集团档案管理办法及实施细则

档案管理办法及实施细则为进一步完善集团的档案管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范经营行为，保护集团的合法权益，促进持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。

第一章总则第一条根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强档案工作管理，更好地为集团服务，特制定本规定。

第二条集团的档案是集团在各项活动中形成的全部档案的总和。

其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、技术资料、财务资料、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。

第三条档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。

第四条档案管理工作坚持集中统一、分类管理原则。

第二章文件材料的形成与归档第五条要根据国家相应法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。

文件材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营等项工作和文书处理的程序。

第六条日常经营活动中形成的办公用品及文件等材料由部门负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。

各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档，然后交给档案管理人员。

（一）董事局办公室负责文件材料的管理，统一管理、分类存档。

（二）文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交部门负责人审阅后归档。

（三）一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交董事局办公室备案。

会议文件由董事局办公室收集。

第七条文件材料归档的基本要求（一）归档的文件材料必须完整。

（二）归档的文件材料必须准确地反映生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

（三）归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。

第八条编制文件材料的归档范围。

企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面：（一）经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。

（二）财务管理方面：有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。

（三）工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸等。

（四）计划统计方面。

有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。

（五）劳动工资方面。

有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。

（六）物资供应方面。

有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。

（七）宣传方面：有组织、宣传、通知、人事、保卫工作中的各种文件材料，公司行政工作和董事会工作中的各种文件材料。

（八）技术资料方面：技术研发资料、产品配方、商业经营信息等各种文件资料。

（九）其他方面。

第九条档案级别的划分：档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级。

等级的划分：一级为绝密文件二级为秘密文件三级为机密文件四级为普通文件（一）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等属于普通文件，划分等级为四级。

（二）各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报，大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等属公司内部重要文件，为机密文件，划分等级为三级。

（三）对外的正式发文与有关单位来往的文书，此类型文书属秘密文件，划分等级为二级。

（四）与有关单位签订的战略性合同、协议书等文件材料，技术研发资料、产品配方、商业经营信息等属非常重要的文件。

此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。

（五）职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

属于人事方面的档案，为绝密文件，其划分级别为一级。

附表格如下：1协议书、2面的文件材料。

1告、请示、批复、会议记录2要活动的剪报、照片、录音第十条归档时间（一）基建工程或其他技术项目，在任务完成后 15 日内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向董事局办公室归档。

（二）各项管理工作中形成的文件材料，在 15 日内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向董事局办公室归档。

第十一条各类文件材料一般归档一式一份原件及扫描件，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数或备份电子档案。

第十二条文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入基建、经营等各项管理程序；列入基建和经营等各项活动的工作计划；列入有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。

第十三条董事局办公室要对文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。

归档要求：（一）档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

（二）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（三）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件（原件）与附件（复印件、扫描件）分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

（四）不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

（五）档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

（六）案卷封面，应规范统一，字迹工整、清晰。

第十四条建立健全各项档案管理制度，列入经济责任制体系，并制定严格的奖惩办法。

第十五条各部门保管文件的档案范围及相关规定（一）各部门的档案管理必须按规定的等级分级、分类存档，其一级、二级存档的文件均为复印件及扫描件，原件交由档案室存档管理。

（二）各部门的档案管理由各部门相应负责人进行管理，不设置专职岗位。

需各部门的档案管理自行安排。

部门存档文件的范围：1.部门例会纪要、业务函件、往来文件。

2.客户业务信息、资料、销售报表。

3.集团及各部门的规章管理细则。

4.原始财务资料、会计凭证、账册、财务报表、月度年度财务报表、薪酬发放、不动产所有权及其它债权凭证等涉及财务方面的文件档案由财务部保管。

第十六条档案分类董事局办公室负责文件档案的分类、归档、整理、编写检索（清单）、保存、调阅使用。

（一）根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制文件档案分类编号方法（二）分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。

（三）常用的分类方法有：1.按工程项目分类；2.按专业性质分类；3.按组织机构分类；4.按时间分类。

可按文书的性质分类，可分为橱窗大类别，再从大类别下分到小类别，再从小类别细分种类、年份等。

（四）文件档案要根据内容及重要性分为“普通”与“加密”两大级别。

“加密”还分为绝密、秘密和机密三类。

不能随便以个人名义或是部门名义查阅及调阅的文件属于加密的文件，其重要性归档文件时自行确认。

第十七条档案编目：要编制档案总目录、档案分类目录。

第十八条档案管理人员职责（一）按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

（二）按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

（三）工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护档案的完整与安全。

第十九条档案保管（一）接收档案必须认真验收，并办理接交手续。

（二）存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。

（三）要定期进行档案室的清理核对工作，做到目录、文档相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，档案室的档案因移交，作废、遗失等注销时，要查明原因，保存依据。

1.文件档案保存期限：（1）永久保存：①公司章程；②股东名册；③组织规程及办事细则；④董事会及股东会纪录；⑤财务报表；⑥政府机关核准文件；⑦不动产所有权及其它债权凭证；⑧工程设计图、建筑档案、设计档案、技术图纸；⑨其它经核定须永久保存的文书。

（2）10 年保存：①预算、决算书类；②人事档案、会计凭证；③事业计划资料；④其它经核定须保存 10 年的文书。

（3）在目前公司文件档案建制初期，不涉及文件档案的清理销毁，相关规定另行规定。

（4）技术类文档由所属单位自行保管，建立规章制度，统一归属董事局办公室管理，接受集团法务部监督。

每季度向集团董事局办公室上报档案管理账目明细。

第二十条档案只有公司内部人员可以借阅。

调阅文件档案要履行调阅手续。

填写《档案调阅单》，而后交给部门主管或是部门经理及董事局办公室领导批准签字才能进行调阅。

调阅之前要填写《档案调阅记录》方可进入档案室查阅或调阅资料。

（一）普通文件档案：要办理调阅手续，并由单位负责人、档案负责人两级签字确认。

（二）调阅“加密”的文件档案，要办理调阅手续，并由分管主管及部门经理、公司领导三级签字确认。

（三）人事的档案的调阅管理：1.查阅权限：公司领导、人力资源部负责人、人事业务负责人可查阅所有员工的人事档案；各部门负责人在经过分管领导和人力资源部审批后可查阅其本部门内的员工档案；员工没有查阅其本人及他人人事档案的权利；2.原则上不得摘抄或者复印员工人事档案。

如由于工作原因确需摘抄或者复印的，经公司领导、部门负责人和人力资源部负责人批准后，交由档案管理人员复印。

档案管理人员应当对复印或者摘抄的情况如实做好登记；3.员工人事档案不得借出查阅。

如必须借出查阅时，应提交申请，由主管领导及人力资源部审批后方可执行，并严格履行登记手续；4.借阅人事档案必须严格遵守保密制度，并严禁涂改、抽取和撤换档案。

5.调阅自己的相关资料需要三级以上签字确认方可调阅。

（四）调阅档案的人员必须爱护档案，保持整洁，要保护档案的安全与保密，不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印档案。

（五）一、二级类型的档案的调阅只可在档案管理部门调阅复印件及扫描件，且其它各部门不可复印及留存扫描件。

（六）必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

（七）用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

第二十一条调阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。

第二十二条调阅范围外部机构调阅文件档案调阅只限在档案室查阅，不能带出，必须带出档案室查阅的，要经过公司负责人批准。

第二十三条调阅时间（一）一般普通文件档案最长不超过二周。

（二）“加密”文件档案最长不超过一周。

第二十四条奖惩（一）董事局办公室及专职负责人须严格执行上述管理规定，如出现违规操作，给予负责人点名批评，并视情节轻重处以 100—300 元的罚款。

（二）经批准借出的档案资料，无正当理由在借阅限期内不归还的，视情给予责任人罚款 100—500 元的处罚；董事局办公室人员未及时催还的，每次给予罚款 100—300 元的罚款。