电子文件归档与电子档案管理规范

电子文件归档与电子档案管理规范

电子文件管理指的是利用电子文件和技术，有效地收集、存档、索引、安全存取和管理电子文件的过程。随着近年来新技术的发展，电子文件管理已经成为一项重要的管理主题。因此，为了维护有效的电子文件管理，出台《电子文件归档与电子档案管理规范》变得尤为必要。

一、电子文件归档

电子文件归档指的是将电子文件归档到企业内部的电子文档库

以及跨企业的电子文档库中，以便于保存及查询。归档可以实现文件的精确长期存储，以便后续对文件进行检索和复用。《电子文件归档与电子档案管理规范》规定：

1、企业应当建立可持续的电子档案归档系统，并做好归档文件的安全存储；

2、电子文档应当精准的归档在安全的文档管理系统中，以便于快速查找和保存；

3、电子文件归档时应注意规范，文件存放位置需明确标识；

4、归档的电子文档应当定期备份，以确保数据的安全；

5、归档的电子文档应当定期更新，及时修正或删除。

二、电子档案管理

电子档案管理是指在可靠的电子文件管理系统中，利用信息化技术，依据文件存储管理规定，对电子文件进行安全可查，以及维护和保护的过程。《电子文件归档与电子档案管理规范》规定：

1、企业应建立文件存储管理制度，并确定文件存储系统的安全等级；

2、企业应定义电子档案管理角色，将电子档案管理责任清晰分配；

3、企业应对电子文件进行完整的安全管理，保护电子文件不受任何形式的损害；

4、企业应建立完善的电子档案备份与还原机制，以保障档案的完整性；

5、企业应定期清除无用的档案文件，确保档案的完整性。

三、加强安全管理

电子文件归档与电子档案管理的核心是安全管理，为了维护电子文件的安全，《电子文件归档与电子档案管理规范》进一步加强了安全管理措施。

1、企业应当建立科学的安全管理制度，并加强安全管理措施以防止信息外泄；

2、企业应当对电子文档库、归档文件及其它信息资源实施独立的权限管理；

3、企业应当定期审计或监控系统，以确保系统安全及正常运行；

4、未经授权的用户不得使用企业系统，以免造成不必要的损失；

5、企业应当定期检查电子文档的安全性，以防止数据泄露。

综上所述，《电子文件归档与电子档案管理规范》为我们提供了一系列有助于管理电子文件的有效方法，使用这些规范可以有效防止

电子文件被滥用或破坏，从而确保企业安全运行。