使用OUTLOOK进行时间管理

培训目录
时间管理的目的 时间管理的关键 时间管理的方法与工具 讨论与答疑 问卷
时间管理的方法与工具
为什么选择OUTLOOK 使用前的准备 共享你的任务与日历 管理个人时间 查看下属的任务与日历
为什么选择OUTLOOK
➢ 可以给别人投放任务 ➢ 上级可以看到自己下属的任务和日程表 ➢ 在任何可以上网的地方收集和查阅 ➢ 可以对每个任务和日历设置提醒
任务标题里面写上下一步行动提示，一目了然 这里只能有已经确认了的任务
这里的内容都是对你的上级公开的
任务的处理与执行
•处理的顺序 •处理时要做什么 •处理的过程 •现在该做什么
•垃圾 •2分钟可执行 •参考资料 •备忘录 •日程表 •委托他人
2分钟原则
• 如果你能够在不到2 分钟的时间内就搞定它， 那么，一旦这项工作被确定，你就应该立刻着 手落实这件事。
想清楚你为什么要做这件事！
“你不是已经拿到XXX了吗？我以为你会处理那件事的！” 接着，当你陷入最后一分钟的紧急状态时，反应式计划模式就应运而生，不请 自到了。——行动！再加把劲！加班！更多的人手！忙晕了！这一局面令众多 压力过重的人们不知所措。 当这么多的人忙得昏天黑地却根本解决不了问题时，有人悟出了一点门道，说： “我们应该组织计划一下！”（现在明白了吗？）——然后，人们在问题上勾 勾画画地做标记；或者重新勾出问题，标记重点。 过了一阵儿，人们又意识到，仅仅重新勾勾圈划划线，实际上并无助于问题的 解决。——这时，更老练一些的人提议，我们需要更多的创新：“让我们一起 开动脑筋，想想办法吧！” 于是趁大家都在房间里，老板发问了：“谁想出好主意了？” 当没有什么人开口作答时，老板又推测了：我的雇员们多半是黔驴技穷了，是 该聘请一名顾问咨询一下的时候了！ 当然，如果这位顾问果真能力不凡的话，恐怕他迟早会提出这个最重要的问题： “那么，你们现在到底要做什么呢？”
• 解放你的大脑 • 一次只处理一件事情 • 记住，你大脑中盘踞问题的多少与其解决
的效率成反比！
时间管理的关键
为什么总有些事萦绕在你心头？ ➢ 你还没有确切地认定它们的预期结果是什么； ➢ 你还没有决定你下一步的具体行动到底是什么； ➢ 你还没有把后果和即将采取行动的提示信息记
录到一个随时可调用查询的系统中去
• 每个项目都可以设为一个分类 • 每种技术手段都可以设为一分类
灵活的使用OUTLOOK视图
用在collect，SomedayMaybe，Private文件夹
用在任务文件夹平时查看 只看没有完成的任务 可以看下周计划 可能需要你紧急处理 设置任务分类是干什么用的，就是这里用！ 追踪下分配出去的任务完成情况
为什么有些事情总是萦绕在你的心头
➢你还没有确切地认定它们的预期结果是什么； ➢你还没有决定你下一步的具体行动到底是什么； ➢你还没有把后果和即将采取行动的提示信息记录到一个随时可调 用查询的系统中去。
处理时要做什么？
➢确切地认定它们的预期结果是什么； ➢决定你下一步的具体行动到底是什么； ➢把后果和即将采取行动的提示信息记录到OUTLOOK中 去。
使用OUTLOOK管理个人时间
•想法的收集 •任务的处理与执行 •任务的整理与回顾
每个任务设定它的分类
在这里可以直接改变状态 在这里设定它的优先级
在这里设定它的分类
推荐设定的几个分类
• 每个任务在OUTLOOK里面可以设定多个分类 • 随时可以添加分类 • 推荐必设的几个分类：
– 部门例会 – 管理会 – 沟通 – 管理
➢ 有多少时间
• 如果5 分钟后你就必须去开会，你现在就不可能去解决许许多多耗时持久的事情。
➢ 有多少精力
• 某些事情需要你精力旺盛、标新立异、富于创造力；而另一些则要求更加充沛的体力；还有一些事情对两者都无过分的苛求。
➢ 重要性
• 考虑到你目前的情况、可以支配的时间和现在的精神状况，选择哪一件事能够获取最高的回报呢？这时，你可以借助一下你的 直觉。
下一步行动
当一个文化采纳“下一步行动是什么”作为一个标准问题时，自然而然地， 它在能量、生产率、透明度等方面就能获得显著的提高。 下一步行动的文化代表了清晰、责任和工作效率
在这里注明你考虑到的需要做的所有任务
在标题里面写 出下一步行动 的提示
在内容里 面注明你 为什么做 这件事
将处理内容记录到OUTLOOK
为什么不直接放在任务文件夹？
1.当他人进行了拒绝或删除时，仅对你在任务文件夹下面的副本产生影响。 不会影响Delegated中的任务。你可以重发任务给他 2.你可以在现场确认被分派人完成了任务后再对你的任务做完成操作 3.你可以在被分派人完成了任务后继续进行你自己任务的下一步操作。因为 可能被委托人完成任务对你本身任务而言只是进行完了某一阶段。 4.某些任务可能已经通过其他系统指派给相应的人员，不需要通过outlook 分配任务。
使用OUTLOOK管理个人时间
•收集想法 •任务的处理与执行 •任务的整理与回顾
任务的处理与执行
•处理的顺序 •处理时要做什么 •处理的过程 •现在该做什么
处理的顺序
从头处理你的工作篮。 每天至少清空一次。 包括你的邮件，纸质记事薄，OUTLOOK/collect
处理时要做什么？满足下面的要求！
收集想法
影响成功收集的因素
➢每一个悬而未决的事情都必须存储于你的收集系统 之中，而不是在你的大脑里。 ➢你应该尽可能地控制收集工具的数量，够用即可。 ➢你必须定期地清空这些设备。
收集想法-OUTLOOK
➢所有想法可以在这里录入。 ➢你的上司不会看到这些想法。 ➢这些事务应该包括你的工作事务和私人事务 注意：没有确定的任务不要放入任务文件夹
1. 在delegated文件夹添加委托字段，填写被委托人 2. 如果需要分配给别人将此任务拷贝，黏贴到任务文件夹 3. 将任务文件夹的任务分配出去，而不要将Delegated文件夹的任务
直接分配出去 Delegated文件夹的内容不会被上级看到
为什么要拷贝到任务文件夹？
因为仅仅有任务文件夹下面的任务才可以被更新状态。任务文件夹下可以直 接看到所有投递给他人的任务。
任务中分配给他人的任务应当是你Delegated的子集
在Delegated中添加委托字段 2
1 4
3
OUTLOOK处理的几个小窍门
在OUTLOOK中可以直接拖拽至任务或其他文件夹 在OUTLOOK中可以拷贝黏贴到任务或其他文件夹 在OUTLOOK中可以直接拖拽生成日历 在OUTLOOK中可以直接拖拽生成邮件
时间管理的方法与工具
为什么选择OUTLOOK 使用前的准备 共享你的任务与日历 使用OUTLOOK管理个人时间 查看下属的任务与日历
查看下级的工作任务
在这里会显示你所有下级的任务列表 想所看有他你的下工级作的任完务成情况？使用已完成视图
如果列表里缺了某个下级的名字，点击这 里，输入下级的名字，就会打开他的视图。 如果没有权限，会自动生成邀请
无论是周还是月的工作总结，都可以从这里 得到
使用OUTLOOK进行时间管理
• 感谢outlook的提醒功能，我们不用去反复 Review日历了
• 每天第一件事，打开你的OUTLOOK • 沟通后的第一件事，收集想法进OUTLOOK • 会议后的第一件事，更新你的OUTLOOK • 培训后的第一件事，设置你的OUTLOOK
• 大约8 0 %的工作属于这一范畴。这些事情的 计划工作只需在你的大脑中进行，而且仅仅需 要搞清下面的每一个具体步骤就足够了。
•垃圾 •2分钟可执行 •参考资料 •备忘录 •日程表 •委托他人
推荐一款资料整理软件：网博士
•垃圾 •2分钟可执行 •参考资料 •备忘录 •日程表 •委托他人
➢文件夹SomeDayMaybe/备忘录 ➢设置任务状态为已推迟 ➢你的上司不会看到这里的任务 ➢当你哪天回顾时发现它可以被处理了，随时 可以移动到你的任务文件夹
3发送
共享你的日历
2
填
写
你
的
汇
1点击
报
对
3发送
象
时间管理的方法与工具
为什么选择OUTLOOK 使用前的准备 共享你的任务与日历 管理个人时间 查看下属的任务与日历
管理个人时间的步骤
•收集想法Collect •任务的处理与执行 •任务的整理与回顾
• 收集的道具
收集想法
➢ 纸质记事本 ➢ 电子记事本 ➢ 电子邮箱 ➢ OUTLOOK的COLLECT
回顾：为什么使用outlook
➢ 可以给别人投放任务 ➢ 上级可以看到自己下属的任务和日程表 ➢ 在任何可以上网的地方收集和查阅 ➢ 可以对每个任务和日历设置提醒
在这里设置提醒
讨论与答疑
培训课后问卷 1.你觉得今后每次会议后（任何会议）第一件事应该是什么？ 2.OutLook的待办任务应该至少分成哪几个文件夹？ 3.怎么分享你的日历和任务给你的上司？ 4.”我没有下属，所以不能给其他人指派任务。”Yes or No? 5.个人时间管理的核心是？
OUTLOOK使用前的准备
配置你的任务文件夹 收集：在这里收集你的想法 系统默认目录 委派：跟踪分配的任务 备忘录： 私人事务
时间管理的方法与工具
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共享你的任务
1点击这里
2填写你的工 作汇报对象
•垃圾 •2分钟可执行 •参考资料 •备忘录 •日程表 •委托他人
百度文库
如果处理这件事情需要花费的时间不止2 分钟，那 么，你应该问一问自己，你是否就是解决这个问题 的最佳人选呢？如果回答是否定的，那就干脆委托 给一个合适的人员去办理。 委派工作并非总是自上而下的。你可以决定“这件 事必须交给客户服务部进行处理”，或者“这个必 须让我的老板过目”，或者“我需要征求一下合伙 人的意见”
成功的关键因素：每周查阅
总有几天你会忙得晕头转向、头脑发涨，事态似乎失去了 控制。这没有什么值得大惊小怪的，因为你不会为了保证 自己时时刻刻都井然有序、按部就班，就会过多地打断手 头上工作的进程。但是，为了能够信心十足，推动事情顺 利地向前发展，恐怕你仍需要“一周清理一次房间”
每周查阅也就是做下列事情： ➢检查你邮件的TODO,任务的Collect,以及纸质记事薄并 清空他们 ➢更新你的任务列表，委托他人，备忘录每一项的状态 ➢所有清单做到清楚、实时和完整。
时间管理的方法与工具
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OUTLOOK使用前的准备
配置你的邮件文件夹
收件箱下添加以下目录 ➢TODO：等待处理和回复的邮件 ➢参考待阅：不需要回复，但需要查阅，对时间不 敏感 存档文件夹：存档文件夹下可以根据需要分为各 种子目录，将已经处理或不需要处理的邮件放入存 档文件夹
任务的处理与执行
•处理的顺序 •处理时要做什么 •处理的过程 •现在该做什么
现在该做什么
• 按照下面的四个标准来决策你现在去做什么
➢ 环境
• 有一些事情对地点没有什么特别的要求 （像拿一支钢笔和一张纸就可起草有关一项工程的想法）。但是，大多数事情的处理 需要某一个明确的地点 （在家或办公室）或者要求某些辅助设备，如一部电话机、一台电脑。而这些因素首先限制了目前可 能作出的选择。
放心，这里的东西不会被你的上司看到 你可以给私人事务设置好下班前提醒 为什么要把私人事务记录在outlook里面？ 为了清空你的大脑！
•垃圾 •2分钟可执行 •参考资料 •备忘录 •日程表 •委托他人
•只有下面三种情况才允许被记录在日程表中，其他的一概免谈！ 1. 在某一个确切的时间里采取的行动； 2. 在某一个确切的日期里采取的行动； 3. 在某一个确切的日期里将要获取的信息。 •任务清单包容了所有行动的提示信息，甚至是那些有严格时间界 定的事情。 •如果每日工作清单上的某一项工作不一定非要在这一天中完成， 那么，它将起到弱化作用，对其他确确实实需要得到落实的工作 产生一定的负面冲击。
个人时间管理
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培训目录
时间管理的目的 时间管理的关键 时间管理的方法与工具 讨论与答疑 问卷
时间管理的目的
• 减轻工作压力 • 更多的合作 • 更好的创新
时间管理的关键