合同管理条例(试行)

合同管理制度

1.目的

为了规范公司合同的签订、加强合同的管理、规避合同中的风险，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合本公司实际情况，特制定本规定。

2.范围

本规定适用于公司合同包括销售合同、采购合同、施工合同，劳动（务）合同、服务合同等，所有以公司名义签订的合同。

3．引用/应用标准

《中华人民共和国合同法》

4．术语和定义

经办人：合同中的委托代理人或合同事项的负责人，如项目负责人，业务员、采购员等，与对方直接接洽的人员。

5．责任部门及责任人

5.1行政人事部：负责公司合同模版的起草、编制、改版，定期对公司合同进行检查监督，及时发现并纠正合同中出现的风险；负责保管公司非经营类的合同（如劳动/务合同、施工合同、服务合同等）。

5.2经办人（业务员/采购员）：以公司的合同模版，负责合同前期的沟通衔接，保障合同签定后的履行。

5.3事业部负责人：负责对经办人（业务员/采购员）的合同进行评审，修改并代表公司签约；同时负责监督合同的履行、变更、解除等事项，对可能有损公司利益或造成公司损失的事项予以杜绝，同时每月所签定合同原件汇总上交到服务部。

5.4物资部：负责公司原材料和办公用品等所有物品的采购及合同的签订和履行，并负责保管公司采购类的合同。

5.5服务部：负责销售部销售合同的签订和履行，并负责保管公司销售类（包含其他事业部）的合同。

6. 管理要求与方法

6.1 合同的必要内容

1、双方全称、签约时间和地点。

2、产品名称、质量标准、单价(价格审批)。

3、运输方式、运费承担、交货期限、交货地点及验收方法应具体、明确。

4、付款方式及付款期限。

5、免除责任及限制责任条款。

6、违约责任及赔偿条款。

7、具体谈判业务时的可选择条款。

8、合同双方签字、盖章生效等。

6.2 合同的模版化管理

1、公司合同进行模版化管理，由行政人事部负责起草、修订、并送总经理审批后方可发行，发行后各事业部可依据最新合同模版进行订制化处理，在保障公司利益的前题下与对方签定正式合同。

2、模版化合同管理执行过程中，由于我方部分合同条款导致无法与对方成交的情况，经事业部负责人同意后方可变更或删除，经办人不可擅自变更，对于公司发行的合同模版中必要项目如需变更或删除必须由事业部负责报送总经理，经总经理书面同意后方可修改。

6.3 合同的评审与签定

合同在正式签订之前，必须进行合同评审。合同评审主要是对对方信用以及合同中规定的产品要求、技术指标、数量、价格、交货期、交货地点、付款条件、违约责任等所有涉及到的要素进行全面评价与审核，旨在降低风险。

1、一般要求的合同（老客户或小金额等）由事业部负责人直接进行评审；

2、特殊要求的合同（如新产品、特别技术要求产品等）由经办部门会同其他相关部门，包括行政部、服务部、生产部、采购部等共同进行评审。

3、金额较大或较为关键的客户由总经理直接主持评审，并代表公司签署。

4、合同评审中如有异议，应及时与对方进行沟通协商，在不损害公司利益的前提下，力争达成一致。

5、合同签定时优先使用公司统一发行的合同模版，如与对方协商不成无法使用，必须在平等互利、协商一致、等价有偿的原则下，经评审无议异后方可签署。

6、无论由哪一方主持订定，或是否使用本公司合同模版，公司统一制定的合同编号，必须在合同原件上加以体现，否则任何部门及个人都无权签字，该编号由合同保管部门根据实际情况及相关规定统一发布，不得重复。其格式为：销售类WCXS170000 (17为年)，采购类WCCG170000，行政类WCXZ170000。

7、签定盖章的顺序

根据以上规定，必须由事业部以上级别负责人（含）代表公司行使合同签字权，并审核对方经办人的身份信息（保存经办人身份证复印件），特殊合同、金额较大合同须经总经理背书同意后方可签字，签字条件满足后，由各事业部合同章管理人盖章方可生效，最后生效合同原件交对应部门存档。

8、合同专用章使用：

遵守公司行政部发布的印章使用相关规定执行。

9、合同的汇总与保管

合同签定完毕后，其中原件由经办人（业务员/采购员）交由对应部门保管，并填制合同原件交接表，暂未取得原件的在合同签定后15天内，必须取得，否则以各事业部相关负责人具体考核规定执行。合同保管部门在收到合同原件后对所有合同进行登记备案，各事业部负责合同的执行。

6.4、合同的履行与跟踪

1、合同签定后按相关规定进行分解。

2、经办人负责对合同履行过程中的内部及外部流转进行协条跟踪，对中间产生的问题进行迅速地解决，如资源调配，相关费用的预支，产品发货条件的满足，产品运输及收货协条等。

3、对于签定有质保金的合同，业务员在取得产品运行报告后才视同执行完毕，否则将不予兑现质保金业务费用。

6.5、合同的变更与解除

1、对方提出变更、解除合同的要求时，事业部负责人应从维护本公司利益的角度出发，采取恰当的处理方式，保证公司的合法权益不受侵犯。

2、合同的变更或解除，应按签订合同时规定的审批权限和程序执行，在双方协商达成一致后，应签订合同变更或解除协议。合同变更或解除协议只作为原合同的附件，共同使用产生法律效力。

3、合同变更或解除后，经办人应即时向执行部门和保管合同部门进行备案，以免造成双方利益损失。

6.6、合同纠纷处理

1、因对方原因造成合同变更与解除的，我方必须要求其赔偿本公司损失。

2、因本公司过错造成对方要求变更与解除合同的，应主动承担责任，以免造成双方损失扩大。

3、因双方原因造成合同变更与解除时，应与对方积极协商，共同解决。

4、合同纠纷的处理原则：

1) 在处理合同纠纷时，必须坚持以事实为依据、以法律为准绳，保障公司合法权益不受侵犯。

2) 合同纠纷处理以双方协商解决为主、其他解决方式为次。

3) 本公司员工在处理纠纷时，及时上报，积极主动，不互相推诿、指责。

5、合同纠纷的处理方法：

1) 因对方责任引起的纠纷，应坚持保障公司合法权益不受侵犯的原则。

2) 因本公司责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少双方损失。

3) 因合同双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。

4) 协商达不到预期要求时可依合同约定的纠纷解决方式进行诉讼或仲裁。

7、相关记录及附件

7.1、相关记录

1、合同原件交接流水帐

2、合同流水汇总表

7.2、附件

1、附件一：武汉万昌机电设备有限公司销售合同模板

2、附件二：武汉万昌机电设备有限公司采购合同模板

3、附件三：合同原件交接流水帐样表

4、合同流水汇况表

8、其他注意事项