秘书与职能部门的关系1、辅助形态2、协调形态 （三）秘书与群众的关系1、被动形态 2、主动形态
良好的办公环 境是工作的兴奋 剂，也是看一个 秘书个人素养高 低的重要方面， 拖沓而又懒惰的 秘书永远也不会 得到领导青睐的， 瞧，这就是办公 室，怎么样？
第一节
秘书职能环境的含义及其重要性
一、职能环境 二、秘书职能环境 三、秘书职能环境的重要性
第二节
营造优美的工作环境
一、秘书工作场所 二、秘书工作场所的布置排列模式 （一）总体办公型模式按其开放程度 （二）职能分工型模式 三、秘书工作环境设计应注意的问题 （一）空气环境 （二）光线环境 （三）色彩环境 （优化
一、人际关系 二、秘书的人际关系 三、秘书人际关系环境氛围的类型 （一）和谐型 （二）淡漠型 （三）紧张型 四、秘书应处理好的人际关系 （一）秘书优化人际关系环境氛围，最重要的是要协调和处理好与 领导和领导班子的关系 （二）秘书与职能部门的关系1、辅助形态2、协调形态 （三）秘书与群众的关系1、被动形态 2、主动形态
第六章 秘书的工作环境
第六章秘书的工作环境【知识技能要点】●了解秘书的工作环境●秘书工作环境的优化●合理布置办公室●办公室环境的日常维护●办公室的健康安全管理第一节秘书工作环境概述工作环境对员工工作效率的发挥具有极大的影响。
良好的工作环境能让员工具有饱满的工作热情和持续的工作动力并全身心地投入到工作中去，也比较容易激发出员工的创新灵感；恶劣的工作环境将会让员工意志消沉，工作起来心不在焉，甚至严重影响员工的稳定性。
工作环境有各种各样的类型。
这些环境有的有利于秘书工作，因此必须保护，使秘书工作适应这种环境；有的却是不良的环境，那就要改变或限制，使工作环境适应秘书工作的要求从而提高秘书工作效率。
一、秘书工作环境的涵义和特点环境是指对工作绩效起着潜在影响的外部力量。
秘书工作环境是指直接或间接影响秘书工作效率的各种潜在外部力量的总和。
从广义上说，它是指—定组织机构的所有成员所处的大环境；从狭义上说，秘书工作环境是指—定的组织机构的秘书部门工作所处的环境，它包括人文环境和自然环境。
人文环境与一个国家的社会大环境、组织内部的职能环境有着密切的关系，在通常情况下，办公环境所面临的社会环境，是一个秘书人员所难以影响和改进的；而对于组织内部的职能环境，一个秘书或许可能能在某种程度上对其施加一定的影响并加以改进或选择，但这必须是在自己经验不断积累和地位得以提升的前提下。
因此，对于一个秘书来说，平常能够直接影响并在工作中加以选择、优化的，在更大程度上来讲，就是自然环境了。
自然环境包括办公室所在地、建筑设计、室内空气、光线、颜色、办公设备和办公室的布局、布置等因素。
因此，秘书对办公环境进行管理，在很大程度上来说，就是不断优化办公的自然环境。
秘书工作环境有以下几个特点：1．复杂和多样性。
环境无所不包，有社会的、自然的、物质的、精神的。
众多因素构成了类型不同而又相互联系的系统，从而呈现出复杂而又多样的特点。
2．差异性。
各国各地区各单位，其秘书工作环境都存在着差别。
秘书日常工作课件ppt
印文用中文宋体或简体， 自左向右环行或自左至右 横行，一般用全称
椭圆形或方形 国际公章
一般是外文居右上方，中 文居左下方，且须用繁体 字
图6-38 公章的分类
公章一般由上级制发，如需自行刻制必须
报经公安机关批准，并在指定处刻制。
专用章是为某种专门业务刻制的印章，如 “财务专用章”，“合同专用章”等，它不代 表机 关、单位，只反映某项专门业务内容和一定的
表6-9 印章的应用应注意的事项
要求 管理印章要有制度 具体内容 对什么情况下用公章，什么情况下用专用章， 什么情况下用负责人印章都要有明确规定，并且责 成专人管理和使用，未经上级批准，任何人不得管 理和使用印章 要有批准手续，并进行登记。登记项目有用章 日期、用章单位、用章经手人、用章事由、用章批 准人、用章印数等 看手续是否齐全，材料是否完备，对不合法和 不合手续的可以提出异议，甚至拒绝用印 要印在文件日期上方，做到上不压正文、下要 骑年盖月，印文字迹要端正清晰 须放在安全可靠的地方，或保险柜中，或抽屉 中，并随时上锁。节假日须加贴封条，以防被盗。 如发现被盗，要马上报案，并迅速通报有关方面
（二）证明信
证明信是证明一个人的身份、经历或一件 事情的真实情况的专用书信。证明信通常被称 为“证明”或“证明书”。
1 证明信的种类
证明信可以有以下几种分类，如表6-11所 示。
表6-11 证明信的种类
分类标准 从内容上
从格式上
种
类
以组织名义出具的证明信和 以个人名义出具的证明信
固定形式的证明信和非固定 形式的证明信
的情况，以客观、公正的态度向用人单位提供
真实情况。如果以个人名义写推荐信，要在信
中介绍自己的身份，说明自己与被推荐人的关
秘书工作环境
（三）不同办公模式的特点 1、在家办公。优点：节省办公室空间和资金，节省花费 的时间，更灵活的管理自己的时间，减少交通的拥挤、 污染和费用。缺点：需计算机和电话以保持联系，有 的缺乏适宜的办公环境，增加了组织监督、管理和控 制工作人员工作的难度，同事之间交流减少，减少了 与专业人员及社会的联系。 2、弹性时间。优点：时间灵活，更好的安排工作时间， 提高效率。缺点：难以监督员工 3、远程工作。优点：减少总部办公空间的开销，工作时 间更灵活。缺点：加大了对员工监督和控制的难度。
办公室空间设计的内容包括以下几个方面： 1．各职能部门的场地设计 2．工作中心的设计 3．开放式办公场地的布局 4．办公房间的空间设计
（四）办公室的视觉环境管理 办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和照明。 1．覆盖物 它包括墙壁、天花板、地面、门窗、支柱等 上面的覆盖物。它们对秘书工作人员的心理状 态有直接影响，因而也对他们的工作效率产生 影响。
（四）文化环境与秘书工作 文化具有概括性、抽象性、模式性和功能性 特点。概括性是指文化所指的内容十分概括， 几乎无所不包；抽象性是指文化是一种抽象观 念，并非指哪种具体的事物；模式性指一个社 会或一个国家由于历史背景、民族性格、生活 状况等条件的不同，其文化表现出来的特色便 存在差异；功能性是指文化对社会及人生有莫 大的功能和作用，对人群生活及行为有很大的 影响及支配力。
3．空气流通 办公室内的空气应该是流通的，新鲜的，充足的。 在这样的空气环境中秘书人员才能精神愉快，不感疲 倦，工作效率因而提高。一般说来，每人每分钟需要 45立方公尺的新鲜空气。要达到这种要求，必须有良 好的通风设备，使空气流通无碍，得以充足与新鲜。 4．空气的净化 完整的空调系统可以净化空气，排除空气中不需要 的成分，如尘埃、臭气等。
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二、秘书工作的宏观环境
宏观环境，又称为一般环 境，或大社会环境，它处于所有 组织之外，并对组织发生影响的 外部环境。它是一种必须监测和 适应的不可控制的环境。
二、秘书工作的宏观环境
秘书工作的宏观环境主要有： • 政治法律环境 • 经济环境 • 科技环境 • 文化环境等
二、秘书工作的宏观环境
1.政治法律环境与秘书工作 2.经济环境与秘书工作 3.科技环境与秘书工作 4.文化环境与秘书工作
一、秘书工作环境的涵义和特点
秘书工作环境特点有：
1.复杂和多样性：社会与自然环境， 物质与精神环境，宏观、中观与微 观环境。
2.差异性：各国、各地区、各单位工 作环境。
3.变异性：社会变迁，环境的变化。
一、秘书工作环境的涵义和特点
环境的上述特点，深刻的影响秘书 工作与环境之间相互作用的过程： 1.环境决定、影响或制约秘书工作； 2.秘书工作必须适应环境； 3.环境的变化必然导致秘书工作发展变化； 4.秘书工作对环境有能动作用：一是改善环 境，二是污染环境。
2.舒适整洁，即无论是办公室，办公桌椅，还是 抽屉等，不要放置与办公无关的东西。办公文 具的摆放要井然有序。
3.和谐统一，即办公桌椅，文件柜，办公自动化 设备等的大小，格式，颜色等协调统一，这不 仅能增加办公室的美观，而且能强化成员之间 的平等观念，创造出和谐一致的工作环境。
4.安全，即布置办公室时要留意附近的办公环境 和办公室存放财物的安全条件；信息如纸质文 件存储在计算机里的数据等的安全和保密能否 得到保障；电器的电源.电线.器物的摆放是否 对人员造成生理上的危害等。
二、办公室环境的管理原则
办公环境的管理是指对办公 室环境加以合理的设计，组织和 控制，使其达到最符合秘书工作 的需要，进而提高工作效率，完 成组织欲达到的使命。在对办公 环境进行管理的过程中，要坚持 以下的原则：
二、办公室环境的管理原则
1.方便，即办公室的布局应该力求方便省时，如 相关的部门及设备应尽可能安排在相邻的地方， 以避免不必要的穿插迂回，便于工作的协调和 同步进行；
• 公司的各个部门的职能及形成的相关文件表格 （略）
第三节 秘书工作的微观环境
微观环境，又叫办公室环境，是指一定的组 织机构的秘书部门工作所处的自然环境。 一、办公室环境的种类及对秘书工作效率的影响 二、办公室环境的管理原则 三、办公室的空间设计 四、办公室的视觉环境管理 五、办公室的听觉环境管理 六、办公室的空气环境管理 七、办公室的保健与安全环境
秘书工作环境
[学习目的与要求] 通过本章学习，了解影响秘
书工作的环境有哪些种类，它们是 如何影响秘书工作的效率以及如何 适应与改善这些环境。
问题：
1、请你描述秘书的工作环境是怎样 的？
（提示：工作场所、工作设施、办公 用品……)
2、你认为在秘书的工作环境中最重 要的是什么?
第三章 秘书工作环境
• 秘书工作是在一定的环境中进行的。这个环境叫 秘书工作环境。
（见教材32页）
第二节 秘书工作的中观环境
• 秘书工作的中观环境是指秘书 所处的组织的性质，制度与结 构方面的环境。它对秘书工作 有着重要 的影响。
第二节 秘书工作的中观环境
企业的组织结构 : 现代企业是以现代企业制度为基
础的。它是在国家公司法的规定下组建 的。其组织模式就是公司法规定的几种 形式。这几种形式有有限责任公司，国 营独资公司，股份有限公司。
一、办公室环境的种类及对秘书 工作效率的影响
办公室环境包括：
第一、办公室的空间环境，系指房屋建筑 与分配，办公 空间的大小，家具的布置；
第二、办公室的视觉环境，它包括色彩， 光线；
第三、办公室的听觉环境，指办公室所处 的有益或无益声音；
第四、办公室的空气环境，指由生理空气 因素（湿度，温度，空气流通与净化） 造成的办公室的整个气氛；
2.生理方面：环境变化必然会引起生理变化。办公环境不适 宜，会增加秘书的体力消耗，体力消耗过多则生疲劳，疲 劳生则工作兴趣减低。兴趣低，工作效率必随之递降。
3.心理方面：办公环境的不适宜，会引起秘书对工作厌烦的 心理反应。这种心理反应自然降低工作效率。心理厌烦导 致人的精神苦闷及抑郁和怒怨之感。这些心情对工作效率 皆有不良影响。
• 秘书工作环境是客观存在的，是多方面，多层次， 多种因素的总和。秘书工作功效会受到各种环境 因素的影响。
• 环境有各种各样的类型。这些环境有的有利于秘 书工作，因此必须采取保护，使秘书工作适应这 种环境；有的却是不良的环境，那就要采取改变 或限制，使环境适应秘书工作的要求，从而提高 秘书工作效率。
第三章 秘书工作环境
• 影响秘书工作的环境有: 宏观环境 中观环境 微观环境
第一节 秘书工作的宏观环境
一、秘书工作环境的涵义和特点 二 、秘书工作的宏观环境
一、秘书工作环境的涵义和特点
• 环境是指对工作绩效起着潜 在影响的外部力量。秘书工 作环境是指直接或间接影响 秘书工作效率的各种潜在外 部力量的总和。
第五、办公室的健康与安全环境。
一、办公室环境的种类及对秘书 工作效率的影响
作业方面
生理方面
心理方面
一、办公室环境的种类及对秘书
工作效率的影响
1.作业方面：办公环境对秘书人员的器官功能，知觉感受， 体力消耗，心理反应都有直接影响，比如光线不足，足以 使人的辨别力降低，眼力消耗较大，而生疲倦，使注意力 难以集中，则效率降低。
三、办公室的空间计
• 所谓办公室的空间管理是指 组织为节省成本，有效地利用 空间，缩短工作流程，迅速处 理信息，提供良好工作环境， 并促进秘书与其他工作人员的 沟通与协调所作的办公室内的 布置。
三、办公室的空间设计
第二节 秘书工作的中观环境
任何一个公司组织中 的工作人员由于地位的不 同，纵向分为:
高级管理人员 中级管理人员 操作执行人员
第二节 秘书工作的中观环境
• 在企业中，董事会定期开会制定决策，决策以 后由高级管理人员作具体的决策，又由中级管 理人员组织实施，操作执行人员具体执行。由 于中层不可能担负起一个企业所有的职能，因 此，必须将企业的中层横向分为若干职能部门 （见阅读资料43页）。