《会计档案管理办法》修订

《会计档案管理办法》

修订解读

西安市档案局

监督指导处苏耀珠

内容

第一章修订背景与意义

（一）会计工作发展需要

1、以计算设备为辅助的会计电算化技术的普及。

2、越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生、传输、保管。

（二）信息技术发展的推动

1、各单位信息技术发展迅速，各项工作包括会计工作、档案工作信息化水平不断提高。

2、会计核算系统、ERP系统等建设与使用。

3、电子商务发展、电子发票试点及应用。

4、相应的信息技术规章标准不断完善。

（三）管理的压力

1、档案库房的压力

2、打印、复印的压力（成本）

3、利用的压力（快速、远程）

以某央企所属广东省公司为例，该公司一年打印的记账凭证约1000万张，明细账、总分类账、现金日记账和银行存款日记账约500万张，合计约1500万张，以平均保存15年测算，15年的周期内需保管的档案数量约为2.25亿张，相应的纸张和耗材成本约370万元，此外，需要配备15名人员对打印出的记账凭证、原始凭证和各类账簿进行分类、整理、匹配、装订和保管，并需要约3000平方米的场地对档案进行保存，带来大量的人员、场地、设备、能源等支出负担。

某公司每年纸张是超过1亿张，折合用纸是225吨，每吨纸耗费3.6立方米木材，木材810立方米，一棵成年树可产木材0.5立方米，相当于1620棵树

纸张成本，包括运输、仓储、打印、装订和人工等等这些成本，一年应该在4000万以上

第一章修订背景与意义

（四）原《会计档案管理办法》存在的缺陷

限制电子档案的应用

未鉴定就销毁

要求鉴销

第二章修订概况介绍

由21条增加到31条。 11处进行了修订

一是完善了会计档案的定义和范围。

第三条

二是明确了会计电子档案管理要求。

第三条、第七条

三是增加了电子会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。

第八条、第九条

第二章修订概况介绍

四是对会计档案向单位档案管理机构移交的时间做了更加灵活的规定。

第十一条

五是对定期保管会计档案保管期限作了调整。

第十四条、附表

六是进一步完善了会计档案的鉴定销毁程序。

第十六、第十七条、第十八条

七是明确了会计档案出境的管理要求。

第二十五条

第二章修订概况介绍

八是完善了会计档案利用的有关要求

第十三条第2款

九是对不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位做出了特别规定。

第二十九条

十是对中止单位会计档案处置提出了新的要求。

第二十条

十一是对委托代理记账机构的档案管理责任明确了要求。

第二十六条

第三章条款解读

一是完善了会计档案的定义和范围

1998年版本：

第五条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

2015年版本：

第三条本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

一是完善了会计档案的定义和范围

对会计档案定义的理解需要注意以下三点：

第一,会计档案是由会计资料有条件地转化而来的。

首先，会计档案是办理完毕的会计资料。

其次，会计档案是具有保存价值的会计资料。

试算平衡的草稿

最后，会计档案是按一定逻辑规律整理的会计资料。

一是完善了会计档案的定义和范围

第二,会计档案既可以是外部接收取得的会计资料，也可以是内部直接形成的各种形式会计资料。

外部接收取得的会计资料：主要是外部取得的各类原始凭证，如发票、车船票、银行对账单、购销合同、收据、消费清单等。（电子发票）

内部直接形成的会计资料：主要是记账凭证、总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿、月度、季度、半年度、年度财务会计报告等。

一是完善了会计档案的定义和范围

第三,电子会计档案属于会计档案。

电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。电子文件是指单位在履行法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。

因此，电子会计档案具有以下特征：

(1)电子会计档案是以计算机等电子信息设备为载体形成和处理的电子会计信息；

(2)电子会计档案的形成、办理、传输等环节是通过计算机等电子设备为载体进行的；

(3)电子会计档案最终可以存储、保管在本地计算机等电子设备、设施，也可以存储在第三方提供的云存储空间。举例1、未移交；2、扫描件

一是完善了会计档案的定义和范围

（二）会计资料的归档范围

2015年版本

第六条下列会计资料应当进行归档：

（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；

（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；

（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

一是完善了会计档案的定义和范围

（二）会计资料的归档范围