公司档案管理规定及实施细则

公司档案管理规定及实

施细则

Company number【1089WT-1898YT-1W8CB-9UUT-92108】

档案管理办法及实施细则为了加强和规范公司内部档案管理工作，保证档案完整性和保密性，准确地反映公司各项工作，根据《中华人民共和国档案法》、《武汉市档案管理条例》，结合公司实际，特制定本办法。

一、档案管理

1、主要内容

档案是公司在施工生产及各项管理活动中形成的全部档案的总和。包括保密制度、行政、经营、生产技术管理档案、会计档案、基本建设、产品、设备档案和人事档案等，其构成以建设项目、设备和会计、经营档案为主体。公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。

公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。

2、文件的收集与归档

各部门形成的文件材料，由各部门专职或兼职档案管理人员负责收集管理，并于每年12月31日之前向公司办公室办理移交。

一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交办公室备案。会议文件由办公室收集。

档案室在接收移交的档案后，应对移交档案进行检查、汇总、并编制档案总目录。

档案室对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列，存放档案必须有专用的档案装具，档案排列方法要科学，以便查找。

定期进行对库房档案的清理核对工作，做到账务相符，对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。

收进的档案要及时入库，借阅档案归还后，及时放回原处。

3、公司文件材料归档的基本要求

归档的文件材料必须完整。

归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。

4、公司文件材料的归档范围

保密办公室：保密相关法规、制度；重要的会议纪要；学习培训资料；工作计划、总结等。

行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。

人力资源类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、薪酬福利、培训登记表等。

会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表。

经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息和用户服务工作中形成的文件材料等。

工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸等。

生产计划方面。有各种计划、统计报表和生产管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。

物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。

其他方面。

5、档案级别的划分：

档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级。

一级为绝密文件

等级划分为一级。

公司的重大决议。包括由公司股东大会、董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等，其等级划分为一级。

本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。属非常重要的文件，此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。

本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方面的档案，为绝密文件，其划分级别为一级。

二级为机密文件

本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属机密文件，划分等级为二级。

三级为秘密文件

本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。属公司内部重要文件，为秘密文件，划分等级为三级。

反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。属于秘密文件，其等级为三级。

四级为普通文件

重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等属于普通文件，划分等级为四级。

6、归档时间

基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案管理部归档。

各项管理工作中形成的文件材料，在一个月内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。

7、档案的鉴定和销毁

编制档案的保管期限表，保管期限可分永久、长期（10-30年）、短期（10年以下）三种。

档案鉴定工作由公司档案鉴定领导小组组织进行，鉴定领导小组由主管档案工作的副总经理任组长，组员由技术部门和业务部门的负责人等组成。? ?鉴定工作根据各类档案的保管期限进行。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备考表上注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。

档案通过鉴定确认为永久保存的档案，如发现档案不完整、不准确，应责成有关部门和人员进行补充和修改。?

对经鉴定确认无保存价值的档案，要登记造册，提出销毁报告，经主管经理审批，并报送上级档案管理部门备案。销毁档案要严格执行保密规定。

二、档案管理实施细则

1、档案管理归档要求：

档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

在归档的文件材料中，应将每份文件的正件（原件）与附件（复印件、扫描件）分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

2、各部门保管文件的档案范围及相关规定

各部门的档案管理必须按规定的等级分级、分类存档，其一级、二级存档的文件均为复印件及扫描件，原件交由公司档案室存档管理。

各部门的档案管理由各部门指派相关人员进行管理，不设置专职岗位。

部门存档文件的范围：

保密办公室保密资料、涉密文件。

部门例会纪要、业务函件、往来文件。

客户业务信息、资料、销售报表。

公司及各部门的规章管理细则。