合同签订管理规范

合同签订管理规范

一、引言

合同签订是企业日常运营中不可或者缺的一环。为了确保合同签订的规范性和

合法性，提高合同履行的效率和质量，制定本合同签订管理规范。

二、适合范围

本规范适合于所有与公司签订合同的相关部门和人员，包括但不限于销售部门、采购部门、法务部门等。

三、合同签订流程

1. 合同需求确认阶段

a. 销售部门在与客户进行业务洽谈后，确定合同需求，并填写《合同需求确

认表》。

b. 合同需求确认表包括合同类型、合同金额、合同期限等基本信息，并需由

销售部门负责人审批。

c. 销售部门将合同需求确认表提交给法务部门进行合法性审核。

2. 合同起草阶段

a. 法务部门根据合同需求确认表的内容，起草合同草案。

b. 合同草案应包括合同的基本条款、双方权利义务、违约责任等内容，并确

保合同的合法性和合规性。

c. 法务部门将合同草案提交给相关部门负责人进行审核，并根据反馈意见进

行修改。

3. 合同谈判和修改阶段

a. 经过内部审核的合同草案提交给对方当事人进行谈判。

b. 谈判过程中，双方就合同条款进行讨论和修改，确保双方利益得到平衡。

c. 谈判结果需要记录在谈判记要中，并由双方当事人签字确认。

4. 合同签署阶段

a. 经过谈判后，法务部门根据最终达成的协议，起草正式的合同文本。

b. 合同文本应包括完整的合同条款、附件、签署页等内容，并确保合同文本

的一致性。

c. 合同文本需由法务部门负责人审批，并由双方当事人签署。

5. 合同备案和归档阶段

a. 签署完的合同需由法务部门进行备案，并将合同存档。

b. 合同存档应按照合同编号和合同类型进行分类，确保合同的易查找和管理。

c. 合同存档应定期进行备份，并采取安全措施，防止合同信息泄露或者丢失。

四、合同签订的注意事项

1. 合同的合法性和合规性是首要考虑因素，法务部门在起草和审核合同时应特

殊关注。

2. 合同的条款应明确具体，避免含糊和歧义，以减少纠纷的发生。

3. 合同签署前，应对合同文本进行全面审查，确保各方的权益得到充分保障。

4. 合同签署后，应及时进行备案和归档，以备后续查阅和管理。

5. 合同的履行过程中，应及时跟踪和监督，确保各方履行合同义务。

五、合同签订管理的责任分工

1. 销售部门负责提供合同需求，并与客户进行谈判。

2. 法务部门负责起草、审核和修改合同文本，确保合同的合法性和合规性。

3. 相关部门负责人负责审核合同草案和参预合同谈判过程。

4. 双方当事人负责参预合同谈判和签署，并确保合同的履行。

5. 法务部门负责合同的备案和归档，以及合同的跟踪和监督。

六、合同签订管理的监督和评估

1. 公司领导对合同签订管理进行监督和指导，确保合同签订的规范性和合法性。

2. 定期对合同签订管理进行评估，发现问题并及时改进。

3. 对合同签订管理的绩效进行考核，对表现优秀的部门和个人进行奖励和激励。

七、总结

本合同签订管理规范的制定旨在规范合同签订流程，提高合同履行的效率和质量。各相关部门和人员应严格按照规范执行，确保合同签订的合法性和合规性，维护公司和客户的权益。通过合同签订管理的规范化，公司将能够更好地控制风险，提升业务合作的信任度和成功率。