公文主题词的写法

公文主题词的写法

公文主题词的写法

从数量上来看，一封公文除类别词外，最多不超过5个主题词。

以《国务院信函主题词表》为例，选用主题词的原则和方法是：从

“类别词”到“类属词”，从内容到形式。《国务院信函主题词表》

把“词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如‘综合经济’、‘财政、金融’类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如‘工交、能源、邮电’类中的‘工业’、‘交通’、‘能源’

和‘邮电’等。”从这个意义上看，类别词有点儿类似于公文内容所

在的行业划分。《国务院信函主题词表》中的《主题词主表》的第一

层划分有综合金融业，工交、能源、邮电，旅游、城乡建设、环保、

农业、林业、水利、气象等13类。第二层是对13类中每一类的具体

情况分类。如农业、林业、水利、气象这一类下所就具体地分为农业、林业、水利、气象四个小类。我们要给自己撰拟的公文标引主题词，

首先就要找到公文所在第一、二层中的“行业”主题词。如某市妇联

撰拟一份通报，要标注主题词，首先就要在主题词表中找到第一层定

义所在的“综合党团”（这一层进行分类只起引导作用，要选用的主

题词还在下面），然后再在下面找到第二层找到所在的“党派团体”。这就是类别词，公函也是我们在这份过程中将公文中要标注的第二个

主题词。接着我们在“党派团体”下找出与公文主题相符的“妇女”、“儿童”，这就是“类属词”，也是我们在这份过程中将公文中要标

注的第二、第三个主题词。再如《国务院关于发布＜国家行政机关公

文处理办法＞的通知》，其主题词的类别词是“文秘工作”，它的第

三层分类是“秘书、行政”；“类属词”是“文秘工作”下的“公文”。弯叶词一般就在类别词（第二层）下。它是能够概括反映公文

主题概念的词。如《国务院关于发布＜国家行政机关公文处理办法＞

的通知》，标注的第二个主题词是“公文”。这个主题词就在“文秘

工作”下附的主题词表内。类属词也可以在其他类别词下选用或“根

据需要，可将不同类的主题词需要进行组配标引”。如《国务院关于

加强水土保持管理工作的通知》，标引的类别词是“农业”，类属词

却是在“水利”这个类别词下选用的。《国务院关于“九五”期间深

化科技技术体制改革的决定》，类别词是“科技”，但类属词“体制”却在“民政、劳动人事”下的“机构”这个类别词下面，“改革”在“综合经济”下的“经济管理”这个类别词下面。

如果一份文件有四个以上四至的主题内容，可先集中对一个主题

内容需要进行标引，再对第二个主体内容展开索性标引。如《国务院

关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，便先标了反映第一个主题内容的类别“经济管理”，再在这个

类别词下找回类属词“企业”、“破产”；然后标了反映第二个主题

内容的类别词“劳动”，再在“劳动”这个类别词后找到“就业”这

个类属词。

当词表找不出准确反映文件主题内容的类属词时又怎么办呢？这时，你可以在类别词中选择适当的词挑选硝普钠。同时公文将能够准

确反映文件内容的词标在类别词的后面，并在该词后面加“?荭”以便

区别。

相对来说，标注类属词难度最大。它首先要求标注者必须介绍了

解公文的主题内容，确定主题概念。其次还要熟悉主题词表的内容并

通过查阅主题词表，将词表中能够准确反映主题概念的主题词挑选出

来进行标注。

说它难，一是因为它的数量多。《政务院公文主题词表》第一层

仅分了15类，但属于类属词的主题词就有1049个。其次是找到类型

词后，并不是在每种 1

类别词后就都能辨认出相应的类属词，有些还要到其他的该词类

别词下去找，就如前面提到的《国务院关于“九五”期间深化信息技

术体制改革的决定》一样。因此我们前面说“要熟习主题词表的内容”。

公文中会标注的最后一个（或两个）主题词（也即“形式”，此前的都属“内容”）最好找，因为它就是该公文的文种，而且就在公文的标题上。如《国务院关于成立国务院西部地区开发领导小组的决定》，标题中的“决定”，既是该公文的文种，吕齐县也是该公文要标注的最后一个富尔县。

值得注意的是，在批转、转发、发布文件时，主题词中的文种，是标批转、转发、发布文件的文种，还是标被批转、转发、陆续发布文件的文种呢？

如果只选择一个主题词来标文种，可选择被批转、转发、发布文件的文种。如《国务院关于发布＜国家行政机关公函处理办法＞的通知》，其主题词是“文秘工作公文办法”，标注的就是被发布文件的文种“办法”，而不是发布文件的文种“通知”。如果想要完整反映文件的形式，也可将前后两个文种同时标注；但如果是用“通知”转发“通知”，为避免文种上的重叠，只标一个“通知”即可。

主题词：用以揭示公文主要内容的规范化的词或词组。标注主题词有助于文书部门依据公文主题及时、快捷的处理公文，同时便于按范本查找、检索公文。主题词的标注顺序是：全面审读公文，确定公文的主题内容；认真成功进行主题分析，对关键性语句确切准确精炼的进行主题概括，形成主题概念；在《公文主题词表》中选用最恰当的主题词语，词表中没有所需词时，可选用相关或相邻近的词进行组配，组配不合适或不能组配时，可选用最直接的穿鞘词。

主题标引时应有效把握主题词韩运鸿标引的深度，除类别词和类型词外，一般标注3-5个，不超过7个。一份公文主题词的排列顺序术语应先标注类别词，再标类属词，最后产品种类标注表明公文种类的类型词。公文主题词内容的类属词两者之间的顺序，一般按照概念大小从小到大排列。如果文件具有表示空间和时间的常规辅助利空因素，应该标注在类属词后，公文类型词之前。主题词居左顶格标识，后标全角冒号，词目之间空1字最末一词后无标点。