恒大档案管理规定完整版
房地产企业项目档案管理制度
房地产企业项目档案管理制度第1章总则第1条目的为加强公司的文书立卷工作，规范公司档案管理，特制定本制度。
第2条适用范围本公司在生产经营活动中形成的各种有保存价值的文字材料，均应按本制度进行管理。
第3条管理部门1．文书结案后，原稿由行政部归档，经办部门根据实际需要留存影印本。
如因业务处理需要原稿须由经办部门保管，应征得文书管理部门主管同意，文书管理部门以影印本归档。
2．各分公司的档案分类目录及编号原则，由公司办公事务部门统一制定。
第2章档案管理第4条文件点收文件结案移送归档时，应根据如下原则进行点收。
1．检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。
2．文件如经过抽查，应有管理部门主管的签字确认。
3．文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。
4．与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。
5．如发现有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门。
第5条文件整理点收文件后，应按照以下方式对文件进行整理。
1．中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
2．右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角，并理齐钉牢。
3．文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。
第6条档案分类1．应根据内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级进行档案分类。
具体原则是先以部门区分，然后依档案性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
2．档案分类应力求切合实用。
如档案较多、三级分类不够用，可在第三级之后增设第四级“细类”。
3．同一“小类”（或“细类”）的案件以装订于一个档夹为原则，如案件较多、一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档夹装订，并于“小类”（或“细类”）之后增设“卷次”编号，以便查考。
4．每一档夹的封面内首页应设“目次表”，归档时依序编号、登录，并以一案一个“目次”编号为原则。
5．档号的表示方式如下：A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档案卷次，E1E2为档案目次。
【管理制度)恒大地产集团资料管理制度
【管理制度)恒大地产集团资料管理制度【管理制度】恒大地产集团资料管理制度一、目的为规范恒大地产集团内部资料管理，提高资料使用效率和保障信息安全，制定本管理制度。
二、范围适用于恒大地产集团内部所有部门、企业、子公司及其员工。
三、制度制定程序本管理制度由恒大地产集团董事会制定，并由公司法务部门审核和颁布。
四、制度内容1.制度名称：恒大地产集团资料管理制度。
2.范围：（1）适用于所有涉及恒大地产集团业务的各类资料，包括电子文件、打印文件、录音文件、视频文件等。
（2）适用于所有资料的存储、传输、使用、删除等环节。
3.目的：（1）规范恒大地产集团内部资料管理，保障恒大地产集团各项业务的顺利进行。
（2）保护恒大地产集团的各类资料安全，防止泄密事件发生。
4.内容：（1）资料收集和存储1）收集资料：恒大地产集团的各部门应当在业务活动中积极收集必要资料，并将相关资料存储在专用的资料库中。
2）存储方法：资料库采取加密方式存储，并根据业务需要设置不同的访问权限。
3）备份措施：定期对资料库进行备份，并把备份文件存储在另一台服务器上，以保证数据的完整性和安全性。
（2）资料传输和使用1）资料传输：恒大地产集团在资料传输中采取密钥加密和数字签名等技术手段，保证资料传输的安全。
2）资料使用：恒大地产集团各部门在使用资料时，应当遵守业务流程，并在必要情况下进行审批。
（3）资料删除和销毁1）资料删除：资料应当在规定的保留期限到达后删除，删除操作需要审批并记录审批人姓名和时间。
2）资料销毁：恒大地产集团内部资料库销毁需要一定的记录和程序，资料销毁需要审批，并由指定的人员实施。
5.责任主体（1）资料收集和存储：由各部门负责。
（2）资料传输和使用：由使用资料的各部门负责。
（3）资料删除和销毁：由资料库管理员或指定的报废人员负责。
6.执行程序（1）所有部门应当在业务活动中根据工作需要积极收集必要资料。
（2）收集到的资料应当根据要求存储在专用的资料库中。
房地产企业档案管理规定
档案管理办法第一条管理部门：集团人力及公共事务中心或各城市公司均设立档案室,由专人/档案管理员负责档案工作;第二条归档范围：包括但不限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件材料简称文件：1、管理文件：集团各单位在经营活动中具有重要依据的各类文件,包括各类公文;2、立项文件：包括可行性报告、合作合同、章程等文件及政府部门关于项目立项的各种批复文件等;3、证照文件：经营活动中产生的各类证、照文件等;4、资信文件：验资、审计、评估、权属等报告文件等;5、合同文件：经营活动中产生的各类合同文件等;6、征地建设文件7、规划报建文件8、竣工验收文件9、声像信息类：集团具有重要价值的照片、录音、录像、电子文件等;第三条收集归档：1、坚持平时归档与年终归档相结合的原则;2、凡属归档范围的文件,经办人员应在办理完毕一个工作日内将原件及时归档,不得私自留存;3、工程项目文件在各阶段形成过程中,有关人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集整理,不遗漏,不丢失,保证全套资料能够真实、完整齐全地向档案管理部门移交归档;4、一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的重要的有价值的文件资料,由主办部门收集存档,会议文件由会议主办部门收集存档;5、归档的文件材料必须完整,层次分明,符合其自然形成规律,保持文件之间的联系,科学分类、立卷和编目,便于查找和利用;在一个卷内要按问题或文件形成的时间系统排列,一般批复在前,请示在后；正本在前,副本在后；如有大型图表或大于十六开的张页时,要进行技术折叠成A4大小;●不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,应在复文年立卷,没有复文的,放在请示年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷；跨年度规划放在第一年立卷；案件文件放在结案年立卷;●拟定案卷标题要简明、扼要,结构完整,准确反映出案卷的主要内容,一般由责任者、问题、名称三部分组成;●整理好的案卷要确定案卷的保管期限,原则上分为永久、长期15年-50年、短期15年以下三种;确定档案保管的基本原则是：对公司有长远利用价值的档案应永久保存；对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存,介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长;6、密级的确定：绝密、机密、秘密●集团经营发展中,直接影响集团权益的重要决策文件资料为绝密级；●集团的规划、集团经营情况、重要会议记录为机密级；●集团人事档案、财务报表、统计资料、合同、协议、职员工资性收入、场或尚未公开的各类信息及其它为秘密级;7、组卷：●组具：封皮、封底、卷内目录、备考表、档案盒;●封面填写：案卷题名、编制单位;●页号打印：一般在右下角,反面标在左下角,照片档案背面编号;●卷内目录附件一的填写：一般应按时间顺序排列、编号应按文件实际编号填写;●备考表的填写：注意使用碳素笔填写;第四条档案分类编号：1、档案管理部门应根据归档范围对归档文件进行分类整理,编目归档,保证档案利用工作的顺利进行,分类原则如下：●按项目分类●按专业性质分类●按组织机构分类●按时间分类2、档案分类编号详见档案归档明细,任何新增/删除/变更档案分类编目等建议,须经集团编阅后发布为执行版本;为保持系统一致性,各城市公司不可各自制定编目;第五条档案保存：1、档案室须做好防火、防潮、防蛀、防盗工作,保持档案完好无缺；一旦出现险情,须立即向人力行政部报告;2、禁止无关人员进入档案室;3、资料档案发生损毁丢失时,根据给公司所造成的损失大小按公司奖惩规定对责任人进行处罚;4、档案管理人员应及时做好电子档案备份工作,所有备份须于每月底最后一个工作日电邮人力行政部,待该部统一更新存档;第六条档案借阅：1、借阅任何文件资料,办理审批及借阅登记手续,填写档案借阅审批表,附件二,并编制档案借阅登记簿附件三归还存档时,必须逐卷、逐页清点和检查,经双方核准后,经检查无误方可办理注销手续;2、借阅非机密性文件包括复印件,须经相关部门负责人批准；借出原件密件,须报城市公司总经理/主管运营总监审批,借阅者要妥善保管所借资料,如发生泄密情况,借阅者承担全部责任;3、办理银行贷款按揭所需的项目报建文件,证照文件及报建图、报建审核书、办理产权所需项目资料,须经城市公司总经理审批;4、所有合同、证照、规划设计批复、批准书、报建图、报建审核书等资料原件未经城市公司总经理批准不得借出5、任何人借阅档案原件,不准拆散案卷、折页、摘抄、复制；不准在文件上作记号、涂改、污损、转借等;7、借阅档案者必须严守集团机密,绝不能将档案资料内容外泄；由于泄漏机密而给集团造成损失者,将对其进行处罚直致追究其法律责任;第七条借阅期限：短期使用资料借阅期不超过一周,长期使用资料不超过15天,如确需延期应提前办理续借手续,必须经原审批人批准;第八条档案移交：1、如档案需向政府部门如向城建档案馆移交,需将有关规定及档案材料报城市公司总经理批准,档案转移交由人力行政部负责,各相关部门配合;2、各部门每年度形成的档案应于下年度三月份以前移交档案室,填写档案交接表附件四;3、工程项目于项目结束移交档案室;4、各城市公司与集团各职能中心对接,集团各职能中心与集团档案室对接;第九条档案销毁：1、档案在归档一定时期后,由城市公司总经理/COO/CFO组成的档案鉴定小组对其中失去保存价值或超过保管期限的档案进行鉴定销毁;2、销毁档案应填写档案销毁审批表附件五,经鉴定小组批准方可销毁,并编制档案销毁清册附件六,3、销毁档案时必须到指定地点,由相关部门人员及人力行政部经理同时在场监督,以防档案遗失和泄密;销毁后,参与销毁人员需在销毁清册上签字盖章;4、会计档案保管期限满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止;单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明;正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁;第十条档案室管理：1、集团档案室由专人进行管理,负责借阅、保管等管理工作;2、录音带、录像带、磁盘等要采取防磁措施,防止资料遭到破坏;3、对超期存档的资料,由档案室提出销毁报告,经有关部门审核和执行总裁批准,在有效监督的情况下进行销毁;4、各种档案应保持清洁卫生,档案室应通风良好、切实做好档案“十防”即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密工作,确保档案完整安全;5、档案室内严禁吸烟或有明火作业及电加热设备的使用,防止火灾发生;第十一条违规责任1、对于不能履行岗位职责的档案工作人员,两次以上者予以通报批评;2、对于因工作失误造成档案腐蚀、缺损、丢失,为公司造成重大损失的档案工作人员予以500元至1000元的经济处罚;3、对于由于部门负责人重视不够引起的档案工作失误给公司造成重大损失的,直接其进行警告处分及1000元至2000元的经济处罚;4、如档案借出后因保管不慎将文件遗失则调卷人负全部责任;档案管理人员有义务协助其责成相关负责人尽快对该文件进行补办,同时对调卷人处以500元至1000元以内的罚款;5、、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续,限期使用,按期返还,对于借阅期满未办理续借手续的,对当事人处以500至1000元的罚款;6、对于不能按照规定及时将报送城建档案馆的档案移交给档案室的相关部门档案工作人员,根据其对工程规划验收、备案及入住进度的影响程度处以200至500元的处罚;7、对于严格保密的档案如出现泄密情况,则视其情节轻重程度追究相关责任人的法律责任;第十二条日常运作所需之工作档案,由各职能部门各自负责;具体内容参照以下附表：附表1：档案卷内目录附表2：档案借阅审批表附表3：档案借阅登记簿附表4：档案交接表附表5：档案销毁审批表附表6：档案销毁清册附表7：档案案卷目录附表8：档案跟踪检查表档案卷内目录附表一第档案借阅审批表附表二编号、档案借阅审批表附表二编号附表三附表四附表五附表七档案跟踪检查表附表八。
房地产企业档案管理制度
第一章总则第一条为加强房地产企业档案管理工作，规范档案的收集、整理、保管、利用等工作流程，确保档案的完整、准确和安全性，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有部门及项目档案的管理工作。
第三条档案管理工作应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）规范化、标准化原则；（三）安全性、保密性原则；（四）便捷利用原则。
第二章档案管理机构及职责第四条公司设立档案室，负责公司档案的集中统一管理。
第五条档案室的主要职责：（一）负责制定档案管理制度，并组织实施；（二）负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作；（三）负责档案的查询、借阅、复制等工作；（四）负责档案的统计、分析、利用等工作；（五）负责档案的保密工作。
第六条各部门应设立档案管理员，负责本部门档案的日常管理工作。
第七条档案管理员的主要职责：（一）负责本部门档案的收集、整理、归档工作；（二）负责本部门档案的保管、鉴定、销毁工作；（三）负责本部门档案的查询、借阅、复制工作；（四）负责本部门档案的保密工作。
第三章档案收集与整理第八条档案收集范围：（一）公司内部形成的各类文件、资料、图表等；（二）项目开发过程中形成的各类文件、资料、图表等；（三）与其他单位、部门之间的往来文件、资料、图表等；（四）法律法规、政策文件等。
第九条档案整理要求：（一）按照档案类别、时间顺序进行分类整理；（二）档案装订应规范，便于查阅；（三）档案编号应清晰、统一。
第四章档案保管与利用第十条档案保管要求：（一）档案库房应保持干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫；（二）档案资料应按照规定期限进行保管；（三）档案资料应定期检查、清理，确保档案的完整、准确和安全性。
第十一条档案利用要求：（一）档案查询应遵循申请、审批、借阅的程序；（二）档案借阅应填写借阅单，明确借阅目的、期限；（三）档案复制应按照规定程序进行，确保档案的保密性。
第五章档案鉴定与销毁第十二条档案鉴定应遵循以下原则：（一）真实性、准确性；（二）完整性、连续性；（三）重要性、实用性。
房地产开发有限公司档案管理办法
房地产开发有限公司档案管理办法行政制度房地产开发有限公司档案管理办法第一章总则第一条为加强对公司各类档案的综合管理，逐步实现档案工作规范化、系统化和标准化，更好地为公司管理各项工作提供服务，根据国家《档案法》，并依据XX市建委和市档案局联合颁布的《XX市城市建设工程竣工档案管理实施细则》的有关部分，结合本公司管理工作中的实际情况，特制订本办法。
第二条在档案学中，档案、文件材料、资料是三种不同的概念。
档案是在本公司工作活动中直接形成的原始记录，经过整理、鉴定、组卷办理了归档手续的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电脑光盘等不同载体的历史记录；文件材料是在本公司现行工作活动中直接形成的原始记录，处于运转、承办过程中，还没有转化为档案；资料是指为了工作参考的目的而搜集来的文献材料，不是本公司工作活动中直接形成的文件材料。
档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、安全，便于开发利用。
第三条档案管理工作是公司管理基础工作的一个重要组成部分，是维护公司合法权益、经济利益和历史真实面貌的一项工作，档案应按照文件的种类和形成的时间顺序进行全面的收集和认真的整理、编制。
第四条公司各类档案均纳入本管理体系。
其中：1、工程档案和文书档案归档于档案室；2、财务档案（包括合同档案）在财务部单独归档；3、人事档案属于寄存在人才交流中心的部分按社会办法统一寄存在人才交流中心，属于公司人事手续部分（如简历、入职、辞职手续、员工基本情况表等）同“文件类”管理办法，由主管人事工作的岗位人员每月移交到公司档案室；4、涉及公司机密的档案（如涉及公司级奖惩的文件及其他重大商业机密的文件），公司设专人保管。
第五条本办法适用于公司各部门，其中深圳分部的档案管理纳入本管理办法。
第二章机构设置档案管理职责第六条公司总经理室是档案管理的主管部门，其主要职责：1、审核批准公司档案管理制度、办法、规范；2、指导、监督和检查档案管理工作；3、决定公司员工执行本规范的奖惩。
恒大地产档案管理制度
一、总则为加强恒大地产公司档案管理，规范档案工作，保障档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
二、档案管理范围1. 公司文件、资料、图纸、照片、录音、录像等纸质和电子载体档案。
2. 公司各部门、子公司、项目、分支机构等产生的各类档案。
3. 公司与外部单位签订的合同、协议、协议书等档案。
4. 公司内部各类规章制度、工作总结、报告、计划、会议记录等档案。
三、档案管理制度1. 档案分类与编号（1）按照档案的性质、内容、形式等进行分类。
（2）档案编号采用流水号，并按照档案类别、年份、序号进行编排。
2. 档案收集与整理（1）各部门、子公司、项目、分支机构应按照档案管理制度，及时收集、整理各类档案。
（2）档案收集时，应确保档案的完整性、准确性和系统性。
（3）档案整理应按照档案分类、编号、归档等要求进行。
3. 档案归档与保管（1）档案归档应按照档案分类、编号、归档要求进行。
（2）档案保管应采取防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保档案安全。
（3）档案保管期限分为永久、长期、短期三种，按照档案保管期限要求进行归档。
4. 档案利用与查询（1）档案利用应遵循公开、便民、高效的原则。
（2）档案查询应按照档案编号、档案名称、档案内容等进行。
（3）档案查询需填写《档案查询申请表》，经批准后方可查询。
5. 档案销毁（1）档案销毁应按照档案保管期限和规定程序进行。
（2）档案销毁前，应进行核对、鉴定，确保档案的完整性。
（3）档案销毁后，应填写《档案销毁登记表》，并报上级部门备案。
四、档案管理人员职责1. 负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
2. 参与制定档案管理制度，并严格执行。
3. 定期对档案进行清理、鉴定，确保档案的完整性和准确性。
4. 负责档案的保密工作，确保档案安全。
五、附则1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度由公司档案管理部门负责解释。
3. 本制度如有未尽事宜，由公司档案管理部门根据实际情况予以补充和修改。
房企地产公司档案管理规定
房企地产公司档案管理规定1．总则1.1 为规范公司档案管理工作，使档案管理工作水平不断提高，有效地为公司各项工作服务，特制定本制度。
1.2 档案管理工作包括分类、归档、保管、借阅及调用、销毁等方面的工作。
1.3 档案管理工作遵循的原则是：服务企业、规范管理、认真负责、实用方便、完备安全。
2．档案的管理机构档案管理工作实行分级管理。
2.1各部门可设置专职或兼职档案员，承担部门日常档案管理工作。
3. 档案的种类：3.1 公司基本档案3.1.1 公司开业登记证件，包括法人营业执照等。
3.1.2 公司设立登记、变更登记档案（公司历史沿革、设立及变更历次批准文件）。
3.1.3 公司章程（含历次修正案）。
3.2 公司综合档案3.2.1 法规性文件，包括上级发布、需公司执行的，或由公司发布的各种标准、规章制度等。
3.2.2 企业的重大决议，包括由公司办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。
3.2.3 计划性文件，包括公司发展战略、经营规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。
3.2.4 总结性文件，包括公司年度和月度工作总结、公司的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。
3.2.5 批示性文件，包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等，以及各类决定、命令、工作指示等。
3.2.6 凭证性文书材料，包括公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、合同书、协议书等的原始记录和文本。
3.2.7 证件性文书资料，包括公司各类资质证书、企业和产品获得的各类荣誉证书和证明、公司主要领导人获得的各类荣誉等。
3.2.8 汇报性文书资料，包括上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料；3.2.9 声像制品资料，包括公司在经营活动、重大庆典、企业文体活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。
恒大地产集团档案管理规定
恒大地产集团档案管理制度恒地司档字2008第004号一、总则1、为加强对本公司各类档案的规范管理,确保档案保管和使用的安全,提高利用效率,更好地为集团经营管理服务,为适应公司发展要求,特修订本办法;2、本制度所称的档案是指公司成立以来,在建司、经营、管理工作和活动中形成的,具有备用、备查价值的各类资质证照,文书、公文、公函,合同、图纸,影像、实物等不同形式的历史记录;3、档案工作的基本原则：集中统一地管理集团系统档案,维护档案的完整与安全,便于各项工作的利用;4、根据公司现阶段管理特点制定本制度,管理范围暂不包括人事档案、会计档案和资金类档案,须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的具体管理办法,档案中心具有监督和指导的责任;二、档案管理机构及主要职责1、管理模式：档案中心是集团系统档案工作的主要管理部门,采取集团总部直管模式,即集团总部档案室和下属公司、地区公司档案室人员的聘任、奖惩、职务晋升、业务管理和考核等工作均由集团总部档案中心直线管理;2、档案室管理档案范围：主要有综合类档案和技术类档案;综合类档案主要包括：行政文书、管理监察、经营管理、营销策划、计划管理、行政广告和销售合同、资产、声像、实物等档案;技术类档案主要包括：各工程项目的开发报建、招投标和预决算档案,以及工程管理性材料、工程项目合同、施工中形成的技术文件材料和竣工技术文件等档案;3、重要档案基本管理要求：预决算、招投标、总工室、工程口和品牌宣传等专业性很强的部门必须设置专门的档案室或档案柜,并设专职人员保管,其它部门根据管理需要设兼职档案管理员;4、档案中心主要职责：1贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策,制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度,确定集团系统全宗编号原则和档案分类体系;2统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作,加强档案工作规范化、标准化建设;3监督落实同步归档制度,指导各部门文件材料的收集、积累、整理和归档工作;4维护档案的完整和安全,做好安全防范、修复和保护工作;5推行集团系统档案管理系统信息化建设;三、档案的归档、立卷和移交一档案归档范围及归档时间1、综合档案和部分技术类档案归档范围、归档时间和归档责任部门见附件一,工程建设档案归档范围参照建设工程文件归档整理规范GB/T 50328-2001及各地方规定;2、对于公司规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,向本公司档案室移交,集中管理,任何个人不得据为己、拒绝移交;3、必须严格按照归档时间进行归档;如无正当理由延迟归档者,扣罚归档经办人或部门专兼职资料员100元/天,该部门负责人50元/天;连续延迟时间超过3天者,对相关人员进行失职问责;二归档要求1、归档专业技术要求：1归档的文件原则上一律为原件,凡有原件的文件,不能以复印件归档;热敏传真纸不能直接归档,要尽量追加原件,必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处;2归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集,工程技术类档案应符合国家有关规定;归档的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整;3文件书写和载体材料应能耐久保存,文件材料整理符合规范;归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存;4声像类、实物类档案要清晰完整,符合有关规范和标准,并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等信息;2、相关工作要求：1如因工作需要不能及时归档,应主动向档案中心备案,并安排专人妥善保存,待使用完毕后立即归档;2原则上,档案取得后未存档之前,部门人员不得先行使用,否则,如因此项原因导致的档案遗失、损坏等,一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理;3集团下属新成立的公司,取得公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司章程和印章印模后3个工作日以内,必须将上述内容的扫描件回传集团档案中心备案;三档案立卷1、立卷原则：综合档案按性质、类别、年限、重要程度和文件材料的自然形成规律,当年立前一年的卷,并预立当年的卷;技术档案立竣工工程卷,在建工程资料要整理成册;2、立卷时间：综合档案室立卷时间为每年年末或次年年初;技术档案在该项目开发报建工作完成后立即开始立卷,该工程项目完工后45天内完成组卷工作;3、各部门专兼职资料管理员应注重日常收集和整理,按照归档范围督促部门人员及时归档,并做好档案预立卷工作;四档案移交1、档案对外移交要求：按照政府规定办理档案对外移交时,须上报董事局领导审批;凡政府部门批复的文件及附图,在政府有关部门需回收时,档案中心须留存复印件备查;2、本公司内部档案移交流程见附件二;移交要求：1档案室接收档案时,应根据移交目录,与移交人共同逐页清点,双方在每一页都要签名确认;对重要、机密类的案卷,更需要仔细核对,经查验无误方可办理签收手续;2全部移交手续办理完毕后,移交部门和档案中心负责人均签署“同意”意见,并加盖部门印章,档案移交工作视为完成,移交中的所有记录均须存档;3、对调出、离职等人员,在办理调离手续前,必须清还档案;没有档案室签字,人事部门不得办理调离手续;五电子档案管理归档范围及相关要求详见恒地司档字2007第008号文恒大地产集团电子文件归档及管理暂行办法;四、档案的利用一档案借阅基本程序1、仅在档案室查阅一般数据和信息,办理普通登记手续即可,查阅重要密级资料,须按借阅管理权限呈相关领导签字同意,且必须在档案室当场查阅后归还,不得私自带出复印;2、集团本部借阅、各公司之间互调档案,以及部门之间档案资料借阅的具体工作流程见附件三;二档案借阅事项规定1、借阅档案必须按时归还,并及时办理清户手续;逾期无法归还应提前办理延期使用手续;无故延迟归还的,扣罚借用人50元/天,扣罚相关部门负责人30元/天;2、借阅档案最长应在7个工作日内归还,一次性借阅时间超过20天以上,须上报董事局领导审批;3、借阅者必须保证原样归还所借的档案资料,而且完整无损,不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记;4、严格遵守保密制度,妥善保管所借档案,做到不丢失不泄密;5、涉及管理监察部门根据集团领导指示开展具有查处办案性质的工作,档案、资料借阅须上报董事局领导审批,各档案室即可办理,无须再请示本公司董事长或本单位部门负责人;6、新入职和未转正的员工,原则上不允许借阅档案原件;如因工作需要,须报副总裁级以上领导签字同意;7、节假日前和工作发生变动时,必须及时归还档案;8、借阅的档案,一旦发生损坏、丢失或失密,应立即向档案中心报备,按公司规定失职问责处理;9、密级档案材料和已立卷的文件,原则上不借出,如确因工作需要,须经董事局领导同意方可借出;10、外单位借阅档案,应持盖有该单位公章的介绍信,写明借阅内容,经集团董事局领导批准,由相关部门人员带领方可借阅;11、实物档案一般不外借,声像档案只能以复制件提供利用;三档案资料借阅审批权限含原件和复印件,详见附件四;1、集团公司绝密类的档案一律不得复制;2、复印完毕须注明用途,根据情况加盖“再复印无效”印章;四档案密级确定与管理公司档案密级分为绝密、机密和秘密三类,密级事项划分表见附件五;密级档案保管要求如下：1、未经具备相应管理权限的领导批准,不得复制和摘抄;2、查阅机密档案资料,只能在阅览室内查阅;3、属于集团公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,必须由专人负责执行,采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由各部门负责保密;4、须在设备完好的保险装置中保存密级档案,且档案室内门、柜应做到随开随锁;5、档案室的档案材料要定期清查,做到帐物相符;发现失密、窃密情况,应及时报告主管领导,查明情况严肃处理;6、不准在私人交往、通信、网络中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论公司秘密,不准通过其他方式传递公司秘密;7、档案属下列情况之一者,不与开放利用：1涉及公司商业机密；2涉及公司专利或技术秘密；3涉及公司员工个人隐私；4档案形成部门规定限制使用;五档案统计档案中心应在每年年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案的利用等情况进行统计;统计工作必须做到实事求是,如实反映情况,务必确保提供的数据准确,符合客观实际,不得虚报、瞒报、漏报和伪造;五、档案保管和鉴定一档案库房设置及管理规定1、集团本部、下属公司和地区公司均应设置独立的档案库房,并保证库房安全;档案室由专人管理,无关人员一律不许进入库房;档案管理员离开库房要随时关好门窗,确保档案安全;2、档案室库应按照“十防”进行管理,即防光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗,尽可能全面妥善保管好各类档案,并定期检查、通风;3、库房内严禁存放与档案无关的物品,严禁吸烟,严防火灾;4、定期对库房进行检查,每半年进行一次全面盘查,对库房设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录,发现问题及时采取措施;二档案鉴定与销毁流程档案一经立卷、归档,未经鉴定小组鉴定,未报公司领导批准,任何人不得擅自销毁;档案鉴定工作由档案中心负责人组织,档案中心与相关部门负责人组成鉴定小组;1、不属于归档范围的文件资料鉴定与销毁流程和已入库档案的鉴定销毁流程见附件六;2、档案鉴定要求1经鉴定小组鉴定后仍无法确定其保存价值时,应继续保存至次年再进行鉴定;2技术档案鉴定时,需附工程口技术部门的专业意见;3鉴定小组不能单纯地从保管期限、年代或名称判别其价值,要从公司利用的角度综合衡量后提出存、毁意见;3、档案销毁规定1经批准销毁的档案,由档案中心负责妥善安排,不得作其它用途或当作废纸出售;2销毁档案须有至少两名监销人;监销人应认真复核所销毁档案;销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期,监销人分别在销毁清册上签字;3档案室应及时做好档案整理、检索工具调整等工作;档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、长久保存;三档案保管期限档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期等,本公司各类档案具体保管期限见相关文件管理规定;六、奖罚一奖励：集团档案中心每半年一次对各单位和部门的档案管理工作进行全面检查,对于在档案管理过程中做出成绩和贡献,或者进步非常突出的单位、部门或个人,整理相关材料上报集团公司领导,给予相应表彰和奖励;二罚则1、工作不负责任,未认真贯彻执行集团公司及档案中心工作要求,导致档案管理工作混乱,根据实地检查情况,对于档案管理具体工作人员和相关领导给予相应行政和经济处分;1档案保管期限内,档案严重缺失,或因管理、使用不当,造成档案材料损坏、遗失等；2未根据集团统一制度规定制定本公司管理细则,导致工作流程不清晰,关键环节工作失控等；3未按规定严格执行归档、借阅、移交、销毁等各项工作流程规定,未经批准,档案管理人员擅自外借档案材料等；4未按照集团统一全宗编号规定编排目录,立卷归档不及时,且目录与内容严重不符等；5未组织专兼职档案资料管理人员培训学习,导致本公司整体管理水平偏低,各项检查严重不达标等；6专兼职管理员态度不端正,工作责任心不强,未按要求管理本单位或本部门的档案资料,经检查管理混乱等;2、因管理或使用不当,违反公司档案保密规定,造成档案保密信息外泄；或者未经允许,私自将档案材料抄录、复制与转借他人等情况,公司将根据情节严重性给予相应处分;七、附则1、本制度为2008年第一次修订版,档案管理办法以本制度为准,解释权归集团档案中心;2、下属公司及各地区公司档案室参照本制度制定本公司管理细则,交集团档案中心审定后报本公司董事长审批执行;3、本制度从下发之日起执行;。
恒大地产档案管理规章制度
恒大地产档案管理规章制度恒大地产档案管理规章制度档案借阅基本程序：仅在档案室查阅一般数据和信息，办理普通登记手续即可，查阅重要密级资料，须按借阅管理权限呈相关领导签字同意，且必须在档案室当场查阅后归还，不得私自带出复印。
档案借阅注意事项：1、借阅档案必须按时归还，并及时办理清户手续。
逾期无法归还应提前办理延期使用手续。
无故延迟归还的，扣罚借用人50元/天，扣罚相关部门负责人30元/天；借阅档案最长应在7个工作日内归还，一次性借阅时间超过20天以上，须上报主管领导审批；借阅者必须保证原样归还所借的档案资料，而且完整无损，不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记。
2、新入职和未转正的员工，原则上不允许借阅档案原件。
如因工作需要，须报副总裁级以上领导签字同意；节假日前和工作发生变动时，必须及时归还档案；借阅的档案，一旦发生损坏、丢失或失密，应立即向档案管理部门报备，按公司规定失职问责处理。
3、集团公司绝密类的档案一律不得复制。
4、档案复印完毕须注明用途，根据情况加盖"再复印无效"印章。
5、对于公司规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，向本公司档案室移交，集中管理，任何个人不得据为己、拒绝移交。
6、原则上，档案取得后未存档之前，部门人员不得先行使用,否则,如因此项原因导致的档案遗失、损坏等,一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理。
印章管理：1、员工因个人事情要求盖公章的，必须由所在部门负责人签署意见，然后根据事情性质送有关职能部门审核，并经其主管领导签字同意方可用印。
涉及重要的事项可能会引起不良后果或其它无法预料的情况，必须上报有关董事局领导同意后方可用印。
2、用印申请人须认真、详细填写《印章使用申请表》里的各项内容，字迹工整，而且每栏只能填写一个用印事项，禁止把多项工作混填在同一栏内。
3、同一用印资料在不同时间里重复用印，或者同一批用印资料有部分内容漏报审批，都必须再次履行用印审批手续，杜绝"一次审批，重复使用"的投机行为。
地产公司档案管理规定(标准版)
地产公司档案管理规定
地产有限公司档案管理规定为使各类档案完整、准确、系统、及时收集归档,使档案管理工作更加规范化、制度化、科学化,以及为公司各项工作开展
提供信息和依据,特制定本规定。
一、档案管理工作的组织
1、在公司的直接领导下,由行政部负责档案室管理工作,行政秘书兼职档案管理员;青云项目组、旅顺项目组、营销部、装修部、人力资源部、行政部、
财务部、资产部及所属公司分别设兼职档案员,负责本部门档案的收集、整理及集中管理工作。
2、部门发生需保存文件时,应先交存部门档案员,部门档案员做好接收登记,再由部门档案员于每月25日报送公司档案员核对,以确保公司档案的完整性。
公司对部门的档案管理工作实行导、监督。
3、各部门档案员每天要清理档案,以免资料堆积,要熟悉部门档案,作到迅
速查找。
4、部门档案员须向公司档案员交存档案原件,部门保存档案复印件(除特殊档案,如财务档案、人事档案、工程技术档案等)。
5、所属公司的档案原则上由所属公司行政部(办公室)负责管理,所属公司证件档案复印件交存公司档案室,每月定期向公司档案室报送档案汇总情况。
起施行。
附:
1、档案归档范围
2、档案管理分工
3、档案管理表格
4、公司各部门及所属公司专(兼)职档案管理员附表一:档案借阅申请表附表二:档案交接单附表三:
精品资料欢迎下载。
恒大地产集团 人力资源 行政管理 档案管理制度
HD集团档案管理制度第一章总则第一条为规范集团档案管理工作，确保档案归档及时完整、保管安全可靠、利用便捷高效，强化企业经营活动中各类重要信息的安全保密管理，特制订本制度。
第二条本制度所称的档案是指集团及属下各单位在日常经营管理活动中形成的，具有查考利用价值的各类证照、公文、函件、合同、图纸及声像、实物等不同形式的历史记录。
第二章管理机构及职责第三条集团档案工作实行统一指导、分级管理。
档案中心为档案工作管理责任部门，负责整个集团系统档案工作的统筹管理。
第四条档案中心档案管理工作职责：1、负责拟定集团档案管理制度。
2、负责制定档案管理规范、标准及工作流程。
3、负责所保管范围内各类档案的接收、整理、利用及鉴定销毁。
4、对集团系统各单位档案资料管理工作进行培训、指导、检查与考核。
第五条各下属公司及产业集团监察室档案工作职责：1、负责集团档案管理制度、规范、标准的贯彻执行。
2、负责结合本单位行业特点，制定单位内部相关档案管理细则。
3、负责本单位各类档案的接收、整理、利用及鉴定销毁。
4、对本单位各部门资料管理工作进行检查与考核。
第三章档案保管分工第六条集团系统各类档案（不含人事及财务档案）均由档案中心负责保管。
设立独立监察室的产业集团及下属公司，相关档案由其监察室负责保管。
集团系统人事及财务档案由相关部门自行保管。
第四章档案收集与归档第七条归档范围及归档时限集团系统各单位须将应归档资料规范整理后按规定时限移交（归档范围及时限详见附件一），任何单位和个人不得无故拖延或拒绝移交。
人事及财务档案归档范围与时限由相关部门根据自身业务特点自行确定。
第八条证照及开发报建资料等取得后未归档之前原则上不得先行使用。
特殊情况应在取得后一个工作日内向本单位档案管理部门备案并安排专人妥善保管，待使用完毕后立即归档。
第九条各单位移交档案时，应办理相关移交登记手续，档案接收人员应与移交人共同清点。
第五章档案安全管理第十条集团系统各单位在办公场所安排上应满足档案管理工作需要，并确保档案存放空间的安全及相对独立。
房地产公司档案管理制度
房地产公司档案管理制度一、制度目的为加强房地产公司档案管理，规范业务流程，确保资料的完整性、真实性，保护公司和客户的合法权益，制定本档案管理制度。
二、适用范围本制度适用于公司内所有相关人员以及相关单位。
三、文件名称与编码规则1. 文件的名称应简明扼要，反映文件的主题，并应该与文件的内容基本相符。
2. 为便于识别、查询及保存，文件应按照一定的编码规则进行编码。
每一个编号仅表示一个文件。
四、文件的保管1. 文件档案应由主管部门、科室、经理或代表经理的副经理负责归档。
2. 文件要按照规定的保密级别归档。
3. 文件要有专门的柜子和架子，必须按照编号、时间和编号、字母的方法分类存放。
五、文件的借阅和查阅1. 借阅文件：任何单位或个人需要查阅公司文件、资料时，应事先填写《档案借阅单》（详见附件），由部门负责人审批，经过公司办公室批准后，方可借阅文件。
2. 查阅文件：公司内部各部门工作需要，使用本公司档案时，应先申请查阅。
被查阅的文件应由申请人保护完好（如需要复印文件，应事先向相关部门申请）。
六、档案的保密1. 涉及公司商业机密、知识产权、财务审计等方面的资料应保密，防止泄露。
2. 定期对机密资料进行检查并加强保护。
3. 员工应依照文件保密级别进行操作，对不属于自己的机密资料要严格管控，不得私自复印、转移、泄露和散发。
七、档案的更新文件应及时更新，以确保其时效性和可靠性。
八、档案的销毁1. 离职的员工的个人档案、不需要保留的会议记录、废旧文件、不需要留存的资料应该及时销毁。
2. 对于涉及保密或其他敏感信息的资料，应按照国家法律法规的要求进行销毁，并及时填写档案销毁明细以备查验。
九、附则1. 凡涉及本制度未尽数的规定，参照有关法规、规章办理。
2. 本制度未尽数的事宜，由公司领导组决定。
附件：档案借阅单姓名：__________________________工作单位：_____________________联系电话：_____________________借阅原因：____________________________________________________________ 借阅文件名称：________________________________________________________借阅期限：__________年，__________月，__________日至__________年，__________月，__________日。
恒大地产项目工程资料管理规定完整版
编号：TQC/K895恒大地产项目工程资料管理规定完整版In management, in order to make all the staff know what to do and what not to do, their responsibilities are of great significance to the work of the whole enterprise, so as to mobilize the enthusiasm of the staff and become the driving force of enterprise production.【适用指导方向/规范行为/增强沟通/促进发展等场景】编写：________________________审核：________________________时间：________________________部门：________________________恒大地产项目工程资料管理规定完整版下载说明：本管理规范资料适合用于管理中，为使全体人员都知道应该做什么，不应该做什么，以及明确自己的主要职责，所担负的职责对整个企业工作具有的意义和作用，从而把全体人员的工作积极性充分地调动起来，成为推动企业生产经营工作的动力。
可直接应用日常文档制作，也可以根据实际需要对其进行修改。
恒大地产项目工程资料管理规定一、施工单位必须在材料报验时，一并提供材料的产品质量证明文件及有效的检验报告；对于法规要求的见证取样送检或质监站监督送检的材料，施工单位必须及时报告监理或监督员见证送检，并在检测结果出来后3天内取得检测报告；否则，每少一项或数量不符，扣罚施工单位￥1000元；每延期一天，扣罚施工单位￥500元。
二、施工单位必须按《广东省建筑工程竣工验收技术资料统一用表》及施工技术资料规范的要求，填写施工过程记录、各检验批质量验收记录及分项分部质量验收记录，并做到内容真实、齐全及规范。
房地产销售公司档案管理制度
房地产销售公司档案管理制度一、总则为规范房地产销售公司档案管理行为，保障公司、员工、客户等各方合法权益，特制订本制度。
二、管理职责（一）公司领导公司领导应当高度重视档案管理工作，制定并完善档案管理制度，明确档案管理员职责和权限，确保档案管理工作的有效推进。
（二）档案管理员档案管理员应当认真履行职责，维护档案的真实性、完整性、准确性、及时性，定期对档案进行清点、整理，落实档案安全保密工作。
（三）部门领导部门领导应当做好本部门的档案管理工作，指导和帮助档案管理员履行职责。
部门应当及时提供各类档案资料，协助档案管理员加强档案整理和管理。
（四）员工员工应当严格遵守档案管理制度，妥善保管和使用所涉及的文件材料。
三、档案管理具体要求（一）档案存放1. 档案必须存放在专用档案库房内。
2. 档案柜门必须按时关好锁好，未经授权人员不得随意进入。
3. 已经内部流转的档案必须及时归库归位，保证档案存放有序。
（二）档案鉴定档案管理员应当按照有关档案管理规定，对档案资料进行鉴定，做好归档工作。
（三）档案查阅1. 员工如需查阅档案资料，需经过部门领导同意，并按照规定中的程序进行查阅。
2. 档案管理部门应当配合员工的查阅工作，确保员工的合法权益不受损害。
（四）档案保密1. 涉及公司重要商业机密的文件，必须进行严格保密，不得擅自泄露。
2. 涉及员工个人隐私的文件，必须严格保密，加强管理，不得随意传阅。
四、档案管理违规处理档案管理违反本制度规定的，应当按照《档案管理条例》等有关法律法规进行处理，情节严重的违规行为将追究有关人员的责任，并根据情况考虑给予相应的纪律处分和行政处罚。
五、附则本制度自颁布之日起实施，并适用于全公司各部门员工。
如需要修改，应当经过公司领导同意，并报档案管理部门备案。
房地产公司档案文件管理规定
房地产公司档案文件管理规定为了规范房地产公司的档案文件管理工作，提高管理效率，保障信息的安全性和可靠性，特制定以下规定：一、档案文件管理的范围本规定适用于房地产公司的所有档案文件管理工作，包括档案文件的收集、整理、保管、查询、借阅、调阅、销毁等工作。
二、档案文件的收集1.房地产公司应当制定收集档案文件的规范程序，对收集的档案文件进行分类及整理，标明时间、名称、作者、来源等基本信息。
同时建立档案文件收集登记台账，保证档案文件的来源及数量真实可靠。
2.档案文件的收集应当遵循法律法规和公司制定的规范，严格按照文件编制的程序来收集，将文件存储在规定的地方，并尽快进行登记。
三、档案文件的整理1.房地产公司的档案文件应进行分类、归档、标号标签等工作，根据文件内容进行归类，注明档案文件的级别、重要性及使用范围，减轻档案文件查阅时的负担。
2.档案文件整理应该引入现代化科技，如建立数据库，形成电子文档管理，便于快速的查询和检索，提高工作效率。
四、档案文件的保管1.房地产公司的档案文件应有定期保管的规定和安全保护措施，根据档案文件的重要性和使用需求采取不同的保管措施。
2.档案文件环境应妥善处理，仪器设备应定期检查、维护，并制定消防预案，防止因安全事件导致档案文件的遗失或损毁。
五、档案文件的查询、借阅、调阅1.档案文件的查询，应遵循查询档案文件的规范过程，建立查询档案文件的申请单或电子调阅申请，确认查询人信息的真实性、查询的目的和使用范围。
2.档案文件的借阅和调阅，必须经过程序处理和审核，建立借阅申请单或调阅申请单，并注明借阅人和调阅人的姓名、档案文件名称及借阅和调阅时间等信息，便于管理和监控。
六、档案文件的销毁1.档案文件的销毁，必须经过审批程序，建立销毁登记台账，确认销毁的考虑因素、销毁的数量及时间。
2.档案文件的销毁必须严格遵守公司制定的规范，确保销毁的标准化和程序化，防止档案文件的流出和泄密。
七、档案文件管理的责任房地产公司必须建立档案文件管理的责任制，明确责任人的职责、权利、义务和违规惩罚措施。
02-档案管理规定WI-7.2-02-02
1. 目的为全面加强物业集团系统档案管理工作，确保物业集团各类档案资料(材料)的充分、有效利用，特制定本制度。
2. 范围本规定适用于物业系统所有档案的管理。
3. 职责物业集团行政管理总部是物业系统档案管理的职能部门，所属各单位及各部门是档案管理的执行部门。
4. 工作内容4.1 定义：物业集团档案是指物业系统在企业发展过程中形成的具有查阅利用价值的、各种形式(纸质、电子、声像、实物等)的行政文书、资质证件、经济合约函件、业户资料以及音像图表等档案资料(材料)。
4.2 机构设置4.2.1 物业集团本部设立专门的档案室，隶属于行政管理总部。
4.2.2 物业集团所属各物业公司(管理处)经报批可设立自己的档案室，隶属于行政管理部。
4.2.3 物业集团本部各部(室)不设立专门的档案室。
4.3 管理体制4.3.1 物业集团本部档案室接受恒大集团档案管理中心的业务指导；负责指导所属各物业公司(管理处)档案室的工作；负责物业集团本部档案的具体管理工作。
4.3.2 各物业公司(管理处)档案室接受所在单位行政管理部的行政领导和管理，业务上接受档案管理部门监督和指导。
4.3.3 物业集团全质办为档案管理的督察机构。
4.3.4 为保证档案管理的实效性，物业集团根据实际需要，可成立档案鉴定小组。
4.4 人员配备及要求：4.4.1 各级档案管理机构根据档案的数量、工作量，本着精简、高效的原则，配备相应的档案管理人员。
物业集团档案室专职1人，所属物业公司(管理处)档案室为兼职1人。
4.4.2 档案管理(兼职)人员要由工作认真、责任心强、具有本专业知识和相应工作经验的大专以上人员担任。
4.4.3各级档案管理人员应保持相对稳定。
如因工作变动或离职，必须在相应行政管理部门负责人的监督下做好交接手续的办理工作。
4.5 物业集团档案室的工作职责4.5.1 参照国家有关标准和规定，结合集团公司有关规定，制定物业集团的档案管理办法，制定物业集团本部档案管理的实施细则，并组织实施；4.5.2 收集、整理、保管物业集团本部的档案，并做好档案鉴定、统计和利用工作；4.5.3 监督和指导所属各单位档案室的档案管理工作；4.5.4 根据需要组织开展业务知识培训，开展经验交流；4.5.5 承办有关档案管理工作的其他事宜。
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恒大档案管理规定 HEN system office room 【HEN16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688】
档案管理制度
一、目的
为规范档案管理工作，特制定本制度。
二、适用范围
本文件适用于金瀚房地产开发有限公司对文书档案和声像档案的管理。
三、批准和解释
★本制度由山东金瀚房地产开发有限公司行政事务部主管副总批准后生效；
★本制度由山东金瀚房地产开发有限公司行政事务部负责解释。
四、控制要求
（一）文书档案管理
1、文书档案分为行政档案、人事档案、技术档案和会计档案四类。
a)行政档案包括：
★重要会议材料，如报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
★政府部门发来与本公司有关的文件，包括通知、决定、纪要、决议、指示、条
例、规定、计划等；
★公司对外正式发文或与有关单位来往的文件，包括请示、报告、总结、计划、公函等；
★公司的各种行政文件，包括决议、总结、计划、请示、工作协调单、会议记
录、统计报表及简报等；
★公司其他文件，包括合同、协议书、干部任免、职工奖惩、劳动、工资、福利等。
★其它，行政档案移交清册、保管清册、销毁清册、工作标准、管理标准。
注：本类文件正式发出盖章时要留两份存档，各职能部门及内部形成的文件每月25日至月末搜集整理完毕，一式两份交行政事务部归档。
b)人事档案包括：
★员工合同书、入职登记表、应聘书、员工试用期考评表；
★员工求职自荐（推荐）材料、简历，学历证明、各类资格证明的复印件等；
★员工绩效考核材料，历次所写的小结材料、个人述职材料等；
★任免、调动、奖励、惩处登记表、离职通知书；
★公司员工花名册及其它有保存价值的文件资料等。
c)技术档案包括：
★各类施工、规划资料；
★各类生产、科研、设计等资料。
注：各类技术文档收到和形成当日要在本部门的“档案登记簿”上登记，以备查阅，使用完毕后由本部门归档保存；有副本或备份必须交行政事务管理部门档案管理人员保存。
d)会计档案
★由财务部派专人搜集整理归档。
★会计档案包括：
――会计凭证，如原始凭证、记账凭证和汇总凭证、工资单等；
――会计账簿，如日记账、明细账和辅助账薄、银行对账单等；
――会计报表，如主要财务指标及文字分析、月/季度会计报表及文字分析、年度会计报表/决算及方案分析、不定期的、重要的一次性报表及文字分析；
――其它，如会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、业务制度、规定办法、工作标准和管理标准、有保存价值的文件材料等。
e)审计档案
★由审计部派专人搜集整理归档。
★审计档案包括：
――审计通知书和审计方案；
――审计报告及其附件；
――审计记录、审计工作底稿和审计证据；
――反映被审单位和个人业务活动的书面文件；
――董事长对审计事项或审计报告的指示、批复和意见；
――审计处理决定以及执行情况报告；
――申诉、申请复审报告；
――复审和后续审计的资料；
――其他应保存的。
2、文书档案的归档、立卷管理
a）档案分类，依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别；
b）归档前将资料按类分组放置在待办卷宗内；
c）档案的立卷按永久、长期、短期分别组卷；卷内应把文件正文、底稿，附件请示和批复按一定顺序放在一起；
d）每个档案案卷要及时整理，使之厚度适宜，一般应控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加称边，材料过宽应折叠整齐，字迹难以辨认的，应附抄件，并为每一案卷书写端正的标题；
e）对所有公司档案应按一定次序排列和存放，并确定保管期限。
f）应编制档案目录（卡片），并在每年年底对档案进行一次检查，清理不必要保存的档案。
g)文书档案的工作环境要求：工作环境干净、整洁、无污染。
（二）声像档案管理
1、声像档案：反映公司主要活动和其他单位形成的与本公司有关的录音、录像、照片。
2、收集、整理和归档
a）各部门形成和收到的声像资料应及时交行政事务部存档。
行政事务部应对声像档案进行整理，其工作内容包括分类、组合、排列和编目。
b)声像档案的分类、编号
照片档案按年代、事件分类，同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片
号，底片在卷宗内编流水号，格式为：卷宗号—流水号；录音带、录像带、摄像带按年代分类，按内容编号，同一内容分录几盘的应视为一宗卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。
c)声像档案应编注与其他载体档案相联系的参照号，其格式为：（档案形态）档号/
（档案形态）档号。
3、声像档案的保管期限应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因
素，划定保管期限。
4、声像档案的文字说明
a）文字说明的基本内容可包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。
b）文字说明的要求
★准确揭示档案的内容，概括其全部信息，标注项目正确齐全；
★照片的自然张（内容相似的亦可以若干张）编写文字说明；
★录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明；一组声像资料联系密切的也应
加文字说明。
该文字应简洁，通顺，时间用阿拉伯数字表示。
5、声像档案编制格式
a）照片编制按横写格式编制，其格式为：照片/底片—文字说明—参见号—摄制时
间—摄制者；照片、底片以自然张为单元填写卷内目录。
b)
6、声像档案的保管
a）声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。
b)底片册、录音、录像带、摄像带应立放。
c)存放磁带最好不用铁皮柜，对库存的照片档案，要一年检查一次。
d)对有共同主题的若干声像资料组成案卷，集中编放。
e)案卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理和变动情况。
7、建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提
供利用及效果等各项统计工作。
（六）档案的借阅、使用
1、凡需使用档案者，必须填写文件“档案调阅单”，依据调阅权限和档案密级，经各
级领导签批后方能调阅。
2、案卷一般仅供在档案室看，立卷的文件、资料可外借，外借的须办理登记审批手
续，填写“档案借阅登记审批表”。
3、借阅时间不得超过一个星期，到期需归还；如需再借，应办理续借手续。
4、借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、裁剪、抽取、
拆散或损毁，借阅档案交还时当面查看清楚，如发现遗失或损坏应及时报告主管副总经理/行政总监。
5、外单位借阅档案，经总裁/总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室，其摘抄内容
需经总裁/总经理同意且审核后方能带出。
6、建立声像档案借阅、使用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定使
用范围。
7、具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定
办理，已移交档案室的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案室收取保管费用。
8、声像档案原版一般不得借出档案室之外，如有特殊需要，经总裁/总经理批准后，方
可办理，并按有关规定收费，实行有偿服务，如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。
9、档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策
信息、管理信息、产品信息、工程信息等。
（七）文书与声像档案的保管
1、应防止档案的损坏，确保档案的寿命，维护档案的安全。
2、公司应设立专门地点或专用文件库以保存档案。
3、做好档案室的防盗、防潮、防尘、防高温、防水、防火、防鼠、防强光等工作，门
窗应结实牢固。
（八）文书与声像档案的鉴定
1、应从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。
2、确定各类档案的管理期限表，档案保存分永久、长期、短期三种，介于两种保管期
限的，保管期限从长。
（九）文书与声像档案的销毁
对已失效的档案，要经过认真鉴定，方决定是否销毁，同时编制“档案销毁清单”，并永久保存；办理销毁手续征得归档单位和各公司总裁/总经理批准后方能销毁；销毁时要有二人以上监销，并在“档案销毁清单”上签字。
（十）其他
公司终止解散时，档案应移交控股股东。