商务接待一览表
接待准备明细表
参观
□路线确认，陪同人员
环境
பைடு நூலகம்□客户到访前的公司巡视（卫生及办公区域、会客区域）
通知
□客户距公司30分钟路程时,陪同人员电话通知总经办准备接待
3
环境布置
停车场
□干净整洁、可供客人停车的位置足够
灯光
□办公区灯光打开
横幅
□制作欢迎横幅（A级）
空调
□根据当时温度事前开放调温
□公司简介、资料准备（A级）
□会客室茶水准备
□桌面烟缸摆放（特殊需求）
□桌面饮料摆放（特殊需求）
4
准备
会客厅
□设备运行正常
□接待人员到位运行正常
□参加人员到位正常
□
所经过路程
□物品摆放整齐有序
5
资料准备
公司资料
□公司宣传画册
□公司简介
定制资料
6
礼品
□土特产准备
□其他礼品
人员
陪同人员
主陪人
参观陪同人
座谈陪同人
接待准备明细表
接待部门：
序号
项目
内容
要 求
执行人
验收人
执行情况
1
接待联系
联系人
□接待总负责人
□内部、客户联系人
□司机
接待标准
□A级 □B级 □C级
2
前期准备工作
物品
□常备接待物品准备(茶水、接待烟、接待酒、水果、小吃、土特产、礼品)
□备纸巾、湿纸巾、烟灰缸。
接机（车）
□确认时间及客户人员信息
□车辆
酒店、餐饮
组织人员
总负责人
内部联系人
商旅接待计划表
4月份洽谈会接待工作计划一、接待要求1、热情周到：做到来有迎声，去有送声，有问必答，百问不厌。
2、认真倾听：来访办理的事情不论是否对口，不能说“不知道”、“不清楚”，认真倾听来访者的意图和要求3、及时处理：热心引导，快速衔接，为来访者提供准确的联系人、联系电话和地址或引导到要去的部门。
二、接待工作1、接受任务：按院办领导指示接受接待任务。
2、了解来宾情况：了解来宾的人数、身份、性别、日期、交通工具的班次与具体时间、内容和日程的初步要求，何时返回、返程交通工具等。
3、制订计划：按来客和领导的要求制订计划，包括接待规格、内容、日程、经费、人员、任务分配等，经领导批准后逐项准备办理。
4、预订住宿：按计划在招待所或宾馆预订膳食、客房或床位、准备车辆等。
5、迎接来宾：在预定日期、时间随车到机场、车站、去迎接客人。
6、商议日程：将客人接至招待所或宾馆后，即与对方相应人员商定日程安排。
7、安排会谈：将商定日程向领导汇报，接着安排双方会见或会谈事宜，并应准备好会谈需用的资料。
8、陪同参观：如安排参观游览，应陪同、介绍，并负责交通、餐饮、休息、安全等。
9、送别客人：客人访问结束返回时，应提前代办车票机票并将客人送至车站、机场。
附：接待日程表接待日程表格商务旅行计划商务旅行计划应包括如下内容：出差的时间、启程及返回日期，接站安排；出差的路线、终点及途径地点和住宿安排；会晤计划（人员、地点、日期和时间）；交通工具的选择及停留地的交通安排；需要携带的文件、合同、样品及其他资料；上司或接待人的特别要求；上司旅行区域的天气状况；行程安排，约会、会议计划，会晤人员的名单及背景，会晤主题；差旅费用、现金、兑换外币、办理旅行支票；上司的住宅电话号码。
商务接待工作执行实用表格
（一）商务接待安排表
来客所在单位
来客负责人姓名
来客负责人职务
பைடு நூலகம்来客人员名单
接待部门
接待负责人
到达时间
离开时间
人数
到访原因
接待计划安排
车辆使用计划
相关事项
摄影
礼品
音响
欢迎标语
用餐
鲜花
宣传材料
礼仪
导游
题词
水果
其它
接待部门意见
签字：
主管领导意见
签字：
（二）接待用餐申请表
编号：申请日期：年月日
接待负责部门
接待负责人
负责人职务
来宾负责人
所在企业
职务
来宾总人数
用餐时间
陪同人数
接待事由
招待标准
经办人
接待部门
行政部
主管副总
商务接待行程【范本模板】
中国烟草总公司湖南省公司商务接待行程
一、序言
我们公司一个重要的战略合作伙伴将于2012年11月7日星期三上午9点乘坐上海航空FM9395抵达长沙并在长沙呆四天，11月10日星期六早上离开.期间主管销售副总出差在外,由我们行政部安排其5人四天的行程。
在此基础上，我们特制定了如下商务接待计划。
成员：一名总经理(男）;助理一名（女)；部长三名(2男1女）
二、商务接待的目的
本次商务接待计划的宗旨在于促进公司产品更好的销售，同时加速双方公司更好更快的发展，建立长久的合作伙伴关系。
三、行程安排
接待日程安排表
四、接待经费预算
总结：所有的日程安排消费的费用以及接待经费预算共为：31964元.剩余：3036。
(还可以拿出1000元买湖南特产送给客户，表达对客户的热情）
以上就是我们部门对这次商务行程的安排。
商务接待表单五张
接待部门：
接待负责人：
需协助部门：
来宾单位：
来宾人数：
来宾职务：
来宾联络人：
到访日期：
来宾联络人电话：
预计逗留时间：
来访目的及说明：
目的：□参观 □检查 □验厂 □验货 □洽谈 □交流 □维修 其它：
说明：
接待物品 ( 如需要请打勾并填写品名）
□茶 □欢迎牌 □题字笔墨 □咖啡 □纸巾 □投影仪 □水果
如：1.热烈欢迎集团公司领导一行莅临检查指导 2.内抓管理 外树形象 打造新气象 3.一心干事业 齐心谋发展 同心促和谐
（二）会议室标语 如：热烈欢迎集团公司领导一行莅临检查指导 四川鸿鹏新材料有限公司人力行政事业部 年月日
（表四）贵宾接待流程
一、前期准备工作 1. 详细了解贵宾基本情况，男女人数、到达时间、接待规格及外貌特征。 2. 根据贵宾要求，充分沟通，确定接待安排，制定整套接待方案，成立接待小组。 3. 提前了解整个接待过程是否需要全程摄影、摄像。 4. 提前了解当天天气情况，出发前向参与人员做提醒。 5. 提前确认是否需要准备欢迎横幅、鲜花。 6. 提前确认是否需要准备礼品，礼品数量和单价标准。 7. 出发前提醒各位负责接待的领导携带名片，并适量多带些。 8.常备药品购买，并申请备用金，以备不时之需。
4. 送 来访领导 一行（预计 点 分）至 下一去往地点 ， 办公楼两侧安 排两队欢送人员。
送行人员: 三、成立接待工作组组长:
副组长： 成 员： 四、准备工作及人员职责分工
姓名
职务
具体分工
配合人
联系方式
五、其它 1. 所有参与接待人员统一服装，热情、大方、礼貌。 2. 各级管理人员要认真检查落实各项准备工作，各负其责，确保准备工作到位。 3. 接待活动期间室内、外严禁吸烟；如需吸烟需要指定地点。 4. 会议结束后，生产现场或中控室 DCS 操作系统前视察陪同人员。 5. 会议期间及会后领导在生产现场或中控室 DCS 操作系统前视察期间，楼前列队欢迎人员有 序退至进场道路两侧 ,待领导返回时列队欢送。 5、有需要时送 来访领导 一行至 下一去往地点 。 六、标语 （一)进大厅的玻璃阳台上标语（横挂于办公楼大厅外的玻璃阳台正中央）
接待表格模板
接待表格模板
接待日期接待人员姓名来访单位来访人数来访事由接待人员签字2023/6/1 张三ABC公司 3 商务洽谈
2023/6/5 李四DEF企业 2 考察合作
2023/6/8 王五GHI机构 4 调研交流
说明：
表格中的每一列依次为：接待日期、接待人员姓名、来访单位、来访人数、来访事由、接待人员签字。
接待日期和接待人员姓名为必填项，其余为选填项。
来访单位为来访人员所在的组织、公司或团体名称。
来访人数为来访人员的总人数。
来访事由为来访人员到访的原因，如商务洽谈、考察合作、调研交流等。
接待人员签字为接待人员在接待完毕后进行签字，表示接待工作已经完成。
具体填写表格时，可根据实际情况添加或删除相应的列，并进行填写。
商务会展旅游团接待安排表
商务会展旅游团接待安排表第一篇：商务会展旅游团接待安排表商务会展旅游团接待安排表一、接团1、时间：2、车型及编号：01号；02号 03号；3、司机：01号；02号 03号4、导游：01号；02号 03号5、接站牌：6、酒店欢迎条幅：7、报到处：（见报到名单表）二、住宿1、酒店：2、房间号：3、客人分房名单表：（另表）三、用餐1、桌数：桌； /桌；客人分桌：（另表）2、日早餐厅：菜单：（另表）中餐厅：菜单：（另表）晚餐厅：菜单：（另表）日早餐厅：菜单：（另表）中餐厅：菜单：（另表）晚餐厅：菜单：（另表）日早餐厅：菜单：（另表）中餐厅：菜单：（另表）晚餐厅：菜单：（另表）四、行程（详见行程安排表）五、票务1、火车：2、飞机：六、送团1、火车：月日刻；车次：；人数：2、飞机：月日刻；航班号：；人数：七、其他第二篇：商务会展旅游团会议菜单 (供选择)商务会展旅游团会议菜单(供选择)一、国际大酒店欢迎晚宴元/桌一拼八味单蝶雪山驼掌、凤味手抓羊肉、油浸红鳟鱼、寿司黑椒牛柳、红枣炖乌鸡、鲜排焖拨鱼、翡翠珍珠豆、上汤时蔬；例汤。
主食：驴肉黄面煎饺扬州炒饭点心：家乡玉米饼韭菜盒子；水果。
二、国际大酒店午餐元/人阳关活鱼、豆角肉片、红杞仔鸡煲、回锅肉、苦瓜肉片、白菜粉条肉、家常豆腐、蒜茸木耳菜、茄辣西、清炒西兰花；汤：紫菜蛋皮汤；主食三道；水果。
三、敦煌山庄晚餐元/桌一拼八味单碟烽火烤羊排、八珍一品锅、干锅茶菇鸡、鸣山大枣、带把茄子、鱼香炒鹿丝、干妈酱煸茄夹、金沙刀鲦鱼、芙蓉菜心、蒜茸油麦菜；风味主食三道；点心二道；例汤；水果。
四、敦煌国旅餐厅午餐元/人鸡肉焖卷子、香菠咕咾肉、萝卜羊肉煲、肉末菜花、荷兰豆肉片、清炒西兰花、素烧大叶菜、木须肉、蒜茸时蔬、白菜肉丝；汤：菠菜豆腐汤；主食三道；水果。
五、敦煌宾馆农家园晚餐元/桌一拼八味碟（四荤四素）深海鱼头、风味羊肉串、茄汁竹节虾、脆皮鸭子、薄饼肥牛、糖醋脆皮鱼、素炒菠菜、酸辣葫芦；汤：酸辣肚丝汤；主食：羊肉面片、炒榆钱；点心：死面饼子（面辣子）、油煎包（菜馅）；水果。
商务接待计划表格模板
商务接待计划表格模板
商务接待计划表格是一种用于安排和记录商务接待活动的工具。
它能够帮助整理和跟踪商务接待活动的细节，确保各项准备工作得
以顺利进行。
以下是商务接待计划表格的模板，可根据实际需要进
行修改和调整。
商务接待计划表格模板
使用说明
1. 在表格中的日期列填写活动日期，以便明确活动的时间安排。
2. 在表格中的时间列填写活动时间，确保参与人员能够准时参加。
3. 在表格中的活动内容列填写各个商务接待活动的具体内容，
例如会议、午餐或晚宴等。
4. 在表格中的参与人员列填写参与活动的人员姓名或团队名称，以便在活动进行时进行必要的沟通和协调。
注意事项
- 在填写商务接待计划表格时，需要确保准确性和完整性，避
免遗漏重要信息。
- 活动时间和内容应与事先安排的商务接待计划一致，及时调
整和通知相关人员。
- 如有变动或取消活动的情况发生，应及时更新计划表格并通
知相关人员。
以上是商务接待计划表格模板的简要介绍和使用说明。
希望该
模板能够对您的商务接待活动安排有所帮助。
如有需要，可以根据
实际情况进行修改和定制。
商务接待安排表格模板
---
1.活动信息
活动名称：[请填写活动名称]
活动日期：[请填写活动日期]
活动时间：[请填写活动时间]
活动地点：[请填写活动地点]
---
2.参与人员
2.1.主要嘉宾
序号
姓名
职位
公司/机构
1
[请填写姓名]
[请填写职位]
[请填写公司/机构]
2
[请填写姓名]
[请填写职位]
[请填写公司/机构]
[请填写参与人员]
3.3.交通安排
交通工具
出发时间
出发地点
目的地
参与人员
[请填写交通工具]
[请填写出发时间]
[请填写出发地点]
[请填写目的地]
[请填写参与人员]
[请填写交通工具]
[请填写出发时间]
[请填写出发地点]
[请填写目的地]
[请填写参与人员]
[请填写交通工具]
[请填写出发时间]
[请填写出发地点]
[请填写活动内容]
[请填写参与人员]
[请填写时间段]
[请填写活动内容]
[请填写参与人员]
[请填写时间段]
[请填写活动内容]
[请填写参与人员]
3.2.就餐安排
时间
就餐地点
参与人员
[请填写时间]
[请填写就餐地点]
[请填写参与人员]
[请填写时间]
[请填写就餐地点]
[请填写参与人员]
[请填写时间]
[请填写就餐地点]
[请填写目的地]
[请填写参与人员]
---
4.其他事项
4.1.特殊需求
- [请填写特殊需求]
4.2.备注事项
客户接待计划表
潜在合作伙伴，深入讨论合作细节
2023-05-03
09:00-10:00
客户D
张三
接待室2
1小时
老客户回访，了解产品使用情况
2023-05-03
10:30-11:30
客户E
李四
会议室1
1小时
新产品发布会，邀请客户体验
2023-05-03
14:00-15:00
客户F
王五
接待室2
1小时
初步接洽，了解客户需求
注意事项：
1.接待人员应提前10分钟到达接待地点，确保接待工作顺利进行。
2.在接待过程中，要保持礼貌、热情，积极回应客户的询问和需求。
3.根据客户的背景和需求，准备相应的资料、产品样本等，以便更好地向客户展示公司的优势和服务。
4.在接待结束后，及时整理接待记录，总结经验和不足，为今后的接待工作提供参考。
客户接待计划表
日期
时间
客户名称
接待人员
接待地点
预计接待时长
备注
2023-05-02
09:00-10:00
客户A
张三
会议室1
1小时
重要客户，准备合同草案
2023-05-02
10:30-11:30
客户B
李四
接待室2
1小时
新客户，展示产品样本
2023-05-02
14:00-15:00
客户C
王五
会议室1
1பைடு நூலகம்时
商务接待预算表格模板
商务接待预算表格模板
说明
本文档为商务接待预算表格模板，旨在帮助您进行商务接待预算的规划和管理。
以下内容为示例，您可以根据实际需求进行修改和调整。
预算项目
预算说明
- 交通费：包括机票、火车票、出租车费等与商务接待相关的交通费用。
- 餐饮费：包括商务接待期间的用餐费用，如酒店餐厅、外出就餐等。
- 住宿费：包括商务接待期间的住宿费用，如酒店费用。
- 娱乐费：包括商务接待期间的娱乐活动费用，如观光、演出等。
- 礼品费：包括商务接待期间所购买的礼品费用，如礼品、纪念品等。
- 其他费用：包括任何与商务接待相关的其他费用。
- 总预算金额：将各项预算项目的金额汇总，得出商务接待的总预算金额。
注意事项
- 在进行预算时，需根据实际情况估算各项费用，同时合理控制预算，避免超支或浪费。
- 在预算过程中，应尽量考虑降低费用、节约开支，并综合考虑商务接待的效果与成本。
- 预算表格可根据实际需求进行调整和修改，以适应不同的商务接待预算管理。
以上为商务接待预算表格模板，希望能为您的商务接待预算规划提供参考和帮助。
如有任何疑问或需要进一步的帮助，请随时与我联系。
谢谢！。
企业商务接待计划
企业商务接待计划
一、接待目的
本次接待的目的是与XX公司进行产品合作洽谈,双方就合作项目的细节进行深入交流和讨论。
通过此次接待,希望双方能达成合作意向,为后续项目实施打下基础。
二、接待时间
接待时间定在12月20日至12月22日,为期3天。
12月20日上午:XX公司代表团抵达,我司负责人在机场迎接
12月20日下午:参观我司工厂及产品展示
12月21日上午:双方进行项目洽谈
12月21日下午:安排市内参观活动
12月22日上午:续谈细节问题,签署合作备忘录
三、接待人员
我司接待人员包括:
张总(总经理)- 代表我司与对方进行高层会谈
李经理(市场部经理)- 作为项目主要联系人参与洽谈
王经理(生产部经理)- 参与具体业务讨论,介绍生产流程
另安排2名助理随行处理日志istics事宜
四、费用预算
接待费用预算包括:
1. 住宿费:预定5星级酒店套房,2晚,共计2万元
2. 餐费:预计共5顿,每顿单价500元,共计2.5万元
3. 交通费:预计共需租车2辆,每辆每天800元,共计4800元
4. 娱乐活动费用:参观市内景点,预计费用1万元
5. 礼品费用:购买特产礼盒,预计费用5000元
6. 杂项与应急费用,预计5000元
合计费用预算:4万元
五、注意事项
1. 确认好接待人员的分工和责任,做好服务准备工作
2. 提前准备洽谈材料,熟悉项目细节
3. 确保住宿、餐饮、交通等服务到位
4. 做好礼仪培训,注意每个细节
以上是此次商务接待的计划,请各相关人员做好准备工作,确保接待顺利完成。
如有问题,请及时与我联系。
谢谢!。
接待日程安排表模板
接待日程安排表模板长春金成集团有限责任公司专门人员一行3人，于3月2日至3月3日来我店进行检查工作、交流经验。
为做好接待工作，制定本接待方案：3月1日（星期三）14：40在上海火车站出口，迎接专门人员，赴上海华园宾馆参加人员：王主管、陈秘书（一）、下榻宾馆：上海华园宾馆住宿时间：2002年3月1日至3月3日（二）、宾馆接待工作（负责人：周菊林）1、宾馆大厅：设欢迎幅（内容：热烈欢迎专访人员莅临指导）2、房间配置。
能上网、水、电、空调能正常使用，准备办公用品等（是否需要安置电脑、打印机）。
备好鲜花、水果、茶叶、香烟。
（三）用车安排需在预定时间内到达指定地点接送专访人员，注意车辆的安全性能和行车安全（负责人：彭金龙）16：00晚餐地点：华园宾馆水仙厅参加人员：专访人员（3人）、王主管、陈秘书宴会：会场布置、注意座次安排（负责人：陈秘书）、宴会菜单（负责人：王主管），3月2日（星期四）8：00早餐地点：华园宾馆二楼201房间参加人员专访人员、王主管、陈秘书9：00专访人员赴星海店进行检查参与人员：专访人员（3人）、王主管、陈秘书11：00午餐地点：华园宾馆水仙厅参加人员：专访人员（3人）、王主管、陈秘书13：30专访人员赴南京分店进行检查参加人员：专访人员（3人）、王主管、陈秘书15：00专访人员赴淮海分店进行检查参加人员：专访人员（3人）、王主管、陈秘书16：00晚餐地点：华园宾馆水仙厅参与人员专访人员（3人）、王主管、陈秘书宴会：会场布置、注意座次安排（负责人：陈秘书）、宴会菜单（负责人，王主管）3月3日（星期五）8：30座谈地点：华园宾馆一楼b会议室座谈内容：交流经验、对三家店的销售成绩作表彰、检查情況参加人员：专访人员（3人）、王主管、陈秘书、各店店长、各部门经理长春金成集团来访领导名单姓名职务房间号王源升长春金成集团市场部经理2001卢立华长春金成集团人事部经理2002宫志强长春金成集团技术部经理2003。
客户公司来访接待日程安排表
时间
接待事项
地点
接待人员
备注
4月10日22:00
接机
XX机场
总经理、销售经理
21：30公司派车并安排人员前往XX机场（航班到达时间23:10）迎接客户公司领导安排宵夜，送回酒店
4月11日8:00
迎宾
中州酒店
总经理
公司派车并安排人员去酒店，共进早餐后接客户到公司
4月11日9:00
迎宾仪式
办公室
董事长 总经理
公司人员在董事长的带领下，在办公楼门前迎接客户
4月11日
10:00—12:00
参观公司
公司总部
董事长总经理
9：30安排3辆电瓶车在办公楼下等候，9:45客户公司领导在董事长的陪同下乘电动车按参观路线参观公司，所参观公司经理做好路线引导和讲解工作安排，在参观结束时提前10分钟电瓶车在公司北门等候客户乘车至会所乘车时；注意清点人数，避免落下人员
4月11日19:00
机场送行
XX机场
总经理 销售经理
18：30前往XX机场（17：00到达XX机场）欢送客户公司领导
参观图书馆及活动中心
商务会所
走步梯上会所三楼，参观职工活动室、图书馆、文化产业网、职工之家等
座谈
在职工之家进行座谈
4月11日12:30
午宴
中州凯悦中餐厅
12：00行政部派车在职工之家等候客户去中州就餐
4月11日下午
休息
4月11日16:30
送行宴会
XX特色餐厅
16:20行政部派车等候安排客户公司领导和客户领导参加晚宴，车辆在餐厅门口等候
接待客人准备表单
主题：****
——****接待工作实施细案（内部）
来宾基本信息：
来宾单位：
主要来宾姓名及职务: (详细信息见下表《来访客户简介》)
来宾人数：人
对接人姓名及职务：联系电话：
来访时间：年月日时至年月日时，共天
来宾类别：
□政府机构□客户（□行业大客户□一般客户）□合作伙伴□媒体□院校□其他社会团体□朋友
来宾参观目的：
□礼节性拜访
□业务洽谈
□经验学习
□检查工作
□媒体采访
□其他
来宾背景：
涉及具体业务□是□否
公司客户□是□否
曾经参观过公司□是□否
特别需要提醒的内容:
接待标准：□公司级□部门级□普通级
A公司级：对公司发展有重大影响的来访者，如公司高层、政府主要领导等。
公司接待规格为总经理全程陪同，车辆、用餐、住宿、游玩、参观执行A类公司级标准，
主要陪同人员共人
B部门级：对部门业务有重大影响的来访者，如公司中基层、政府非主要领导等。
公司接待规格为相关部门总监全程陪同，车辆、用餐、住宿、游玩、参观执行B类部门级标准，、主要陪同人员共人
C普通级：普通客户、供应商、协会或组织、企事业单位等员工或领导指定的其他符合三级接待对象。
公司接待规格为相关部门经理全程陪同，车辆、用餐、住宿、游玩、参观执行C 类普通级标准，主要陪同人员共人。
接待项目：
□01接机、接站□02安排住宿□03餐饮预定□04参观公司□06预定会议室□06赠送礼品□07安排娱乐项目□08送机、送站
预计费用标准：元。
公司接待安排确认表
礼品领用Βιβλιοθήκη 赠礼日期礼品名称数量
具体赠与人
其他具体要求&备注
活动日期
活动地点
活动安排
客人人数
公司陪同人员
门票总数量 其他具体要求&备注
部门负责人/项目负责人审批 签名：
日期： 综合管理部负责人审核 签名：
日期：
您部门对本次接待是否满意？
□ 满意
□ 一般
□ 不满意
审批栏 分管领导审批
签名：
总经理审批 签名：
填表人 填表日期 接待级别
单位名称 客人类别 客人姓名
公司接待安排确认表
接待负责人
联系电话
本次接待人员 接待人员1
联系电话
□ 一级 □ 二级 □ 三级
接待人员2
联系电话
客人信息（必填）
到访人数
到访时间段
□ 政府/事业单位 □ 合作单位
身份证号
（订票务必填写）
联系方式
（订车务必填写）
□ 供应商
□ 其他 ___________________ 行程安排
会务用品：□ 公司产品手册、画册、内刊 □ 矿泉水、纸巾 □ 摄像 □ 其他要求：_____________________
会谈准备
会谈人数：_______________
10-20人： 10人以下：
会谈地点：_______________
会谈时间：_______________
会务用品：□ 公司产品手册、画册、内刊 □ 笔记本 □ 水性笔 □ 铅笔 □ 矿泉水 □ 茶水 □ 咖啡饮料 □ 水果 □ 点心 □ 纸巾 □ 摄像 □ 其他__________________________________________
VIP客人接待一览表
ＶＩＰ客人接待规格一览表VIP接待程序、标准销售部1、主动向接待单位了解VIP有关资料、此次行程计划、活动具体安排，入住本酒店的要求，并将详细情况整理成文,上报酒店总经理。
2、获取酒店总经理批复的“VIP接待通知书”，立即复印连同本部门经理签发的“VIP接待计划书”一式六份下发前厅部、客务部、餐饮部、综合部、保安部、财务部以及本部门留存原件。
3、销售部经理负责召集由总经理主持，酒店各部门经理参加的接待协调会议。
会上，销售部经理通报接待内容；共同讨论制定详细接待计划，明确各部门接待内容与责任。
明确销售部经理全权负责此次贵宾接待的所有联络、协调工作。
4、销售部所有员工必须熟知接待的详细过程。
5、贵宾抵店前，由销售部经理牵头组织各部经理共同检查各部门接待要求的落实情况。
6、负责准备总经理签署的欢迎信，交客务部放置于贵宾房间7、贵宾抵店，销售部经理协同酒店总经理、总监、各部门经理在大堂迎接，并负责向贵宾介绍酒店高层管理者。
8、销售部应注意贵宾在店期间活动安排变化情况，及时通报各接待部门并报告酒店高层管理者。
9、销售部策划负责贵宾在店期间所有欢迎横幅、画页、宣传品的制作，贵宾题词、以及安排专业摄影师负责重要摄影等。
10、在贵宾及主办单位有要求时，协助安排并陪同贵宾参观酒店或周边景点。
11、贵宾离店，及时通知酒店高层管理者提前10分钟达到大堂欢送。
12、对于重要贵宾的到访和重大会议的召开等，视情况组织材料向新闻媒体、旅游杂志发布信息。
（新闻内容需事先征得接待单位的同意并报总经理审阅）13、负责接待资料的存档与保管。
前厅部1）、接待流程1、接到公关营销部下发的“VIP 接待计划书”，立即仔细阅读并记录在案。
2、前厅经理参加公关营销部经理召集的接待协调会议，明确自己的接待任务，要求。
3、必须随时了解贵宾抵店前的任何准备工作，并亲自检查贵宾客房、以及贵宾将要前往的活动场所。
4、必须熟记贵宾的人数、姓名、身份、在店时间、活动过程等细节。
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笔、记录本、投影、音响、摄像、录音等道具，特别是商务洽谈会晤，应准备齐全。
根据会晤的内容和要求
总经办、行政部
一般性会晤，可以省略此方面的道具
4
会晤材料
文字资料、电子资料、影像资料等，根据会晤的实质需要，进行提供。
客人的需要或公司宣传
行政部、技术部
业务洽谈会晤时，营销部应参与会晤
5
会晤招待
饮料、水果及餐巾纸等，指在会晤过程中，所提供的招待礼仪。
2
娱乐方式
根据客人的喜好，在储备的娱乐方式信息中选择适合客人的娱乐方式。
客人喜好应予以考虑
行政部、总经办、业务部门
需要考虑客人娱乐喜好和方式，可集中或分散。
3
娱乐陪同
由公司确定娱乐陪同人员（内部和外租人员），对于选定的娱乐节目需要专业陪同，应考虑。
客人需求和娱乐方式
行政部或总经办
外租专业娱乐陪同人员，应严格把关质量
一般情况下，对口业务部门相关人员参与
5
接场道具
标识牌、鲜花等（用于特别重要贵宾），主要用于机场接场
重要客人、特别重要客人
总经办、行政部
对口业务部门协作，了解客人信息情况确定
6
接场说辞
欢迎词等，公司准备（用于特别重要贵宾），一般由公司负责人亲临接场。
公司特别重要客人
公司负责人、总经办
公司负责人现场向客人表达欢迎和敬意
1
游玩景点
在储备的江浙沪旅游景点中向客人推荐，根据客人的时间安排和喜好进行。
客人的具体情况
行政部
应了解重要客人是否有指定的旅游景点，须满足
2
游玩路线
根据旅游景点，并向客人推荐旅游路线的选择，须按照景点旅游情况进行。
重要和特别重要贵宾
行政部
应考虑景点旅游时间周期与客人时间周期一致
3
游玩陪同
必要时，公司安排人员进行陪同，对于重要贵宾，公司应安排游玩陪同人员。
按客人层次确定
行政部
据来访客人信息，与客人进行确定
3
接场工具
各类汽车（公司车辆及外部租用车辆），主要是汽车层次的不同，对应客人重要程度。
按客人层次确定
行政部
在已储备接待车信息中，选择相对应的车辆
4
接场人员
公司相关人员，重要客人或特别重要客人必要时邀请外部关联人员参与。
根据客人层次及重要性
总经办、行政部或对口部门
5
餐饮服务
礼仪服务方面准备，包括斟酒等，通常由酒店服务员操作，对于重要客人应由公司安排
按客人层次确定
行政部
一般情况下，由酒店服务员承担，特殊情况，公司应明确
6
餐饮说词
根据客人的习惯、性格等，主陪人员准备相应说辞，对于特别重要贵宾而定
重要和特别重要贵宾
公司负责人、总经办
总经办应根据场景，负责草拟框架内容
公司负责人
一般情况由公司负责人陪同或指定陪同人。
5
住宿饮食
指早餐等非常正式餐饮，一般在住宿宾馆进行安排，对于特别重要贵宾，应予以陪同。
按客人层次确定
总经办、行政部
视具体情况而定，通常由客人自行解决
6
住宿结账
客人住宿宾馆的费用进行结算，一般情况下，可集中结算。
按约定进行结账
行政部或总经办
对于定点宾馆，通常采取集中结账方式。
主导会晤的负责人
重要及特别重要会晤，由公司负责人进行确定。
住宿
1
住宿信息
查找已储备的宾馆信息，选择对应的二至三家以上宾馆信息。
按客人层次确定
总经办、行政部
应关注特别重要客人指定的入住宾馆信息的收集
2
住宿宾馆
根据客人的情况，在已选择的宾馆信息中进行预订，必要时对于特别重要贵宾应征求客人意见。
按客人层次确定
3
餐饮酒水
根据客人的喜好，确定宴请酒水品种和数量，正式宴请应备酒水，工作餐一般不备酒水。
按客人层次确定
总经办、行政部
根据客人喜好和实际情况进行确定
4
餐饮陪同
根据宴请的规格和需要，确定陪同就餐人员，一般情况下，由对接业务部门陪同。
按客人的层次和需求
总经办、行政部及对接部门
重要客人，或公司负责人指定陪同人员参与
总经办、行政部
特别重要贵宾指定宾馆应提前预订，满足需要。
3
住宿房间
按照客人的情况和习惯，选择宾馆房间，主要是针对重要和特别重要贵宾而考虑。
重要和特别重要贵宾
总经办、行政部
应提前征求特别重要贵宾的意见进行综合考虑
4
住宿陪同
根据客人及工作情况，安排陪同住宿人员，主要是重要和特别重要贵宾而定。
重要和特别重要贵宾
按会晤的实质情况而定
行政部
需要关注客人的需求和季节情况进行确定。
6
会晤保障
会晤过程的各项服务及其它方面的保障，指在会晤过程中，及时清理桌面和添加茶水等
根据会晤情况而定
行政部
注意把握时间节点进行，应根据会晤要求进行
7
会晤人员
公司相关人员参加，必要时外部人员，一般情况下，对口业务部门负责人参加
按会晤的性质进行确定
会晤
1
会晤地点
公司或外部地点，如宾馆、会议室、会所等，一般情况在公司进行，特别重要贵宾在外部场所。
按客人层次确定
总经办、行政部
根据会晤的性质和范围进行确定会晤场所
2
会晤布置
对会晤场所进行布置，如会议室内部布置等，要求做到简洁、大方。
根据场所具体情况而定
总经办、行政部
按照会晤的性质和重要程度进行布置
3
4
娱乐保障
主要娱乐过程送和接的车辆保障等，对于重要贵宾客人，应予以全程娱乐保障。
按客人层次进行确定
行政部或总经办
必要时，应考虑安排人员进行全程保障
5
娱乐结算
娱乐结束后，一次性进行结算，对于娱乐场所，应采取一次性结账。
按公司规定结账方式
陪同人员或驾驶员、行政部
特别注意娱乐小费的结算，基本采取现金结账
旅游
餐饮
1
餐饮预订
在储备的酒店信息中，选择符合客人口味菜的酒店，对于特别重要客人，至少提供二家待选。
按客人层次确定
总经办、行政部
对于特别重要的贵宾，应按其指定的酒店餐饮。
2
餐饮规格
根据客人的情况，确定宴请规格（按价格测算），包括餐饮包厢的环境位置等进行综合考虑。
按客人层次确定
总经办、行政部
根据客人层次和人数进行确定规格大小范围
商务接待程序内容一览表
程序
序号
步骤
内 容
区分
责任部门
备注
接场
1
接场方式
通常可以分为出发地接、路途地接和目的地接，一般情况下出发地接场为江浙沪的客人。
重要客人、特别重要客人
公司负责人、总经办或行政部
根据客人来访信息，并沟通协商确定
2
接场地点
通常分为宾馆、机场、火车站、客车站和码头，视客人具体位置而定。
7
餐饮结账
就餐完毕后，与酒店进行结算，可一次或集中结账，对于定点酒店，采取签字记账。
按约定进行结账
行政部或总经办
一般在定点酒店餐饮，采取集中结算方式
娱乐
1
娱乐地点
在储备的娱乐地点信息中，根据客人的喜好，选择相适应的娱乐地点。
按客人层次进行确定
总经办、行政部
应了解贵宾客人是否有指定的娱乐地点，须满足。