《文秘实务与案例》教案 第二章 办公室日常事务管理第七节 办公零用现金管理
现代职业秘书实务与案例分析(第二版
四、风土民俗
五、科学常识 六、餐饮常识
第三节 企管常识
一、公司常识 〔一〕公司的决策、经营机关 〔二〕公司的组织结构
二、公司产品(效劳)常识 〔一〕公司的根本情况 〔二〕公司所在行业的根本情况
三、人力资源常识
四、市场营销常识 〔一〕市场营销流程 〔二〕市场调查的重要性 〔三〕市场营销常用语
第四节 制定日程表的本卷须知
一、提高效率 二、留有机动时间 三、内外兼顾
第五节 日程表的管理
一、本卷须知 〔一〕不要懒于确认 〔二〕在时间上留有充分的余地 〔三〕上司不在时不能自行接受预约 〔四〕不能泄露上司的隐私
二、日程出现变更
三、提醒上司
第六节 安排约见
不管是接待客人还是拜访客户，作为秘书都要事先把约见的时
间、地点等细节问题安排好。一般来说，这些具体问题上司很少过
问，怎么安排都是秘书的事。为了防止出现过失，在以下几个时间
，一般不要给上司安排约见：
〔1〕上司快要下班的时候。
〔2〕上司出差刚回来。
〔3〕节假日过后上司刚刚上班。
〔4〕上司连续召开重要会议或参加重要活动后。
〔5〕上司的身体状况不是太好的时候。
四、开展速度
根本计算公式为：
％
开展速度〔％〕＝报告期水平÷基期水平×100
五、增长速度
根本计算公式为：
增长速度＝增长量÷基期水平×100％
第五章 人际关系
第一节 概 述
一、人际关系的含义 二、人际关系是客观存在的 三、对人们行为的科学理解 四、搞好人际关系的意义
第二节 处理人际关系的根本原那么
二、让上司了解自己
三、正确对待上司的“毛病〞
四、与上司的相处
《文秘》—办公室事务和管理
二、设备、物品放置适当，取用有序 （一）本人经常使用的办公用品和设备摆放有序，方便操作
1、自用的办公文具、用品、零散物件应有序地放在抽屉里，按照使用频率及使 用 习惯安排； 2、常用的文件应整齐地放在桌边或直立在文件架上，并贴有标识矛以区分，取 用 有序，保密的文件和不常用的文件夹应存放在文件柜里； 3、专用的电话应放在左手边方便拿到的位置，以用右手记录留言； 4、电脑、打印机等用电设备宜放置在一起，便于电源接线和管理。
一、经常清洁整理责任区
（一）清洁本人的办公区 1、清洁台面、地面、电脑、负责的设备、家具以及门窗墙壁等处； 2、保持办公桌面清洁、整齐、美观、不乱放零散的物品和无用的东西，也不能摆 放私人物品； 3、电话按键和听筒应经常清洁消毒； 4、来访者用过的茶具应立即清洁干净，并重新摆放好； 5、废纸筒要放在隐蔽处，每天下班前予以清理。 （二）自觉清洁整理本人参与的公用区域 1、经常清洁整理你使用的复印机、打印机等设备的周围； 2、经常清理参与使用的茶水桌、保持桌面、地面无弃物、无水迹，茶具清洁整齐； 3、经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等家具； 4、注意清理由你负责的接待区或会议室，并在访客离开或会后立即清理，保证在下 一个访客或会议前又呈现一个清洁整齐的环境。
办公室事务和管理
◆办公环境的维护和管理
◆日常办公室事务 ◆办公用品的发放和管理
◆办公效率和时间管理
第一节 办公环境的维护和管理
◆维护责任区的整洁、有序 ◆识别工作场所和常用设备的隐患
技能要求：通过本节的学习，能够
★维护责任区的工作环境 ★识别办公场所和常用设备的隐患
知识要求：通过本节的学习，掌握
5、按照设备安全操作规程操作，识别运行中存在的隐患，在职权范围内排除。
秘书实务(ppt 84页)
周工作安排表
时间安排
地点 内容
日期 具体时间
周一
周二
周三
周四
周五
周六
参加的领导 负责科室 备注
注：若有变动，请以通知为准。 ×××公司 年月日
（三）工作日志
提前了解、符合意图、双份、一早确认、信息完整、及时更新、协助执行、保 密
姓名 记录分类
工作
上
内容
第一节 办公室日常管理
一、环境管理
（一）整洁简约 （二）有序有效
1、开放式布局 2、封闭式布局 （三）平等科学 1. 办公桌：同一方向、光线来自左侧、通道1.5米、桌距1米
以上、高度700-760毫米（打字桌660毫米） 2. 办公椅：座高400-460、座宽大于380、靠背90-120度倾
斜，扶手高度200-250 3. 文件柜等：高度 4. 公共空间
（五）保管：专人负责、接印登记、不得代取代用、安全、洗刷 （六）使用：批准、监督、登记、位置（骑缝章、更正章、骑边章、
密封章、急件章、钢印） （七）停用：发文宣布、上交 、登记注销：存档或销毁(印模存档)
编号 用印时间 用印部门 用印内容 用印数 批准人 经办人签名 归存处所 备注
八、邮件
（一）分类分送 – 私人（亲启、私人、保密） – 公务：重要（机要、急件、快递、保价、挂号、 带回执、落款）、普通
午
下 午
问题描述
建议或说明事 项
填表人签字
部门 工作项目记录
日期
1 2 3 1 2 3
解决方法
星期
工作权重 工
工作 完成 度(%)
部门主管审核
六、值班
（一）形式：常设性、间歇性、临时性
秘书课教案8—第二章(三)
教学过程第三节办公室日常事务管理一、管理印章和介绍信（一）印章1．种类：公务印章有正式印章、套印章、钢印、领导人签名章、专用章。
2．样式：印章的质料、形状、印文、图案、尺寸规格。
3．印章的管理与使用要求：（1）专人负责。
（2）确保安全。
（3）防止污损。
4．印章的刻制与启用：（1）刻制：必须严格执行国家的有关规定。
要有上一级主管单位的正式公文，在批准后由制发单位开具公函，附章样到所在地的公安部门办理登记手续，由公安部门指定专门的刻字单位承担印章的刻制任务。
印章刻制完毕，刻字单位一律不得留存章样。
（2）颁发与启用：1）启用前准备：选定印章的启用时间；提前向有关单位发出正式启用的通知并附上印模；填写“印模卡”一式两份；在印章规定生效日前，印章不得使用。
2）印章颁发与启用的要点：取公章实行双人同行制；取回后，交办公室负责人拆封检验，指定专人保管；启用新印章要将印模和启用时间报送上级主管部门。
2．印章的使用程序（1）申请用印；（2）正确用印；（3）用印登记。
3．如何使用经理名章经理名章多用于书信、票证、合约、报表、文件等方面，具有法定的权威性和代表性，其管理和保管要和公章一样，防止他人利用经理名章招摇撞骗，进行非法活动。
4．印章的停用与缴销因机构变动、名称改变或公章损坏需启用新公章而停止使用旧公章时，要将旧公章送缴制发机关封存或销毁。
自行销毁的，要经上级部门批准方可。
属于机构撤销的，应在撤销决定下达之日起，停止使用公章并缴销。
销毁旧公章要登记造册，要经上司批准，要有两人监督。
（二）介绍信1．介绍信的使用要求介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。
秘书部门掌握的主要是工作介绍信，这是统一印制的。
出具介绍信要经过单位内部的审批手续，填写清楚，与存根一致，加盖骑缝章，并有存根备查。
介绍信有时限要求。
2．介绍信的管理（1）指定专人负责管理，一般由印章管理人员负责管理。
文秘实务与案例(第二版) 教学课件 张勇 第二章 办公室日常事务管理
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第二章 办公室日常事务管理
第一节 接打电话
导入
在某公司实习的秘书小李第一天上班，被安排在接电话的岗位。由 于心情十分激动，第一次遇到外来电话，铃声刚起，他就积极地抓起 电话，“喂，你找谁?” 第二次接电话时，是对方打错了，小魏一听就 告诉对方：“你打错了。”然后就挂上了电话。第三次接电话时，电 话响了，小魏在第二遍铃声后拿起听筒，对方没有说明来意就直接要 找总经理，对方说：“请王总接电话。”小魏很兴奋的说：“王总外 出和明旭公司的辛老板打保龄球去了。”对方说：“你知道王总的手 机号码吗”李魏热情的帮对方查了号，并在对方的道谢声中说了再见。 他觉得自己处理得很好。 问题: 1.在小李几次接电话的过程中，犯了哪些错误？ 2.接打电话有哪些基本规范与技巧？
二、拨打电话：请根据实训情景，正确拨打相应的电话。 情景：海河公司定于10月10日—20日举办新产品展销会，地点在 市展览中心。刘秘书负责电话告知并询问各兄弟公司关于举办新产品提前一个 月订展台；提前30天汇报展出产品项目。
第二章 办公室日常事务管理
结束 通话
完成 拨打 记录
第二章 办公室日常事务管理 学习新知
拨打电话记录表 拨打日期和时间 对方电话 接电话人 电话内容 备注
第一节 接打电话
第二章 办公室日常事务管理 学习新知
第一节 接打电话
二、不同类型来电的处理方式 1.协商工作的来电 2.找上司的来电 3.投诉电话 4.同时出现两个来电 5.错误来电 6.电话打入时室内有客人
第二章 办公室日常事务管理 学习新知
第二节 收发邮件
一、邮件的基础知识 邮件是一个泛指的概念，主要指通过邮政系统收寄的信 件或物品。随着互联网的兴起，电子邮件也成为邮件的 重要类型。
新编秘书理论与实务项目四办公室日常事务管理
任务一 印信事务管理
任务一 印信事务管理
任务一 印信事务管理
任务一 印信事务管理
3.印章的启用和停用
表格
任务一 印信事务管理
表格
任务实施
任务一 印信事务管理
(1)先填写用印申请表同时出具单位主管负责人或主要负责人授权的专 人审核批准签名(见下表)。
表格
(2)要做好用印登记工作。用印登记应包括时间、编号、用印单位、内 容、用印数、经办人姓名、批准用印人姓名、盖印人姓名等。 (3)完成用印。
任务一 印信事务管理
(3)严禁开具空白介绍信。空白介绍信即只填写单位和加盖公章，其他 具体内容未填的介绍信。因为空白介绍信一旦被坏人利用，随心所欲 地填上任何内容，就会造成难以预料的后果，所以秘书人员应切记这 一点。这也是印信管理方面国家的有关规定。 (4)介绍信的使用流程
任务一 印信事务管理
(5)介绍信管理基础性文件
任务二 电话事务管理
三、秘书接听电话的技巧 1.接听电话的基本要求 (1)接听电话要及时，应在第一阵电话铃声之后即拿起话筒，一般来说铃声不要超过3 次。
(2)拿起话筒后，要主动自报家门，即说出自己的单位、姓名、职务， 而不要查问对方，应巧妙地摸清对方身份、了解对方用意，当然常有 来往的要一听就知道对方为何人并直呼其名。 (3)接听电话时，要随手准备笔和记录本以便记录。 (4)与对方通话时，嘴巴应与话筒保持一定距离，态度要热情、耐心、 负责，声音要温和清晰，语调应稍微平缓，讲话时应面带微笑，不要 喝茶、吸烟、嚼口香糖等。 (5)听不清对方讲话时，要客气地请对方再讲一遍或挂断再拨。 (6)结束电话时，要有礼貌地说声“再见”，并等对方挂上电话后再轻
任务一 印信事务管理
任务情境
办公室实务（第2版）
办公室实务（第2版）•目录：•第一章办公室实务概述•1.办公室的含义与职能•2.办公室实务的范围和内容•3.办公室环境的布置和管理•4.办公器械的使用•5.办公用品的准备•6.办公室和接待室的管理•7.办公室零用现金管理••第二章文员实务•1.文员的工作顺序•2.文员管理时间、费用的方法•3.文员的工作方法••第三章电话、电子通讯•1.电话接打•2.新型电子媒体的运用•3.新型电子工具的利用••第四章邮件收发•1.邮件的收取•2.邮件的分拣•3.邮件的拆封•4.邮件的处理•5.上司不在时邮件的处理•6.邮件寄发前的准备•7.邮件的寄发•8.电子邮件处理实务••第五章接待实务•1.文员与接待•2.接待的基本礼节•3.接待平时来访者的实务•4.接待计划中来宾的实务••第六章信访实务•1.来信的受理与处理•2.来访的接待与处理•3.来电的接听与处理•4.企业信访工作实例••第七章会议及会谈实务•1.文秘人员与会议•2.会议的基本知识•3.会议的计划和准备•4.会议中的实务•5.会议记录的制作•6.会议后的实务•7.编写会议简报和会议纪要•8.为上司参加会议作安排•9.和同事一起开会•10.会见与会谈实务•11.召开各种形式会议的方法•12.提高会议效率••第八章日程安排•1.日程安排与文秘人员•2.日程安排的意义•3.文秘人员在日程安排中的工作•4.日程安排计划表的种类和管理•5.日程安排计划管理••第九章差旅事宜•1.文秘人员的职责•2.与上司一起旅行•3.差旅的预订工作•4.国(境)外旅行•5.旅行结束后的工作••第十章照料上司身边琐事•1.照料身边琐事的意义•2.照料身边琐事的准备•3.照料身边琐事的做法••第十一章交际与礼仪•1.日常举止规范•2.握手礼仪与名片的使用•3.交际应酬的内容和信息收集•4.喜庆实务和宴会礼仪•5.丧事实务和吊唁礼仪•6.与社会团体扩大交往的准备•7.礼品和贺卡的处理•8.捐赠记录的保存••第十二章办公室用语•1.文员和口头语言•2.敬语的使用•3.接待用语的使用•4.说话的方法•5.听话的方法•6.社交话题的选择••第十三章印信、值班工作•1.印章的制发和使用•2.介绍信的保管和使用•3.电子签名和电子印章的制作及使用•4.保密工作的范围和内容•5.值班工作的任务和要求••第十四章文书与档案实务•1.公务文书的特点和作用•2.公务文书的种类和格式•3.文书处理的内容和方法•4.文书管理的内容和要求•5.档案收集的对象和制度•6.立卷归档的标准和做法•7.档案的保管和利用•8.文书归档新规则的内容和方法••第十五章电子文档实务•1.电子文档的特征和类型•2.电子文件的收集和积累•3.电子文档的传输•4.电子文件的整理和著录•5.电子文档的存储•6.电子文件的归档•7.电子文档的利用与管理•附一：调查表•附二：实务测试•主要参考书目。
秘书实务与案例分析教材
秘书实务与案例分析第二章秘书工作基本要求案例分析案例1：上司办公桌上的文件琳达是费希德（）公司销售部经理的秘书，不过她当秘书还不到一个月。
这天上午，琳达的上司被公司市场总监叫去了，他俩站在办公室门口聊天。
上司办公桌上的铃响了，琳达过去接时，发现上司的桌子有份印有“公司不得外传”的文件翻开在那里。
面对这种情况，琳达应该怎么办？下面有5个选项：a、因为是在上司的办公室，公司外部的人也看不见这份文件，所以，这么放着没什么事。
b、给正在与市场总监聊天的上司发短信，请示他如何处置办公桌上的文件。
c、将文件放进保险柜里，上司回来后，马上向他报告。
d、给老同事艾玛打，问她可否在上司返回座位之前自己把文件保存起来。
e、文件这么摊着可能会被不该看到的人看到，所以用其它资料将文件盖上。
请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。
答案e公司的文件让不该看到的人看到了会惹出麻烦，所以，作为助手，秘书有责任帮上司保管好文件。
但是，上司毕竟没有走多远，也许一会儿就回来了，所以，只要简单把它盖好就行了。
案例2：秘书工作的基本原则琳达是腾飞仪器（）公司财务总监的秘书。
她上个月才大学毕业，人力资源部请一位老同事对她进行培训。
这位老同事告诉她做秘书工作的一些基本原则。
下面有5个选项：a、在处理上司交办的工作时，如果遇到不明白的地方，不要自作主，而是在请上司确认之后再处理。
b、在上司身边工作，肯定会比一般员工多知道一些公司，所以，即使知道了也要装作不知道。
c、秘书不能只等上司给自己交办工作，应该学会自己找事做。
d、即使上司指示你帮他处理一些个人私事，你同样要处理好。
这事到底与上司的工作有没有关系，可以在处理完之后再去确认。
e、因为秘书的工作就是帮助上司处理日常杂务，所以，秘书应仔细观察上司，了解他现在想做什么，从而提前主动为他提供帮助。
请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。
答案d企业为领导人配备秘书就是为了让上司专心致志地工作，帮助上司处理日常杂务，所以，帮上司处理一些杂事或私人事物是秘书的份工作，因此，就没有必要去确认这事到底与上司的工作有没有关系。
《秘书实务电子教案》课件
《秘书实务电子教案》课件第一章：秘书实务概述1.1 秘书实务的定义1.2 秘书实务的作用与意义1.3 秘书实务的基本原则与要求1.4 秘书实务的发展趋势第二章：秘书工作内容与流程2.1 秘书工作的主要内容2.2 秘书工作的基本流程2.3 秘书工作的时间管理2.4 秘书工作的沟通协调第三章：商务沟通与协调3.1 商务沟通的基本原则与技巧3.2 商务协调的基本方法与步骤3.3 商务会议的组织与安排3.4 商务洽谈的技巧与策略第四章：文书写作与处理4.1 文书写作的基本要求与规范4.2 公文的格式与结构4.3 文书的处理与管理4.4 电子邮件与电话沟通的技巧第五章：办公室管理与维护5.1 办公室环境布置与维护5.2 办公设备的使用与管理5.3 办公用品的采购与管理5.4 办公室安全与保密工作第六章：宴会与接待礼仪6.1 宴会礼仪的基本原则与程序6.2 接待礼仪的重要性与基本要求6.3 商务场合的着装与仪态6.4 跨文化交流中的礼仪注意事项第七章：商务旅行安排与管理7.1 商务旅行的基本准备工作7.2 机票与酒店预订技巧7.3 商务旅行中的交通与导航7.4 商务旅行安全与紧急情况处理第八章：信息收集与管理8.1 信息收集的重要性和方法8.2 信息处理的技巧与步骤8.3 数据库的使用与管理8.4 信息保密与分享的原则和技巧第九章：时间管理与个人效率提升9.1 时间管理的重要性与策略9.2 个人效率提升的方法与技巧9.3 任务优先级设定的原则9.4 个人职业发展规划与目标设定第十章：秘书职业规划与发展10.1 秘书职业发展的路径与前景10.2 秘书职业规划的制定与实施10.3 秘书职业素养的提升与修炼10.4 秘书在组织中的角色与职责重点和难点解析一、秘书实务概述：理解秘书实务的定义、作用与意义，以及其基本原则与要求，对于学生建立正确的秘书实务观念至关重要。
二、秘书工作内容与流程：掌握秘书工作的主要内容及其基本流程，是秘书工作顺利进行的基础。
秘书实务教案
秘书实务电子教案课程说明：一、课程性质：“秘书实务”是我院大二学生院选课程，主要培养有社会主义觉悟的，德智体美全面发展的，了解秘书基本知识，具有办公室工作能力，适于从事社会各类机关、公司、企事业单位等社会组织的人才二、主要内容：第一章秘书实务概述第二章秘书的接待工作第三章秘书的沟通与协调工作第四章会议组织与服务第六章秘书的日常事务工作第七章文书处理与档案管理三、教学目标：本课程主要是使学生从感性的工作实践到理性的工作事理对秘书工作有一个基本的认识。
同时，配合一定的训练，使学生的认识有较大提高。
本课程以秘书实务为主，对秘书学原理部分遵照“必须”、“够用”、“精当”、“扎实”的原则有所取舍。
四、考核方法：平时表现与期末考试相结合。
五、成绩说明(说明成绩的构成、比例等)1 、课堂纪律： 10%2、作业： 10%3、实训(含课堂讨论和实作 )： 20%4、期末考试： 60%课题：秘书实务概述教学目标：1. 了解秘书实务的内容2. 了解秘书实务工作的性质与特点3.熟悉秘书应具备的能力及职业道德4.掌握秘书实务工作的规律与方法教学重点：掌握秘书实务工作的规律与方法教学难点：了解秘书实务工作的性质与特点课时安排： 2 个课时课型：理论课+实践课教学方法：讲授法、讨论法授课过程：学习秘书实务的目的是什么？(一)直接目的是：熟悉秘书业务知识，掌握秘书工作的内容、规范、程序和操作方法，提高从事秘书工作的实际能力。
(二)根本目的是：增加知识总量，培养专业素质，提高业务能力，以适应现代社会及秘书职业的实际需要。
一、何谓秘书实务？其学科对象是什么？秘书实务是秘书或秘书机构所实际从事的业务活动。
秘书实务的对象是秘书业务活动，就是秘书或秘书机构为领导工作和机关工作的实施所采取的专业辅助行为。
二、秘书实务的研究范围和主要内容是什么？(一)秘书实务的研究范围包括：1、秘书业务工作的一般理论2、秘书业务工作的具体内容3、秘书业务工作的工作规范4、秘书业务工作的运作程序5、秘书业务工作的具体方法。
商务秘书实务模块二 办公室日常事务管理
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2．封闭式布局 封闭式布局又称为传统办公室布局、网格式办 公室布局，是指按照办公职能设置将办公空间分隔 成若干带有门、窗的独立小房间的办公室结构。每 个房间给一个或几个人使用，带有办公桌等相应设 备。封闭式布局的设计原则主要考虑常规办公室业 务活动的各种因素，如业务特点、职能、设备、空 间等因素的稳定性，相关业务处理的连续性和系统
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（1）封闭式布局的优点。和开放式布局相比 ，封闭式布局相对来说比较安全，也易于员工集中 注意力专心工作。其次，封闭式布局中带有门、窗 的独立小房间结构，保护了员工的隐私，也保证某 些工作的秘密性。例如，计算机程序员的工作由于 需要集中注意力而应在封闭式办公室中执行；人事 部门的某些员工由于要对求职者进行面试，也需要 在封闭式办公室内进行。 （2）封闭式布局的缺点。封闭式布局的缺点 很明显。首先，建筑成本比较高，隔墙、门、走廊 等，既占用了空间，也提高了装修成本。其次，封 闭性的环境使得管理层难以监督员工的活动，也阻 碍了公司成员之间的沟通和交流，不利于形成融洽 12 的工作氛围。
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4.安全 确保公司的财物安全是秘书的重要职责之一， 也是维护和管理办公环境不可忽略的一个原则。布 置办公室时要留意附近的环境和办公室所存放财物 的安全，如保险柜是否安全、档案柜是否安全等，
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选择合适的办公室布局类型，有利于形成有效 率的工作流程，有利于员工的工作分配，有利于协 调人际关系，有利于工作顺利完成。办公室布局一
Байду номын сангаас
1.选择购买或租用的面积 面积越大，费用也越高，尤其是在一些城市的 中心地带，地价非常昂贵，必须仔细斟酌。因为是 一个销售公司，需要直接面对顾客，华荣公司上海 销售分公司租用的是某写字楼一层的大厅。这个选 择符合公司的业务特点，也经济合理。
秘书理论与实务课程设计
《秘书实务》课程教学设计2012-06-24 09:37一、课程性质秘书实务是我院文秘和法律文秘专业的一门专业核心课程。
它具有很强的专业性、综合性、实践性和规范性，对培养学生的专业思想、专业基础和专业技能均有突出的意义，是将本专业学生培养成具有一定行政管理工作能力之人的重要一环。
通过该课程的学习，使学生掌握本职业岗位必需和够用的基本理论，使学生具备文书处理与写作能力、办公室事务处理能力会议组织与服务能力和商务活动能力。
该课程与应用写作、档案管理、公共关系等课程相辅相成，构成该专业培养目标的核心课程群。
二、课程教学目标通过该课程的学习使学生具备办文、办会、办事的业务处理能力。
本课程采用项目导向、任务驱动、现场仿真教学模式。
三、课程任务1、使学生掌握秘书素质与职业道德的基本要求；2、使学生掌握文书处理与写作技能；3、使学生掌握办公室事务处理技能；4、使学生掌握会议组织与服务技能；5、使学生掌握商务活动技能。
四、课程内容设计本课程通过对秘书人员岗位的调查和详细分析，以秘书职业能力为核心来设计教学内容，具体如下：理论知识秘书基本要求1.秘书职业认识2. 秘书的职业道德与素质实训秘书职业能力职业能力与教学内容分配表五、教学模块实施方案第一秘书基本要求模块一职业认识该模块教学主要使学生对秘书职业的特点、工作范围、工作原则等有正确的认识，为学习后续内容奠定良好基础。
该模块由秘书角色认知、秘书工作和秘书机构三个教学模块组成，解决职业认识能力问题。
该模块教学主要采取理论讲授、案例分析、启发总结、问题讨论、录像教学等教学方法。
为学生提供电子课件、参考资料、录像教学片、教学案例、习题集等教学资源。
教学模块1、秘书角色认知（1）教学内容1、认知和领会秘书角色定位的动态过程2、理解认识和体会秘书应具备的职业意（2）要求与标准1、认识和体悟秘书主题地位的秘书工作特征2、正确认知秘书的生理健康要求与心理健康要求3、了解常见的秘书角色知觉的误区（3）教学过程设计步骤一：结合案例讲授秘书角色意识的相关知识，正确理解秘书在工作中应处的地位。
《管理秘书实务》课程教案
《管理秘书实务》课程教案二、我国当代秘书学的学科体系（略）课程：管理秘书实务纵观秘书学发展的历程，尤其是近十年来西方发达国家秘书发展的进程，我们发现：秘书在当今计算机信息技术的推动下，正由原来的事务服务型向管理助理型转变。
因此，秘书学正由传统秘书学走向现代的管理秘书学。
1．管理秘书学含义管理秘书学，顾名思义，实际上就是管理学和秘书学的结合。
即运用管理学的原理、方法来研究、审视秘书行为和活动。
（综合说、边缘说、分支说，秘书学和秘书专业逐渐划归管理学学科体系之下）2．管理秘书实务特点及原则管理秘书实务的特点：程序性（事务性）、综合性、技术性管理秘书实务的原则：系统原则、服务第一、全面质量管理、时效性、经济性第一章公关事务管理公关事务管理：指秘书人员不仅要对自己的仪表、礼仪等进行管理，以达到端庄、整洁、高雅、成熟、敏捷、规范的标准，而且要对组织的形象进行管理，即对组织的知名度和美誉度进行管理，做好接待工作，管理好专门的公关活动以提高组织的知名度和美誉度。
其内容主要包含：仪表、礼仪、及接待工作等。
第一节仪表概述一、仪容1.含义：即人的容貌，是个人仪表的重要组成部分，它由发式、面容以及人体所有未被服饰掩盖的肌肤（如手部、颈部）等构成。
《东观汉记·明帝纪》：“臣望颜色仪容，类似先帝。
”2.内容：自然美、修饰美、内在美。
具体来说：①发型：整洁、美观，勤于梳洗和整理；②面容：保持干净，男士应养成每天修面剃须的良好习惯，女士要懂得修饰美容的方法技巧；③颈部：干净、卫生，注意勤洗；④手部：干净、卫生，不留长指甲。
3.作用：①掩瑕扬瑜，美化形象；②辅佐社交，顺达事业。
4.目的：①为了突出优点、掩饰缺点；②是工作的需要，是敬业的一种表现；③是对他人的一种尊敬。
5.五点要求：干净、整洁、卫生、简约、端庄。
二、仪表——“女人看头，男人看腰”1.含义仪表指人的整体外貌，它包括容貌、姿态、服饰、风度、个人卫生等,是人精神面貌的外在表现。
电子课件-《文秘实务与案例(第二版)》-A42-9555 第二章 办公室日常事务管理
第二章 办公室日常事务管理
第三节 印章管理
导入
案例1：某公司办公室秘书小陈负责保管公司印章。一日，销售部李 伟找到小陈开介绍信，说是因准备连续到几个省联系客户，所以希望 能够在几个空白的介绍信上盖章，以方便他处理业务。于是，小陈未 加思索便为李伟盖了公司的公章。事后，小陈收到了公司领导的严厉 批评。
第四节 介绍信管理
第二章 办公室日常事务管理
第四节 介绍信管理
学习新知
二、介绍信的管理
一般情况下，介绍信由印章管理人员负责管理。介绍信 的保管如同印章一样，应随用随开，用毕锁好。
开具介绍信，申请人必需提出申请，填写申请表。使用 介绍信，要经上司或办公室负责人批准，必须认真履行审 批手续。一份介绍信只能用于一个单位。没有上次批准， 严禁开具空白介绍信。特殊情况下开出的空白介绍信，应 归还用后多余的部分。
该客户的合同问题。此时上司正在会见一位来自德国的商客，洽谈 2011年丝制品的出口事宜。
二、拨打电话：请根据实训情景，正确拨打相应的电话。 情景：海河公司定于10月10日—20日举办新产品展销会，地点在市
展览中心。刘秘书负责电话告知并询问各兄弟公司关于举办新产品展 销会的相关事宜：是否派团参加；每个展位租金2000元；提前一个月 订展台；提前30天汇报展出产品项目。
1.邮件的基本类型
根据内容划分，有业务邮件、广告邮件等；根据紧急程度 划分，有急件、平信等；根据形态划分，有信件、印刷品、 包裹等；根据收件人划分，有私人邮件、公务邮件等。
2.邮件的传递渠道
邮件的传递主要有邮政系统、快递公司、互联网电子邮 件 系统等三种主要渠道。
第二章 办公室日常事务管理
第二节 收发邮件
秘书实务电子教案完整版
第一节 文档管理概述
三、文档管理的基本要求
(一)文书工作的基本要求 及时、准确、安全
第一节 文档管理概述
三、文档管理的基本要求
(二)档案工作的基本要求 1.统一领导，分级管理
2.维护档案的完整与安全 3.便于社会各方面利用
第一节 文字工作概述
一、文字工作的概念和内容
文字工作——将各种信息转变成书面材料 的工作。
包括文稿撰拟和文字记录两大类。 文字工作几乎贯穿一切秘书工作的始终。
第一节 文字工作概述
二、文字工作的意义
(一) 秘书机构发挥参谋作用的重要途径 (二) 秘书机构做好其他工作的前提条件 (三) 秘书增长才干、展示才华的良好机会
(七) 会议成本预算
(四) 会议时间
第二节 会前准备
一、制订会议预案
（一）会议预案的内容和格式 1.明确召开会议的目的、任务 2.会议的规模 3.会议名称、时间、地点 4.会议材料的组织和大会发言安排 5.其他事项的安排
（参见教材第100-101页示例）
第二节 会前准备
一、制订会议预案
（二）拟订会议议程和日程
达思想、传达意图、记载活动而形成的一切文字材料。 公文是国家机关或合法组织在公务活动中形成，按照
规定程序来制发和办理，具有法定效力和规范体式的文书。 文件(狭义)是指组织在履行其法定职责或处理事务中
形成的各种公文以及有名称或标题的内部文书。
第一节 文档管理概述
一、文书与档案的基本知识
（一）文书工作的基本术语 2.文种、稿本
2.秘书经常需要撰写的文稿主要有哪些？ 3.一篇高质量的文稿应该具备哪些特征？ 4.简述文稿撰拟的一般过程。 5.秘书的文字记录工作包括哪些种类？有何具
《办公室工作实务》办公室零用现金管理和公务费用报销
《办公室工作实务》办公室零用现金管理和公务费用报销办公室工作实务会说会写会做事会做人办公室日常事务学习目标知识点了解办公室日常事务性工作的内容掌握日常事务性工作的操作规范和要求能力点掌握在具体办公环境下的工作方法能准确领会本级和上级组织领导的工作意图了解相关办事渠道，具备相应的办事能力素质点培养忠于职守、乐于奉献的职业道德素养培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识养成严谨、规范的办公室工作习惯会说会写会做事会做人会说会写会做事会做人办公室零用现金管理和公务费用报销办公室零用现金管理公务费用报销情景案例宏利公司行政部的几台计算机出了问题，经常死机。
行政经理让秘书贾珊联系公司技术部请技术人员帮忙来修理一下。
贾秘书找到技术部，技术部负责人说这段时间技术部都在忙于新产品的开发，实在抽不出人来，只能等以后再说。
贾珊向行政经理汇报，行政经理有些着急，说办公室工作不能停。
他突然想起什么，说办公室新聘的秘书左景在学校学的就是计算机，让他试试吧。
下午左景检查了出问题的计算机，说修好没问题，只是要更换一些配件，需要几百元。
贾秘书负责办公室零用现金的管理，她从自己办公桌抽屉里的零用现金中拿出伍百元，交给左景去购买配件。
第二天，办公室的几台计算机终于修好了。
第二天刚上班，文印室的小赵来找贾珊，说前些天文印室购买了一批打印用的A4纸，她交给贾珊一张发票，贾秘书看了看金额，就把钱支付给了小赵。
十点钟，行政助理找到贾珊，说明天动身去杭州出差两天，要贾珊去公司财务部借款。
贾珊说正好办公室零用现金还有几仟元，你先拿去，回来再报销。
行政助理走后，贾珊这才想起办公室支出的费用已达到一定数额，需要到财务部门报销并将现金返还进行周转。
她清理了抽屉里的一堆票据，发现有些票据她已想不起经手人是谁，甚至在发票里还夹杂了几张购货收据。
果然，当她拿着票据到公司财务部报销时，就遇到了麻烦。
会说会写会做事会做人项目任务贾秘书到公司财务部报销会遇到什么麻烦？你认为贾秘书在办公室零用现金的管理和公务费用报销的工作中需要作哪些改进？会说会写会做事会做人任务分析贾秘书到公司财务部报销，公司财务人员在核对报销票据时会责成贾秘书对没有注明经手人的票据必须要找到经手人并亲自在上面签字证明，否则不会予以报销，另外，按照财务规定，购货收据一般不能作为报销凭据，因此，贾秘书要顺利完成费用报销，恐怕还有一些善后工作必须要做。
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多媒体、案例
教学基本内容与教学设计
步骤一：案例导入
案例：秘书王晴刚到办公室，项目部小李就来找他借款。小李说元旦在即，项目部要召开一个茶话会，需要八百元钱买些茶点。
问题:这时候王晴应该怎样做？
步骤二：学习新知
由于用支票来支付小额费用难于实行，一些企业办公室中常设立一笔零用现金（或称作备用金），以支付本市交通费、邮资、接待用茶点费、停车费和添置少量的办公用品。作为秘书人员，应该明确办公零用现金的使用范围、管理要求，使用和报销的程序等事务。
第三，保存票据，详细登记。
支付现金后应保存好相关票据，将资金使用情况记录在零用现金账簿上。
第四，集中办理报销手续。
以定期办理零用现金支付项目报销手续。将某一时间段内所有的票据集中起来，粘在零用现金凭单上并经领导签字后，到财务部门办理报销。
课内练习
根据要求分组演练零用现金管理的工作场景。
秘书王明对2009年11月份的支出情况进行汇总，包括以下几笔：20日订阅报刊150元；10日和22日购买桶装水总计20元；14日加班午餐费55元；29日缴纳固定电话费100元。
秘书实务与案例课程教案
授课题目
第二章办公室日常事务管理
第七节办公零用现金管理
课时安排
1教学目标1. Nhomakorabea解办公零用现金的用途、范围
2.掌握办公零用现金使用和报销程序
教学重点
掌握办公零用现金的管理。
掌握办公零用现金的使用程序。
教学难点
掌握正确的办公零用现金的使用程序。
授课类型
理论加实践
教学方式
讲授法、案例法、讨论法、实践法
一、办公零用现金的管理要求
第一，保证资金安全。
第二，遵守财务纪律。
第三，履行使用手续。
第四，做好记录登记。
二、零用现金使用程序
第一，明确支付范围。
零用现金的数额有限，仅仅是为日常零散的小额开销而准备的，主要包括交通费、邮资、停车费、接待茶点费以及少量的办公费。
第二，提出申请，获得批准。
当需要使用零用现金时，秘书向领导提出申请，经过批准后就可以支付了。申请和批准一般采用口头形式。
根据该情景完成以下工作：1.填写零用现金账簿和零用现金凭单；2.模拟签字审核程序，到财务部办理报销手续。
课后作业
复习并掌握办公零用现金管理的注意事项。