《会计档案管理办法》修订

《会计档案管理办法》修订解读西安市档案局监督指导处苏耀珠内容第一章修订背景与意义（一）会计工作发展需要1、以计算设备为辅助的会计电算化技术的普及。

2、越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生、传输、保管。

（二）信息技术发展的推动1、各单位信息技术发展迅速，各项工作包括会计工作、档案工作信息化水平不断提高。

2、会计核算系统、ERP系统等建设与使用。

3、电子商务发展、电子发票试点及应用。

4、相应的信息技术规章标准不断完善。

（三）管理的压力1、档案库房的压力2、打印、复印的压力（成本）3、利用的压力（快速、远程）以某央企所属广东省公司为例，该公司一年打印的记账凭证约1000万张，明细账、总分类账、现金日记账和银行存款日记账约500万张，合计约1500万张，以平均保存15年测算，15年的周期内需保管的档案数量约为2.25亿张，相应的纸张和耗材成本约370万元，此外，需要配备15名人员对打印出的记账凭证、原始凭证和各类账簿进行分类、整理、匹配、装订和保管，并需要约3000平方米的场地对档案进行保存，带来大量的人员、场地、设备、能源等支出负担。

某公司每年纸张是超过1亿张，折合用纸是225吨，每吨纸耗费3.6立方米木材，木材810立方米，一棵成年树可产木材0.5立方米，相当于1620棵树纸张成本，包括运输、仓储、打印、装订和人工等等这些成本，一年应该在4000万以上第一章修订背景与意义（四）原《会计档案管理办法》存在的缺陷限制电子档案的应用未鉴定就销毁要求鉴销第二章修订概况介绍由21条增加到31条。

11处进行了修订一是完善了会计档案的定义和范围。

第三条二是明确了会计电子档案管理要求。

第三条、第七条三是增加了电子会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。

第八条、第九条第二章修订概况介绍四是对会计档案向单位档案管理机构移交的时间做了更加灵活的规定。

第十一条五是对定期保管会计档案保管期限作了调整。

第十四条、附表六是进一步完善了会计档案的鉴定销毁程序。

第十六、第十七条、第十八条七是明确了会计档案出境的管理要求。

第二十五条第二章修订概况介绍八是完善了会计档案利用的有关要求第十三条第2款九是对不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位做出了特别规定。

第二十九条十是对中止单位会计档案处置提出了新的要求。

第二十条十一是对委托代理记账机构的档案管理责任明确了要求。

第二十六条第三章条款解读一是完善了会计档案的定义和范围1998年版本：第五条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

2015年版本：第三条本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

一是完善了会计档案的定义和范围对会计档案定义的理解需要注意以下三点：第一,会计档案是由会计资料有条件地转化而来的。

首先，会计档案是办理完毕的会计资料。

其次，会计档案是具有保存价值的会计资料。

试算平衡的草稿最后，会计档案是按一定逻辑规律整理的会计资料。

一是完善了会计档案的定义和范围第二,会计档案既可以是外部接收取得的会计资料，也可以是内部直接形成的各种形式会计资料。

外部接收取得的会计资料：主要是外部取得的各类原始凭证，如发票、车船票、银行对账单、购销合同、收据、消费清单等。

（电子发票）内部直接形成的会计资料：主要是记账凭证、总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿、月度、季度、半年度、年度财务会计报告等。

一是完善了会计档案的定义和范围第三,电子会计档案属于会计档案。

电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

电子文件是指单位在履行法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。

因此，电子会计档案具有以下特征：(1)电子会计档案是以计算机等电子信息设备为载体形成和处理的电子会计信息；(2)电子会计档案的形成、办理、传输等环节是通过计算机等电子设备为载体进行的；(3)电子会计档案最终可以存储、保管在本地计算机等电子设备、设施，也可以存储在第三方提供的云存储空间。

举例1、未移交；2、扫描件一是完善了会计档案的定义和范围（二）会计资料的归档范围2015年版本第六条下列会计资料应当进行归档：（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

一是完善了会计档案的定义和范围（二）会计资料的归档范围新增内容：1.纳税申报表，是纳税人依照税务部门指定的格式填写，用以按照税法规定的期限和内容完成纳税申报程序的相关表格，是单位进行税款申报缴纳和会计核算的重要原始凭据，属于具有保存价值的会计资料。

2.会计档案鉴定意见书，是单位开展会计档案鉴定过程中应当形成，且具有永久保存价值的重要资料，应纳入归档范围。

注意：财务工作方面，如财务管理制度、规定、办法、总结；财务管理工作计划、报告、通知；固定资产新增、报废、调拨文件材料；生产财务和成本核算文件材料；资金管理、价格管理、会计管理文件材料；本企业税务登记、交纳、减免、返还等工作文件材料；本企业经营盈亏情况报告、报表；本企业财务预、决算报告。

审计工作方面，如审计工作制度、总结；审计意见、审计报告、专项审计通知、报告、批复、结论、调查与证明等文件材料、审计工作方案、计划、报告、纪要等。

第三章条款解读二是明确了电子会计档案管理要求。

第七条二是明确了会计电子档案管理要求第七条单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。

利用计算机、网络通信技术，就是将分布在不同地理位置上的具有独立功能的多台计算机或终端及其附属设备，用通信设备和通信线路连接起来，配以相应的档案管理软件，实现档案资源的共享。

在计算机、网络通信技术条件下，会计档案管理工作不再局限于传统模式下通过实体档案实现对档案工作的技术性管理，而是前移至文件的形成阶段，逐步实现对会计档案全生命周期的管理。

第三章条款解读三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。

（第八条、第九条）这两条一直是修订的难点，难就难在用简洁的语言把会计电子档案的要求交代清楚。

1．形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输。

需要注意的是：第一，将纸质会计资料扫描为电子影像件或其他电子文件类型的，不能仅以电子文件归档，仍需保留纸质会计资料，电子文件仅可作为数字副本归档保存；第二，如电子会计资料的生成方、发送方来源不可靠或不具有权威性，不得仅以电子文件归档。

（电子发票：应采用税务部门认可的传输方式获取）[案例] 某企业实行财务共享服务后，为实现异地集中核算目的，会计核算均以原始凭据（如发票等）的电子扫描件，以及企业合同管理系统传输过来合同的电子文档为依据进行日常账务处理，同时对原始凭证和合同的纸质原件进行归档保存。

新会计档案管理办法颁布后，该企业负责人对会计人员说，新办法将电子会计档案纳入会计档案的范畴了，所以，公司以后可以只保存原始凭证的扫描件和合同的电子文档了，纸质原件可以不用再保存了，公司为此可以节约一大笔开支。

该企业负责人的说法是错误的。

为提高工作效率，单位通过在内部制定相应的内控流程，并在确保扫描件和电子文档真实、可靠、不被篡改的前提下，可以利用原始凭证的扫描件和合同的电子文档作为依据进行会计核算。

但是，原始凭证的扫描件和合同的电子文档不符合《会计档案管理办法》中关于电子会计资料可仅以电子形式归档保存的相关规定，所以，不能仅以电子形式归档保存，单位仍应同时保存原始凭证和合同的纸质原件。

三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。

（第八条、第九条）２．使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序。

本条是对会计核算系统的规定：第一，接收和读取电子会计资料；第二，输出的格式符合要求；第三，设定必要的审签程序。

三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。

（第八条、第九条）第一，接收和读取电子会计资料本条中的“读取”包括两层含义：一是会计资料要以会计人员可以理解的形式呈现，而不能是单纯的计算机代码和纯数据；二是呈现的方式应当符合会计领域约定俗成的内容和格式，而不能是体现特殊业务逻辑的内容格式。

第二，输出的格式符合要求（一）文字处理系统形成的电子文件（版式）1、XML文档可以作为电子档案直接存储。

2、PDF文档可以作为电子档案直接存储。

3、WPS、RTF等文档作为电子档案存储时应转换一套XML文档或PDF 文档存储。

4、对于其它类型的文档，如果无法转换为XML、PDF格式则应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。

第二，输出的格式符合要求（二）图像电子文件1、TIFF格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。

2、JPEG格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。

3、其它格式图片应转换为以上两种格式中任意一种，有特殊压缩参数的要作说明。

4、对于无法转换格式的图片应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。

5、由扫描仪获得的图像电子档案，对于普通纸质档案来说光学分辨率不低于200dpi，对于照片档案来说分辨率不得低于600dpi。

（三）影像文件1、MPEG2格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作为电子档案直接存储。

2、对于无法转换格式的影像文件应按原格式存放并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并存档。

（四）声音文件1、WAV格式声音文件可以作为电子档案直接存储。

2、MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。

3、对于无法转换格式的声音文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。

第三，设定经办、审核、审批等必要的审签程序对于自动生成的凭证，原始数据产生的过程往往就已伴随着审核和控制，只要数据传递和转换过程中没有新的风险产生，则可视同已自动审核。

其他手工编制的会计凭证或会计信息传输过程中涉及人工干预的，应设定必要的审签程序。

三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。

（第八条、第九条）３．使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系。