邮件书写规范6.10PPT幻灯片

2020/2/7
2
邮件书写规范
2016
主讲人--江盼
3
需要使用邮件的情况
• 正式工作报告； • 部门之间事务往来； • 正式通知； • 知识、信息的推荐和传递； • 没有见面交流条件的情况下，例如与外部客户的沟通； • 难以简单用口头说明清楚的事项； • 电话沟通过的比较重要的事项。
2020/2/7
电子邮件的用途
• 重要的职场沟通方式； • 日常工作交流、传递公司产品与服务信息、获取外界信息和展示企业形象等。
企业电子邮件用途
E.其他 0.22%
D.展示公司形象
16.18%
C.获取外界信息
17.26%
B.传递公司产品、服务信息
28.12%
A.日常工作交流
38.22%
2020/2/7
0%
10%
20%
晦涩难懂的语句； （3）正文的长度需控制在不要让收件人需要拉动滚动条才能读完为宜。
2020/2/7
9
三. 正文
2. 注意邮件的论述语气 （1）根据收件人与自己的熟络程度、等级关系，邮件是对内还是对外性质的
不同，选择适当的语气进行论述，以免引起对方的不适； （2）尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现； （3）电子邮件可以轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客
建议使用中文，以免因双方理解问题而影响邮件涉及问题的解决； （4）选择便于阅读的字号和字体，中文可用宋体或新宋体，英文可以用
Arial字型，字号用五号或者10号字即可。这是研究证明最适合阅读的字号与 字体。对于公务邮件，最好不用背景信纸。
2020/2/7
13
四. 附件
1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件； 2. 附件正文应按有意义的名字命名； 3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。一方面提醒客户留意 有附件，另一方面，让客户心里有数； 4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件； 5. 如果附件是特殊格式文件（如：exe、dwg 、scr等格式），最好打包后压缩，并 在正文中说明打开方式，避免被邮件收发程序或防火墙、病毒监控软件过滤掉附件内 容； 6. 如果附件过大（不宜超过5MB），应分割成几个小文件分别发送。单次附件大小 最好限制在2M以内，大体积的附件尽管公司的邮件服务器支持，对方却不一定支持， 有可能会造成对方收不到邮件情况； 7.最稳妥的方式是，发送了带附件的重要邮件后，过段时间再电话和客户确认一 下，确认是否收到。
回复：回复……”这样一连串的标题。
2020/2/7
6
二. 称呼
1. 恰当地称呼收件者，注意拿捏尺度； 2. 邮件的开头要称呼收件人，这样既显得礼貌，也明确提醒收件人，此邮 件是面向他的，要求其给出必要的问候语
• 邮件开头结尾最好要有问候语
1. 最简单的开头可以用一个“Hi”，中文可以写“您好”； 2.英文结尾常见的写“Best Regards”，中文可以写“祝您工作愉快”，正文中需要对方协助 工作等结尾可以写“谢谢”，节日前夕可变为相应的节日祝福语； 3.开头问候语后，进行必要的自我介绍，表明身份，以示对方的尊重，引起客户的重视。
2020/2/7
12
三. 正文
8. 语言的选择和汉字编码 （1）只在必要的时候才使用英文邮件，如果有外籍人士，或者是其他国家
和地区的华人，可采用英文交流； （2）尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件，如果对方发英文邮件给你，
不宜用中文回复； （3）在收件人无外籍人士的情况下，对于一些信息量丰富或重要的邮件，
（2）如邮件发出后，内容有错或者情况有变化，需要更新邮件，可用原始邮件转发， 主题后加Update或更新，并在更新的邮件中说明更新的内容。
5. 避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
（1）邮件中出现错别字会被认为不认真，客户由此判断一个团队做事不认真。一个有 错别字的邮件可能导致订单的损失；
（2）如果是英文邮件，最好把拼写检查功能打开；如果是中文邮件，注意同音错别 字；
惯用表达方式：您好，我是贵司专属客服***，首先预祝您节日快乐，感谢您以及贵司长期以 来对我司的关注与支持！（很高兴与您邮件联系......）
“礼多人不怪”，礼貌一些总是好的，即便邮件中有些不妥的地方，对方也能平静的看待。
2020/2/7
8
三. 正文
1. 邮件正文要简明扼要，行文通顺 （1）邮件正文应简明扼要的将事情说清楚，按逻辑顺序安排邮件内容： 首先：开门见山，说明问题； 其次：背景说明，细节描述； 接着：提供支持性材料或附件； 最后：如果有必要，可以委婉给出建议或者总结。 （2）行文要通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，切忌出现让人
30%
40%
50%
1
目前我们存在的问题
• 应提交附件时，邮件缺少附件（习惯只给到截图） • 邮件正文无内容 • 邮件结尾无签名 • 误用邮件群发功能 • 需更正刚发出的邮件再次发送时，主题或邮件中缺少备注说明 • 邮件没有正确给到对应的人员（没有正确区分和使用“收件人、抄送”）：
1）没有义务对邮件予以响应的人也成了收件人； 2）应予以回应事项的人员反而没有收到邮件 ---以上，为部分同事出现的问题
（3）在邮件发送之前，务必检查阅读一遍，行文是否通畅，拼写是否有错误。
2020/2/7
11
三. 正文
6. 合理提示重要信息 1）合理的用大写字母、粗体、斜体、颜色字体提示重要的信息； 2）使用颜色时，请尽量选择醒目且平和的颜色，如蓝色、草绿色或者深灰色等。
注意不要选择用鲜红色标注，会给人以不礼貌的感觉； 3）另外，过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。
--Why?记忆中鲜红色的墨水大部分都是老师给学生批改作业或者试卷打分所用的
7. 合理利用图片、表格等形式来辅助阐述
（1）对于很多带有技术介绍或者讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清 楚，如果配合图表加以描述，会让对方更加容易理解；
（2）在商务信函里面切忌使用笑脸等字符，会给人轻佻的感觉。只有在某些需要 强调出一定的轻松气氛的场合才可以使用。
4
邮件书写规范
• 电子邮件结构
一. 主题 二. 称呼与问候 三. 正文 四. 附件 五. 结尾签名
2020/2/7
5
一. 关于主题
1. 明确主题，不要空白主题，这样比较失礼； 2. 标题要简短有意义，不宜冗长； 3. 标题要能真正反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题； 4. 一封信尽可能只针对一个主题，便于日后查找整理； 5. 注意不要随便使用“紧急”之类的字眼； 6. 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，切忌出现“回复：
观。
3. 邮件正文多用1234之类的编号，以清晰明确 （1）如果事情繁杂，最好以1、2、3、4列出清晰明确的说明； （2）保持每个段落简短不冗长。
2020/2/7
10
三. 正文
4. 一封信交待完整信息
（1）最好在一封邮件中把相关信息全部说清楚、准确，不宜在几分钟之后再追加“补 充”或者“更正”之类的邮件；