XX医药连锁公司业务流程(配送中心部分)
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业务流程
目的：责权利清晰 过程：人人有事做
人财物分明 事事有规范
提纲
企业整体架构模式
三级架构二层管理 ……
总部管理工作流程 门店管理工作流程
三级架构二层管理的含义
总部
二级公司的进销存数据 总部发票、对账单 请货单
商品物流
二级管理中心
进销存数据
银行存款
门店1 门店2
银行
现金
门店3
提纲
企业整体架构模式
• 采购数量确认好后，需要让微机自动搜索出最佳采购单位、默认 参考价格，为方便采购员采购。
• 注意：订单在途情况，避免计划做重 • 注意挂靠单位的供应商，发票时哪个单位的，就要按哪个单位做
计划、订单、验收、入库，否则GSP不可能通过，财务付款也无 法进行，只能红冲重做，将给企业带来很大的工作量。
采购合同的工作流程
采购员
新品种增 加需求
采购部经理审批 不同意，再讨论
采购部索取的所 有原始资料
质量管理部根据业务提 供的信息，编码、归类 等登录微机，形成标准
商品信息
通知采购计划员，可 以制作采购计划了
商品信息增加需要注意的问题
• 所有商品信息由质量管理部负责录入 • 商品编码根据“商品编码规则”定义执行，货号根据
排查订单在 途情况，判断
是否该采购
不用采购，删除
判断确认采购数量， 微机自动搜索最佳 采购单位，最后进 价、最低进价，为 采购员提供参考
采购计划员
根据门店需求， 新品计划等，手 工录入采购计划
审核生成 采购订单
通知采购员，计划 完成，可采购了
采购计划生成工作流程（二）
月中补丁采购计划流程
月中根据库存下限，门店 请货计划的不满足量,供 应商订单不满足量，参考 库存数量，生成月中采购
大类码，自动生成 • 非首营的新增商品，业务部人员通知质量管理部人员
增加，等商品实物到达配送中心后，质管部人员负责 补齐相关管理资料 • 新增商品信息时，需要把“生产日期要求、效期要求” 填写完整，为验收提供标准 • 管理信息根据需求选择录入。
采购计划生成工作流程 （一）
月末大采购计划流程
月末根据配送中心出库量 的均量，参考库存数量， 生成下月采购计划粗表
验收
收货
采购计划 供应商 发票
核销
库存核算
总账
付款 应付帐款
首营供应商管理工作流程
采购部人员
与供应商业务 洽谈：品种、 价格、付款等
部门经理审查
与供应商索要 相关证照， 委托证明等
材料交给质管 部，质管部人 员，登录微机 的“首营供应
商”
进入采购 计划流程
如果此供应商是商家， 采购部人员可以制作采
计划粗表
排查订单在 途情况，判断
是否该采购
不用采购，删除
判断确认采购数量， 微机自动搜索最佳 采购单位，最后进 价、最低进价，为 采购员提供参考
采购计划员
根据门店需求， 新品计划等，手 工录入采购计划
审核生成 采购订单
通知采购员，计划 完成，可采购了
采购计划生成需要注意的问题（一）
• 采购计划与订单分离：主计划员月末根据出库量均量 生成下月的采购大计划，参考订单在途情况后，确定 采购计划后，分发给各采购员，各采购员沟通供应商， 生成采购订单。
供应商的编码原则：电话区号（4位）+厂商标示（1位）+流水码（3位） 注意区分“生产厂家、商业单位” 注意：挂靠单位的企业，每个业务员需要一个“授权委托书”
首营商品管理工作流程
与供应商业务 洽谈：品种、 价格、付款等
部门经理审查
与供应商索要 相关证照， 委托证明等
材料交给质管 部，质管部人 员，登录微机 的“首营商品”
采购员与 供应商沟通
签订全年的大 协议，确定写
协议条件
首营供应商 首营商品管理
执行采购过程
源自文库
登录微机，形成 协议合同登记
分析合同协 议的执行情况
执行采购过程
采购合同制作需要注意的问题
• 与供应商的大合同签订，采购部门经理、分管总经理 需要逐个审批，分析利弊。
• 如果企业存在多个计划员，月末大计划生成时，每个 计划员生成各自负责的大类的品种。
• 月中“根据低于库存下限的品种生成、根据门店请货 不满足量的品种生成、根据供应商订单未到货的品种 生成”生成时，由专门1个人负责
采购计划生成需要注意的问题（二）
• 配送中心的采购计划主要分大计划和补丁计划。大计划是每月大 的采购计划。大计划的主要生成方式：销售出库均量的周期总量。 采购部根据每月销售出库均量，按采购周期，生成每月的对外采 购计划粗表。进货计划人员审核此表，参考库存情况，确定实际 进货计划。补丁计划的主要生成方式：门店请货单的不满足量； 临时低于库存下限的品种。
总部管理工作流程
首营供应商管理 首营商品管理 采购计划的管理 采购订单的管理 采购合同的管理 采购收货的管理 采购验收的管理 采购入库的管理 购进退出的管理
门店管理工作流程
配送开单管理 仓库配货管理 储运发货管理 销售退回管理 月末结账 消息通知管理 管理分析报表
……
采购管理
首营管理 入库
采购订单
有生产企业的原印章； • GMP证书：适合该品种，有效期符合要求，字迹清楚，有生产企
业的原印章； • 产品小包装实样：小盒、说明书、标签的实样； • 业务员的法人委托书：原件，地区及有效期限符合规定。 • 需要选择确认类别、分析属性、剂型等属性 • 特殊品种的批准文号：按包装全部填写。如：白加黑
商品信息新增工作流程
采购部人员
如果先从商家采购过， 再从生产厂家采购时， 此商品重新做“首营商
品管理”。
各领导审批后， 生成“合格商
品”
可以下采购订单 了
首营商品管理工作注意的问题
• 首营品种证明性资料审核 • 生产证明性文件：产品的注册批件或换发批准文号后的文件，字
迹清楚，有生产企业的原印章； • 药品质量标准：药品的质量标准，包括说明书，要求字迹清楚，
购计划订单了。
各领导审批后， 生成“合格供
应商”
如果此供应商是生产厂家， 采购部人员还需要看品种 是否做过“首营商品”才
可以制作采购订单。
首营供应商管理需要注意的问题
• 供应商证照资料审核： 营业执照：经营范围、有效期限，字迹清楚，有供应商企业的 原印章； 药品经营许可证：经营范围、有效期限，字迹清楚， 有供应商企业的原印章； GSP/GMP证书：有效期限，字迹清楚，有供应商企业的原印章； 企业组织机构代码、税务登记证书：有效期限，字迹清楚，有供 应商企业的原印章； 质量保证协议：原件。 业务员的法人委托书：原件，地区及有效期限符合规定。
目的：责权利清晰 过程：人人有事做
人财物分明 事事有规范
提纲
企业整体架构模式
三级架构二层管理 ……
总部管理工作流程 门店管理工作流程
三级架构二层管理的含义
总部
二级公司的进销存数据 总部发票、对账单 请货单
商品物流
二级管理中心
进销存数据
银行存款
门店1 门店2
银行
现金
门店3
提纲
企业整体架构模式
• 采购数量确认好后，需要让微机自动搜索出最佳采购单位、默认 参考价格，为方便采购员采购。
• 注意：订单在途情况，避免计划做重 • 注意挂靠单位的供应商，发票时哪个单位的，就要按哪个单位做
计划、订单、验收、入库，否则GSP不可能通过，财务付款也无 法进行，只能红冲重做，将给企业带来很大的工作量。
采购合同的工作流程
采购员
新品种增 加需求
采购部经理审批 不同意，再讨论
采购部索取的所 有原始资料
质量管理部根据业务提 供的信息，编码、归类 等登录微机，形成标准
商品信息
通知采购计划员，可 以制作采购计划了
商品信息增加需要注意的问题
• 所有商品信息由质量管理部负责录入 • 商品编码根据“商品编码规则”定义执行，货号根据
排查订单在 途情况，判断
是否该采购
不用采购，删除
判断确认采购数量， 微机自动搜索最佳 采购单位，最后进 价、最低进价，为 采购员提供参考
采购计划员
根据门店需求， 新品计划等，手 工录入采购计划
审核生成 采购订单
通知采购员，计划 完成，可采购了
采购计划生成工作流程（二）
月中补丁采购计划流程
月中根据库存下限，门店 请货计划的不满足量,供 应商订单不满足量，参考 库存数量，生成月中采购
大类码，自动生成 • 非首营的新增商品，业务部人员通知质量管理部人员
增加，等商品实物到达配送中心后，质管部人员负责 补齐相关管理资料 • 新增商品信息时，需要把“生产日期要求、效期要求” 填写完整，为验收提供标准 • 管理信息根据需求选择录入。
采购计划生成工作流程 （一）
月末大采购计划流程
月末根据配送中心出库量 的均量，参考库存数量， 生成下月采购计划粗表
验收
收货
采购计划 供应商 发票
核销
库存核算
总账
付款 应付帐款
首营供应商管理工作流程
采购部人员
与供应商业务 洽谈：品种、 价格、付款等
部门经理审查
与供应商索要 相关证照， 委托证明等
材料交给质管 部，质管部人 员，登录微机 的“首营供应
商”
进入采购 计划流程
如果此供应商是商家， 采购部人员可以制作采
计划粗表
排查订单在 途情况，判断
是否该采购
不用采购，删除
判断确认采购数量， 微机自动搜索最佳 采购单位，最后进 价、最低进价，为 采购员提供参考
采购计划员
根据门店需求， 新品计划等，手 工录入采购计划
审核生成 采购订单
通知采购员，计划 完成，可采购了
采购计划生成需要注意的问题（一）
• 采购计划与订单分离：主计划员月末根据出库量均量 生成下月的采购大计划，参考订单在途情况后，确定 采购计划后，分发给各采购员，各采购员沟通供应商， 生成采购订单。
供应商的编码原则：电话区号（4位）+厂商标示（1位）+流水码（3位） 注意区分“生产厂家、商业单位” 注意：挂靠单位的企业，每个业务员需要一个“授权委托书”
首营商品管理工作流程
与供应商业务 洽谈：品种、 价格、付款等
部门经理审查
与供应商索要 相关证照， 委托证明等
材料交给质管 部，质管部人 员，登录微机 的“首营商品”
采购员与 供应商沟通
签订全年的大 协议，确定写
协议条件
首营供应商 首营商品管理
执行采购过程
源自文库
登录微机，形成 协议合同登记
分析合同协 议的执行情况
执行采购过程
采购合同制作需要注意的问题
• 与供应商的大合同签订，采购部门经理、分管总经理 需要逐个审批，分析利弊。
• 如果企业存在多个计划员，月末大计划生成时，每个 计划员生成各自负责的大类的品种。
• 月中“根据低于库存下限的品种生成、根据门店请货 不满足量的品种生成、根据供应商订单未到货的品种 生成”生成时，由专门1个人负责
采购计划生成需要注意的问题（二）
• 配送中心的采购计划主要分大计划和补丁计划。大计划是每月大 的采购计划。大计划的主要生成方式：销售出库均量的周期总量。 采购部根据每月销售出库均量，按采购周期，生成每月的对外采 购计划粗表。进货计划人员审核此表，参考库存情况，确定实际 进货计划。补丁计划的主要生成方式：门店请货单的不满足量； 临时低于库存下限的品种。
总部管理工作流程
首营供应商管理 首营商品管理 采购计划的管理 采购订单的管理 采购合同的管理 采购收货的管理 采购验收的管理 采购入库的管理 购进退出的管理
门店管理工作流程
配送开单管理 仓库配货管理 储运发货管理 销售退回管理 月末结账 消息通知管理 管理分析报表
……
采购管理
首营管理 入库
采购订单
有生产企业的原印章； • GMP证书：适合该品种，有效期符合要求，字迹清楚，有生产企
业的原印章； • 产品小包装实样：小盒、说明书、标签的实样； • 业务员的法人委托书：原件，地区及有效期限符合规定。 • 需要选择确认类别、分析属性、剂型等属性 • 特殊品种的批准文号：按包装全部填写。如：白加黑
商品信息新增工作流程
采购部人员
如果先从商家采购过， 再从生产厂家采购时， 此商品重新做“首营商
品管理”。
各领导审批后， 生成“合格商
品”
可以下采购订单 了
首营商品管理工作注意的问题
• 首营品种证明性资料审核 • 生产证明性文件：产品的注册批件或换发批准文号后的文件，字
迹清楚，有生产企业的原印章； • 药品质量标准：药品的质量标准，包括说明书，要求字迹清楚，
购计划订单了。
各领导审批后， 生成“合格供
应商”
如果此供应商是生产厂家， 采购部人员还需要看品种 是否做过“首营商品”才
可以制作采购订单。
首营供应商管理需要注意的问题
• 供应商证照资料审核： 营业执照：经营范围、有效期限，字迹清楚，有供应商企业的 原印章； 药品经营许可证：经营范围、有效期限，字迹清楚， 有供应商企业的原印章； GSP/GMP证书：有效期限，字迹清楚，有供应商企业的原印章； 企业组织机构代码、税务登记证书：有效期限，字迹清楚，有供 应商企业的原印章； 质量保证协议：原件。 业务员的法人委托书：原件，地区及有效期限符合规定。