档案管理学基础知识-完整版
档案管理学------知识点总结
档案管理学------知识点总结第一章档案概论第一节档案的历史沿革一、档案的起源：结绳记事、刻契记事、原始图画（理解）。
二、我国档案的演变：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、胶磁档案、电子档案（理解）。
三、档案的定义及其含义。
档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。
”四、档案含义的四个方面（1）档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的；（2）档案是保存查备的文件；（3）档案内容的记录方式和载体是多种多样的；（4）档案是原始的历史记录。
五、档案种类划分按照档案的载体形式标准，可分为金石档案、甲骨档案、泥板档案、简牍档案、缣帛档案、羊皮档案、纸质档案、胶片档案、磁带档案等等；按照记录信息方式可分为文字档案、图片档案、音像档案、电子文件。
音像档案又分为照片、录音、录像、影片档案。
六、国家全部档案的概念归国家所有、由国家统一管理的全部档案的总和。
七、档案的作用1、行政管理的查考凭据2、生产建设的参考依据3、政治斗争的必要工具4、科学研究的可靠资料5、宣传教育的生动素材6、维护国家、集体和个人权益的法律书证八、档案的基本价值1、档案的凭证作用2、档案的参考作用3、对档案真实性的辩证理解第二章档案工作概论一、我国档案工作的基本原则统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。
第三章档案的收集一、档案收集工作的内容1、对本单位需要归档文件的接受工作。
2、对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。
3、对历史档案的接收和征集工作。
二、单位内文件的归档（见老师复印资料）第四章档案的整理一、档案整理工作的定义和内容定义：档案的整理工作，就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。
档案管理学知识
一、档案收集1、档案收集工作的意义：档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，与档案工作中其他各项工作比较起来，它处于一种特殊的地位，作好档案收集工作对整个工作都具有重要意义。
（1）收集工作是档案工作的起点；是档案业务基础工作中的基础；档案的收集，就是整个档案馆（室）取得和积累档案的一种手段；（2）从组织整个国家档案工作来说，档案的收集工作是贯彻集中统一管理原则的一项重要内容和首要的具体措施；（3）从收集工作质量高低的影响来说，它直接关系到档案工作的其他环节。
2、档案收集工作的要求：（1）丰富馆藏；（2）加强馆外调查和指导；（3）推行入馆档案的标准化；（4）保持全宗和全宗群的不可分散性。
3、机关内文件的归档二、档案整理1、档案整理工作的内容：（1）在正规的工作条件下，档案室所接收的是文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。
（2）对整理不善的档案进行局部调整。
（3）零散文件的整理。
2、档案整理工作的原则：（1）档案的整理必须保持文件之间的历史联系；历史联系主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等几个方面。
（2）档案的整理应该充分利用原有基础；原有基础指，第一，充分重视和利用先前整理的基础，以确定档案整理的任务和要求，来要轻易打乱重整；第二，在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。
（3）档案的整理必须便于保管和利用。
3、全宗：（1）概念：全宗就是一个独立的机关或著名人物在社会活动中形成的档案的整体。
（2）意义：区分全宗是档案整理工作的首要环节。
全宗不仅是个整理方法问题，也是一条原则、一种理论，称为全宗原则和全宗理论。
全宗理论是在档案集中管理过程中产生的，是随档案工作的发展而不断完善的。
全宗理论的确立，对档案室、档案馆档案的管理，有重要的组织作用。
全宗理论发展的历史，是与档案整理的不同原则联系在一起的。
档案管理基础知识
档案管理基础知识一、档案的概念（一）定义：档案是国家机构、社会组织和个人在实践活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
（二）档案与文件、文物、图书、情报、资料、信息的关系：文件是档案的前身，文件完成现行效用后，其中部分文件对日后工作具有查考、利用价值，经收集、整理、保存，就形成了档案。
（三）档案的属性1、本质属性：原始记录性（本源性）2、一般属性：信息性、知识性、智能性、社会性、文化性（四）档案的分类1、按形成者可分为：个人档案、单位档案2、按门类可分为：文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、特种载体档案3、按载体可分为：原始载体材料档案（甲骨、金石、竹木、缣帛档案等），传统载体材料档案（主要是纸质档案），新型载体材料档案（照片、录音、录像、磁盘、光盘等），实物档案。
4、按记录方式可分为：文字档案、体表档案、图像档案、声音档案等。
（五）档案的价值1、档案价值的决定因素：一是档案本身记载的信息情况，二是社会需要程度。
2、档案的基本价值：一是凭证价值，二是参考价值3、档案价值发挥的规律（1）档案用户层面扩散率；（2）档案秘密程度递减率；（3）档案科学文化价值渐增率（六）档案的作用档案的作用是指档案价值，通过社会需求，转化为使用价值。
主要有：1、延伸人类记忆作用；2、研究历史真实作用；3、传播知识和信息作用；4、为现实工作服务二、档案工作的内容（一）档案工作的定义1、狭义的档案工作：主要是指档案工作的具体环节。
收集、整理、保管、鉴定、统计、编目、利用2、广义的档案工作：包括档案法制建设、档案行政管理、档案实体管理、档案教育、档案科技、档案宣传、档案外事、档案中介服务等。
（二）档案工作的性质1、管理性；2、服务性；3、政治性（三）档案工作的原则1、统一领导、分级管理；2、维护档案的完整和安全；3、便于利用（四）档案室的职责1、贯彻执行有关法律、法规和国家方针政策，建立健全本单位的档案工作规章制度；2、指导本单位文件材料的形成、积累和归档工作；3、统一管理本单位的档案，并按规定向有关档案馆定期移交档案；4、为本单位工作提供档案信息服务，必要时为社会有关单位和个人提供一定的档案信息服务；5、监督指导所属机构的档案工作。
档案管理基础知识培训
一、档案的概念
档案法第二条规定：本法所称的档 案，是指过去和现在的国家机构、社会 组织以及个人从事政治、军事、经济、 科学、技术、文化、宗教等直接形成的 对国家和社会有保存价值的各种文字、 图表、声像等不同形式的历史记录。
二、档案的作用 档案具有凭证作用
和参考作用
三、档案管理工作的原则
专门档案
专门档案，是指在某些专业范围内 产生，有比较稳定的文件名称、格式和 形成规律，有各自的整理和管理方法的 各种门类档案的总称。
会计档案
会计档案：是指会计凭证、会计账 簿和财务报告等会计核算专业材料， 是记录和反映单位经济业务的重要 史料和证据
会计档案的归档范围和保管期限
会计凭证：
15年
跨年度的规划、方案、预算归入文件
内容针对的第一个年度；
年
跨年度的总结归入文件内容针对的最后一个
度；
机构：将文件按其形成部门或承办 部门分开
文书档案整理方法
归档文件以件为单位进展整理
文书档案整理根本程序
文件材料的收集 划分保管期限 文件材料的装订 编页号 加盖档号章
录入 移交 编制件号 编制档案目录 装盒
声像档案主要包括：
照片档案〔光学照片、数码照片〕 录音、录像档案
Байду номын сангаас
实物档案
实物档案是指以物质实体 为载体反映本单位历史真实面 貌的特定物品。
实物档案的类别
证 书 奖 状 奖 杯 锦 旗 牌 匾 印 章
谢 谢！
的。
五、各门类档案根底知识
文书档案：是指机关、团体、企业、 事业单位及其他组织在领导和行政 管理等项活动中形成的具有保存备 查价值的文件。
文书档案的分类方法
(档案管理)档案专业基础知识
档案专业基础目录第一部分档案概述 (3)档案的定义 (3)档案的形成条件 (3)档案的形式 (3)档案的本质属性 (4)公务档案与私人档案 (4)历史档案与现行档案 (5)文书档案、科技档案与专门档案 (5)中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案和旧政权档案 (5)档案的凭证价值 (5)档案的情报价值 (6)对档案真实性的辩证理解 (6)实现档案价值的规律性 (6)档案的作用 (7)第二部分档案工作概述 (8)档案工作的概念和内容 (8)档案工作的性质 (10)档案工作的基本原则 (11)综合档案馆的定义 (12)综合档案馆的性质 (12)综合档案馆的基本职责与具体任务 (12)档案室定义 (12)档案室的性质 (12)档案室的作用 (13)档案室的任务 (13)档案行政管理机构定义、性质 (13)档案行政管理机构基本职责： (13)档案行政管理机构具体任务： (13)文件中心含义， (13)文件中心的类型： (14)档案寄存中心含义， (14)档案事务所含义， (14)档案事务所性质： (14)档案机构之间的关系 (14)第三部分档案法治与职业道德 (14)档案法律： (15)档案法律与档案行政法规的关系： (15)档案法律与档案行政规章的关系： (15)《档案法》的主要内容 (15)《档案法》的属性特征 (16)《档案法》的作用 (16)《档案法》的施行 (17)档案行政法规 (17)档案行政规章 (17)档案职业道德的特点 (18)档案职业道德（规范）的含义和内容 (18)档案职业道德修养 (19)第四部分档案信息化建设与电子文件管理 (19)档案信息的数字化 (19)档案网站建设 (19)数字档案馆建设 (20)电子文件的概念 (20)电子文件的种类 (21)电子文件的特点 (21)电子文件的管理要则 (22)电子文件的管理模式 (24)第五部分外国档案管理 (27)文件生命周期理论 (27)文件管理含义与文件管理职能 (29)文件中心 (30)德国迈斯奈尔的鉴定理论与标准 (31)美国鉴定理论与标准 (32)前苏联的档案鉴定理论与标准 (33)国外对档案鉴定标准的制订 (34)来源原则 (35)事由原则 (37)外国档案编目与检索 (37)外国档案利用和开放 (38)外国档案事业管理体制 (39)外国档案馆 (39)第一部分档案概述基本要求：了解：档案的形式，档案的种类，档案的作用熟悉：档案定义的表述与含义掌握：档案的形成条件，档案的本质属性，档案的价一、档案的定义(一)档案定义的表述(二)档案的形成条件(三)档案的形式(四)档案的本质属性二、档案的种类(一)公务档案与私人档案(二)历史档案与现行档案(三)文书档案、科技档案与专门档案(四)中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案与旧政权档案三、档案的价值(一)凭证价值(二)参考价值(情报价值)(三)对档案真实性的辩证理解(四)实现档案价值的规律性1、档案价值的扩展律2、档案价值的时效律3、档案价值的条件律四、档案的作用档案的定义国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录；进一步表述为，档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的供保存备查的，且具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息；四个方面：第一，档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的；第二，档案是保存备查的文件；第三，档案内容的记录方式和载体是多种多样的；第四，档案是原始的历史记录。
档案管理的基础知识
发展。如果企业在运营活动中遇到失误造成了损失，
经办人、责任认定的依据就在原始文件材料经过加工
整理的档案里。只有总结经验教训，才能避免更大的
损失，后续企业的正常运营。
2、法律证据作用
档案是历史真相的再现。作为原始材料的档案具有一定
的法律效力。在企业发展中，不可避免会遇到种种或因年代 久远，或因概念模糊等引起较大争议的边缘问题，使企业陷 入各执一词的纷争中耗费财力、人力和精力。在依法解决纷 争，维护企业利益中，档案以其书面性、客观性、真实性而
个自然本（册）为一件。较厚归档文件采用三点一线
方法进行装订。
排 列
在同一年度、保管期限内，结合机构（问题）或 事由按文件形成时间进行排序。
盖档案章
档章盖在文件首页右上方空白处，若右上方无 空白，则盖在其它容易查看的地方。 档案章格式：全宗号---年度---保管期限---件号。
15
竣
工
图
7 7 7 归档部门 年度 件号
企业文件档案管理体系成熟度评价
1、一般事务 性工作。 2、兼职管理 状态。 特征 C 3、文档留存 比较随意， 有存无取状 态明显。 4、无制度， 无工作流程 持续型 1、专门性工 作。 2、专人专岗， 经验式管理。 3、有基本归 档要求。 4、文档留存 界限不清晰 1、专业性工 作。 2、专家式管 理，已建立 管理标准。 3、归档范围 及归档要求 精细化、流 程化。 4、基本利用 1、职能性资 源管理工作。 2、全员式、 全过程管理。 3、管理要求 纳入企业标 准。人依附 于事 4、能动服务 1、全过程资 源自动配置。 2、管理体系 可自动创新。 3、全方位服 务，深度开发。 4、历史留存 与资源管理职 业化。
具体方法有以下几种:
档案管理基础知识培训
(4)项目号的编制方法： 严格说来，项目号也属于类别号的组成部分，是档案所反映的项目的 代号。项目号使用产品、工程、课题、设备等档案的代字和代号。
(5)案卷号的编制方法： 案卷号用三位阿拉伯数字标识，一个目录内或类别内的案卷按排列次
• 第二种结构为：全宗号-类别号-案卷号-件、页（张）号。 即：××××-×××……n-×××-×××。
• 这种结构适用于档案馆（室）对各类档案的编号。
如 0100-YW - 200- 001
表示第1个文件 表示第200个案卷 表示业务类 表示第0100号全宗
• 第三种结构为：类别号-项目号-案卷号-件、页（张）号。即： ×××……n-×××……n-×××-×××。
一、收集的内容和要求 二、档案室的收集 三、档案馆的收集
一、档案收集的内容 档案收集的内容
档案室接收本单位 需要归档的文件材料
档案馆接收 现行机关具有 长远保存价值档案
档案馆接收撤销 机关档案； 征集散存社会的 档案； 与图书馆等交换
收集要求
• 科学组织：制定归档制度、全宗名册 • 信息完整——核心要求
水编号，不应有空号。
5、目录的编制
• 立卷：案卷目录 • 组件：归档文件目录
目录编制格式会在《文件管理》一章中介绍
第三节 档案鉴定
档案鉴定是判定档案真伪 和价值的过程。目前，在档案 馆和档案室的业务工作中经常 进行的鉴定工作就是鉴定档案 的保存价值（档案价值鉴定）
从制度上保证该归档、 该进馆的没有遗漏 • 结构优化——重要目标
优劣标准 1）库藏档案门类是否齐全 2）是否具有可用性
第一部分 档案管理基础理论
第一部分档案管理基础理论第一章：档案概述1、档案定义：档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。
2、档案开成的条件：办理完毕；有保存价值；集中保存；3、档案的形式：载体；内容记录；4、档案的价值和作用：（1）凭证价值；参考价值；（2）行政参考作用；业务参考作用；文化传承作用；法律凭证作用；宣传教育作用。
5、档案的种类：（1）按时间分：中华人民共和国成立前档案（旧政权档案；革命历史档案）；中华人民共和国成立后档案。
（2）按内容分：文书档案；科技档案；专门档案。
第二章：档案工作概述1、档案工作的内容：从广义上说：包括档案管理工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科技研究工作、档案宣传工作、档案国际合作和交流工作。
从狭义上理解：指档案馆（室）的业务工作，即用科学的方法管理档案实体，为党和国家的务项事业服务，为社会公众服务。
2、档案管理工作的内容：收集、整理、保管、检索、利用、编研、鉴定、统计。
3、档案工作的性质：（1）档案工作的管理性；（2）档案工作的服务性；（3）档案工作的政治性；（4）档案工作的科学性；（5）档案工作的文化性。
4、档案工作的基本原则：“档案工作衽统一领导，分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。
这一原则，确立了档案工作的组织原则和管理体制——统一领导，分组管理国家全部档案；提出了档案管理的基本要求——维护档案的完整与安全；体现了档案工作的根本目的和评价标准——便于社会各方面的利用。
5、档案机构：（1）档案行政管理机构；（2）档案实体管理机构：档案室；档案馆；新型档案管理机构。
档案事业管理体制类型：（1）分散式：英国式、瑞士式、美国式。
（2）集中式：中国式、法国式、瑞典式第三章：档案收集与鉴定1、档案收集工作的内容：（1）机关档案室，收集本单位文书部门或业务部门需要归档的案卷；（2）档案馆按规定接收现行机关具有长远保存价值的档案；（3）档案馆接收撤销机关的全部档案；（4）档案馆接收和征集中华人民共和国成立以前的各个历史时期形成的档案；（5）档案馆之间相互交接的档案。
档案管理学重点知识点(精心整理)
第一章1.何谓档案的实体管理答：档案的实体管理是指针对处于实体状态的档案所进行的一系列管理工作。
这一概念相对于针对处于虚拟状态的档案信息所进行的一系列管理工作而言的。
档案实体管理的基本特点是，根据事物实现存在状态及情况对其实施管理。
2.档案实体管理的原则是什么？答：档案实体管理过程中应遵循来源原则、全宗原则、有机联系原则以及保管和利用方便原则。
3.简述档案实体管理的方法。
答：档案实体管理的方法：历史的方法和逻辑的方法一、历史方法与逻辑方法的不同1、历史的方法：又称客观或自然的方法。
其优势主要在实践领域，尤其是档案实体管理的实践领域，2、逻辑的方法：就是对档案实体管理进行概念和抽象的管理。
它具有对档案实体进行宏观管理的巨大优越性，但要有其他的方法与其配合才能发挥更大的作用，其中应用最多的就是历史的方法。
二、历史的方法是由档案本质特性决定的档案的本质：社会活动和社会生活的原始记录，其根本价值在于真实地记录并再人类社会生活的历史。
三、历史的方法在档案实体管理中的应用必须注意：1、尊重和突出档案的本质特性，遵循档案的形成规律，维护档案的有机联系，从而维护历史本来面貌的历史主义思想，应该作为一种基本的管理思想贯彻于档案管理工作的方方面面。
这是档案实体管理的基本立足点与出发点。
2、历史的方法较多适用于档案实体管理，逻辑的方法较多适用于档案内容信息发利用这一基本结论，是从宏观与总体上而言的，并不是绝对的、无条件的。
第二章：1.档案为什么要进行鉴定？鉴定工作有何作用？答：档案鉴定一般是指区别与判定档案真伪和档案价值的鉴定。
档案鉴定是对价值的评价和预测。
档案价值的鉴定工作们就是档案馆（室）按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限的一项工作。
简单的说就是判定档案的价值。
决定档案存毁（生死存亡）的工作。
它是档案工作的业务内容之一，是档案馆（室）的一项专门业务。
档案鉴定工作的主要目的在于正确的确定需要保存的档案，提高保存档案的质量，从而更充分的发挥档案的作用。
档案管理学知识点总结
第一章档案的收集工作第一节档案收集工作概述.一、收集工作的内容有1、档案室对本单位需要归档的档案的接收。
2、档案馆对所辖区域内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保存价值的档案的接收。
3、对历史档案的接收和征集工作二、收集工作的意义是１、收集工作是档案部门积累档案的手段，它为档案工作提供了物质对象。
因此它是档案工作的起点及第一个环节。
２、收集工作是档案集中统一管理的重要内容和一项首要的具体措施。
３、收集工作质量的高低直接影响到档案的整理、鉴定和利用等工作。
４、收集工作是档案部门和社会各方面发生联系的重要环节之一，因此它要求的政策性强，工作方法灵活多样三、档案收集的要求——体现前端控制思想（一）收集前——调查和指导1.档案室调查对象——本单位文件的形成规律和特点指导内容——接收档案的数量要求和质量要求2.档案馆调查对象——同级国家机关、社会组织和个人的职能、地位、任务/形成档案的种类、内容、数量、保管和整理情况等。
指导内容——接收前，提出相应的标准、规定，以保证接收档案的质量。
协调关系——处理流程中的各种关系，防止过早接收，也避免档案被形成单位当作私有财产而不愿移交。
（二）推行入馆档案标准化（三）保证归档和入馆档案的齐全完整档案室——以归档制度为保障，按照《机关文件材料归档与不归档范围》的规定，收集齐全。
档案馆——以《档案法》为保障（四）维护全宗和全宗群的相对完整性一个机关形成的档案机关全宗档案室一个机关档案全宗中有价值的档案全宗档案馆同一时间、地点和社会历史条件下形成的若干全宗全宗群档案馆第二节机关档案的接收与归档一、归档制度1、归档制度的概念2.归档范围3.归档时间4.归档范围：《机关文件材料归档与不归档的范围》5.归档案卷的质量要求二. 档案室在形成文件与归档组织中的作用1.前端控制与文件形成——机关档案室在形成文件中的作用2.指导和督促文书部门或业务部门做好归档组织工作3.加强对归档案卷质量的检查4.临时性文件的收集工作5.归档制度的宣传和档案的科学管理第三节档案馆的接收与征集一、馆藏档案补充源现行机关档案源撤销机关档案源组织和个人保存的档案源(历史档案为主）档案之间交接的档案二、档案馆收集档案的范围和期限１、范围（１）本级各机关、团体及所属单位的具有永久保存价值的档案，省辖市、州、盟和县级档案馆同时接收长期保存的档案。
档案管理基础知识
档案管理基础知识在当今信息爆炸的时代，档案管理的重要性日益凸显。
无论是企业、政府机构还是个人，都离不开对档案的有效管理。
那么，什么是档案管理？它包含哪些基础知识？又为什么如此重要呢？让我们一起来探讨一下。
一、档案的定义与类型档案，简单来说，就是各种组织和个人在其活动中形成的具有保存价值的文件材料。
它可以是纸质的，也可以是电子的；可以是文字、图像、音频、视频等多种形式。
档案的类型多种多样。
从来源上看，有来自政府部门的行政档案，企业的业务档案，学校的教学档案等；从内容上划分，有人事档案、财务档案、技术档案等。
不同类型的档案具有不同的特点和管理要求。
二、档案管理的原则1、完整性原则确保档案的内容完整无缺，不遗漏任何重要的信息和文件。
这就要求在档案的形成、收集、整理过程中，要严格把关，保证每一份有价值的文件都能被纳入档案管理范围。
2、准确性原则档案中的信息必须准确无误，真实可靠。
任何错误或虚假的信息都可能导致严重的后果，影响决策的制定和工作的开展。
3、安全性原则档案包含着大量的机密和敏感信息，必须采取严格的安全措施，防止档案被泄露、篡改或损坏。
这包括物理安全，如档案室的防火、防潮、防盗等；也包括信息安全，如设置访问权限、加密等。
4、可利用性原则档案管理的最终目的是为了利用。
因此，在管理过程中，要便于查询和检索，能够快速准确地为使用者提供所需的档案信息。
三、档案管理的流程1、收集档案的收集是管理的第一步。
要明确收集的范围和渠道，制定详细的收集计划。
收集工作要做到全面、及时，确保不遗漏有价值的档案。
2、整理对收集到的档案进行分类、编号、装订等整理工作。
按照一定的规则和标准，将档案进行系统的排列，使其条理清晰，便于管理和利用。
3、保管选择合适的保管场所，保证档案的存放环境符合要求。
同时，要建立健全的保管制度，定期对档案进行检查和维护。
4、利用建立完善的档案利用制度，明确利用的流程和权限。
在提供利用的过程中，要做好登记和跟踪，确保档案的安全和完整。
档案管理基本知识讲义
第一章档案管理基本知识第一节名词解释1、什么是档案？答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2、什么是档案工作？答：管理档案和档案事业的活动。
3、什么是档案统计？答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。
4、什么是归档？答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。
5、什么是案卷？答：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
6、什么是档案整理？答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
7、什么是档案立卷？答：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
8、什么是档案实体分类？答：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。
9、什么是档号？答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
10、什么是文件？答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
11、什么是文本？答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。
12、什么是归档文件？答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
13、什么是归档文件管理？答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
14、什么是全宗号？答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。
15、什么是全宗指南？答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。
是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。
16、什么是专题指南？答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。
17、什么是检索工具？答：检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。
18、什么是索引？答：索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。
档案管理基本知识---对新手比较有用
第一章档案管理基本知识第一节名词解释1、什么是档案？答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2、什么是档案工作？答：管理档案和档案事业的活动。
3、什么是档案统计？答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。
4、什么是归档？答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。
5、什么是案卷？答：由互有联系的假设干文件组成的档案保管单位。
6、什么是档案整理？答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
7、什么是档案立卷？答：将假设干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
8、什么是档案实体分类？答：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。
9、什么是档号？答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
10、什么是文件？答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
11、什么是文本？答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。
12、什么是归档文件？答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
13、什么是归档文件管理？答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
14、什么是全宗号？答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。
15、什么是全宗指南？答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。
是向利用者介绍和报道全宗构成者〔立档单位〕及其所形成档案情况的工具书。
16、什么是专题指南？答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。
17、什么是检索工具？答：检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。
18、什么是索引？答：索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。
01档案管理基础
① 档案价值由机关向社会的扩展律
档案价值的过渡性：第一价值 第 二 价 值 （ 必 然 的 过 渡 ） 时 间 的 期 限 约 20 年 利用时间的有限性 第一价值 对形成机关起作用 其利用局限性 本单位人员利用性 利用内容范围的有限性 档案价值的双重性 社会价值的高产性 利用人员的广泛性 第二价值 主要对社会起作用 其利用无限性 利用内容的丰富性 时间久远性 利用用途的多角度性
一、档案基础知识
档案基础知识
古代档案载体
实现档案
档案的本质属性
档案的起源
及名称的演变
档案的价值
档案的作用
的价值规律
（一）档案的起源
一、档案起源诸说 1.国家－文字－档案（国家说文字／阶级社会产物论） 2.文字－国家－档案（文字、国家说／阶级社会产物论） 3.文字－档案－国家－条理性档案（社会文明产物论） 4.结绳、刻契－档案－文字－国家－条理性档案（社会生活产 物论） 二、中国档案的起源 1. 文字的产生为档案的产生提供了物质基础； 2. 国家的出现为档案的管理与保存提供了社会条件。 仓颉造字: 金人皇甫谧《帝王世纪》：”黄帝史官仓颉， 取象鸟迹，始作文字。记其言功,策而藏之，名曰书契。史官 之作盖自此始。 “三坟”、“五典”：孔颖达《尚书序》：伏羲、神农、 黄帝之书，谓至三坟，言大道也。“少暭、顓顼、高辛、尧 唐、虞舜之书，谓之五典，言常道也。《尚书正义》：“上 世帝王之遗书有三坟、五典，训、誥、誓、命。孔子删而序 之，断自唐以下讫渝周。
4.档案管理工作是一种科学性、专业性的管理工作。
5.档案管理工作又是一项普遍性、制度性的管理工作。
6.档案管理工作同时还是一项具有历史性、政治性的工作。
课程要点
技能要 点 档案基础 知识
档案管理基础知识
档案管理基础知识机关档案的管理：明确有关机关提交相应文件整理、归档责任。
收集、整理、归档日期和移交应与立项准备，档案应完整、准确、系统性。
1、确定归档范围的原则。
2、确定档案范围的依据。
3、对所形成的科技文件材料进行相应鉴别工作。
4、对科技文件材料进行科技的分类、排列、编目和装订。
5、将科技文件材料组成案卷，并编目。
6、具备档案的要求。
文书的种类文员工作的基本职能之一就是文书处理,要做一个优秀的文员,必须熟悉各种文书的涵义,特点以及格式.今天我们主要看看企业的文书种类.在制作文书时,要根据发文对象和目的来选择文书的种类.企业文书主要包括以下几大类:一:指令性文书,包括决定,批复,意见等文书.1:决定:用于对重要事件作出安排,奖惩,变更,或者撤消不适当的事项.2:批复:用于答复下属部门的请示事项.3:意见:用于对重要问题提出见解和处理办法.二:晓喻性文书:包括通告,通知,通报等.1:通知:用于批转下属部门的公告,转发上级机关和非隶属部门的公文,传达要求个部门共同执行的事项.2:通报:用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况.三:报请性文书:包括请示,报告等文种.1:请示:用于向上级部门请求批示,批准的公文.2:报告:用于向上级部门汇报工作,反映情况,答复上级部门的询问等.四:洽商,记载性文书,包括函会议记录等文书.1:函:用于不相隶属部门间洽谈工作,询问和答复问题,向有关主管部门请求,答复,审批事项的公文.2:会议纪要:用于记录,传达会议.议事情况的文种.是文员经常会用到的文书.以上是文员工作中最常见的文书种类,文员工作中需要按照具体事项来确定使用何种文书.（四）、文书处理的基本任务1、文书的收发、登记和转办；2、文件的打印和校对；3、负责各种会议的通知；4、文件材料的平时归卷、保管和提供借阅；5、文件材料的系统整理、编目和归档工作；6、为领导准备参考材料；7、领导交办的其它工作任务。
（五）、公务名称和作用范围本局使用的公文主要有以下几种：1、请示：请示上级机关工作中给予指示或要求审核、批准和帮助解决的事项用“请示”。
档案管理基础
二、资产与产权变动中档案移交接收的原则
资产与产权变动中档案移交接收应遵循以下 三项原则： ① 维护资产所有者的合法权益 ② 便于社会各方面对档案的利用 ③ 保证档案的安全
第六章 企业档案整理工作
第一节 企业档案整理工作的 一般理论
第二节 企业档案的分类
• • 档案分类的原则 档案分类的基本方法
• （一）从事物属性方面揭示了档案与文件材 料之间的本质联系； • （二）从存在条件方面揭示了档案是具有保 存价值的文件材料； • （三）从发展过程方面揭示了档案是现行使 用完毕或告一段落的文件材料。
第二节 企事业单位文件材料 与档案的联系与区别 一、文件材料与档案的联系
• 具体体现在四个方面： • （一）种类多样（二）专业性能（三）主 体突出（四 ）价值明显 • 常见的企业事业单位文件材料与档案有三 大类、十种。
二、文件材料的积累 文件材料的积累是指文件材料现行作用 实现以后，人们通过一定的方式，将其适当 集中妥善保存的过程。
三、文件材料的整理 文件材料的整理是指依照一定的原则和方 法，对现行使用完毕后暂时存储的零散文件 材料进行鉴别、组卷和编目等处理过程。
四、文件材料的归档 • 企业文件材料的归档是指按照归档制度的 要求，将经过整理的企业事文件材料移交 档案部门保存的过程。 • 文件材料管理的基本要求 • 文件材料管理的有关具体规定
第四章 企业档案工作概念
第一节 企业事业单位档案工作的内容、性 质与基本原则
• ☺档案工作的内容P107
• 档案的收集、档案的整理、档案的保 管、档案的鉴定、档案的检索、档案 的编研、档案的利用、档案的统计
• 档案工作的性质P111
• 管理性、专业性、服务性、保密性
第一节 企业档案工作的内容、性质与基 本原则