《会计电算化教程》第三章

如果某科目为数量、外币核算，可以录入期初数量、外币余额，但必须先录入本币余额， 再录入外币余额。若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额。
（3）设置了辅助核算科目的底 色为黄色，双击需要输入数据的辅助 核算科目“期初余额”栏，打开相应 的辅助账窗口，按明细输入每笔业务 的金额，如右图所示。
（4）输入完成后，单击【退出】 按钮，辅助账余额自动带回总账。
二 总账管理系统与其他管理系统的关系
总账系统是会计电算化信息系统的控制中心和传输中心，它与其他子系统之间相互
联系，协同进行会计业务的处理过程。
如下图所示： 应收款管理 应付款管理 工资管理 固定资产管理
凭证 凭证 凭证 凭证
成本管理 证凭
总账
证凭 存货核算
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总账管理系统与其他管理系统的关系
“账簿”选项卡如右图所示：
“账簿”选项
3．“会计日历”选项卡
【会计日历】选项卡如右图所示： “会计日历”选项卡可查看各会
计期间的起始日期与结束日期，以及启 用会计年度和启用日期。
“会计日历”选项
提示：
总账系统的启用日期不能在系统的启用日期之前。 以下情况不能修改总账启用日期： 已录入汇率后；总账中已录入期初余额(包括辅助期初)；总账中已制单的月份；其他系统 中已制单的月份；第二年进入系统。
（2）单击【增加】按钮，系统自动增 加一张空白凭证。
（3）在凭证左上角单击参照按钮，选 择凭证类型，输入制单日期和附单据数。
填制凭证
填制凭证
（4）在摘要栏单击鼠标，输入摘要内 容；在“科目名称”栏单击鼠标，然后单击 出现的参照按钮“ ”，选择科目名称； 在借方金额栏输入实际金额，按“回车”键， 转入下一行。
4．“其他”选项卡
“其他”选项卡如右图所示：
“其他”选项
二 期初余额
1．期初余额录入
在开始使用总账系统时，需要将经过整理的期初余额录入到总账系统中。
则可直接录入各账户 的年初余额。
则应先将各账户启用 时的余额和年初到启用时 的借贷方累计发生额计算 清楚，录入总账系统，系 统将自动计算年初余额。
那么应录入辅助项目 的期初余额。
凭证管理主要包括了填制凭证、出纳及主管签字、审核凭证等功能。
现金收付、银行结算及有关账务的核算与管理都是出纳的重要工作 内容。
账簿管理功能可以对账务数据库文件进行排序、检索和汇总处理，
用户可依据设置的查询条件，实现总账、明细账、日记账、辅助账及各 种汇总表的查询和打印。
期末处理功能包括转账定义、转账生成、对账和结转等。
选
期
项
初
设
余
置
额
一 选项设置
选项设置可在企业门户“业
务”页签中选择【财务会计】→ 【总账】→【设置】→【选项】菜 单，打开“选项”对话框。 如右图所示：
“选项”对话框
选项设置
凭证
账簿
会计日历
其他
1．“凭证”选项卡
“凭证”选项卡主要有制单控制 和凭证控制两个选项，如右图所示：
“选项”对话框
2．“账簿”选项卡
三 总账管理系统操作流程
总账管理系统业务处理通常分
为三个阶段：系统初始化、日常业务处 理及期末处理。
具体操作流程如右图所示：
设置系统选项 基础设置
期初余额录入 填制凭证 审核凭证 记账
出纳管理
账簿管理
初 始 化
系 统
日 处常 理业
务
自动转账 对账与试算
结账
初 始 化
系 统
总账管理系统操作流程
第二节 总账管理系统初始化设置
辅助核算科目期初余额录入
2．进行试算平衡
期初余额录入完毕后，应进行试算平衡，其操作如下：
试算结果平衡
（1）在“期初余额录入”窗口中单击 【试算】按钮，打开“期初试算平衡表”对 话框。
（2）如果试算结果平衡，如左图所示， 单击【确认】按钮。
（3）如果试算结果不平衡，需对期初余 额进行检查修改，并重新进行试算。
审核凭证
填制凭证
记账
凭证管理功能
1．填制凭证
填制凭证的方式通常有以下两种：
一是根据审核无误的原始 凭证，直接在系统中填制记账 凭证。
一是先由人工填制好记账凭 证，再集中输入系统。
● 填制凭证的基本内容
具体操作步骤如下：
（1）在企业门户“业务”页签中选择 【财务会计】→【总账】→【凭证】→ 【填制凭证】菜单，打开“填制凭证”对 话框。
总账初始化
凭证管理
出纳管理
账簿管理
期末处理
1．总账初始化 2．凭证管理 3．出纳管理 4．账簿管理 5．期末处理
总账初始化即是在启用总账管理系统进行账务处理之前，用户根
据企业自身的行业特性和管理需求，对系统进行相关设置的过程。 总账初始化主要包括选项设置、期出余额录入等。
凭证管理是总账管理系统的核心功能。
（5）系统自动将上一行摘要复制到下 一行，输入贷方科目和贷方金额，如左图所 示。
（6）单击【保存】按钮，系统提示 “凭证已成功保存！”，单击【确定】按钮。
提示：
填制凭证时输入的科目必须为末级科目。 凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。 在“摘要”栏或“科目名称”栏中单击鼠标，将会在该栏右下角出现一个参照按钮，单击 该参照按钮，可选择摘要或科目。 单击【增加】按钮，在增加一张新凭证的同时，保存上一张凭证。 如果制单人员需要使用“常用摘要”功能，应先由系统管理员在系统管理中为其增加“公 共目录设置”→“其他”→“常用摘要”功能权限，否则操作员将无权使用常用摘要。
提示：
如果期初试算结果不平衡，不能进行记账，但可以填制凭证、审核凭证。 凭证一经记账，则不能再输入或修改期初余额，也不能执行“结转上年余额功能”。
第三节 总账管理系统日常业务处理
凭
出
账
证
纳
簿
管
管
管
理
理
理
一 凭证管理
记账凭证是总账系统数据的唯一来源，是
会计电算化信息系统的基础数据，也是登记账 簿的依据，因此凭证管理是总账管理系统日常 业务处理中最基本、最核心的内容。
总账管理系统
第一节 第二节 第三节 第四节
总账管理系统概述 总账管理系统初始化设置 总账管理系统日常业务处理 总账管理系统期末处理
功总 能账 概管 述理
系 统
第一节 总账管理系统概述
的其总 关他账 系管管
理理 系系 统统
与
操总 作账 流管 程理
系 统
一 总账管理系统功能概述
总账管理系统的 主要功能
期初余额录入
录入期初余额的具体步骤如下：
（1）在企业门户“业务”页签中选择【财 务会计】→【总账】→【设置】→【期初余额】 菜单，打开“期初余额录入”窗口。
（2）在末级科目“期初余额”栏直接输入 期初数据，上级科目的余额由系统自动汇总计 算，如左图所示。
提示：
底色为白色的为末级科目，可直接录入余额；底色为灰色的为非末级科目，不可直接录入， 其余额由系统根据末级科目数据汇总计算而得。