管理制度-财务部03采购库房制度

采购管理制度
(含库房流程)
1、采购业务流程：
2、流程释义
采购分三个环节，申购环节，采购环节，储存保管领用环节。

申购环节，分日常申购和零星、大宗固定资产采购申请
日常申购，指厨房各档口营业结束时根据当时点的厨房二级库库存
情况及第二天的客餐预订情况，客房入住情况填的申购单，吧台酒水申购单，客房房间标准配置耗用品申购单，客房按最低库存管理制度需要补货的申购单，这类申购不受上面采购流程限制，申购单有部门负责人签字后即可交采购部进行下单要货要求。

这类货物到达酒店，通知使用部门，库房进行联合验收，采用直拨手续，使用部门负责人，收货员均需要在入库单，供应商送货单上签字。

1)、生鲜原材料类（包括：蔬菜、肉类、禽副产品、半成品、海河
鲜类<包养部份除外>）由后厨专人填写三联《申购单》并经厨师长审核
申购
签字。

红单交采购部门分类通知供货商供货后交库房作为验收货物品种、数量的依据，验货后由验货人员在三联单据上签字，再将红单转交库房记帐并作为库房原始凭证，蓝单附在库存K3系统的《入库单》背后交财务部入账，白单由后厨各部门验货后存档。

2)、水果类
由吧台填写三联《申购单》并经楼面经理以上人员审核签字。

红单交采购部通知供货商供货后交库房作为验收货物品种、数量的依据，验货后由验货人员在三联单据上签字，再将红单转交库房记帐并作为库房原始凭证。

蓝单附在库存K3系统的《入库单》背后交财务部入账。

白单由吧台留底。

3)、需有最低量库存的“干杂”、“调料品类”、“烟、茶、酒、饮料类”、“低值易耗品类”、“物料用品”由库房视其库存量填写三联《申购单》经物料部经理以上人员审核签字，红单交采购部门通知供货商供货或自行购买。

蓝单交库房作为验货依据，采购人员报帐时需将《申购单》附在库存K3系统的《入库单》背后交财务部入账。

白单由库房记帐存档。

大宗固定资产采购，主要指大批量的采购，如棉织品，餐具，厨具，家具等批量采购，以及单位价值高的固定资产采购，机器设备，车辆，电视，电脑等采购。

这部分申购须按照上述流程执行，部门负责人签完申购单交库房，库房初审申购物品有无库存，初审后交财务。

财务根据申购部门申购物品审核有无预算，有无公司高级管理层特批的文件，签署后交采购。

采购根据申购单进行市场询价及商家选择，至少选择三家以上商家，取得他们的报价及商品信息后，组织管理层进行会议决定，以会议决定作为这类采购的依据，如果是专业性类申购物品还需要专业人员提供专业协助。

高档原材料类（鱼翅、燕窝、鲍鱼、鱼肚、刺参等），因品质和价格差异很大，这类食材识别专业性较强，对其供应商选择应当由采购部组织酒店管理层会议决定。

其他零星采购由部门负责人签字后，交库房初审后交酒店总经理级签字即可进行采购。

采购完成后，申购部门及时到库房办理领用手续，财务根据采购类型做好会计核算。

宴会客人需由酒楼代购酒水时，由业务接洽部门在收取客人所购酒水总金额30%以上定金后申购。

供应商选择需注意，货比三家，质优价廉，提供相关的资质证明，有一定实力，信誉度高，供货积极。

①、市场调查
②、采购人员与供货商洽谈（对方提供初次报价）
②、初步选定3家以上供货商按酒楼要求送样试用
③、物料经理以上人员与送样供货商洽谈（对方提供第二次报价）
④、在保证酒楼菜品质量前提下选择报价低且有一定实力的供货
商
⑤、签定合同（明确双方责权利及付款方式，合同原件财务存档）
⑦、正式送货
3、基本申购期及基本库存量
1）、生鲜原材料类
原则上每天申购一次，特殊情况二次，基本库存量为1—2天，由厨房掌握。

2）、水果类
原则上每天申购一次，特殊情况二次，基本库存量1—2天。

3）、“干杂、调料品类”、“烟、茶、酒、饮料类”
每周申购一次，基本库存量为一周，特殊情况由各酒楼视其具体情况自行调整库存量。

4）、常用低值易耗品、物料用品类
每半月申购一次，基本库存量为半月。

5）、高档原材料
原则上每月申购一次；根据经营状况，特殊情况除外。

4、物料市场调查、核价制度
1）、供货商送货部份
原材料分类定期进行市场调查，每月28日前期完成，并依据市调结果核定下月供货价格：
本地时令蔬菜类、海鲜类、水果类：每月13日及29日前完整市调1—2次，上半月15日及下半月28日各核定执行价格一次；
干杂、调味品类：每月28日不定期完整市调1—2次，每月28日核定执行价格一次；
肉副、禽副产品类：每月26日前不定期完整市调1—2次，每月28日核定执行价格一次，执行价格表后附价格市调表；
烟、酒水类：每半年市调1—2次，常规依据合同执行价，如遇厂家价格调整，以供货商提供相关函件为依据进行调整。

2）、原材料每次市调至少在1个以上的大中型市场，市调结果以书面形式上报主管副总（需注明本次市调的时间、地点、市调人员姓名），
主管副总参照市调价格抽查其真实性后，依据酒楼所定质量标准进行分析、测算后核定执行价格再上报分管总经理，经总经理审核后报财财务、采购、库房执行。

市调人员由采购部、库房、后厨、财务分别派1人以上组成。

询价报告表样如下（注意：价格执行表后附价格市调表）：
市场名称：时间：_年_月_日
询价人员：
4、验收入库程序
验收要求：
1)、根据各类物品《申购单》、合同或其他授权采购文件列明的品名、数量及相关质量标准进行验收；
2)、由采购、库房、使用部门、进行三部门汇同参与验收；
3）、水果类、海、河鲜类、生鲜原材料类及其他部分干杂调味料酒水由营业部门直接要货的，库管员根据《申购单》内容，核对实际到货的品名、数量，由营业部门指定专人验收质量后，库房人员在
K3系统中录入《直拔单》于当日经库管员、营业部门指定验货人员及供货商签字后，第一联（白单）由库管员留存，第二联（红单）返供货商作为结帐的依据，第三联（蓝单）由库房人员于第二天14:00前与《申购单》一起交财务部门。

4）、纳入库房最低库存量管理物品验收，库房根据《申购单》内容，核对实际到货的品名、品牌、数量、质量等验收事项后，在K3系统中录入《入库单》，库房负责人签字后，第一联（白单）由库管员留存，第二联（红单）返供货商作为结帐的依据，第三联（蓝单）由库房人员于第二天14:00前与《申购单》一起交财务部门。

库房每日上午将上一天的《入库单》按供应商汇总交至财务部，财务部对单据的手续是否完备，是否符合公司的物料、财务管理制度进行审核，审核后在财务系统中根据凭证模板完成相关财务凭证。

5)、赠品的管理：入库、出库的管理流程同其他流程一样，库房录入库存K3库存管理系统时，赠品单价按供货商报价，此时对应的供应商选择“瑞河酒店”，在直拨和入库单上备注供应商赠送，这样后期查账同样清晰，这类物品的领用程序和其他物料一样。

6）、采购退回以及领料退回
分别填写系统内的《采购退货单》以及《销售退货单》而不能填写《入库单》和《出库单》。

填写要求同出、入库处理。

7）、供应商应根据酒店规定到货时间和验货地点，按时按量送货，对验收不合格的或未送达部分，供货商或采购人员必须于当日上午11：30前将货品补齐。

8）、对午市后因经营状况需补充的物料，需于14：00左右统计后填写《申购单》交采购部（申购程序不变），采购应即时通知供货商，对个别供货商不能送达的物品需采购进行自行采买，以上补货时间需下午16：30以前送达，对超过该时段申购或未申购完全而造成的后果由使用部门自行负责，对已申购但未按时购回无客观原因的由相关责任部门负责。

9)、注意：验收香烟时，除对数量，品种清楚的同时，还要查清是否有供货商所做的记号；验收酒类时，所有洋酒则要检验供货商的防伪标签是否齐全和完整，同时每瓶贴上酒店的防伪标签，并在标签使用明细表上做好记录，名贵白酒需要在名贵酒水批号及生产日期记录本上作好登记，啤酒饮料类则更要注意其保质期；验收食品及调料类时，首先注意保质期，然后抽查部份核对，同时查看外观是否有异样。

5、领料程序
1)、各部门领料人工整填写两联《领料单》上的各项内容后，楼面由本部门经理以上人员签字审核确认、后厨由厨师长以上人员签字审核确认。

2)、《领料单》一式两联，白单由库房作为记帐原始凭证，蓝单附在《出库单》的财务联后转交财务部门。

3）、库房根据签字完善后的《领料单》在K3系统中填写三联《出库单》，并由领料人及发料人在《出库单》上签字，《出库单》红单交使用部门，蓝单转财务入帐，白单由库房存档。

4）、同一张领料单在当天未领完时，下次可依据该张领料单领用未领的物料，在同一月份内，库房可以继续就该张领料单发货，注意领料
单的物品分类填写，食材主辅调味料、酒水饮料、常用低耗品，需分别填写，以便金蝶系统账务处理。

可编辑
注意：如临近月底，该张领料单还有未发完货物的，库房就一发货进行处理，未发货的划去由领用部门重开领料单，这需要事先和领用部门沟通。

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精品。