第七章办公室礼仪

职场礼仪

一、办公礼仪

（一）办公环境

1、公共办公区

- 不在公共办公区吸烟、扎堆聊天、大声喧哗；节约水电；禁止在办公家具和公共设施上乱写、乱画、乱贴；保持卫生间清洁；在指定区域内停放车辆。

- 饮水时，如不是接待来宾，应使用个人的水杯，减少一次性水杯的浪费。

- 不得擅自带外来人员进入办公区，会谈和接待安排在洽谈区域。- 最后离开办公区的人员应关电灯、门窗、及室内总闸。

2、个人办公区

- 办公桌位清洁，非办公用品不外露，桌面码放整齐。

- 当有事离开自己的办公座位时，应将座椅推回办公桌内。

- 下班离开办公室前，使用人应该关闭所用机器的电源，将台面的物品归位，锁好贵重物品和重要文件。

（二）办公礼仪：注意事项

➢打断会议不要敲门，进入会议室将写好的字条交给有关人员；

➢当来访者出现时应由专人接待，说“您好，我能帮您做些什么吗？”；

➢办公时间不大声笑谈，交流问题应起身走近，声音以不影响其他人员为宜；

➢当他人输入密码时自觉将视线移开；

➢不翻看不属于自己负责范围内的材料及保密信息；

➢对其他同事的客户也要积极热情；

➢在征得许可前不随便使用他人的物品；

➢同事之间相互尊重，借东西要还，并表示感谢。

（三）办公礼仪：外出礼仪

➢需要离开办公室时应向主管上级请示，告知因何事外出，用时多少，联系方式；

➢若上级主管不在，应向同事交代清楚；

➢出差在外时，应与主管领导保持经常联系，一般应保持每天联系；

➢如遇到住处变动，手机不通，E-mail无法联系时，应及时告诉公司以提供其它联系方式。

二、电话礼仪

（一）接听电话礼仪

1、接电话、问候

●接听电话要及时，铃响三声内接听，先问好；

●接外线电话要报公司名称，转来的电话应报部门名称和自己的姓

名；

●如接电话稍迟一点，应该致歉，说声“让您久等了”。

2、留言

●若对方要找的人不在，应主动询问对方是否希望留言或转告；

●电话机旁应备有纸、笔，可供随时记录；

●按Who、When、Where、Why、what、How询问并记录；

●记录后复述内容，切记准确、全面，尤其是记下人名、地名、日

期与数字等。

3、通话后

●应轻放话筒，并应在对方挂断后再放话筒；

●留言或转告要立即执行，将来电所托事项填写在“电话留言便条”

上，以口头形式传达，或以便条形式传递。

（二）接听电话的技巧

➢在谈话开始时，写下客户的名字，在与对方交谈时，经常对对

方指名或道姓称呼；

➢上司如果不接电话，应设法圆场，不让对方感到难堪和不安；

➢对于自己不了解的人或事情不能轻易表态，尤其是否定，应有

不拒绝任何可能的机会的意识；

➢通话时如果有他人过来，不得目中无人，应点头致意，如果需

要与来人讲话，应讲“请您稍等”，然后捂住话筒，小声交谈；（三）拨打电话的技巧

1、拨打前

- 时间与时机的选择得当；

- 谈话对象的选择准确，重要的内容应在打电话之前用笔写出。2、接通后

- 对相识的人，简单问候即谈主题；

- 对不相识的人，先讲明自己的身份、目的，再谈问题；

- 用您好、请、谢谢、对不起等礼貌用语。

重点：时间的选择：

⏹休息时间不打（晚上10：00~上午7：00）

⏹就餐时间不打

⏹节假日不打（如情况紧急：“抱歉，事情紧急”。）

⏹可以用其他方式替代，如发信息

3、拨打中

- 表达全面、简明扼要。

- 需谈论机密或敏感话题时，电话接通后要先问对方谈话是否方便；- 交谈中如有事情需要处理，要礼貌告知对方，以免误解，未讲清的事情要再约时间并履行诺言。

4、情况处理

- 如所找对象不在，应委托他人简要说明缘由，主动留言，留下联系方式和自己的姓名；

- 记住委托人姓名，致谢。

三谋面礼仪

（一）接待来访

1、预约

●应给全客人联系方式，如电话、手机、寻呼机号码等，以及详细

地址。

2、准备

●保持接待区整洁有序；接待人员应有良好的精神面貌；接待所需

用品应放在易于取用的地方。

3、接待

●当客人到达时，接待人员应立即停下手上的工作，主动向客人问

好，并帮助客人提拿重物。

●主动与客人交流，回答客人问题应热情耐心，用词准确。

●一定要准备饮用水，并随时给客人蓄满。

4、告辞

●客人告辞，应专人引导客人离去，并将客人送到公司门口，感谢

客人的来访，告辞。

（二）拜访礼仪

1、联系拜访

●约定时间、地点，告知对方到访人员的姓名和身份。

2、确认拜访

●提前一天确认访问，若有变化，应尽早通知对方。

3、准备

●出行前再次检查所需名片、备件工具、维修单据等资料，以及笔、

本等记录用品。

4、赴约

●准时赴约，最好留出几分钟时间检查衣着、发型，如有可能，可

进洗手间检查整理；

●重要约会应提前5分钟到达。

5、结束拜访

●致谢；

●离开前，留下相关资料或名片。