档案分类编号方法

档案分类编号方法为加强本行机关档案工作规范化、标准化建设,中国人民银行档案管理规定》(银办发[2004]259号),《机关档案工作业务建设》、《归档文件整理规则》等规定,结合本行档案工作实际情况,对本行形成的文书档案、会计档案、基建档案、声像档案、设备档案、实物档案分别制定了分类与编号方案:

一、文书档案

1、 2001年前的文书档案,按保管期限——年度的方法进行分类,即:

永久 1997 1998 (2001)

长期 1997 1998 (2001)

短期 1997 1998 (2001)

排列与编号:排列在同一保管期限,同一年度内,按机构排列顺序进行,同一机构按事由结合时间排列,编号在同一保管期限内采用年度大流水编号。

2、2002年(含2002年)以后的文书档案采用《归档文件整理规则》的方法,对归档文件

以件为保管单位进行整理,采用年度——保管期限的方法进行分类,即:

2002年度永久

2002年度长期

2002年度短期

2003年度永久

2003年度长期

2003年度短期

排列与编号:件与件的排列次序按事由结合时间的方法排列。归档文件在相同保管期限内采用年度小流水的方法进行编号。

二、会计档案

会计档案分类方法按年度——类型进行分类。

会计档案按类型分为会计凭证、会计账簿、会计报表、其她会计资料,设置分类号KJ,即:。

会计凭证——KJ-PZ

会计账簿——KJ-ZB

会计报表——KJ-BB

其她会计资料——KJ-QT

会计档案保管期限分永久与定期两种

排列与编号:会计凭证按会计科目结合时间顺序依次排列,编号采用年度小流水编号;会计账簿、会计报表、其她会计资料按类型——保管期限依照时间顺序依次排列,采用年度小流水混合编号,一个年度编制一个流水号。

三、基建档案

基建档案按工程项目进行分类,设置分类号JJ,即:

中国人民银行县支行办公楼 JJ01

中国人民银行县支行宿舍楼 JJ02

······

一个项目内基建材料按工程阶段组卷,即:依据性材料、基础性材料、工程设计、施工、监理、竣工验收的顺序组卷。

排列与编号:案卷排列按照工程阶段顺序结合保管期限(保管期限长的排在同一阶段其她材料的前面)进行,编号采用项目小流水。

四、声像档案

声像档案按载体形式——年度的方法进行分类,设置分类号SX,即:

照片(SX1):1994、1995、······

录音带(SX2):1994、1995、······

录像带(SX3):1994、1995、······

磁盘(SX4):1994、1995、······

光盘(SX5):1994、1995、······

排列与编号:照片档案采用全宗号——保管期限代码(永久为Y、长期为C、短期为D)——张号进行编号。编号采用年度大流水编号方法。即在同一保管期限内照片排列从“1”开始顺序编号,下一年接着上一年的顺序继续编,在同一年度同一保管期限照片的排列按事由结合时间的顺序进行。

其她声像档案按事由结合时间、保管限期的方法进行排列,同一载体形式内采用年度大流水编号方法。

五、设备档案

设备档案按设备进行分类,设置分类号SB,即:

计算机——SB1

空调——SB2

小汽车——SB3

办公设备——SB4

······

一套设备内材料按阶段进行组卷,即按外购设备开箱验收、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等顺序进行组卷。

排列与编号:一套设备内案卷排列按阶段进行,采用设备小流水的方法进行编号,一种设备编一个流水号。

六、实物档案

实物档案按类型——年度进行分类,设置分类号SW,即:

奖状证书类——SW1

奖牌奖杯类——SW2

锦旗类——SW3

排列与编号:同一种类型按事由结合时间顺序进行排列,采用年度大流水的方法进行编号。