合同档案归档制度【最新版】

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工程合同档案的归档制度

工程合同档案的归档制度工程合同档案归档制度是为了规范工程项目中合同文件的管理，确保项目从筹备到竣工验收各阶段的文件能够得到妥善保存和有效利用。

本制度适用于所有参与工程项目的单位和个人，包括但不限于建设单位、设计单位、施工单位、监理单位以及相关的供应商和服务商。

一、归档原则1. 完整性原则：所有与工程项目相关的合同文件必须完整归档，不得遗漏任何关键性文件。

2. 及时性原则：合同文件应在签署或变更后立即归档，确保信息的时效性。

3. 保密性原则：对于涉及商业秘密或个人隐私的合同文件，应按照相关法律法规进行保密处理。

4. 可追溯性原则：归档的合同文件应保证来源清晰、流转有序，便于追踪和查询。

二、归档内容1. 合同正本及附件：包括双方签订的正式合同文本及其所有附件。

2. 合同变更记录：记录合同执行过程中的所有变更事项。

3. 履行证明文件：如付款凭证、验收报告等证明合同履行情况的文件。

4. 相关通信记录：双方在合同执行过程中的书面通信记录，如信函、电子邮件等。

5. 法律文书：涉及合同争议的法律文书、判决书等。

三、归档流程1. 收集：由项目负责人负责收集所有应归档的合同文件。

2. 审核：法务部门或专责人员对收集的文件进行审核，确保其完整性和合规性。

3. 分类：根据文件性质和内容进行分类编号，便于检索和管理。

4. 登记：将文件详细信息登记入专门的档案管理系统，建立电子索引。

5. 存储：纸质文件应按类别存放于指定的档案室内，电子文件应备份存储于安全的服务器中。

四、档案管理1. 定期检查：定期对档案室进行物理检查，确保环境适宜且无安全隐患。

2. 访问控制：限制无关人员访问档案室，确保文件安全。

3. 借阅管理：建立借阅登记制度，确保每一份借出的文件都能追溯到借阅者。

4. 更新维护：定期更新档案目录，及时淘汰过时无效的文件。

五、责任追究对于违反归档制度的行为，应根据情节轻重进行相应的责任追究，确保制度的严肃性和执行力。

(完整版)合同归档制度

合同档案管理制度第一章总则第一条为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。

第二章归档范围第二条合同档案：公司与有关单位签订的各类业务合同及与业务相关的协议，文件等。

第三条非合同档案：与业务有关的协议，文件等。

第三章归档制度第四条凡属归档范围的文件资料，均由档案归口部门人力行政部统一管理，档案应至少保留两份原件外加审批单，归口部门且把一份原件转移至财务部，任何个人不得擅自留存。

第五条财务部门无文件资料借阅权，原件不得向外借出。

第六条原件用于报批不能归档或必须由相关部门保留的，人力行政部保存复印件，并备注原件的保留部门，以备查阅.。

第七条所有归档的文件均需将原件进行扫描分类编号，留存电子版。

第四章档案保管制度第八条人力行政部设专门存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

第九条归档资料要进行登记，编制归档目录。

第十条部门设兼职档案管理人员，档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

第十一条档案分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

第十二条档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

第十三条严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

第五章档案管理员的职责第十四条部门设兼职档案管理人员，统一收集管理公司全部应归档资料。

第十五条具体负责工作：负责部门档案资料的收集、分类、整理、编目、归档、借阅等工作,同时做好电子存档的管理、督查工作。

第十七条档案管理人员要严格执行部门档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

第六章档案查阅和借阅要求第十六条部门档案只供集团内部人员借阅,公司内部人员借阅者需要填写《档案借阅登记表》。

第十七条档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还。

合同归档档案管理制度

第一章总则第一条为了规范公司合同归档工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有合同归档工作，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。

第三条本制度旨在确保合同档案的归档、保管、利用等环节符合国家法律法规和公司内部管理规定，提高合同管理水平和效率。

第二章归档范围及要求第四条合同归档范围：1. 所有签订并生效的合同文本；2. 合同签订过程中形成的各类文件，如洽谈记录、会议纪要、修改稿等；3. 合同履行过程中产生的各类文件，如发票、收据、付款凭证等；4. 合同变更、解除、终止等相关文件。

第五条合同归档要求：1. 合同文本必须完整、清晰，签字盖章齐全；2. 合同附件、相关文件必须与合同文本一并归档；3. 合同归档应当及时、准确、完整，不得遗漏；4. 合同归档应当按照合同类别、签订时间等进行分类、编号。

第三章归档程序第六条合同签订后，合同承办人应当及时将合同文本及相关文件报送合同管理部门。

第七条合同管理部门对报送的合同进行审核，确认无误后，按照归档范围和分类要求进行整理、归档。

第八条合同归档后，合同管理部门应当编制合同档案目录，并定期对档案进行清理、核对。

第四章合同档案的保管与利用第九条合同档案应当妥善保管，确保档案安全、完整。

1. 合同档案应当存放在防火、防盗、防潮、防虫蛀的专用档案柜中；2. 合同档案的查阅、复制等利用活动，应当遵守国家有关法律法规和公司内部管理规定；3. 合同档案的保管人员应当定期对档案进行检查、维护，确保档案的完好。

第十条合同档案的利用：1. 合同档案的查阅、复制等利用活动，应当由合同管理部门负责办理；2. 需要查阅、复制合同档案的单位和个人，应当向合同管理部门提出申请，并说明查阅、复制的原因；3. 合同管理部门应当在收到申请后，及时办理相关手续，并确保档案的完整性和安全性。

第五章责任与奖惩第十一条合同承办人、合同管理部门及其他相关部门应当严格遵守本制度，对违反本制度的行为，公司将依法依规进行处理。

合同归档管理办法(两篇)2024

合同归档管理办法（二）第一章总则第一条为规范合同归档管理工作，提高合同管理的效率和质量，根据公司合同管理的实际情况，制定本管理办法。

第二章归档责任第二条合同归档工作由合同管理部门负责。

合同管理部门应组织专门人员负责归档工作的实施与监督。

第三条合同归档负责人应具备相关合同管理经验和业务素质，负责合同归档工作的组织和管理。

第四条归档人员应按照合同管理部门的要求，认真负责地完成归档工作，并做好记录，确保归档信息的及时、准确和完整。

第三章归档程序第五条合同归档分为预归档和正式归档两个阶段。

第六条预归档阶段的主要工作包括合同信息的登记、整理和分类。

1. 合同信息的登记应包括合同编号、签约日期、合同类型、合同标的、合同主要内容等。

2. 合同信息的整理应按照时间顺序和合同类型分类。

第七条预归档阶段完成后，需要进行正式归档。

1. 正式归档前，归档人员应对预归档的合同信息进行核对和审查，确保信息的准确无误。

2. 正式归档应按照时间顺序和合同类型分类，将各类合同分别装订或装订成册。

第八条归档人员在进行归档工作时，应注意保证合同的机密性和安全性，防止合同的遗失、泄露或被他人非法使用。

第四章归档查询第九条其他部门对已归档的合同有查阅需求的，应向合同管理部门提出书面申请。

第十条合同管理部门在收到申请后，应根据申请人的要求及时提供所需合同，并进行书面记录。

第五章归档审计第十一条为保证合同归档工作的规范和有效性，合同管理部门应定期进行归档工作的审计。

第十二条归档审计的内容应包括合同归档的准确性、完整性和及时性，对不符合要求的合同归档情况，应及时纠正并提出整改措施。

第十三条归档审计的结果应报告合同管理部门，以供合同管理部门进行整改和改进工作。

第六章法律责任第十四条违反本办法规定，未按照合同管理部门要求完成归档工作的，应承担相应的法律责任。

第十五条对于泄露、遗失或被他人非法使用的合同，应当依法追究相应的责任。

第七章附则第十六条本办法自发布之日起实施。

合同部档案管理制度

一、总则第一条为了加强合同部档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本部门实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于合同部所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条合同部档案管理工作应遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整性原则；3. 真实性原则；4. 安全性原则；5. 有效性原则。

二、档案的分类与归档第四条合同部档案分为以下类别：1. 合同文件类：包括各类合同、协议、授权委托书等；2. 附件类：包括合同附件、相关证明材料、审批文件等；3. 会计凭证类：包括合同执行过程中的发票、收据、付款凭证等；4. 其他类：包括合同执行过程中的会议纪要、通讯记录、咨询意见等。

第五条合同档案的归档应按照以下程序进行：1. 归档前，合同部门负责人应对档案材料的完整性、准确性进行审核；2. 归档时，应按照档案类别、时间顺序进行排列，并填写档案登记表；3. 归档后，由档案管理员进行编号、编目，并建立档案目录。

三、档案的整理与保管第六条档案整理应遵循以下要求：1. 按照档案类别、时间顺序进行排列；2. 档案卷内文件应保持原貌，不得随意拆散、篡改；3. 档案卷内文件应按顺序排列，并在文件首页标注页码；4. 档案卷内文件应填写卷内目录，包括文件名称、页数、备注等信息。

第七条档案保管应遵循以下要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗；2. 档案柜应使用符合国家标准的档案柜，并定期检查档案柜的完好性；3. 档案应按照类别、时间顺序存放，并保持整洁；4. 档案管理人员应定期检查档案的保管情况，发现问题及时处理。

四、档案的利用与查阅第八条合同档案的利用应遵循以下规定：1. 合同档案的查阅应遵守国家档案法律法规和本部门档案管理制度；2. 查阅档案应填写查阅登记表，明确查阅目的、时间、查阅人等信息；3. 查阅档案应遵守保密原则，不得泄露档案内容；4. 查阅档案应在档案保管员陪同下进行。

公司的合同归档管理制度

第一章总则第一条为规范公司合同管理，确保合同归档工作的有序进行，提高合同档案的利用率，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同、协议、章程等法律性文件的归档管理。

第三条本制度遵循真实性、完整性、及时性、安全性原则，确保合同档案的准确、完整、安全。

第二章归档范围与分类第四条归档范围：1. 公司以法人名义签订的各类合同、协议、章程等法律性文件；2. 公司内部各部门之间，以及公司与其他单位、个人之间签订的具有法律效力的文件；3. 公司涉及合同管理的各类审批、备案、变更、解除等文件；4. 其他需要归档的与合同相关的文件。

第五条归档分类：1. 按合同类型分类：如采购合同、销售合同、租赁合同、劳务合同等；2. 按合同签订时间分类：如按年度、季度、月份等；3. 按合同业务部门分类：如采购部、销售部、法务部等；4. 按合同重要程度分类：如重要合同、一般合同等。

第三章归档程序第六条合同签订后，经办人应及时将合同文本及相关文件报送归档部门。

第七条归档部门收到合同后，进行初步审核，确认文件齐全、内容完整、符合归档要求。

第八条归档部门对合同进行分类、编号，并填写归档登记表。

第九条归档部门将合同及相关文件按照规定顺序排列，装入档案盒，并加盖档案章。

第十条归档部门对归档的合同进行安全保管，确保档案的完整、安全。

第四章查阅与利用第十一条合同档案的查阅需遵循以下规定：1. 合同查阅人需出示有效证件，填写查阅登记表；2. 查阅人需在归档部门指定地点查阅，不得擅自带走档案；3. 查阅人需爱护档案，不得损坏、涂改、乱画、乱写。

第十二条合同档案的利用需遵循以下规定：1. 利用人需向归档部门提出申请，填写利用登记表；2. 利用人需在归档部门指定地点利用档案，不得擅自复制、拍照、扫描；3. 利用人需爱护档案，不得损坏、涂改、乱画、乱写。

合同归档流程制度模板范本

合同归档流程制度模板范本一、目的为了加强公司合同的管理，确保合同文件的完整、安全和有效，便于查询、审计和执行，特制定本合同归档流程制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有合同文件的归档管理工作。

三、归档部门1. 合同归档工作由公司的档案管理部门负责，档案管理部门可以是法务部门、行政部门或专门的档案管理部门。

2. 合同归档的具体工作应由档案管理部门的指定人员负责，并应当具备相应的专业知识和技能。

四、归档流程1. 合同签订后，应当立即将合同文件交给档案管理部门进行归档。

2. 档案管理部门应当在收到合同文件后的3个工作日内完成归档工作。

3. 归档工作应当包括合同文件的扫描、整理、分类、编号、存储等。

4. 归档后的合同文件应当存储在安全的地方，并采取必要的防护措施，确保合同文件的安全和完整。

5. 归档后的合同文件应当建立索引，便于查询和审计。

五、归档要求1. 归档的合同文件应当是原件或者具有同等法律效力的副本。

2. 归档的合同文件应当完整、清晰，不得有缺页、污损、涂改等情况。

3. 归档的合同文件应当包括合同的全部条款和附件。

4. 归档的合同文件应当标明合同的名称、编号、签订日期、签订主体等信息。

六、查询和借阅1. 归档后的合同文件可以供公司内部人员查询和借阅，查询和借阅应当遵守公司的相关规定。

2. 查询和借阅归档合同文件的，应当填写查询申请表，并经档案管理部门负责人批准。

3. 借阅归档合同文件的，应当签署借阅记录，并按时归还。

七、修改和删除1. 归档后的合同文件不得随意修改和删除，确需修改和删除的，应当经档案管理部门负责人批准。

2. 修改和删除归档合同文件的，应当留存修改和删除的记录。

八、责任1. 合同归档工作应当由合同签订部门和档案管理部门共同负责，各自履行合同归档的职责。

2. 档案管理部门应当对归档的合同文件进行定期检查，确保合同文件的安全和完整。

3. 任何人不得损坏、遗失、篡改或者非法使用归档的合同文件。

合同档案归档管理制度范本

第一章总则第一条为规范公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同档案利用效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部各类合同档案的归档、保管、利用和销毁等工作。

第三条合同档案归档工作应遵循以下原则：（一）统一管理，分级负责；（二）及时归档，安全保管；（三）规范整理，便于查阅；（四）确保完整，防止遗失。

第二章归档范围第四条合同档案归档范围包括：（一）公司对外签订的各类合同、协议、章程等；（二）公司内部各部门之间签订的各类合同、协议、章程等；（三）公司对外提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同；（四）公司对外投资、融资、租赁、担保等签订的合同；（五）公司对外捐赠、赞助、联营等签订的合同；（六）公司内部各部门之间发生的其他合同、协议、章程等。

第三章归档要求第五条合同档案归档应满足以下要求：（一）合同档案应齐全、完整，包括合同文本、附件、相关文件等；（二）合同档案的纸张、墨水等应符合档案保管要求；（三）合同档案的装订、装框、编号等应符合档案规范化要求；（四）合同档案的归档时间应遵循以下规定：1. 合同签订后，应立即归档；2. 合同履行过程中产生的相关文件，应在合同履行完毕后及时归档；3. 合同终止、解除或变更后，应将相关文件一并归档。

第四章归档程序第六条合同档案归档程序如下：（一）合同签订部门负责收集、整理合同档案，填写《合同档案归档登记表》；（二）合同签订部门将合同档案送交档案管理部门进行审核；（三）档案管理部门对合同档案进行审核、整理、编号、装订，并存档保管；（四）档案管理部门将合同档案信息录入档案管理系统，实现电子化管理。

第五章保管与利用第七条合同档案保管应满足以下要求：（一）档案管理部门应配备专门的档案保管设施，确保档案安全；（二）档案管理部门应定期对合同档案进行检查、整理，确保档案完整、准确；（三）档案管理部门应建立合同档案查询制度，方便相关人员查阅。

第八条合同档案利用应遵循以下规定：（一）查阅合同档案应经相关部门负责人批准；（二）查阅合同档案应填写《合同档案查阅登记表》；（三）查阅合同档案应遵守档案保密规定，不得泄露公司商业秘密。

合同档案归档制度

合同档案归档制度合同档案归档制度一、背景介绍合同档案是企业重要的法律文件和经营信息载体，对企业的合法权益保护和业务发展至关重要。

为了规范合同档案的管理，确保档案的完整性、真实性和准确性，制定本合同档案归档制度。

二、总则1. 合同归档的目的是确保合同文件的保存、利用和管理，以满足合同的履约、保全、清算等需求。

2. 所有涉及公司财务、业务、风险管理等方面的合同，都应按照本制度进行归档管理。

3. 归档管理涉及的流程包括合同的登记、存档、档案管理和销毁等。

4. 确保合同原件的保存，合同的复印件只作辅助参考使用。

三、归档流程1. 合同登记（1）合同的签订方应当在合同签订之日起3个工作日内，将合同的基本信息报送给合同归档管理员。

（2）合同归档管理员根据合同的基本信息进行登记，并录入档案管理系统。

2. 合同存档（1）合同存档必须保存合同的原件，并附有合同登记表格。

（2）合同归档管理员根据合同的类别和编号，将合同存放在专门备案的柜子内，并进行标签标注。

（3）合同存档后，合同归档管理员需再次检查合同的完整性和准确性。

3. 档案管理（1）合同归档管理员负责对合同的存档、整理和管理。

（2）合同归档管理员定期对合同档案进行检查和清点，确保档案的完整性和准确性。

（3）合同归档管理员负责档案的借阅和归还，并记录借阅信息。

4. 合同销毁（1）合同的销毁需经过合同归档管理员和相关部门的审核批准。

（2）合同归档管理员按照公司相关规定对合同进行销毁，销毁后需填写销毁记录，并将记录归档。

四、附件列表1. 合同登记表格2. 合同存档标签3. 合同借阅记录表格4. 合同销毁记录表格五、法律名词及注释1. 合同：具有法律约束力的协议，包括书面合同和口头合同。

2. 归档：将合同存放到专门备案的柜子内，进行标签标注，以备后续使用。

3. 存档：保存合同的原件，确保合同的完整和真实性。

合同档案归档制度

合同档案归档制度一、背景随着企业发展，合同数量逐年增长，合同档案管理成为了企业不可忽视的问题。

既要确保合同档案安全可靠，又要方便快捷地查阅合同，因此需要建立合同档案归档制度。

二、建立合同档案归档制度的目的1. 统一管理合同档案，确保合同档案的完整性和准确性。

2. 提高查询合同档案的效率和便捷性。

3. 降低合同档案丢失和遗失的风险。

4. 便于企业对合同执行情况进行监督和评估，为企业管理提供依据。

三、建立合同档案归档制度的内容1. 合同档案的分类方式：按合同类型、时间顺序、合同主体等方式分类。

2. 合同档案的编号：使用唯一的编号标识每份合同档案。

3. 合同档案的密级：根据合同涉及内容的保密级别划分密级，并采取相应的保密措施。

4. 合同档案的存储方式：采取实体存储和电子存储相结合的方式，实物档案存放在专门的合同档案柜中，电子档案存放在专门的服务器中。

5. 合同档案的借阅管理：要求借阅人必须填写借阅申请，并经过主管部门审核，借阅期限不得超过一个月。

借阅的合同档案需保证归还，逾期需承担相应的违约责任。

6. 合同档案的保管期限：按照国家有关法律和规定，制定保管期限，对达到保管期限的合同档案及时进行销毁。

四、建立合同档案归档制度的实施办法1. 建立合同档案管理规定，包括合同档案的归档、存储、借阅、销毁等方面的规定，以确保合同档案管理的规范化。

2. 成立合同档案管理小组，由专门的人员进行合同档案管理和维护。

3. 开展合同档案管理培训，对合同档案管理人员进行培训，提高其合同档案管理水平和操作技能。

五、建立合同档案归档制度的风险控制1. 加强合同档案的保密管理，对涉及商业秘密和个人隐私的合同档案进行严格保密。

2. 建立合同档案备份制度，定期备份合同档案信息，以防止数据丢失或遗失。

3. 加强合同档案安全管理，确保合同档案的安全可靠，防止合同档案的遗失或损毁。

六、建立合同档案归档制度的效益1. 确保合同档案的完整性和准确性，提供合同执行情况的依据，为企业决策提供支持。

公司合同归档管理制度

第一章总则第一条为加强公司合同管理，确保合同档案的完整性和安全性，提高合同信息查询的便捷性，根据《中华人民共和国合同法》及公司相关规章制度，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同档案的管理，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、合作合同等。

第三条本制度旨在规范合同归档流程，确保合同档案的及时、准确、完整归档，为公司的经营管理提供有效支持。

第二章归档范围与要求第四条归档范围：1. 公司以法人名义签订的所有合同；2. 公司内部部门、分支机构、子公司等以公司名义签订的合同；3. 公司对外提供担保、保证的合同；4. 其他需要归档的合同。

第五条归档要求：1. 合同归档前，应确保合同内容完整、签字盖章齐全；2. 合同归档时，应按照合同类别、签订时间、合同编号等进行分类、排列；3. 合同归档资料应包括合同文本、附件、相关证明材料等；4. 合同归档资料应真实、准确、完整，不得篡改、伪造。

第三章归档流程第六条合同签订后，签订人应及时将合同文本及相关资料报送至合同管理部门。

第七条合同管理部门收到合同后，应进行以下工作：1. 核实合同内容、签字盖章等是否符合要求；2. 对合同进行分类、排列，编制归档目录；3. 对合同进行扫描或复印，确保电子档案的完整性和安全性；4. 将合同及相关资料归档至档案柜或电子档案系统。

第八条合同归档后，合同管理部门应定期对合同档案进行检查，确保档案的完整性和安全性。

第四章查询与借阅第九条合同档案的查询与借阅，应按照以下程序进行：1. 申请人填写《合同档案查询申请表》；2. 合同管理部门核实申请人身份及查询目的；3. 合同管理部门提供查询或借阅服务。

第五章管理与监督第十条合同管理部门负责合同档案的管理工作，包括归档、查询、借阅、保管等。

第十一条合同管理部门应建立健全合同档案管理制度，定期对合同档案进行检查，确保档案的完整性和安全性。

第十二条公司应加强对合同档案管理工作的监督，对违反本制度的行为，将追究相关责任人的责任。

2024新版合同档案管理办法,标准版doc--多篇

2024新版合同档案管理办法，标准版doc目录一、前言二、合同档案管理办法1. 合同档案的定义2. 合同档案的分类3. 合同档案的归档4. 合同档案的保管5. 合同档案的利用6. 合同档案的销毁三、合同档案管理流程1. 合同签订阶段2. 合同履行阶段3. 合同变更阶段4. 合同终止阶段四、合同档案管理人员职责五、合同档案管理制度的修订与废止六、附则附件：1. 合同档案目录模板2. 合同档案归档清单模板3. 合同档案保管登记表模板4. 合同档案借阅登记表模板5. 合同档案销毁申请表模板2024新版合同档案管理办法一、前言为了加强公司合同档案的管理，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本合同档案管理办法。

二、合同档案管理办法1. 合同档案的定义合同档案是指公司在合同签订、履行、变更、终止过程中产生的具有保存价值的各类文件、资料。

2. 合同档案的分类合同档案分为以下几类：（1）合同文本类：包括合同、附件、补充协议等；（2）合同审批类：包括合同审批表、会签单等；（3）合同履行类：包括合同履行过程中的往来函件、付款凭证、验收报告等；（4）合同变更类：包括合同变更协议、补充协议等；（5）合同终止类：包括合同解除协议、终止协议等。

3. 合同档案的归档合同签订后，合同经办人应按照合同档案目录模板整理合同档案，并在合同履行完毕后一个月内完成归档。

4. 合同档案的保管合同档案应采取防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保档案安全。

合同档案的保管期限自合同履行完毕之日起计算，一般为五年。

5. 合同档案的利用合同档案的利用应遵循保密原则，确需借阅合同档案的，应填写合同档案借阅登记表，经批准后方可借阅。

6. 合同档案的销毁合同档案达到保管期限后，经审批可予以销毁。

销毁时，应填写合同档案销毁申请表，经批准后方可进行。

三、合同档案管理流程1. 合同签订阶段（1）合同经办人负责收集、整理合同签订过程中的各类文件、资料；（2）合同经办人按照合同档案目录模板整理合同档案；（3）合同经办人在合同签订后一个月内完成归档。

公司合同归档管理制度国家

第一章总则第一条为规范公司合同归档管理工作，确保合同资料的安全、完整和有效利用，提高合同管理水平，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同归档工作，包括但不限于各类合同、协议、章程等法律性文件。

第三条公司合同归档管理应遵循以下原则：（一）依法归档：严格按照法律法规和公司内部规定进行归档；（二）安全保密：确保归档资料的安全，防止泄露公司商业秘密；（三）完整有序：归档资料应完整、系统，便于查阅和利用；（四）责任到人：明确归档责任，确保归档工作落到实处。

第二章归档范围第四条公司合同归档范围包括：（一）公司对外签订的各类合同、协议、章程等法律性文件；（二）公司内部管理性合同，如劳动合同、租赁合同等；（三）公司参与招投标活动的相关文件；（四）公司对外合作、投资、融资等活动的相关文件；（五）其他需要归档的合同资料。

第三章归档程序第五条合同归档程序如下：（一）合同签订后，经办人应及时将合同原件及附件报送相关部门审核；（二）审核通过后，经办人将合同原件及附件报送档案管理部门；（三）档案管理部门对合同进行登记、编号、整理，并建立合同档案；（四）合同归档后，档案管理部门负责合同的保管、查阅和利用。

第四章归档要求第六条合同归档要求如下：（一）合同原件及附件应齐全，内容完整；（二）合同归档时应注明合同名称、签订日期、合同编号、合同金额、合同期限、对方当事人等信息；（三）合同归档应按照合同类别、签订日期、合同编号等进行分类、排序；（四）合同归档应使用标准档案盒、文件夹等，确保归档资料的整洁、有序。

第五章保管与利用第七条合同档案的保管应遵循以下规定：（一）档案管理部门应设立专门的档案库房，确保档案安全；（二）档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫等设施；（三）档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

第八条合同档案的利用应遵循以下规定：（一）查阅合同档案应填写《合同档案查阅登记表》；（二）查阅人应遵守档案保管规定，不得随意翻阅、涂改、损毁档案；（三）查阅人应妥善保管查阅的档案，不得擅自复制、传播。

2024年最新合同档案管理办法细则-(特殊条款版)

最新合同档案管理办法细则-(特殊条款版)合同档案管理办法细则第一章总则第一条为了加强公司合同档案的管理，保证合同档案的真实性、完整性、准确性和安全性，根据《合同法》及有关法律法规，结合公司实际情况，制定本办法。

第二条本办法适用于公司签订、履行、变更、解除和终止的所有合同档案的管理。

（一）统一领导、分级管理；（二）真实、完整、准确、安全；（三）便于查找、利用和保密；（四）及时归档、定期整理。

第二章合同档案的归档范围和归档要求第四条合同档案的归档范围包括：（一）合同文本及其附件；（二）合同谈判、签订、履行、变更、解除和终止过程中的相关文件；（三）合同履行过程中的往来函件、通知、会议纪要等；（四）合同纠纷处理的相关文件；（五）其他与合同有关的文件。

第五条合同档案的归档要求如下：（一）合同档案应按照合同签订的时间顺序进行编号；（二）合同档案应按照合同类型、签订部门等进行分类；（三）合同档案应按照《档案管理规定》的要求进行装订、装盒、标识；（四）合同档案的归档时间不得晚于合同履行期限届满后30日。

第三章合同档案的保管和利用第六条合同档案的保管期限自合同履行期限届满之日起计算，具体期限如下：（一）一般合同档案保管期限为5年；（二）重要合同档案保管期限为10年；（三）重大合同档案保管期限为永久。

第七条合同档案的保管要求如下：（一）合同档案应存放于干燥、通风、防潮、防火、防盗的库房内；（二）合同档案应定期进行检查、清点，确保档案的完整性和安全性；（三）合同档案的借阅、复制、销毁等应按照《档案管理规定》执行。

（一）合同档案的利用应遵循公司内部审批程序；（二）合同档案的利用应确保合同信息的安全和保密；（三）合同档案的利用应便于公司内部管理和外部审计。

第四章合同档案的销毁第九条合同档案达到保管期限后，由档案管理部门提出销毁申请，经公司领导审批同意后，方可进行销毁。

第十条合同档案的销毁应按照《档案管理规定》的要求进行，确保合同信息的安全和保密。

业务合同归档管理规定(3篇)

第1篇第一章总则第一条为加强公司合同管理，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同管理效率，根据《中华人民共和国合同法》及国家有关法律法规，结合公司实际情况，制定本规定。

第二条本规定适用于公司所有业务合同，包括但不限于销售合同、采购合同、租赁合同、服务合同等。

第三条公司合同归档管理应遵循以下原则：1. 完整性：确保所有合同及相关文件齐全，无遗漏。

2. 准确性：合同内容与实际执行相符，记录准确无误。

3. 安全性：采取必要措施，确保合同档案的保密性和安全性。

4. 便捷性：便于查询、检索和利用。

第二章归档范围第四条以下业务合同应纳入归档范围：1. 合同签订、变更、解除、终止等所有文件；2. 合同履行过程中产生的相关文件，如发票、付款凭证、验收报告等；3. 合同争议解决过程中产生的文件，如仲裁裁决书、法院判决书等；4. 合同相关的其他文件，如会议纪要、内部审批文件等。

第五条以下文件不属于归档范围：1. 法律法规、政策性文件；2. 公司内部通知、通报等；3. 与合同无关的个人物品。

第三章归档流程第六条合同归档流程如下：1. 合同签订后，合同签订人应及时将合同文本及相关文件报送合同管理部门；2. 合同管理部门对报送的文件进行审核，确保文件齐全、准确；3. 合同管理部门对审核通过的文件进行分类、编号，并填写《合同归档登记表》；4. 合同管理部门将文件扫描成电子版，并存档；5. 合同管理部门将纸质文件按照分类、编号顺序整理归档；6. 合同管理部门定期对合同档案进行整理、更新。

第四章归档要求第七条合同档案应按照以下要求进行归档：1. 文件齐全：合同文本、附件、相关文件等应齐全；2. 分类清楚：合同档案应按照合同类别、签订时间、合同编号等进行分类；3. 编号规范：合同档案应按照统一编号规则进行编号；4. 标题明确：档案文件标题应简明扼要，准确反映文件内容；5. 页码连续：档案文件页码应连续，无缺页、破损等情况。

第五章查询与利用第八条合同档案查询与利用应遵循以下原则：1. 保密原则：未经授权，不得泄露合同档案内容；2. 便捷原则：提供便捷的查询途径，确保合同档案的及时利用；3. 实用原则：根据实际工作需要，提供相应的合同档案服务。

合同归档管理

合同归档管理第1条合同归档管理的目的为确保合同文件的完整性、安全性和可追溯性，特制定本合同归档管理制度。

第2条合同归档的范围本制度适用于公司所有合同的归档管理，包括但不限于销售合同、采购合同、租赁合同、技术服务合同等。

第3条合同归档的职责3.1 合同管理部门负责合同的归档工作。

3.2 合同执行部门负责提供合同执行过程中产生的相关文件，并协助合同管理部门进行归档。

3.3 公司其他部门应配合合同管理部门完成合同归档工作。

第4条合同归档的要求4.1 合同文件应完整、清晰、无遗漏。

4.2 合同文件应按照合同编号、签订日期等信息进行分类。

4.3 合同文件应定期进行整理、检查和更新。

第5条合同归档的程序5.1 合同签订后，合同执行部门应在三个工作日内将合同原件及复印件提交给合同管理部门。

5.2 合同管理部门收到合同文件后，应在五个工作日内完成归档。

5.3 归档后的合同文件应存放在指定的合同档案室，并做好防潮、防火、防盗等保护措施。

第6条合同档案的保管期限6.1 合同档案的保管期限应根据合同类型和法律规定确定。

6.2 保管期限届满后，合同管理部门应组织相关部门对合同档案进行评审，决定是否继续保管或销毁。

第7条合同档案的查询与借阅7.1 公司员工因工作需要查询或借阅合同档案的，应填写《合同档案查询/借阅申请表》，并经部门负责人审批。

7.2 合同档案的借阅期限不得超过一周，逾期未归还的，合同管理部门有权追回。

第8条合同档案的保密8.1 合同档案属于公司机密，未经授权，任何人不得擅自复制、传播或泄露。

8.2 合同管理部门应采取有效措施，确保合同档案的安全。

第9条违反合同归档管理制度的处罚9.1 违反本制度规定，造成合同档案丢失、损坏或泄露的，公司将视情节轻重给予相应的处罚。

第10条本制度的解释权和修订权归公司所有。

第11条本制度自发布之日起执行。

完整版合同归档制度 2024

完整版合同归档制度合同编号：__________第一章：合同双方基本信息1.1合同甲方信息1.1.1名称：__________1.1.2地址：__________1.1.3联系人：__________1.1.4联系电话：__________1.1.5电子：__________1.1.6统一社会信用代码：__________1.2合同乙方信息1.2.1名称：__________1.2.2地址：__________1.2.3联系人：__________1.2.4联系电话：__________1.2.5电子：__________1.2.6统一社会信用代码：__________第二章：合同标的2.1合同标的描述2.1.1标的名称：__________2.1.2标的数量：__________2.1.3标的质量：__________2.1.4标的价款：__________2.1.5标的交付方式：__________ 2.1.6标的交付地点：__________ 2.1.7标的交付期限：__________第三章：合同价款及支付方式3.1合同价款3.1.1合同总价款：__________ 3.1.2支付币种：__________3.1.3支付方式：__________3.1.4支付时间：__________3.1.5支付条件：__________3.1.6支付地点：__________3.1.7违约金：__________第四章：合同履行期限及地点4.1履行期限4.1.1合同开始日期：__________4.1.2合同结束日期：__________4.1.3履行期限延长条件：__________4.1.4履行期限提前终止条件：__________ 4.2履行地点4.2.1履行地点：__________4.2.2履行地点变更条件：__________第五章：合同的变更、解除与终止5.1合同变更5.1.1变更条件：__________5.1.2变更程序：__________5.1.3变更通知：__________5.1.4变更效力：__________5.2合同解除5.2.1解除条件：__________5.2.2解除程序：__________5.2.3解除通知：__________5.2.4解除效力：__________5.3合同终止5.3.1终止条件：__________5.3.2终止程序：__________5.3.3终止通知：__________5.3.4终止效力：__________第六章：质量保证及售后服务6.1质量保证6.1.1质量标准：乙方应按照国际或国内公认的行业标准提供产品或服务。

合同档案归档章

合同档案归档章【原创实用版】目录一、合同档案的定义与重要性二、合同档案的归档流程三、合同档案的归档要求四、合同档案的归档管理制度五、合同档案的归档注意事项正文一、合同档案的定义与重要性合同档案是指在合同签订、履行、变更、解除和终止过程中形成的文件材料，包括合同正本、附件、补充协议、往来函件等。

合同档案对于企业来说具有重要的法律效力和经济价值，是企业维护自身权益、避免纠纷、确保合同履行的重要依据。

二、合同档案的归档流程1.整理：合同签订或终止后，由合同承办人员对合同文件进行整理，确保文件完整、准确。

2.立卷：按照合同类型、项目、签订时间等要素，对合同文件进行归类，设立合同档案卷宗。

3.编号：对合同档案卷宗进行编号，方便检索和管理。

4.归档：将合同档案卷宗提交给档案管理部门，进行统一保管。

5.归档登记：档案管理部门对合同档案进行登记，记录归档时间、档案编号等基本信息。

三、合同档案的归档要求1.归档及时：合同档案应在合同终止后 30 日内完成归档。

2.资料完整：归档的合同档案应包括合同正本、附件、补充协议、往来函件等全部文件材料。

3.整理规范：合同文件应按照顺序整理，附件、补充协议等应与其他文件分开存放。

4.归档齐全：确保合同档案卷宗齐全，避免遗漏。

四、合同档案的归档管理制度1.合同承办人员负责合同档案的整理、立卷和编号工作。

2.档案管理部门负责合同档案的接收、保管、归档登记和查阅工作。

3.建立合同档案借阅制度，明确借阅权限和审批手续。

4.定期对合同档案进行查阅、清理、销毁，确保档案室的安全和整洁。

五、合同档案的归档注意事项1.保护合同档案的机密性，防止合同内容泄露。

2.注意合同档案的保管，防止水浸、火损、虫蛀等情况发生。

3.合同档案的销毁需严格按照规定程序进行，确保安全。

2023合同归档管理办法

合同归档管理办法一、引言合同作为商业交易的重要文件，在企业运营中起着至关重要的作用。

为了更好地管理和保护合同文件，提高合同管理效率，特制定本《合同归档管理办法》。

二、定义•合同：指两个或多个主体之间相互订立并具有法律效力的协议。

•归档：指将合同按照一定的分类、整理和标识原则，保存在指定的档案库中，以备查阅和管理。

三、合同归档管理流程1. 合同签订在合同签订阶段，合同管理人员应确保合同文件的完整和准确性，包括合同名称、双方主体、合同条款等信息的准确记录。

2. 合同编号每份合同应分配唯一的合同编号，以便于对合同进行准确的识别和查找。

合同编号可以采用数字、字母或其组合。

3. 合同归档完成合同签订后，合同管理人员应按照一定的分类规则，将合同进行归档。

1.首先，将合同按照合同类型进行分类，如销售合同、采购合同、服务合同等。

2.其次，将合同按照合同主体进行归档，如客户合同、供应商合同等。

3.然后，将合同按照合同编号进行排序，确保合同的有序管理。

4.最后，将归档的合同记录在档案库中，并保留合同的电子复制。

4. 合同检索与借阅在需要查询或借阅合同文件时，合同管理人员可以通过方式进行操作：•根据合同编号在档案库中进行检索。

•根据合同类型、合同主体等条件进行筛选和搜索。

•填写合同借阅申请表，经过相应的审批程序后，才能借阅原件。

借阅期限一般不超过7个工作日。

5. 合同存档期限根据相关法律法规和公司规定，不同类型的合同应有不同的存档期限。

一般来说，销售合同、采购合同等常规合同的存档期限为5年，重要合同的存档期限可延长至10年。

6. 合同销毁在合同存档期限满后，合同管理人员应根据公司规定进行合同销毁工作。

销毁时，应在销毁记录中注明销毁合同的编号、销毁日期以及销毁人员等信息。

四、合同归档管理的优势合同归档管理的优势主要包括几个方面：1.提高工作效率：合同归档管理可以使合同文件更有序地保存，便于查找和管理，节省了查找合同的时间。

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