浅谈秘书应具备的素质和修养

浅谈秘书应具备的素质和修养论文摘要：秘书是领导人的智囊和助手。

他辅助领导人从事各项管理工作，负有参政设谋、承上启下、协调服务、调查研究、信息督查等重大责任。

秘书素质与修养的强弱直接关系到工作质量与效率的高低，关系到党和国家方针政策的正确贯彻与各项事业的兴衰成败。

本文从秘书应具备的品德、知识、能力、心理、政治和作风素养等方面予以阐述，并就提高素养的方法和途经进行了探讨。

关键词：素质与修养参谋协调服务今天人们谈到秘书，往往与文牍、领导的助手、智囊、参谋等联系在一起，有的联系得更广泛一些。

因此，秘书素质的强弱直接关系到工作质量与效率的高低，关系到党和国家方针政策的正确贯彻与各项事业的兴衰成败。

因此，秘书人员必须具备较高的政治、思想、品德、智能、身心等方面的素质。

但仅有其基本素质显然是不行的，欲达到完成秘书使命的优化标准，还应有自己特殊的知识素养、品德素养、作风素养方面的要求。

知识素养、能力素养、心理素养好不好，是一个秘书称职不称职的问题；品德修养、政治修养、作风修养好不好，是一个秘书合格不合格的问题。

因此，秘书要自觉地、全面地加强这六个方面的素养，努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的国家特殊岗位上的工作人员。

一、品德素养“德才兼备,以德为重”。

一个秘书人员,若不能把“德”放在首位,即使有“满腹经纶”,也不能算是一个合格的秘书。

秘书工作处于领导机关的纽带的地位，秘书人员的言行举止，往往直接影响领导机关的形象和威信，影响领导工作的正常运转。

秘书要不为名,不为利,任劳任怨,甘当无名英雄,没有一个全心全意为人民服务的心是不行的。

特别是当前秘书人员物质待遇相对社会上一些行业、一些人员普遍差距较大而工作往往“出力不讨好”的情况下,在国内外环境错综复杂多变的形势下,没有“富贵不淫,贫贱不移”,“宁公而贫,不私而富”,“君子修道重德,不为困而改节”的思想品德,廉洁奉公、勤政为民、艰苦奋斗、一尘不染的政治本色,忍辱负重、任劳任怨的工作态度,是干不好秘书工作的。

秘书应注重养成良好的品德素养。

一是正气。

保持正气，就是善与恶、正与邪、美与丑等对立的道德观念之间的尖锐斗争。

秘书是为领导服务，要尊重领导，只可以向领导献策，不要妄想改变领导意图。

但是，服从不等于盲从，要有原则地协助、服务领导。

领导出现错误，在适当场合时，要直言敢谏，阐明自己的观点，为领导拾遗补漏。

另外，秘书总是围绕着领导工作，在领导面前，对一个人的评价，一言一行都会影响其地位的升降，甚至前途命运，因此，秘书的嘴巴必须谨慎，不能因为对某人偏见而“公报私仇”。

二是朴实。

秘书工作的性质需要秘书必备的一种修养。

实践表明，交际轻浮，夸夸其谈，是秘书修养的大忌。

秘书工作繁琐，需要秘书沉着稳重、踏踏实实、认真负责，才能出色地完成任务。

另外，秘书为领导服务，也是为人民服务的公仆，因此，秘书的工作对象一方面是领导，另一方面是群众，在尊重领导的同时，还必须尊重群众。

不可以身居“要职”而借上级的权威骄横跋扈，欺压群众，要与群众建立友善的关系，这样对秘书工作的开展才会大有裨益。

秘书要秉着朴实的品德素养，对上对下，与人为善，建立良好的人际关系。

三是低调。

秘书工作的性质同时也决定了秘书默默无闻的地位，永远只能充当“幕后角色”，绝少抛头露面，更不可能到前台唱主角。

如秘书苦思冥想出生动的演讲稿，可是上台的是领导等等。

就是说，秘书的成果往往是以领导或集体的面目出现，自己只能默默奉献。

这就要秘书要有甘当无名英雄的精神，同时，要从容地从事秘书工作，就要控制自己的表现欲，削弱权利欲，不与领导争风头，越位工作，弄虚作假。

二、知识素养在现代信息社会的时代中，现代管理对各级领导者的知识结构提出了新的要求，因而对秘书的知识水平要求越来越高。

秘书必须不断地扩大和提高自己的知识结构和层次，与领导者知识结构的发展保持同步性。

秘书应具备广博的基础知识、精深的专业知识与实用的辅助知识才能胜任这项工作。

基础知识是秘书知识结构中的根基部分，广博、扎实、牢固的基础知识是一个人从事学习、工作的主要资本，也是产生智慧和能力的源泉，秘书掌握到的基础知识越丰富，越能融会贯通，就越能产生新的认识，并使之上升为理论。

具体而言，政治哲学类知识帮助秘书人员解决政治方向和思想方法等问题，能使秘书人员树立正确的世界观和方法论，是培养德才兼备的秘书人才的需要；语言文学类知识是增加秘书人员基本写作能力的需要。

同时还应学习掌握一些美学知识，树立审美观点，增强审美意识。

当然，对数学统计类、历史地理学和法律知识类等。

这些基础知识也是秘书观察社会、观察生活，加强自身品格不可缺少的常识和营养。

秘书的专业知识主要有：秘书学知识，这是秘书知识结构中的核心部分；秘书写作知识，秘书必须精通公文写作和机关应用文写作知识，这是秘书专业人才特长的标志，也是从事秘书工作的主要资本，必须学通、学精，掌握牢固；文书档案知识、调研学、会务学、信仿学以及公共关系学知识也是秘书必须学习掌握的。

辅助知识的要求是“实用”，如管理知识、速记、书法知识、外语知识、地方志知识和导游与礼宾接待知识等都是秘书要了解的必要知识，对秘书工作是非常有用的。

提高秘书人员的知识素养，应注重“三抓”:一抓学习练内功。

在学习内容上,侧重学政策、学理论、学业务、学经济、学法律、学写作、学计算机、学现代市场与科技知识,以拓宽知识面,高屋建瓴,了然于胸;同时,还要在实践中学习,边工作、边学习、边总结、边提高,使撰写的文稿血肉俱全;向领导学习,学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧,使文稿起伏与领导语言、工作方式达到“同频共振”;向同事学习,取人之长,补已之短,努力做一个“通才”、“全才”。

二抓锻炼增能力。

秘书应深入基层调查研究,吃透“下情”,广泛涉猎第一手资料,既能填充自己的“资料库”,增强写作能力;又能为领导科学决策提供准确、可靠的依据。

三抓借鉴采众长。

一方面,秘书人员要经常博采来自方方面面、正正反反的信息,汲取精华,为已所用;另一方面,要经常赴各地学习考察,解放思想,开阔视野,增长见识和才干。

三、能力素养秘书是应用型人才，不仅要有合理的知识结构，而且还应具有最佳的智能结构。

这就要求秘书具备观察和创造能力、综合分析能力、组织协调能力等。

一是观察和创造能力。

秘书人员要“眼观六路、耳听八方”，即目光要敏锐，善于捕捉信息。

事实上，由于现代组织机构自身和面对的外部环境都是错综复杂构成的统一体，这种千丝万缕、不可分割的关系决定了秘书应有较为敏锐的观察能力，以便比较全面深入地了解各种社会经济活动中的矛盾。

培养和提高秘书敏锐、深刻的观察能力，首先要以科学的世界观为指导，以丰富的知识为基础，以培养观察兴趣为条件，用客观的、全面的、一分为二的眼光观察一切，在观察的基础上，秘书要在思想上有新的认识、才能上有创造性，工作上有新突破。

秘书在工作中要树立主人翁思想，大胆开拓，从新的角度分析、处理面临的新情况、新问题，从而产生新成果，新突破，真正起到参谋助手的作用。

二是综合分析能力。

秘书人员的综合分析能力，主要指秘书对本单位和相关单位政治经济活动中存在的各种矛盾、问题，经过细致的分析、对比、研究，发现本单位的优、劣势。

秘书人员只有具备了较强的综合分析能力，才能自觉地应用正确的立场、观点、方法去观察、分析、综合处理单位各项活动中的矛盾问题，才能更好地为领导提供决策服务。

三是组织协调能力。

在当今市场经济体制下，一切社会活动都要学会组织协调，才能处理好各方面的关系。

具体到一个单位中，秘书部门便是不可缺少的综合协调机构，它一头衔接领导，一头衔接干部职工，处于中心枢纽地位，承担着协调重任。

秘书通过纵向关系和横向关系的协调，能够实现上情下达。

同时，秘书人员从文书往来与干部群众的工作交流中及时能够敏锐的发现问题，积极向上反馈，做到上情下达，让领导熟知下情，考虑问题和解决问题的出发点始终围绕工作实际，围绕广大干部职工的切身利益来进行。

协调工作千头万绪，在纷繁的工作中应注意以下几点：第一、在协调中要维护领导的威信和形象。

秘书人员应牢记的一个原则就是始终从工作角度出发，对涉及个人生活、隐私等方面的问题要巧妙避开，不谈不论。

在工作中要尊敬领导，积极配合领导妥善处理各种事务。

领导在工作艺术和工作方法中难免有疏漏和不妥之处，这就需要秘书人员及早提醒领导，认真想办法出主意，采取积极的补救措施，努力克服负面的影响。

第二、要抓住有利的协调时机。

工作协调实际上是人的工作思路、想法、关系的协调，要促进双方或者多方相互理解，达成共识，就要讲究时机。

秘书人员进行工作协调时要善于收集信息，关注各方面的动态，找到解决问题的突破口，适时抓住有利时机进行协调。

第三、要学会换位思考。

通过“角色”的转换，实现从多角度多方位看问题，从而提高协调的效果。

协调工作的前奏是要详细了解当事者所处的环境，秘书人员千万不可在协调之前凭主观思想随便发表一些自己的想法和猜测，而要谦虚谨慎，耐心听取各方面的意见，并自觉转换角色，把自己放到当事人的位置上去，以他的情感、处境来考虑问题的前因后果，来龙去脉，找到问题的症结所在。

秘书人员在协调中不可认为自己是受领导委派，就固执已见，应善于求大同存小异，最终找到一个大家都比较满意的解决方案。

四、心理素养我们这里所说的心理素养，是非智力因素的心理状态，即起动力作用的人脑机能，是人们对自己的思想、言行带有指向支配、左右作用的动机、志趣、意志、气质、情绪及性格等方面的心理素质与修养。

履行参谋辅助职能的秘书人员，其职能特征使之责任很大，负荷繁重，矛盾突出，付出与获得的反差明显。

因此，秘书人员要适应并做好参谋辅助工作，必须要有一个健康、良好的个性心理素养，概括起来，大致有以下三种个性心理素养：一是坚韧的意志。

现代秘书处于办公室的复杂环境，困难多，诱惑也多，因此必须具有坚强的意志力，才能胜任秘书岗位。

再者，鉴于秘书可以参加各种会议，起草或保管各种机密文件，又身处领导身边工作，对领导决策、领导行踪最熟悉，有些人必然会从秘书嘴里“探势头”、“捞八卦”，因此，秘书必须以坚强的意志力抵抗各种诱惑，不能讲的，绝对不透露一丝一毫。

二是稳定的情绪。

秘书整天为领导，为单位处理繁琐的事务，工作永无止境，疲惫不堪尚且欲罢不能。

而且，秘书在满足上级要求的同时，还得顾及与同事的相处以及群众的上访，往往不能兼顾，两头为难。

凡此种种，容易引起秘书情绪上的起伏。

秘书不能“闹情绪”。

三是宽容的胸怀。

秘书是领导形象的补充，甚至可以说是领导的分身，因此有责任以宽容的胸怀为领导分忧排难。

比如，工作中受了客户的气，不可当场大发脾气，让领导下不了台。

又如，与同事之间要竞而不妒，不应处处“监督”以抓其痛脚。

为了协调工作的需要，秘书对下要容，对上要忍；容则能合众，忍则能抗压。