采购合同管理制度

采购合同管理制度

一、总则：

1、为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符

合采购管理的要求及公司的利益，特制定本制度。

2、本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。

二、采购合同的编写：

1、采购部是采购合同的管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。

2、A\C\D类物资须签订采购合同，B类物资可签订采购订单或采购合同。

3、采购合同编写程序：

1）采购主管负责起草合同模版，部门经理审核后，发法律顾问修正，形成初稿。

2）报总经理审批模版。

3）发生业务时，采购员根据物料特性，套用合同模版，附技术条款，按流程报相关人员审批。

三、合同审核、审批权限：

1、采购合同（订单）由采购主管复核。

2、固定资产合同报设备经理和主管副总，书面复核技术要求及验收条款。

3、1万元以下采购合同由采购经理审批。

4、1万元以上采购合同由总经理审批，其中固定资产超过2000元以上报董事长核准。

四、采购合同包括以下九个方面内容：

1）合同签订双方的姓名、地址和联系方式。

2）采购物品的单价、总价。

3）采购物品的数量与规格型号。

4）采购物品的品质和技术要求。

5）采购物品的履约方式、期限、到货地点。

6）采购物品的验收标准和方式。

7）付款方式和期限。

8）售后服务和其他优惠条件。

9）违约责任和解决争议的方法。

五、采购合同的签订和保管：

1、签订采购合同，供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代

签，采购部应审验其委托证明。

2、公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。

3、采购合同可以采用传真的方式进行签订，即公司将合同拟订好后传送给供应商，供应商进行盖

章签字后回传，公司盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。

4、回传确认的合同和附件，应保证字迹和盖章清晰。

5、5万元以上的设备合同，签订传真合同的同时，还应保管合同原件。

6、固定资产合同签订成立后，应分别交一份给设备部和财务部存档。

7、2000元以上的新固定资产到货，应按合同要求验收，验收报告应与合同一同保存。

六、采购合同的执行与控制：

1、合同或订单签订后即具有了法律约束力，使供应商及时准备公司所需的物品。

2、采购部应配合质管部做好采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量

要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。

3、采购部合同管理人员应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登

记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。

4、对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比

较复杂的现象，要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送到公司。如果供应商提供的物料将延缓公司的生产，采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。

5、在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系，将供应商视为公司的战略发展伙伴，便

于在生产旺季加大物料采购时能够及时供应，在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。

6、采购部应本着经济型的原则做好物料的采购进度控制工作，既保证仓库中的采购物料库存最

低，同时还能保证采购物料满足生产的需求。

七、采购合同的修改与终止：

1、采购合同及附件的修改与终止条款，报合同审核、审批人员签字才能生效。

2、在合同执行过程中，因供应商原因造成无法按量供应的采购物料，可与供应商签订新的采购物

料的数量规定，作为合同的附件执行。

3、在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化（例如原材料价格或工资出现上涨，供应商无法

按合同规定的价格交货），可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。

4、在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，可与供应商进行协商签订双方的

延期交货规定，作为采购合同的附件执行。

5、有下列情形之一者，视为合同终止。

1）因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。

2）因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。

3）出现违背合同条款的状况。

4）逾期没有履行合同约定的。

5）发生符合合同条款中合约解除的事项。

八、合同纠纷的处理与合同管理：

1、当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时，其一般采取如下处理方法。

1）与供应商协商解决。

2）请第三方协调解决。

3）由仲裁机构进行仲裁。

4）通过法律途径解决。

2、采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律，有下列情形之一者，公司将根据

情节的轻重进行相应的处理。

1）泄露合同内容。

2）私自更改合同内容。

3）丢失合同。

4）在合同签订做资料保管中损害公司利益。

3、参与采购合同履行与监督的人员违反公司的相关规定，给公司造成经济损失和其他损失的，公

司将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚，情节严重者将依法追究其法律责任。

九、附则

1、本制度未尽事宜，依照国家相关的法律、法规和政策执行。

2、本制度经总经理审批生效。

3、附采购合同管理流程。