档号章填写说明
GBT 9705-1988 文书档案案卷格式
文书档案案卷格式（国家标准）GB/T 9705-19881 、适用范围本标准适用于我国各级档案馆( 室) 和文书处理部门。
2 、案卷卷皮格式文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。
2.1 硬卷皮格式2.1.1硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm ( 长×宽) 。
封底尺寸同封面尺寸。
封底三边( 上、下、翻口处) 要另有70mm宽的折叠纸舌。
卷脊可根据需要分别设10 、15 、20mm三种厚度。
用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。
本标准推荐使用250 克牛皮纸制作案卷硬卷皮。
2.1.2案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。
各项目具体位置、尺寸。
2.1.3封面项目的填写方法2.1.3 .1 全宗名称：全宗名称相同于立档单位的名称。
填写全宗名称必须用全称或通用简称。
如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”“简称为“河北省人事局”。
不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。
2.1.3 .2 类目名称：类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。
在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。
2.1.3 .3 案卷题名：案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。
案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。
文字应力求简炼、明确。
2.1.3 .4 时间：卷内文件所属的起止年月。
2.1.3 .5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。
2.1.3 .6 件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。
2.1.3 .7 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。
2.1.3.8 档号的编制：封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。
文件归档填写目录档案分类档案装盒
文 件 级 档 案 的 整 理
(4)保管期限号-永久：30年以上 —“1”
长期：10-30年（含） —“2”
短期：10年（含）以下—“3”
青岛市档案局监督指导二处
文 件 级 档 案 的 整 理
提 示 确定归档文件材料保管期限参考依据：
A、《档案业务建设指南》—— 《青岛市企业文件归档范围与保管期限》 B、《档案工作文件选编》—— 财会字[1998]32号《会计档案管理办法》 国档发 [1988]4号《基本建设项目档案资料 管理暂行规定》 C、国家档案局《企业档案工作规范》 —— 《企业文件材料归档范围与保管期限参照表》
二级
电子 机械 化工 纺织 海洋
三级
课题名称
青岛市档案局监督指导二处
文 件 级 档 案 的 整 理
（4）基建类档案 二级类目一般按性质或用途（如生产设施、 非生产设施）设置，三级类目按建筑项目设置； 不需设置三级类目的，其二级类目可直接按建筑 项目设置。
青岛市档案局监督指导二处பைடு நூலகம்
文 件 级 档 案 的 整 理
青岛市档案局监督指导二处
文 件 级 档 案 的 整 理
数量： （1）归档文件材料一般为一份，重要的、利用 频繁的和有特殊需要的可适当增加份数； （2）具有长期保存价值或具有凭证作用的电子 文件，应制成一套相应的纸质文件一并归档
青岛市档案局监督指导二处
文 件 级 档 案 的 整 理
时间：
（1）管理类文件一般应在办理完毕后, 第二年上半年归档； （2）产品、科研、基建项目文件在项目 结束后三个月内归档，周期长的项目 可分阶段、分单项归档；
产品
文 件 级 档 案 的 整 理
（3）科研类档案
文件归档整理方法操作流程图
2、必须著录的项目有：文件题名、责任者、文号、成文日期、全宗号（没有的可暂空）、页数、归档年度、保管期限、机构名称或代码（不分机构排列的不著）、件号将主题词录入；
4、文件题名一般要求照实抄录，不得随意改动。如文件没有题名或虽有题名但无法揭示出文件的实际内容和成份，应重新拟写。将重拟的题名附于原题名后，外加“[]”；
7、装盒
1、将完成上述流程的文件分保管期限放入盒暂存
分三种保管期限按件号顺序装盒
2、填写脊背上的项目
完整填写档案盒背上的项目：全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构、起止件号
3、填写备考表
项目包括：盒内文件材料情况说明、整理人、检查人（由档案室填写）、整理时间
8、打印目录
分三种保管期限打印目录，一式三份
3、最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的先后排列
8、盖档号章
在文件上方空白处盖上档号章
1、档号章必须清晰、端正。左侧装订时最好盖在左上方；
2、把其中的全宗号、类别号、期限、年度、机构（每年归档文件只编永、长、短三条流水号者可不填机构代号）、件号（件号必须做到不重号、不空号）填好；
3、使用与单份文件归档方法相配套的新型档号章，其中的项目可一次完成。
5、盖档号章
在文件上方空白处盖上档号章
1、档号章必须端正、清晰；左侧装订时最好是盖在归档文件的左上方；
2、填写档号章中的项目：全宗号、类别号、期限、年度、机构、件号；
3、件号按文件处理时间的先后，分三种保管期限分别编制流水号。件号必须做到不重号、不空号；
4、使用与单份文件归档方法相配套的新型档号章，可将其中的项目一次完成。
2、目录一般按归档说明、永久、长期、短期的顺序排列，可一年一本、几年一本或一年几本，也可采用永久、长期短期分别装订；或永久、长期合订，短期单独装订，多年合编。
文书档案归档操作指引
文书档案归档操作指引1适用范围本指引明确了文书档案整理的原则、方法；适用于中铁房地产集团四川有限公司（以下简称公司）各职能部门/项目，及下属公司的文书档案整理工作。
2 定义2.1 归档文件立档单位在其职能活动形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质（电子档）文件材料。
2.2 归档文件整理2.2.1整理是按照一定的原则对档案实体以件为单位进行系统分类、排列、编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。
2.2.2 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
3.整理方法3.1件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文、请示与批复为一件，没有批复的重要请示可单独为一件。
3.2 装订3.2.1归档文件按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；批复在前，请示在后。
3.2.2装袋前去除金属物（回形针、大头针及普通订书针），可采用档案专用不锈钢钉进行装订，对超大纸张进行折叠，对超小纸张进行裱糊。
3.2.3归档文件的装订要求保持整齐、完整，便于保管，方便利用。
3.3分类3.3.1归档文件统一采用年度—保管期限—机构·类别（类别参见档案管理制度附件1《档案归档目录》）分类法进行分类。
3.3.2归档文件的保管期限一般划分为永久、30年、10年三种。
归档文件保管期限的鉴定与划分参照《档案管理制度》中附件1《档案归档目录》表。
保管期限代号：1—永久，2—30年，3—10年。
3.3.3归档文件的年度。
一般情况下，归档文件应归入文件的形成年度。
跨年度形成的文件归入办结年；跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度形成的案件文件归入结案年；法规性文件归入公布(批准)年；年度工作计划、总结、报告及各种统计资料归入文件内容针对年；长远规划及多年工作总结、报告、表彰等文件归入文件形成年；年度总结和第二年计划在一起的文件，归入文件形成年；会议记录不得跨年度归档；正本与定稿、来文与复文、请示与批复，文件的日期以正本和复文的日期为准。
档案标准
档案标准.txt求而不得，舍而不能，得而不惜，这是人最大的悲哀。
付出真心才能得到真心，却也可能伤得彻底。
保持距离也就能保护自己，却也注定永远寂寞。
为了适应机关档案工作发发展的新情况，提高机关档案工作规范化、标准化水平，更好地积累、保护和利用档案，为机关工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《湖北省档案管理条例》、《机关档案工作业务建设规范》等规定，结合本省档案工作实际，制定本规范。
一、机关档案工作的主要任务1、贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策，制定本机关、本系统（行业）或所属单位的档案工作规章制度。
2、集中统一管理本机关各种门类和载体的档案，确保档案的完整与安全。
3、积极开发利用档案，为机关各项工作服务。
4、按照有关规定向档案馆移交档案和相关资料。
5、对本机关各部门文件材料的形成、积累、立卷、归档进行指导。
二、档案工作制度1、本机关档案工作制度。
（1）立卷归档制度。
内容包括公文处理与业务（或承办）部门立卷责任、归档范围、保管期限表（'三合一'制度）"。
"三合一"制度格式见附件一。
填表方法如下：种类：填文书、科技、会计、声像、电子、实物及其它专业文件材料的名称。
类别：填分类类名。
文书文件材料填内设机构或问题的类名；科技文件材料填基建、科研、设备等；会计文件材料填凭证、帐簿、财务报告、其它等；声像材料填照片、录音、录像等；电子文件材料填磁盘、光盘等；实物填奖品、印章、字画等。
归档范围：填应归档的文件材料内容，一般由责任者、问题、文件材料名称组成。
保管期限：逐条填写文件材料应保存的期限。
（2）档案保管、统计制度。
主要包括档案的安全保护和库房、设备的管理措施，档案收进移出记录，档案工作统计、库房温湿度记录等。
（3）档案保密、利用制度。
保密制度主要包括档案的保密措施和对档案人员、利用者的保密要求等；档案利用制度主要包括利用的范围、方式、要求、审批手续及利用登记、效果反馈与登记等。
文书档案归档文件整理规则
文书档案归档文件整理规则下面是小编整理的文书档案归档文件整理规则，希望能帮到您。
文书档案归档文件整理规则1. 《企业档案工作规范》对企业档案的信息化提出更高的要求信息化是当今社会发展的方向和趋势，信息化程度已成为衡量一个企业现代化水平和综合实力的综合指标。
同样，档案信息化也是档案工作发展的方向和趋势，档案信息化程度也应该成为衡量一个企业档案管理现代化水平的重要指标。
因此，要提升企业档案管理水平，实现企业档案信息化是其必然的选择。
从另一方面来说，企业开展档案信息化建设也要把提升档案管理现代化水平作为总目标之一。
企业档案信息化建设必须与企业信息化协调同步;企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。
国家档案局在2001年发布《档案管理软件功能要求暂行规定》，结合这个规定，在选择档案信息化系统，一定要考证软件公司的资质、资金、技术力量、培训等方面的重要因素。
因为档案工作是一项非常专业性的管理工作。
档案系统没有经过多年的累积很难得到认可。
有实力的档案软件公司也得到国家档案局的认可。
2. 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送文件。
文件系统的电子文件应该确保文件具备真实性、可靠性、完整性、可用性，系统应该具备可靠性、完整性、全面性、系统性。
电子文件分为逻辑归档、物理归档两种形式:逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原有存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
在办公自动化系统办理完毕的一份文件向档案整理库发送的过程，也叫移交过程。
物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机和保存的载体上，向档案部门移交的过程。
电子档案存档的载体、份数:推荐采用(优先顺序)载体:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘，不允许使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
必须是耐久性的载体，一式3套，一套封存，一套查阅，一套异地保存。
档号章
附件1：档号章样式归档章大小：长35mm+15mm，宽10mmX2 附件2：案卷盒封面和脊背样式附件3：国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表自20世纪70年代发生世界性能源危机以来, 许多国家都更加重视新能源和可再生能源的研究、开发和利用工作。
风能以其资源丰富, 可再生, 不污染环境等优点引起了各国研究者的关注。
随着世界风能技术的发展, 中国风电技术的研究和应用也进入了一个崭新的阶段。
根据电监会公布的数据, 截至2006年底, 中国发电装机容量达到622 000 MW, 风力发电占全国总装机容量的0.42%。
2006年, 中国风电新增装机容量仅次于美国、德国、印度和西班牙,列第五位; 总装机容量列世界第六位。
因此, 风力发电将成为我国最具大规模开发前景的新能源之一。
风电是一种清洁能源, 风力随自然条件变化影响, 风速与风向发生不断的、随机的变化, 本身具有不可控, 不可调的特征, 造成风力发电出力的随机性和间歇性。
而电网必须按照发、供、用同时完成的规律, 连续、安全、可靠、稳定地向客户提供频率、电压合格的优质电力。
因此, 风电永远不可能替代常规火电和水电, 必须高度重视发展风电对其电网安全、优质、经济运行带来的影响。
结合山东鲁能发展集团有限公司陕西靖边风电场接入系统项目, 对风电接入系统给电网造成的影响进行了综述; 对风电可能会给陕西电网带来的影响进行了分析研究。
1 风电并网对电网造成的影响1.1 电能质量风力发电机组大多采用软并网方式, 但是在启动时仍会产生较大的冲击电流。
当风速超过切出风速时, 风机会从额定出力状态自动退出运行。
如果整个风电场所有风机几乎同时动作, 这种冲击对配电网的影响十分明显。
不但如此, 风速的变化和风机的塔影效应都会导致风机出力的波动, 而其波动正好处在能够产生电压闪变的频率范围之内( 低于25 Hz) , 因此, 风机在正常运行时也会给电网带来闪变问题, 影响电能质量。
文书档案归档整理办法
文书档案归档整理文书档案是反映村、社区党务、行政管理等活动的档案。
形式上以纸介质形式为主,具有年度周期性、普遍性的特点。
一、归档范围1、本村、社区自身形成及本村、社区与有关单位联合形成的,反映本村、社区主要工作活动的文件材料;2、上级机关颁发或转发的针对本村、社区工作或本村、社区须遵循贯彻的文件材料;3、其他单位与本村、社区联系、协商工作的重要来往文件。
具体范围和保管期限参阅《村、社区各类档案归档范围和保管期限表》。
二、文书档案的归档要求1、归档的文件材料要齐全完整,应归档的文件材料的种类、份数及每份文件的签发稿、附件和与本文有关的批示等附属材料,均应齐全、完整。
2、归档的文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料;3、归档的文件材料原则上应该是原件;4、文书档案可在年度终了后归档,但必须要在次年上半年完成文件材料的收集、归档工作;也可在文件形成时即时归档。
三、文书档案的整理方法和具体步骤目前对于文书档案的整理,有两种方法可供选择:一种是立卷归档整理方法,另一种是单件归档整理方法。
立卷整理方法是一直延续下来的传统档案整理方法,它是指将一些互相有关联的文件组合成案卷并装订起来的一种整理方法,组卷的过程较为复杂,但这种方法按问题将同类内容的文件进行集中,便于手工检索利用;单件整理方法则是随着计算机的普及应用而出现的一种新的整理方法,它以计算机和档案管理软件的应用为前提,保持文件形成的原貌,逐份归档,操作较为简单,但是对计算机和档案管理软件有很强的依赖性。
村、社区一般采用立卷归档整理方法。
(一)立卷归档整理方法1、立卷的概念立卷:又叫组卷,是指将办理完毕、具有保存价值的文件,按照形成规律和内在联系分门别类组成基本保管单位的过程。
立卷的最后“产品”是案卷,即经加工形成的有关某些问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的文件组合体,它是文书档案采用立卷方法时的基本保管单位。
(档案管理)档案工作印章、目录、标签样式(通用)
档案工作印章、目录、标签样式（通用目录45 种）1、档号章规格样式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈22、文书档案封面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈33、卷内备考表（文书立卷适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈44、案卷目录（文书立卷适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈55、卷内文件目录（文书立卷适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈66、档案目录封面、背脊式样（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈77、归档文件目录（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈88、盒内备考表式样（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈99、科技档案封面式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1010、科技档案备考表（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1111、科技档案案卷目录格式（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1212、科技档案卷内文件目录格式（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1313、科技档案总目录（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1414、科技档案分类目录（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1515、会计档案目录（报表、帐簿、凭证及会计其它适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1616、会计档案移交清册┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1717、会计档案移交清册（样式）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1818、会计档案销毁清册（样式）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1919、干部档案登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2020、干部职务变动登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2121、工资变动登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2222、干部档案目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2323、已故人员档案登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3624、已故人员档案检索表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3725、声像档案案卷目录（通用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3826、照片档案案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3927、照片档案卷内目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4028、照片档案总说明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4129、录音录像档案案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4230、录音说明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4331、录像说明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4432、机读档案目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4533、底图档案目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4634、审计档案封面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4735、实物档案目录（时间分类法适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4836、实物档案目录（小类－时间分类法适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4937、实物档案小标签┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5038、发文汇编案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5139、发文汇编卷内文件目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5240、全宗卷封面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5341、全宗卷案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5442、全宗卷卷内文件目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5543、图书资料目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5644、专题目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5745、目录标签┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈58 （1）档案目录封面标签、背脊标签式样（文书立卷等适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 581、档号章规格样式2、文书档案封面3、卷内备考表（文书立卷适用）卷内备考表4、案卷目录（文书立卷适用）案卷目录目录号：5、卷内文件目录（文书立卷适用）卷 内 文 件 目 录6、档案目录封面、背脊式样（文书立卷改革适用）封面背脊归档文件目录备考表9、科技档案封面式样（基建、设备、科技档案适用）10、科技档案备考表（基建、设备、科技档案适用）备考表11、科技档案案卷目录格式（基建、设备、科技档案适用）案卷目录12、科技档案卷内文件目录格式（基建、设备、科技档案适用）卷内目录科技档案总目录科技档案分类目录15、会计档案目录（报表、帐簿、凭证及会计其它适用）会计档案目录目录号：16、会计档案移交清册会计档案移交清册移出部门：接收部门：部门领导：部门领导：经办人：经办人：移出日期：接收日期：会计档案移交清册2、交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
采购与招标档案归档指南
采购与招标档案归档指南一、归档范围达到学校统一采购限额以上的采购项目的采购招标过程资料，包括采购申报材料，采购公告，采购文件，开标、评审、定标材料，中标单位的投标（响应）文件，评审现场录音或录像光盘等。
二、归档文件质量要求1.归档的文件一般应为原件；2.文件的内容必须真实、准确，与实际相符合；3.文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；4.文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等；5.光盘、磁盘等非纸质档案，要说明内容，包括时间、地点、人物、事件等，同时必须保证载体的有效性；6.文件材料一般一式一份，同一项目文件尽量不要出现重复性材料，重要的和利用频繁的文件可视具体情况增加归档数量。
三、整理流程和要求1.组卷及排列根据采购招标工作特点，必须保持一个项目的成套性，同一项目材料应集中整理组卷，同一项目档案按不超过50mm的厚度组成一本（件）或若干本（件），并根据“XXX招标投标档案—XXX投标文件—XXXX文件（零散材料）—现场录音录像光盘”顺序进行排列。
2.编写页码①以本（件）为单位编制页码。
每本（件）一个流水页号，即每本材料都是从1开始编制页码，若干本不可连续编号。
②页号编写：单面材料，页码书写在材料的右下角；双面材料，正面书写在的右下角，反面书写在左下角。
折叠后的图纸一律写在右下角。
页码统一从目录后第一页开始编写，无目录的从封皮后第一页有字的页面开始编写。
（注：有图有字的一面算一页，无图无字的无需编页码；页码必须使用打号机或黑色签字笔编写，不能用圆珠笔、铅笔、红笔等，不得随意涂黑画×，不得有破损。
）中标单位的投标文件要求其编写页码。
3.编写文件目录若每本（件）材料包含多项内容，需编制文件目录（材料的顺序必须和目录顺序一致），格式如下：4.修整归档文件材料装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。
文书立卷的程序及规范
文书立卷的程序及规范在现行组织中，文书立卷的一般程序如下：按照立卷计划进行平时归卷；年终调整定卷；卷内文件的排列与编目；案卷的装订；案卷的排列与编目。
以上工作的内容可以用下列同时表示：不合格不合格第一节 文件的平时归卷与年终定卷一、平时归卷平时归卷，是指现行组织的文书工作人员（或负责立卷人员）在本组织立卷计划的指导下，将处理完毕的文件随时或定期收集集中，进行初步鉴定、分类，放入卷夹（盒、柜）进行妥善保管的活动。
（一）平时归卷程序1、做好归卷的准备工作。
在上年度底或下一年度初，文书人员（或负责文件收集积累的人员）按照本机关文书立卷类目条款或文件分类表的终端类名以及这些条款或类名可能形成的文件数量，设置一个或多个卷家或卷盒，在每个卷夹或卷盒上标明条款名称（类名）、类别、薯类、条款顺序号，如果必要，也可以直接或同时标注纯编号系统，如“1—2—4”等，然后，将其排列在文件柜中，平时已办理完毕的文件，随时就可以将其“对号入座”地归入相应的卷夹或卷盒中。
2、收集文件。
平时归卷工作实质上就是对文件进行平时收集和积累。
收集文件时应尽量做到齐全完整，对外发文，应在文件发出后将定稿和正文（1～2份）归卷；对手文件可以结合催办工作做好平时归卷。
3、认真核查。
在收集文件时，应认真检查核实所收集的文件是否是本组织文件立卷范围和计划所要求的文件，对不符合要求的应及时剔除，以免增加文件数量，给平时查找和管理带来不必要的阻碍。
4、归入卷夹。
文件收集到文书部门（立卷部门或承办部门等），经过认真核查确认后，最好能够随即归入相应的条款卷夹（盒、柜）中，进行分类保管。
在平时归卷的过程中，有关某一主题（或问题）的文件已收集齐全完整，已不再产生归卷文件，或者针对一些定期性的，有连号的文件材料如简报、情况反映等等，可以先行立卷，这项工作称为“平时立卷”。
平时归卷与平时立卷是两项工作，平时规矩是将同类别的文件归并、汇集在卷夹中，平时立卷是对已符合立卷条件的文件经过系统化整理编目组成案卷的过程；平时归卷是平时立卷的基础，没有平时归卷，平时立卷就无法进行。
档案目录格式规范
档案目录格式规范 Revised by Petrel at 2021新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录年度：2008类目：2保管期限：永久盒号：004①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。
纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。
③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：纵向目录表格格式均参照以上。
（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引年度:2008年①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。
表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。
③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
注：索引表格格式均参照以上。
（三）新文书档案备考表式样备考表①“盒内文件情况说明”不能为空，描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。
②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。
③一般地，备考表均距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm，至顶端纸边35mm。
（四）新文书档案卷盒脊背（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。
第一章 竣工档案分类编号办法
第一章竣工档案分类编号办法一、编号原则（一）为了统一公路工程竣工档案分类办法，实现公路工程竣工档案检索现代化，现依据«公路工程竣工验收办法»制定本办法。
（二）本办法包括了工程项目基本建设各个阶段形成的各类档案，并考虑到今后的发展需要和保持基本类目的稳定。
（三）公路工程科技文件材料分为六级类目。
一至四级类目的代号固定不变，五、六级为基本类目。
档案形式举例：GL5·1·RD·RZ·1·2—×דGL”:一级类目(公路)“5”:二级类目(公路工程)“1”:三级类目(道路)“RD·RZ”:四级类目单项工程代号,单项工程不同代号不同)“1”:五级类目(综合类)“2”:六级类目(工程总结)“××”:案卷流水号,流水号可以从“1”开始编写。
二、档案章档号章的位置在每个文件首页的右上角。
档号章格式尺寸如下图，档号章内的档号可以刻制在四级类目，五、六级类目和顺序号可以用钢笔填写。
例：三、基本类目（一）综合文件1、竣工验收文件2、工程总结3、征地拆迁资料4、上级批准文件及有关指示5、建设项目承发包合同及协议文件6、工程交接表7、竣工文件缩图（二）竣工决算（三）竣工图表（四）设计、施工文件1、技术、设计文件2、施工文件3、进度控制文件4、投资控制文件5、施工原始记录四、五和六级类目代号（见附件）附件五和六级类目代号续上表第二章竣工档案案卷构成及质量要求一、术语（一）案卷：有互相联系的若干文件材料组成的一种档案保存单位。
（二）卷内目录：案卷内登记文件材料及其排列次序的目录。
（三）卷内备考表：说明案卷内文件材料状况的表格。
（四）档号：有分类号和案卷号组成。
二、组卷要求（一）组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技材料的系统联系，并便于档案利用和管理。
（二）案卷内文件材料所反映的工程项目情况和有关管理活动内容，必须做到完整、准确、系统。
档号章填写说明
附件2：档号章填写说明
博士评审材料档号章硕士评审材料档号章
档号
盒号
11-20××-JX1601-
部门
件号
页数
期限
永久档号Biblioteka 盒号11-20××-JX1602-
部门
件号
页数
期限
永久
1．档号：“11-20××-JX1601-”中，“20××”填写答辩时所在学年第二学期所在的公历年份。如在2011年9月——2012年7月学年答辩的，公历年份填2012；“JX1601-”后填写档案馆编制的4位数档案编号。
2．部门：填培养单位规范的简称。
3．页数：包括封面在内，所有有文字的页面的总数。双面打印的，一张纸按2页计算。
4．盒号、件号：不用填写。
注意：
档号中的“年份、部门、页数”三项内容应由研究生先填写，然后再打印封面。
云浮市档号章样式及使用说明
宋体五号加粗，用于填 盖文书档号章（2）中 的“期限”栏
Байду номын сангаас
6.汉字粒
○一二三四五六七八九十
A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
宋体二号加粗
7.英文字母粒
宋体小二号加粗
8.阿拉伯数字粒 9.会计类别章 10.基建类别章 11.设备仪器类别 12.密件章
宋体 3 号加粗
报表
帐簿
凭证
其他
方正小标宋简体 小二号加粗 方正小标宋简体 小二号加粗 方正小标宋简体 小二号加粗 宽×高=1.79×1 ㎝ 字体加粗
基建档案 设备仪器档案
会计档号章全宗号分类号目录号案卷号会计档案报表账簿凭证及其他适用永久长期短期30年10年永久长期短期30年10年一二三四五六七八九十宋体小二号加粗5
云浮市档号章样式及使用说明
档 号 章 规 格 样 式
类 别
全宗号
样
目录号
式
案卷号 件号
说
明
1.文书档号章 （1）
立卷（即立卷不装订） 适用
2.文书档号章 （2）
全宗号 年 度
类别号 机 构
期限 件号
立卷改革（单件归档） 适用
基建档案、
3.科技档号章
分 类 号
案卷号
件号
仪器设备档案、 科技档案适用 会计档案 （报表、 账簿、
4.会计档号章
全宗号
分类号
目录号
案卷号
凭证及其他）适用
永久
5.保管期限章
长期
永久 长期
短期
短期
30 年 10 年
档号章内容及使用方法
档号章内容及使用方法档号章是一种用于文件管理的工具，主要用于标识和分类文件。
它通常由数字、字母或组合构成，并根据一定的规则进行编排。
档号章的使用方法非常简单，只需按照规定的编排方式给文件打上相应的章，即可实现文件的快速检索和归档。
档号章的内容是由编制档案管理系统的相关人员根据文件的属性和需求确定的。
通常，档号章会包括文件的基本信息，如文件名称、所属部门、文件类型等。
这些信息可以根据具体的需求进行调整和补充，以便更好地管理和利用文件资源。
档号章的使用方法可以分为以下几个步骤：1. 确定档案编制规则：根据组织的档案管理制度和文件管理要求，确定档号章的编制规则。
这包括档号章的构成要素、编排顺序以及编码规则等。
2. 设定档号章模板：根据档案编制规则，设计档号章的模板。
可以使用电子文档编辑软件或专门的档案管理软件进行设计，确保档号章的格式规范且易于识别。
3. 打印档号章：根据档号章模板，使用打印机或专用的档案章制作设备，将档号章打印在文件的相关位置。
为了保证打印效果清晰可见，可以选择合适的字体和字号，并使用适当的颜色和纸张。
4. 粘贴档号章：将打印好的档号章剪下，并用胶水或胶带固定在文件的指定位置。
要注意档号章的粘贴位置应一致且整齐，便于查找和辨识。
5. 更新档号章：随着文件的流转和更新，档号章也需要相应地进行更新。
当文件发生变动时，需要将旧的档号章撕掉或覆盖，并打印和粘贴新的档号章。
档号章的使用有以下几个优点：1. 提高文件管理效率：通过档号章的使用，可以快速准确地识别和定位文件，节省查找和整理文件的时间。
2. 便于文件归档和追溯：档号章可以帮助将文件按照一定的分类和编排规则进行归档，使文件的存储和整理更加有序和规范。
同时，档号章也方便了文件的追溯和溯源，可以快速找到文件的历史记录和相关信息。
3. 提高文件安全性：档号章可以作为文件的标识和防伪标记，防止文件被篡改或冒用。
通过档号章的使用，可以有效提高文件的安全性和可信度。
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博士评审材料档号章硕士评审材料档号章
档号
盒号
11-20××-JX1601-
部门
件号
页数
期限
永久
档号
盒号
11-20××-JX1602-
部门
件号
页数
期限
永久
1．档号：“11-20××-JX1601-”中，“20××”填写答辩时所在学年第二学期所在的公历年份。如在2011年9月——2012年7月学年答辩的，公历年份填2012；“JX1601-”后填写档案馆编制的4位数档案编号。
2．部门：填培养单位规范的简称。
3．页数：包括封面在内，所有有文字的页面的总数。双面打印的，一张纸按2页计算。
4．盒号、件号：不用填写。
注意：
档号中的“年份、部门、页数”三项内容应由研究生先填写，然后再打印封面。