信息与信息化管理

第四章信息与信息化管理

第一节信息及其特征

（一）信息的定义：信息由数据生成，是数据经过加工处理后得到的，如报表、账册和图纸等。信息被用来反映客观事物的规律，从而为管理工作提供依据。需要注意的是，信息和数据的区别不是绝对的。有时，同样的东西对一个人来说是信息，而对另一个人来说则是数据。（二）对信息的评估

1.获取信息前，先要对所要获取的信息进行评估，判断获取这样的信息是否值得。

2.有两类信息不值得管理者去获取：一类信息的收益较高，但其获取成本更高；另一类信息获取成本较低，但其收益更低。

3.信息评估的关键在于对信息的收益和获取成本进行预先估计，即进行成本——收益分析。

4.数据收集和信息产生有关的成本：第一部分是有形成本，有形成本是指可被精确量化的成本。第二部分是无形成本，无形成本是指很难或不能被量化的成本，这是很难或不能准确预期结果。

5.利用信息而产生的收益：有形收益包括销售额的上升、存货成本的下降及可度量的劳动生产率的提高等。无形收益可能包括信息获取能力的提高、士气大振以及更好的顾客服务等。

6.由于信息对组织来说是新的，确定可能发生的成本要比预测潜在的收益容易。实际上，新信息的收益通常是无法预期的。

（三）有用信息的特征

1.高质量：质量是有用信息最重要的特征。

A.首先，信息必须是精确的。能精确反映现状，利用这种信息进行决策或控制。

B.清楚的。信息的含义和内容对管理者来说必须是清楚的。

C.排列有序的，而不是杂乱无章的。

D.信息传递媒介对质量有重要影响。

2.及时：多数管理工作需要及时的信息。许多日常工作是时间敏感性。

A.管理者一有需要就能获得信息，是对及时的信息的首要要求。

B.及时的信息的另一个要求是信息要反映当前情况。

C.信息要频繁地提供给管理者。

3.完全

A.信息的范围必须足够广泛，从而可以使管理者较全面地了解现状，并采取切实有效地措施。

B.简洁和详细。在简洁和详细之间找到一种平衡点。信息应该以尽可能简洁的方式呈送给管理者，同时也应该尽可能详细，使管理者对现状有一定深度和广度的了解。

第二节信息管理工作

1.信息的采集：管理者根据一定的目的，通过各种不同的方式搜寻并占有各类信息的过程。是信息管理工作的第一步，是做好信息管理工作的基础与前提。信息采集工作的好坏将直接决定信息管理工作的成败。

A.衡量信息采集工作质量的唯一标准是所采集的信息是否对组织及其管理者有用

B.明确采集的目的：信息的采集都是为了实现组织特定时期的特定目标，也就是说，信息的采集具有目的性。明确的目的便于管理者了解组织需要什么样的信息，从而有针对性地、有选择性地采集信息。

C.界定采集的范围：1.对象范围，需要什么样的信息2.时间的范围，用多长时间采集这些信息3.空间范围，从哪里采集这些信息

D.选择信息源：1.文献信息源（书报刊，政府出版物，专利文献等）2.口头信息源（，交谈，咨询，调查）3.电子信息源（广泛，广播、电视、数据库））4.实物信息源（展销会、博览会、事件发生发展的现场）

2.信息的加工：对采集来的通常显得杂乱无章的大量信息进行鉴别和筛选，使信息条理化、规范化、准确化的过程。

A.鉴别：1.是指确认信息可靠性的活动。

2.鉴别方法：查证法、比较法、佐证法、逻辑法。

B.筛选：1.在鉴别的基础上，对采集来的信息进行取舍的活动。

2.筛选的依据是信息的适用性、精约性与先进性

3.四个步骤：1.真实性筛选2.适用性筛选3.精约性筛选

4.先进性筛选

C.排序：进行归类整理

D.初步激活：对排序后的信息进行开发、分析和转换，实现信息的活化以便使用的活动。

E.编写：是信息加工过程的产出环节，，是指对加工后的信息进行编写，便于人们认识的活动。

3.信息的存储：对加工后的信息进行记录、存放、保管以便使用的过程。即加工后的信息记录在相应的载体上——对载体进行归类——对数据库进行日常维护。

信息的存储工作由归档、登陆、编目、编码、排架等环节构成。在这些环节中应注意以下问题：

A.准确性问题

B.安全性问题：保证信息在存储期间不会丢失与毁坏。对于文献信息，采用先进的保存技术，争取做到防潮湿，防虫咬、防火灾；对于电子信息，注意网络安全，另一方便对重要信息进行备份，防止丢失。

C.费用问题：节省空间，节省费用

D.方便性问题：1.使用方便，便于人们检索2.更新方便

4.信息的传播：指信息在不同主体之间的传递。它具有与大众传播不同的特点。

A.目的更加具体：组织中的信息传播是管理者为了完成具体的工作任务而进行的有意行为。

B.控制更加严密：直接、严密地控制受传者的行为，以保证传播目的的实现。

C.时效更加显著：该信息没有传播到位，就会造成直接损失。

信息畸形或信息失真的原因：1.传播主体的干扰2.传播渠道的干扰3.传播的客观障碍的存在

5.信息的利用：有意识地运用存储的信息去解决管理中具体问题的过程，是信息采集、加工、存储和传播的最终目的。信息的利用程度与效果是衡量一个组织信息管理水平的重要尺度。

A.信息的利用过程通常包括以下步骤：

（1）管理者在认清问题性质的前提下，判断什么样的信息有助于问题的解决。

（2）对组织目前拥有的信息资源进行梳理，在此基础上，判断所需的信息是否存在。（3）如果组织中存在多需的信息，则可直接利用。如果不存在，则要考虑是否能够通过对现有信息进行开发、整合来满足管理者对信息的需求。如果不能考虑则要考虑重新采集信息，回到信息管理的源头。

B.为了更好地利用信息，管理者应努力做到以下几个方面。

（1）善于开发信息