技术资料与电子文档管理
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6.6.1.8，所有提供给客户的报价单，营业部必须保存底稿，按客户及报价单号分类整理后由营业部文员统一管理，网络共享的必须设置权限密码，除经理、营业担当或指定人员外，其他人一律不允许查阅。
6.6.1.9，营业部在下发订单前应召集各部门负责人进行订单评审，经各部门签字确认的订单评审表先由营业担当暂时保管，在订单出货并填入发货运单号后上交文控部归档。
4.3，受控文档：
4.3.1，所有与客户相关的资料与文档。
4.3.2，营业部所有资料与文档。
4.3.3，其他部门加盖受控文件章的资料与文档。
五：管理员职责：
5.1，文控部为公司技术资料与电子文档的归口管理部门，负责全公司技术资料与电子文档的管理。各部门内部非重要性文件可由部门文员进行内部统一管理。
5.2，各部门负责本部门文档资料的日常管理，并负责本部门受控电子文档的确认与归档工作。
6.6.1.5，凡客户参与的各项会议，包括网络会议、电话会议、桌面会议等，营业担当应做好详细的会议记录，记录内容包含会议时间、参加人员、会议主题、会议内容等，并于散会后整理齐上交存档。
6.6.1.6，营业部所有以电子文档形式建立的内部文件，都应存入网络计算机共享。
6.6.1.7，营业担当每天上午9：00前对《订单管理表》进行更新。每次更新的最新文件除网络共享外，应同时保存到营业担当各自的电脑内进行备份。
6.6.4.2，加工清单存入生产部文件夹内，生产文员下发图纸的同时打印清单两份，自己与生产主管各执一份，电脑文档任何人不得任意删改。
6.6.4.3，生产文员统计员工生产日报表时，必须保证报表工时与加工清单工时完全一致，实际工时与计划工时有冲突时，由生产部开具异常工时单，工时单工时一并纳入到生产日报表，由生产文员统计出个人每天生产效率后存入到生产部电脑与网络共享文件夹。
二，适用范围：所有以电子文档格式存在的公司外来文件与内部资料。
所有公司重要而需归档保存的资料。
各部门工作中与电脑相关的员工。
三，定义：
电子文档：指通过计算机录入、保存、下载、输出的文件和资料
受控电子文档：指对产品质量有重要影响或涉及企业技术机密，具有保存或保密价值的电子文档。
四，文件分类：
4.1外来文件
6.6.4.4，生产部文员每天根据生产日报表的统计数据，计算处个人生产效率后填入到当月《员工生产效率考核表》内，月底进行汇总，并根据各班组当月平均生产效率计算出个人月度相对生产效率。统计好的文件除网络保存外，还需发送到行政部电脑存档，同时打印成书面文件后张榜公示。
6.6.4.5，所有CNC程式应同时存入CNC电脑与网络共享CNC文件夹，程式名要根据客户名、订单编号及编程日期进行分类，常用程式需与3D图档一同存放，CNC编程工程师定期对程式和3D图档进行整理。
6.6.2.5，所有材料订购单按客户名称和订单编号分类后分别存入网络硬盘与采购部本地电脑，材料订购单上应详细按供应商与材质分类，并分别统计出各项价格后汇总，便于公司进行订单成本统计，报废或异常补料的由采购备注说明后录入同一订单订购表。共享文件须设置权限密码，除经理、采购及指定人员外，其余人等查看必须经采购部批准。
6.4，新成文的电子文档被确认为受控电子文档后，应于三天内将文档用软盘、光盘或其它移动载体进行备份，并将文档打印或复印一份后一并交公司文控部门归档备案。
6.5，文控部在收到各部门上报的各种电子文档后应及时分类、标识和整理，同时将文件详细记录到《电子文档目录》。被确认为受控电子文档的文件除指定人员外，其他人不得借阅，如因特殊原因需要借阅的，必须报经理审批。
4.1.1，客户邮件，包括收件箱与发件箱的所有与客户相关的邮件
4.1.2，电子图档，含报价图档、订单图档以及生产过程中实际使用的图档。
4.1.3，客户技术要求，包括标准件与非标准件的各种技术要求。
4.1.4，客户会议记录。
4.2，内部文件
4.2.1，营业部：报价单，客户订单，客户清单，发货运单，订单评审表，订单管理表等。
6.6.1.3，生产加工用图纸在订单出货后，由营业担当根据订单编号进行整理，确认图纸全部收回后按编号顺序装订成册。
6.6.1.4，客户每批次订单附带的技术要求等资料，除电脑网络共享外，另需打印成书面文件，打印文件中有英文、日文或其他外语文字的，营业担当必须详细翻译成中文后一式两份，一份交生产部加工使用，另一份上交文控部归档。
6.6.4.6，其他生产部内部文件经主管判定其重要性后由部门自行管理。
6.6.4.7，生产部所有技术资料全部由文控部统一管理，查看资料需到文控部办理节约手续。
6.6.5，其他部门：
其它各部门文件及资料由各部门内部管理，但经主管判定为重要文件的必须进行网络备份或文控存档。
6.6.2.8，采购部应在网络共享盘建立本部门文件夹，凡与其他部门相关，经主管确认有必要网络共享的电子文档，由采购文员进行统一管理。
6.6.3，品质部：
6.6.3.1，品质部文件及相应表格统一由品质统计文员管理，并在网络共享盘建立品质部文件夹，所有共享电子文档存入相应的文件夹内。
6.6.3.2，品质异常单按公司《品质异常单管理流程》处理完后，按内部加工与外协加工分别由品质统计文员与外协采购文员统计整理成《月度品质统计表》，品质异常单统一由品质文员进行分类整理后上交文控归档。
6.6.2.6，外协加工管理表按客户名称、订单编号及外协商类型分类后分别存入网络硬盘与采购部本地电脑，文件要详细注明加工内容、供应商名称、发货时间、要求交货期及实际交货期等内容，供应商交货后文件要随时更新保存，共享文件须设置权限密码，除经理、采购及指定人员外，其余人等查看必须经采购部批准。
6.6.2.7，其他采购部内部资料经主管确认文件重要性后由部门自行管理。
六，文件管理制度：
6.1，各部门或个人在电脑上制作的程序、文件、图样及其他文件完毕并审定后，应立即上报部门主管或文控部门确认文件是否受控。
6.2，对确认受控的文档资料应设定专用的文件夹，以便于查找、调阅、修改、保存。文件夹应按部门和文件种类分别设置。
6.3，各部门应在网络共享盘设置各自部门文件夹并建立各类《电子文档目录》，建议同时在电脑本地磁盘中建立备份，并将备份文件名与存档路径逐一登录到部门《电子文档目录》。
6.6.3.3，硬度测试报告由品检员如实填写，定期汇总后由品质文员上交文控部门存档。硬度测试异常的要在备注栏注明，同时开具品质异常单交采购部处理。
6.6.3.4，品检员异常统计由品质主管或品质工程师填写，品质统计文员月底按人员分别进行统计，交品质主管对各员工进行月度考核，同时将《品检员异常统计表》上交文控部门存档。
6.6.2.2，供应商提供的报价单由采购文员按供应商类型与等级以及订单编号分类后电脑存档，同时打印书面文件一份，由采购文员统一管理，采购价格如有变动，相关资料要同时更新。
6.6.2.3，采购前要求报价的询价单由采购部自行分类并存档管理。
6.6.2.4，采购合同及采购单在合同期间由采购部先行保管，合同期结束，确认合同内容全部完成且经品质部确认或仓库收货后，采购部将相应资料上交文控部门归档。
6.6.1.10，营业担当下发客户订单时应同时附上客户清单，相应的订单资料与客户清单除网络共享外，应同时存入各营业担当电脑备份。
6.6.1.11，发货后的运单由营业部文员统一管理。
6.6.2，ห้องสมุดไป่ตู้购部：
6.6.2.1，供应商资料卡应随时进行更新，并根据上月合作表现每月进行等级评分，分别保存到网络共享盘与采购部电脑，共享文件要设置权限密码。
深圳市麦科隆机密机械有限公司
MICRONSIN PRECISION MACHINE(H.K) LIMITED
文件名称
技术资料与电子文档管理规定
编制日期
2011-01-07
生效日期
2011-01-07
文件编号
MCN-COP11001
页面
一，目的：对公司重要的技术资料与电子文档实施管控，明确受控文档的输入输出、使用及归档的管理办法，确保各类资料与文档的使用、更改、删除按规定的要求与程序执行。
4.2.2，采购部：供应商资料卡，询价单，报价单，采购单，材料订购单，采购合同及外协加工管理表等。
4.2.3，品质部：品质异常单，硬度检测报告，品检员异常统计，客户投诉，生产部月度品质异常统计等
4.2.4，生产部：生产图纸与加工清单，各种生产过程中使用的其它清单及报表,CNC加工程式与3D图档，员工月度考核表等
6.6.3.5，所有客户投诉单由营业担当填写好投诉内容后，交品质主管处作原因分析，并由相关责任人与品质主管共同提出改善措施后，由品质文员整理分别存入网络共享与本地电脑，打印文本按客户名称与订单编号分类整理后交营业担当回复客户，底稿由营业部门妥善保管。
6.6.3.6，《月度品质统计表》分别存入共享文件相应的文件夹内，每月底由品质统计文员与外协采购文员按部门、员工或外协商分别进行统计汇总，表格内除详细录入品质异常单上的各项内容外，还应填写相应的损失费用及处理结果。
6.6，各部门文件资料管理细则：
6.6.1，营业部：
6.6.1.1，营业部门与客户相互收发的所有电子邮件除存入各营业担当的邮箱外，另需将邮件内容所在页面全部下载到U盘或其它移动载体内，部分重要的邮件还应打印成书面文件，包括客户邮箱地址、收发日期、邮件内容、附件等全部整理齐后交文控部门归档保存。
6.6.1.2，营业担当将收到的客户报价图档及订单图档除存入网络共享外，必须另外下载保存在各自计算机内，并根据客户名称建立相应的文件夹以便于管理，并将存档路径及文件名称上报文控部做记录备案。
6.6.3.7，其他品质部内部资料经主管判定文件重要性后由部门自行管理。
6.6.4，生产部：
6.6.4.1，生产加工用图纸在生产过程中要仔细保管，尽量保证图面整洁，报废重做工件要重新打印图纸并编号，并将原图纸交营业担当处理，在订单出货后，生产图纸由营业担当根据订单编号进行整理，确认图纸全部收回后按编号顺序装订成册归档，电子文档分别保存到网络共享与营业部电脑内，如客户有图纸更新，共享文件必须将原文件覆盖或将原文件删除，但必须在营业部电脑里备份并注明版本。
5.3，各部门文员或资料管理员负责本部门文档资料的整理与定期归档工作，一般情况下每周应对本部门文档进行整理分类。
5.4，各计算机操作员为所操作计算机的直接责任人，负责所录入和下载电子文档的保存与整理工作。
5.5，文控部对各部门受控电子文档的下载、整理、归档负指导责任，并负责各部门计算机的正确安全使用。
6.6.1.9，营业部在下发订单前应召集各部门负责人进行订单评审，经各部门签字确认的订单评审表先由营业担当暂时保管，在订单出货并填入发货运单号后上交文控部归档。
4.3，受控文档：
4.3.1，所有与客户相关的资料与文档。
4.3.2，营业部所有资料与文档。
4.3.3，其他部门加盖受控文件章的资料与文档。
五：管理员职责：
5.1，文控部为公司技术资料与电子文档的归口管理部门，负责全公司技术资料与电子文档的管理。各部门内部非重要性文件可由部门文员进行内部统一管理。
5.2，各部门负责本部门文档资料的日常管理，并负责本部门受控电子文档的确认与归档工作。
6.6.1.5，凡客户参与的各项会议，包括网络会议、电话会议、桌面会议等，营业担当应做好详细的会议记录，记录内容包含会议时间、参加人员、会议主题、会议内容等，并于散会后整理齐上交存档。
6.6.1.6，营业部所有以电子文档形式建立的内部文件，都应存入网络计算机共享。
6.6.1.7，营业担当每天上午9：00前对《订单管理表》进行更新。每次更新的最新文件除网络共享外，应同时保存到营业担当各自的电脑内进行备份。
6.6.4.2，加工清单存入生产部文件夹内，生产文员下发图纸的同时打印清单两份，自己与生产主管各执一份，电脑文档任何人不得任意删改。
6.6.4.3，生产文员统计员工生产日报表时，必须保证报表工时与加工清单工时完全一致，实际工时与计划工时有冲突时，由生产部开具异常工时单，工时单工时一并纳入到生产日报表，由生产文员统计出个人每天生产效率后存入到生产部电脑与网络共享文件夹。
二，适用范围：所有以电子文档格式存在的公司外来文件与内部资料。
所有公司重要而需归档保存的资料。
各部门工作中与电脑相关的员工。
三，定义：
电子文档：指通过计算机录入、保存、下载、输出的文件和资料
受控电子文档：指对产品质量有重要影响或涉及企业技术机密，具有保存或保密价值的电子文档。
四，文件分类：
4.1外来文件
6.6.4.4，生产部文员每天根据生产日报表的统计数据，计算处个人生产效率后填入到当月《员工生产效率考核表》内，月底进行汇总，并根据各班组当月平均生产效率计算出个人月度相对生产效率。统计好的文件除网络保存外，还需发送到行政部电脑存档，同时打印成书面文件后张榜公示。
6.6.4.5，所有CNC程式应同时存入CNC电脑与网络共享CNC文件夹，程式名要根据客户名、订单编号及编程日期进行分类，常用程式需与3D图档一同存放，CNC编程工程师定期对程式和3D图档进行整理。
6.6.2.5，所有材料订购单按客户名称和订单编号分类后分别存入网络硬盘与采购部本地电脑，材料订购单上应详细按供应商与材质分类，并分别统计出各项价格后汇总，便于公司进行订单成本统计，报废或异常补料的由采购备注说明后录入同一订单订购表。共享文件须设置权限密码，除经理、采购及指定人员外，其余人等查看必须经采购部批准。
6.4，新成文的电子文档被确认为受控电子文档后，应于三天内将文档用软盘、光盘或其它移动载体进行备份，并将文档打印或复印一份后一并交公司文控部门归档备案。
6.5，文控部在收到各部门上报的各种电子文档后应及时分类、标识和整理，同时将文件详细记录到《电子文档目录》。被确认为受控电子文档的文件除指定人员外，其他人不得借阅，如因特殊原因需要借阅的，必须报经理审批。
4.1.1，客户邮件，包括收件箱与发件箱的所有与客户相关的邮件
4.1.2，电子图档，含报价图档、订单图档以及生产过程中实际使用的图档。
4.1.3，客户技术要求，包括标准件与非标准件的各种技术要求。
4.1.4，客户会议记录。
4.2，内部文件
4.2.1，营业部：报价单，客户订单，客户清单，发货运单，订单评审表，订单管理表等。
6.6.1.3，生产加工用图纸在订单出货后，由营业担当根据订单编号进行整理，确认图纸全部收回后按编号顺序装订成册。
6.6.1.4，客户每批次订单附带的技术要求等资料，除电脑网络共享外，另需打印成书面文件，打印文件中有英文、日文或其他外语文字的，营业担当必须详细翻译成中文后一式两份，一份交生产部加工使用，另一份上交文控部归档。
6.6.4.6，其他生产部内部文件经主管判定其重要性后由部门自行管理。
6.6.4.7，生产部所有技术资料全部由文控部统一管理，查看资料需到文控部办理节约手续。
6.6.5，其他部门：
其它各部门文件及资料由各部门内部管理，但经主管判定为重要文件的必须进行网络备份或文控存档。
6.6.2.8，采购部应在网络共享盘建立本部门文件夹，凡与其他部门相关，经主管确认有必要网络共享的电子文档，由采购文员进行统一管理。
6.6.3，品质部：
6.6.3.1，品质部文件及相应表格统一由品质统计文员管理，并在网络共享盘建立品质部文件夹，所有共享电子文档存入相应的文件夹内。
6.6.3.2，品质异常单按公司《品质异常单管理流程》处理完后，按内部加工与外协加工分别由品质统计文员与外协采购文员统计整理成《月度品质统计表》，品质异常单统一由品质文员进行分类整理后上交文控归档。
6.6.2.6，外协加工管理表按客户名称、订单编号及外协商类型分类后分别存入网络硬盘与采购部本地电脑，文件要详细注明加工内容、供应商名称、发货时间、要求交货期及实际交货期等内容，供应商交货后文件要随时更新保存，共享文件须设置权限密码，除经理、采购及指定人员外，其余人等查看必须经采购部批准。
6.6.2.7，其他采购部内部资料经主管确认文件重要性后由部门自行管理。
六，文件管理制度：
6.1，各部门或个人在电脑上制作的程序、文件、图样及其他文件完毕并审定后，应立即上报部门主管或文控部门确认文件是否受控。
6.2，对确认受控的文档资料应设定专用的文件夹，以便于查找、调阅、修改、保存。文件夹应按部门和文件种类分别设置。
6.3，各部门应在网络共享盘设置各自部门文件夹并建立各类《电子文档目录》，建议同时在电脑本地磁盘中建立备份，并将备份文件名与存档路径逐一登录到部门《电子文档目录》。
6.6.3.3，硬度测试报告由品检员如实填写，定期汇总后由品质文员上交文控部门存档。硬度测试异常的要在备注栏注明，同时开具品质异常单交采购部处理。
6.6.3.4，品检员异常统计由品质主管或品质工程师填写，品质统计文员月底按人员分别进行统计，交品质主管对各员工进行月度考核，同时将《品检员异常统计表》上交文控部门存档。
6.6.2.2，供应商提供的报价单由采购文员按供应商类型与等级以及订单编号分类后电脑存档，同时打印书面文件一份，由采购文员统一管理，采购价格如有变动，相关资料要同时更新。
6.6.2.3，采购前要求报价的询价单由采购部自行分类并存档管理。
6.6.2.4，采购合同及采购单在合同期间由采购部先行保管，合同期结束，确认合同内容全部完成且经品质部确认或仓库收货后，采购部将相应资料上交文控部门归档。
6.6.1.10，营业担当下发客户订单时应同时附上客户清单，相应的订单资料与客户清单除网络共享外，应同时存入各营业担当电脑备份。
6.6.1.11，发货后的运单由营业部文员统一管理。
6.6.2，ห้องสมุดไป่ตู้购部：
6.6.2.1，供应商资料卡应随时进行更新，并根据上月合作表现每月进行等级评分，分别保存到网络共享盘与采购部电脑，共享文件要设置权限密码。
深圳市麦科隆机密机械有限公司
MICRONSIN PRECISION MACHINE(H.K) LIMITED
文件名称
技术资料与电子文档管理规定
编制日期
2011-01-07
生效日期
2011-01-07
文件编号
MCN-COP11001
页面
一，目的：对公司重要的技术资料与电子文档实施管控，明确受控文档的输入输出、使用及归档的管理办法，确保各类资料与文档的使用、更改、删除按规定的要求与程序执行。
4.2.2，采购部：供应商资料卡，询价单，报价单，采购单，材料订购单，采购合同及外协加工管理表等。
4.2.3，品质部：品质异常单，硬度检测报告，品检员异常统计，客户投诉，生产部月度品质异常统计等
4.2.4，生产部：生产图纸与加工清单，各种生产过程中使用的其它清单及报表,CNC加工程式与3D图档，员工月度考核表等
6.6.3.5，所有客户投诉单由营业担当填写好投诉内容后，交品质主管处作原因分析，并由相关责任人与品质主管共同提出改善措施后，由品质文员整理分别存入网络共享与本地电脑，打印文本按客户名称与订单编号分类整理后交营业担当回复客户，底稿由营业部门妥善保管。
6.6.3.6，《月度品质统计表》分别存入共享文件相应的文件夹内，每月底由品质统计文员与外协采购文员按部门、员工或外协商分别进行统计汇总，表格内除详细录入品质异常单上的各项内容外，还应填写相应的损失费用及处理结果。
6.6，各部门文件资料管理细则：
6.6.1，营业部：
6.6.1.1，营业部门与客户相互收发的所有电子邮件除存入各营业担当的邮箱外，另需将邮件内容所在页面全部下载到U盘或其它移动载体内，部分重要的邮件还应打印成书面文件，包括客户邮箱地址、收发日期、邮件内容、附件等全部整理齐后交文控部门归档保存。
6.6.1.2，营业担当将收到的客户报价图档及订单图档除存入网络共享外，必须另外下载保存在各自计算机内，并根据客户名称建立相应的文件夹以便于管理，并将存档路径及文件名称上报文控部做记录备案。
6.6.3.7，其他品质部内部资料经主管判定文件重要性后由部门自行管理。
6.6.4，生产部：
6.6.4.1，生产加工用图纸在生产过程中要仔细保管，尽量保证图面整洁，报废重做工件要重新打印图纸并编号，并将原图纸交营业担当处理，在订单出货后，生产图纸由营业担当根据订单编号进行整理，确认图纸全部收回后按编号顺序装订成册归档，电子文档分别保存到网络共享与营业部电脑内，如客户有图纸更新，共享文件必须将原文件覆盖或将原文件删除，但必须在营业部电脑里备份并注明版本。
5.3，各部门文员或资料管理员负责本部门文档资料的整理与定期归档工作，一般情况下每周应对本部门文档进行整理分类。
5.4，各计算机操作员为所操作计算机的直接责任人，负责所录入和下载电子文档的保存与整理工作。
5.5，文控部对各部门受控电子文档的下载、整理、归档负指导责任，并负责各部门计算机的正确安全使用。