备用金管理办法

1.总则

加强财务管理，规范财务备用金借支和报销，明确相关规定和手续，根据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》及公司《财务管理办法》制订本办法。

凡国家和上级有统一规定的，一律按国家和上级的统一规定执行。在不违反国家财政法规情况下，按公司规定执行。

本办法适用于公司各部门及全体员工。

2.管理职责

公司领导

负责按审批权限批准员工的备用金借支及费用报销。

各部门经理

负责本部门员工备用金借支及费用报销事项的审批；

其他部门员工经办属本部门职责范围内的事项借支及报销的审批。

财务部

负责员工备用金借支及费用报销的审核、支付；

负责员工备用金的对账及催收。

3.备用金借支规定

公司员工因公出差、购买物品、办理业务支付费用等需要可以借支备用金，但不得借支公款用于个人私事。

凡因公需要借支款项，必须符合财经办法，严格按财务审批程序办理借支支付手续。

备用金借支申请。公司有关部门或个人借支备用金时，应提前提交资金借支申请。在借支单注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容，并附有效经济合同或相关证明或批准文件。

凡大宗物品采购借支的，必须先送采购清单、采购合同，经部门负责人审签，提前二天交财务部审核。

凡因公出差借支差旅费，必须按实填写借款申请单，列明开支项目。

外业工作集体借支备用金的，必须以部门的名义指定专人借出，并且附有项目开支计划。

合作外包工程项目借支预付款，必须附合同、工程（概）预算、批准文件等资料送财务部审核后，按合同规定借支付款。

备用金借支审批。借支单先由部门负责人审批，财务部审核，公司领导批准后方能支付。

备用金报销冲账

借款人应按规定期限到财务部办理已借款项报销冲账、归还余款，特殊情况不能在规定时间内还款冲账的，应向借款批准人书面汇报并取得同意后，交财务部备查。

备用金报销冲账期限：采购物品借支的在采购验收完成后5天内, 会议借支的在会议结束后7天内，出差或外业借支的在出差回来或外业完成后10天内，其他业务借支的在业务办理完成收取发票后5天内到财务部报账。

借支款项无故逾期不结账不交还余款者，视情况给予处罚。

财务部每年12月底前组织对员工备用金的对账及催收。

4.费用报销规定

员工办理费用报销业务必须符合以下要求

报销的内容必须是真实合法的，不得弄虚作假以及违反财务会计制度。

报销的单据必须是发票或财政部门监制的专用收据等合法的报销凭证。发票或收据必须载明单位（个人）、日期、项目、金额，大小写金额必须一致；单据金额不得涂改，其它内容更改必须加盖收款单位公章。

报销人必须分类粘贴好发票、收据等报销单据，按要求填写相应的报销审批单，并按财务审批办法规定权限及程序由部门负责人、批准人签名批准，财务审核后方能报销。报销人在批准人审批签字后若有修改金额，须在修改处由审批人签字确认。

报销人必须及时办理报销事项，超过期限不予报销。

差旅费（包括补贴、交通费、住宿费等）、电话费、交通费有效期为半年。

其他业务发票有效期为一年。

报销的同项费用必须是上次已报费用之后发生的。

报销款项符合现金管理规定的支付现金,报销人须在现金收付登记表上签名,大额资金以及不符合现金管理规定的须开具支票, 报销人领取支票须在支票存根上签名。

有关费用报销规定

外业费用

外业费用报销时报销人填写《外业费用报销单》,由部门负责人审批后,先经财务审核,再交总经理签名批准。

办公用品费

办公用品由综合事务部统一购买、发放并报销。

报销时应有发票并附清单（包括品名、单价、数量和金额），大宗采购应附合同或协议。

业务部门因特殊需要自行购买办公用品须先征得综合事务部经理同意，并在报销时加以审批。

差旅费及交通费

差旅费按公司《员工出差费用管理办法》执行，报销时填写员工差旅费报销单。

市内办事乘坐出租车由分管公司领导审批。报销时须填写市内交通费报销单，注明乘坐事由、时间、地点、金额。

业务接待费

业务接待费按《财务审批管理办法》权限审批报销。

会议费

会议费报销须附有会议通知，列明会议各项明细支出。

一般性会议的费用按审批办法规定权限审批，项目评审会议费由总经理审批。

电话通讯费

电话通讯费按公司相关规定限额报销，报销的发票必须是本人在公司登记的手机号或住宅电话号码。

电话通讯费由部门汇总集中到财务部报销，报销时提交列明有姓名、电话

号码、所属期限、实际报销金额的汇总表。

办公电话不得打信息台电话，若有信息台电话费由该部门人员自行交纳，并不得报销。

教育培训费

按公司《培训管理办法》相关报销标准、报销办法的规定执行。

汽车费用

司机的差费、补助费、过路过桥费、保管费、燃油费、小修费、配件费等一律由司机在月底向财务部报销，报销时须分类粘贴单据，并提交行车路单及用车申请结算单。每张单据须有用车人签名。

探亲路费

员工（无论婚否）探亲乘坐火车均按火车硬卧票价限额报销，乘坐汽车按实际票价报销，乘坐飞机按火车硬卧票价报销。途中转车住宿（必须时）的住宿费按《员工出差费用管理办法》标准报销。各种订票手续费、补票手续费等各种附加费、站台票、出租车票、机场建设费、乘坐飞机保险费均不得报销。

员工须据实报销路费，员工路费单据丢失，无论何种理由均不得报销。

员工探望地点为非探望对象居住地的，按公司至实际探望地点与公司至探望对象居住地两者最短路程报销费用。

探亲路费报销须先经综合事务部审查。

工会经费

工会组织的各种活动费用一律在工会报销。

5.附则

本办法未提及的费用按国家或公司相关规定执行。

本办法由财务部负责解释。