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高效会议管理培训 PPT课件
准备不充分 不能发挥自己的作用 不具备领导能力 不能进行时间控制 趋炎附势 会议进行方式生硬 不能充分整理参加者的发言 强调自己的意见或感情 不能保持气氛 不能得出结论
2020/3/31
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二、会议的准备
5.选定参加者
如何能够仅让必要的人员参加会议呢？对会议参加者进 行选择的条件： ① 让具有决定权的人参加 ② 即使是其他部门的人，如果与会议有关系，也让其参加 ③ 让对会议主题存在强烈疑问的人参加 ④ 让与会议主题有关的专家参加 ⑤ 让能够正确表达自己意见的人参加
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二、会议的准备
4.会议主持者必须具备的条件
主持会议是所有经营者必须做的最具挑战性的工作之一。成功地 引导会议议程是会议主持者的重要职责。遵守会议议程，所有参 加者一起相互合作，这才是真正地召开会议。大部分会议无法实 现所定的目标，马马虎虎地结束，这是因为主持者在玩忽职守。
不受欢迎的会议主持 者有如下10种类型：
whywhatwherewhenwho寻求为什么必须召开这个会议是否有除会议之外的能够进行解决的方法的答案对是否有能够容纳所有人的场所进行确认对议题是否符合会议目的进行检查对会议时间如何是否很好地遵循时间进行确认让适合议题的人出席会议how对如何得出符合议题的结论进行讨论5w1h筹划会议为了召开高效的会议首先应当进行彻底的会议准备明确目的制定计划整理资料通知开会布臵会场等案例
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二、会议的准备
7.分配时间 会议主持人要在会议开始之前明确清楚会议议程，每
一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。有效 引导会议的秘诀之一就是合理分配时间，不要因为一个细 节耽误会议整体的进度。
举例 公司开会时，有时原计划1小时开完的会议，有时
会议管理培训PPT
•导正行为。检论团队成员不当的行为，可能的话，强 化有建议性的行为。 •评估。总结到议要开得成功。主持人的角色举足轻重。技巧娴熟 的主持人能够提出适当的问题来打开讨论的气氛，并 且推动会议进行的节奏。要维持权力的平衡，很重要 的是会议主持人的角色要由团队成员轮流担任。
会议管理培训
如何使会议有效率，减少时间的浪费？
许多不必要的会议，浪费许多时间。一周内定一天或 两天为“不开会日”，是减少时间浪费的有效方法， 否则发挥时间管理的功效。
会议的作用
1.信息的传达与交流。 2.特定问题的解决，获得共识，集思广益，取得最佳解决 方案或新构思。 3.经过广泛讨论，产生的决策、决议，可减少执行人员的 障碍。 4.可培养参与感与成就感，培养团队精神。 5.互相尊重对方意见，是沟通协调的一种有效方式。 6.形成学习型组织，具有管理训练效果。 7.对于执行工作的人员具有压力及支援的效果，易于目标 管理之推动。 8.各部门之动作除靠规章制度之范围，定期性之协商，可 加强共识，有互补之效果。防止减少专权式的领导。
应对措施：
1、会议结束后当日整理出会议纪要并发送相关参 会人员，最迟于次日上午发送会议纪要。 2、建立会议决议跟踪表，明确需解决问题，负责 人，完成时间，安排专人对这些问题进行跟进， 直至解决为止。 3、将决议完成情况列入绩效考核中。
怎样提高会议的质量
只有必要时才开会。 召集会议之前及早着手准备是有效会议的关键。 时间是宝贵的，准时开会，才能准时结束。 经常加以归纳,有意识地把握会议的方向。 严格会议控制，提高会议组织能力。别让意外事件让你陷入 困境。 会议记录应阐明最后的结论(明确需完成工作、负责人、完成 时间)。 作为主持人，要劝阻冗长的发言,鼓励沉默的人发言,阐明糊 涂的观点,删除重复的话题。
会议管理培训
如何使会议有效率，减少时间的浪费？
许多不必要的会议，浪费许多时间。一周内定一天或 两天为“不开会日”，是减少时间浪费的有效方法， 否则发挥时间管理的功效。
会议的作用
1.信息的传达与交流。 2.特定问题的解决，获得共识，集思广益，取得最佳解决 方案或新构思。 3.经过广泛讨论，产生的决策、决议，可减少执行人员的 障碍。 4.可培养参与感与成就感，培养团队精神。 5.互相尊重对方意见，是沟通协调的一种有效方式。 6.形成学习型组织，具有管理训练效果。 7.对于执行工作的人员具有压力及支援的效果，易于目标 管理之推动。 8.各部门之动作除靠规章制度之范围，定期性之协商，可 加强共识，有互补之效果。防止减少专权式的领导。
应对措施：
1、会议结束后当日整理出会议纪要并发送相关参 会人员，最迟于次日上午发送会议纪要。 2、建立会议决议跟踪表，明确需解决问题，负责 人，完成时间，安排专人对这些问题进行跟进， 直至解决为止。 3、将决议完成情况列入绩效考核中。
怎样提高会议的质量
只有必要时才开会。 召集会议之前及早着手准备是有效会议的关键。 时间是宝贵的，准时开会，才能准时结束。 经常加以归纳,有意识地把握会议的方向。 严格会议控制，提高会议组织能力。别让意外事件让你陷入 困境。 会议记录应阐明最后的结论(明确需完成工作、负责人、完成 时间)。 作为主持人，要劝阻冗长的发言,鼓励沉默的人发言,阐明糊 涂的观点,删除重复的话题。
会议管理有效的会议ppt课件
精品课件
你会开会吗？——只有你重视了开会， 你才能开一个高效的会议
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你开会会迟到吗？
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会议主持者的技巧
1、 邀请与会者
选择出席者 ——哪些人必须来开会？
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提供信息者
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提供意见者
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提供特殊的专长的人
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能够授权的人
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通知与会者
通常需要就会议的时间和 地点给与会者书面的通知 •在上一个会议上宣布； •电子邮件； •电话； •书面通知； 等等
（12：00）会间休息 6、（12：15）其他事宜 7、（12：45）下次会议细节
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3. 确定地点
选择会议地点对于会议的成功是 极为重要的，这不仅是一个舒适的问题 而且要使与会者感觉到这个场所是适合 于这个会议的。会议地点应与会议目的 相适合。若会议的目的之一是让两部分 人进一步相互了解，一种宽松的郊外气 氛是合适的。同样的道理，不要在一个 乱糟糟的开放式办公室召开正式会议。
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2) 辨认对立方
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2. 外表与讲话
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1) 外表部分
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2) 获得信心 3) 积极地参与
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3. 倾听发言
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1) 聚精会神地倾听
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2) 尊重他人 3) “剪接”你的发
言
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4. 做备忘录
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此课件下载可自行编辑修改，供参考！ 感谢您的支持，我们努力做得更好！
精品课件
严重混乱
与会者开始骂人，不 守规则，甚至进行人身攻击， 将会议搞得混乱不堪。你可 以要求大家遵守秩序，或者 要求该与会者离开。你也可 以休会，而且不确定重新集 合的时间。
你会开会吗？——只有你重视了开会， 你才能开一个高效的会议
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你开会会迟到吗？
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会议主持者的技巧
1、 邀请与会者
选择出席者 ——哪些人必须来开会？
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提供信息者
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提供意见者
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提供特殊的专长的人
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能够授权的人
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通知与会者
通常需要就会议的时间和 地点给与会者书面的通知 •在上一个会议上宣布； •电子邮件； •电话； •书面通知； 等等
（12：00）会间休息 6、（12：15）其他事宜 7、（12：45）下次会议细节
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3. 确定地点
选择会议地点对于会议的成功是 极为重要的，这不仅是一个舒适的问题 而且要使与会者感觉到这个场所是适合 于这个会议的。会议地点应与会议目的 相适合。若会议的目的之一是让两部分 人进一步相互了解，一种宽松的郊外气 氛是合适的。同样的道理，不要在一个 乱糟糟的开放式办公室召开正式会议。
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2) 辨认对立方
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2. 外表与讲话
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1) 外表部分
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2) 获得信心 3) 积极地参与
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严重混乱
与会者开始骂人，不 守规则，甚至进行人身攻击， 将会议搞得混乱不堪。你可 以要求大家遵守秩序，或者 要求该与会者离开。你也可 以休会，而且不确定重新集 合的时间。
高效会议管理技巧ppt课件
中心议题。
目录
第一部分 会议面面观 第二部分 会议效率不高的原因及解决方案 第三部分 开会前的准备工作 第四部分 会议过程控制 第五部分 会议中的沟通与反馈技巧 第六部分 主持人的会议管理技巧 第七部分 如何对待会议中的意外情况 第八部分 主持人与参会者的守则与责任 第九部分 会议记录及会后跟进
目录
SWOT分析
“S”和“W”代表主持人自身具有的 主持优势和劣势；而“O”和“T”则是 指你所进行的这次会议主持工作对你周 围的环境（也包括你自身）可能带来的 机会或是威胁。
第四部分 会议过程控制
1 如何做开场白及分配发言时间 2 如何掌握议事进度 3 如何达成决议——决策方式 4 如何圆满结束会议
1 如何做开场白及及分配发言时间
2 如何掌握议事进度
2.1 语言方式 语言方式是指主持人用一些比较有技巧的话语来控制会议的议事进度。例如，面对一些非 常容易滔滔不绝的发言者，主持人可以凭借对其的了解，让其先发言，使其尽量缩短发言的 时间。具体做法如：“能不能用3分钟的时间给我们简单的说一下？”当他说到5分钟的时候 ，你可以再说：“嗯，已经5分钟了，你说的正是我们需要的。”或者可以采用一带而过的方 法，例如“你刚才说的内容非常好，你对下一问题怎么看？”这样就可以把他从一个问题带 到另一个问题，或是可以转移说话对象，如“你说得很好，坐在您旁边的这位怎么看呢？” 通过以上这些话语，即语言方式，主持人可以有意识的、合理的控制议事进度。
1)开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 2)传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或 其他部门的相关资讯。 3)监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执 行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面” 的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。
目录
第一部分 会议面面观 第二部分 会议效率不高的原因及解决方案 第三部分 开会前的准备工作 第四部分 会议过程控制 第五部分 会议中的沟通与反馈技巧 第六部分 主持人的会议管理技巧 第七部分 如何对待会议中的意外情况 第八部分 主持人与参会者的守则与责任 第九部分 会议记录及会后跟进
目录
SWOT分析
“S”和“W”代表主持人自身具有的 主持优势和劣势；而“O”和“T”则是 指你所进行的这次会议主持工作对你周 围的环境（也包括你自身）可能带来的 机会或是威胁。
第四部分 会议过程控制
1 如何做开场白及分配发言时间 2 如何掌握议事进度 3 如何达成决议——决策方式 4 如何圆满结束会议
1 如何做开场白及及分配发言时间
2 如何掌握议事进度
2.1 语言方式 语言方式是指主持人用一些比较有技巧的话语来控制会议的议事进度。例如，面对一些非 常容易滔滔不绝的发言者，主持人可以凭借对其的了解，让其先发言，使其尽量缩短发言的 时间。具体做法如：“能不能用3分钟的时间给我们简单的说一下？”当他说到5分钟的时候 ，你可以再说：“嗯，已经5分钟了，你说的正是我们需要的。”或者可以采用一带而过的方 法，例如“你刚才说的内容非常好，你对下一问题怎么看？”这样就可以把他从一个问题带 到另一个问题，或是可以转移说话对象，如“你说得很好，坐在您旁边的这位怎么看呢？” 通过以上这些话语，即语言方式，主持人可以有意识的、合理的控制议事进度。
1)开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 2)传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或 其他部门的相关资讯。 3)监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执 行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面” 的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。
高效会议管理培训ppt完整版x
高效会议管理培训
汇报人：可编辑
2023-12-24
目录
CONTENTS
• 会议管理概述 • 高效会议的筹备 • 高效会议的进行 • 高效会议的后续工作 • 高效会议的技巧和注意事项 • 案例分享和经验总结
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种有组织、有目的的集体议事活动，是人们为了解决某些问题或达成 某种目标而聚集在一起进行交流、讨论和决策的过程。
会议签到
确保所有参会者准时签到，以便 了解参会人员名单和到场情况。
座位安排
根据会议议程和参会人员角色， 合理安排座位，便于讨论和交流 。
开场致辞和介绍
开场致辞
由会议主持人或组织者发表简短致辞 ，明确会议目的、议程和时间安排。
介绍参会人员
逐一介绍参会人员姓名、职务和背景 ，增进相互了解和信任。
会议讨论和交流
在会议开始前明确决策者和决策方式，避免在会议中浪费时间讨 论无果的问题。
制定行动计划
针对会议中做出的决策，制定具体的行动计划，明确责任人和完成 时间，提高执行力。
跟踪和反馈
对行动计划进行跟踪和反馈，确保决策得到有效执行，并及时调整 计划以适应变化。
避免常见问题和误区
避免会议偏离主题
在会议过程中，要时刻关注议题 是否偏离主题，及时引导讨论回
级别
会议的级别通常是根据会议的规模、参会人员级别、会议议题的重要程度等因素 来划分的。一般来说，级别越高的会议，参会人员级别越高，议题也越重要。
高效会议的价值和意义
价值
高效会议的价值在于能够快速地解决问题、提高决策效率、 加强团队协作和沟通，同时还能提升组织和个人的形象和声 誉。
意义
汇报人：可编辑
2023-12-24
目录
CONTENTS
• 会议管理概述 • 高效会议的筹备 • 高效会议的进行 • 高效会议的后续工作 • 高效会议的技巧和注意事项 • 案例分享和经验总结
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种有组织、有目的的集体议事活动，是人们为了解决某些问题或达成 某种目标而聚集在一起进行交流、讨论和决策的过程。
会议签到
确保所有参会者准时签到，以便 了解参会人员名单和到场情况。
座位安排
根据会议议程和参会人员角色， 合理安排座位，便于讨论和交流 。
开场致辞和介绍
开场致辞
由会议主持人或组织者发表简短致辞 ，明确会议目的、议程和时间安排。
介绍参会人员
逐一介绍参会人员姓名、职务和背景 ，增进相互了解和信任。
会议讨论和交流
在会议开始前明确决策者和决策方式，避免在会议中浪费时间讨 论无果的问题。
制定行动计划
针对会议中做出的决策，制定具体的行动计划，明确责任人和完成 时间，提高执行力。
跟踪和反馈
对行动计划进行跟踪和反馈，确保决策得到有效执行，并及时调整 计划以适应变化。
避免常见问题和误区
避免会议偏离主题
在会议过程中，要时刻关注议题 是否偏离主题，及时引导讨论回
级别
会议的级别通常是根据会议的规模、参会人员级别、会议议题的重要程度等因素 来划分的。一般来说，级别越高的会议，参会人员级别越高，议题也越重要。
高效会议的价值和意义
价值
高效会议的价值在于能够快速地解决问题、提高决策效率、 加强团队协作和沟通，同时还能提升组织和个人的形象和声 誉。
意义
会议管理培训完美版PPT
第一章 概述
错误的会议类型：
u 不知道为何召开会议 u 不知道问题是什么 u 没有对策 u 没有结论 u 没有时间观念 u 如同听政会 u 如同教育 u 参加者不知道自己为何开 会
第一章 概述
会议令人厌烦的重要原因：
l 习惯性的会议过多出现 l 不遵守开始时间和结束时间 l 以自我设防为主的会议风气蔓延
会议管理培训提纲
第一章 第二章 第三章 第四章 第五章 第六章
概述 经验借鉴 会议准备 会中控制 会后执行 总结
第一章 概述
1． 会议令人痛苦吗？
会议：部门间〔内〕的各种人员聚集 在一起，运用“时间〞资源交流信息 并作出决定的形式。
如果会议不能高效进行，就会产生更 为严重的问题！
走向衰落企业的特征之一：干脆不召 开会议或将会议作为一天的工作。
第三章 会议准备
3． 选定参加者
注意“会议时间的增加与参加者人数成正比〞，应慎 重决定：仅让对实现会议目的不可缺的人员参加会议！
案例：足球赛 参加者的条件： l具有决定权的人参加 l即使是其他部门的人，如果与会议有关，也以应 该参加 l对会议主题由强烈疑问的人参加 l让与会议主题有关的专家参加 l让能够正确表达自己意见的人参加
l 有积极的参与意识和发言姿态吗？
促进参加者参与会议 将参加者之间的矛盾引向建设性方向 维持论点 根据会议议案安排时间 按议案整理讨论结果
没有更好的方式吗？ 反响及情感变化并采取适当措施；
第四章 会中控制
u 参加者不知道自己为何开会
〔讲1分种，听2分钟，第3步在听的过程种表示肯定；
第四章 会中控制
l 不能减少参加者吗？
７条规定
第二章 经验借鉴
第一：召开会议，最重要的是严格遵守时间；
《会议管理》PPT课件
5、公司会对某一类会议议题的上会资料给出定义、提出要求；
会议体系
如何开会
如何运营决策
会议内容
6
如何开好会？
6、主持人与召集人应谨慎界定参会人 员、列席人员范围，尽量避免扩大会议； 会议可以连续开，但并非全体人员都必 须从头至尾参加，会议通知时召集人应 给出预告；
7、主持人对突发的占用太多时间的议 题，应有权及时打断、中止；对一时难 以决定的议题，应立即指定专人主持专 题会议，且指定反馈时间，并由召集人 担任跟踪检查者；
会议内容
➢1、由项目负责人表述问题和遇到的决策困难； ➢2、与会人员讨论决策； ➢3、达成共识或由公司总经理最后裁定。
会议时间
➢会议时间:不定期，根据实际需要，但PMO召集人应事先预告
与会人员
➢参会人员:PMO成员(人力资源负责人可不参加)、项目负责人、项目职能负责人 ➢列席人员:经总经理批准列席的人员
➢4、项目负责人预测到如影响项目关键节点，立即上报公司PMO召集人，判断是否立 即召开PMO会议决定
会议时间
➢会议时间:每周五定期召开(也可临时增加召开，由项目负责人决定)
与会人员
➢参会人员: ①项目负责人+项目职能负责人； ②项目负责人+项目职能负责人+某些职能 负责人
会议体系
如何开会
如何运营决策
与会人员
➢参会人员:PMO成员 ➢列席人员:经总经理批准列席的人员
会议体系
如何开会
如何运营决策
会议内容
12
PMO项目启动会
会议目的
➢尽快对项目进行推演和设定决策点、控制点； ➢作出项目第一次(也是最重要的)决策；
会议内容
➢1、在项目获得后对项目进行审视、推演； ➢2、对项目一二级计划及目标成本预案进行梳理； ➢3、向项目负责人及项目职能负责人交底； ➢4、进一步达成共识，对计划、成本以及相关工作包、工作质量作出承诺，完成资源匹 配
高效会议管理技巧培训PPT课件pptx
会议记录的沟通技 巧：与参会人员有 效沟通，确保记录 准确无误
会议总结的目的和内容
目的：回顾会议内容，总结会议成果，明确下一步计划
内容：会议主题、议程、讨论要点、结论与行动计划
会议总结的撰写和汇报技巧
会议记录的整理与归纳
重点内容的提炼与呈现
汇报时的语言技巧与表达方式
汇报时的注意事项与建议
高效会议管理技巧培训总结 与展望
添加标题
主持人的素质要求：主持人需要具备清晰、准确、流畅的口头表达 能力和良好的形象气质，能够以积极、热情的态度面对与会者，营 造出良好的会议氛围。
添加标题
主持人的职责范围：主持人需要负责会议的筹备、组织、协调 和执行，包括确定会议主题、安排会议日程、准备会议材料、 协调与会者之间的关系等。同时，主持人还需要在会议结束后 进行总结和评估，为下一次会议提供参考和改进意见。
● 主持人应具备的问题解决能力： . 遇到问题时，能够迅速分析并找出解决方案 b. 具备与参会者 沟通的能力，及时了解并解决问题 c. 能够协调各方资源，确保问题得到妥善解决
● . 遇到问题时，能够迅速分析并找出解决方案 ● b. 具备与参会者沟通的能力，及时了解并解决问题 ● c. 能够协调各方资源，确保问题得到妥善解决
互动交流：主持人需要与参与者进 行互动交流，以鼓励他们参与讨论 和提问，并确保所有人的意见都被 充分考虑。
主持人的组织能力和协调能力
组织能力：能够合理安排会议日程，确保会议按时开始和结束 协调能力：能够协调各方利益，确保会议达成共识和目标 应对能力：能够灵活应对突发情况，确保会议顺利进行 沟通能力：能够清晰传达会议内容和精神，确保与会者理解并遵守
第七章
培训内容的回顾和总结
高效会议管理技巧的定义和重要性 培训中介绍的主要技巧和方法 学员对培训内容的反馈和评价 未来如何将这些技巧应用到实际工作中
提升会议效率ppt课件
会后落实
•《袋鼠笼子》故事——认识上，熟知未必真知（德国哲 学家黑格尔） •《袋鼠笼子》故事——工作中，解决问题往往有些基本 思路，而现实挑战却要求我们改变思路（美国麻省理工学 院教授彼得•圣吉）。 •《浇花》故事——部署了不落实等于零，落实了不检查 等于零（会后检查）。
专题办公会例
专题办公会： 学校的所有工作都围绕“为学生提供丰富的课程资源”开展。 主持人： 校长 参加人： 中层以上干部、四位生物老师。 研究内容： 1.生物教材所需要的各种植物有哪些是可以通过校园种植解决的？目 前可以购买哪些移栽？哪些可以种植？其余标本如何解决？ 2.校园小池塘可养殖哪些生物？ 3.如何分工？
会议决议
5.根据教材进度，10月份初一生物老师带领学生对校园植物 进行普查，分门别类后挂上新标牌（原标牌已经严重退色）。
6.学生会负责与附近花店建立业务联系，适当时机举办花卉 展。
7.学校生物教室现有标本情况调查：因为教材更换，原标本 基本都用不上了，作为生物教学的有效补充供学生观察。
8.以上各项措施由刘子周校长牵头。课程部负责师生活动落 实，资源部负责提供需购买的苗木，学导部负责对各项活动的考 评。
铁道部强调，列车要组织好旅客快速有序上下车，避免站停超时。 客流较大车站要与列车密切配合，采取有效措施引导旅客有序进出站， 确保良好的候车、乘降秩序。车站要严格按客运计划抓好售票组织，把 好入口，防止列车出现严重超员。
对因水害、施工等原因晚点的列车，铁道部要求，各级调度部门要 加强运行调整，努力赶点，争取恢复正点。车站和旅客列车要按照规定 准确及时向旅客通报列车正晚点情况，严格执行晚点道歉制度，做好解 释工作。
管理员们很紧张，拟准备将笼子的高度加高到100米。
会议例外事项
高效会议管理技巧ppt课件
7)激励士气 年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心， 朝着一个方向共同努力。 8)巩固主管地位 经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些 上下协调会议，以此来强化自己的地位。
章节名称-会议的目的
3 会议的种类
会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从 一个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会 的不断发展密切相关。
开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。 随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以 通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是群体沟通，即会 议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式 最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。
1. 。
2 会议的目的
中心议题。
目录
第一部分 会议面面观 第二部分 会议效率不高的原因及解决方案 第三部分 开会前的准备工作 第四部分 会议过程控制 第五部分 会议中的沟通与反馈技巧 第六部分 主持人的会议管理技巧 第七部分 如何对待会议中的意外情况 第八部分 主持人与参会者的守则与责任 第九部分 会议记录及会后跟进
目录
1)固定的部门会议
2)全体会议——至少每年1次 3).处理突发事件的会议
4)一对一会议
5 会议成本的计算
会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。 1)会议的时间成本
2)直接的会议成本
3)效率损失成本
会议人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于 管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况.
1)开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 2)传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或 其他部门的相关资讯。 3)监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执 行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面” 的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。
高效会议管理(定稿).ppt
选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。
参会者的技能 会议的准备工作
参会者一定要具有倾听能力。 一定要提前做好具体的准备工作。
开会的原因、目的和结 在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通
果
知所有的参会者。
2019年8月3
感谢你的观看
15
三、高效会议的八大特征
2019年8月3
感谢你的观看
16
四、会议规范
感谢你的观看
13
一、会议效率不高的原因及具体表现
项次 （1） （2） （3） （4） （5） （6） （7）
原因 时间
地点
开会对象的选择
主持人的技能
参会者的技能
会议的准备工作 开会的原因、目 的和结果
具体表现
会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开 会。
会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正 常进行。
高效会议管理
主讲：xx
2019年8月3
1
内容提要
第一讲 关于会议
第二讲 会议效率不高的原因及解决方案
第三讲 开会前的准备工作
第四讲 会议中的沟通与反馈技巧
第五讲 主持人的会议管理技巧
第六讲 主持人与参会者的守则与责任
第七讲 会议记录
第八讲 会后跟进
2019年8月3
感谢你的观看
2
第一讲 关于会议
2019年8月3
2019年8月3
感谢你的观看
27
2019年8月3
感谢你的观看
28
会场的布置需要特别注意：
◆如果与会人员超过10个，会场最好布置成“Ｕ” 字型，主持人可以站在会场中央，这样有利于协 调讨论;
◆如果是全体会议，可以布置成阶梯教室的形式；
参会者的技能 会议的准备工作
参会者一定要具有倾听能力。 一定要提前做好具体的准备工作。
开会的原因、目的和结 在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通
果
知所有的参会者。
2019年8月3
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三、高效会议的八大特征
2019年8月3
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16
四、会议规范
感谢你的观看
13
一、会议效率不高的原因及具体表现
项次 （1） （2） （3） （4） （5） （6） （7）
原因 时间
地点
开会对象的选择
主持人的技能
参会者的技能
会议的准备工作 开会的原因、目 的和结果
具体表现
会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开 会。
会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正 常进行。
高效会议管理
主讲：xx
2019年8月3
1
内容提要
第一讲 关于会议
第二讲 会议效率不高的原因及解决方案
第三讲 开会前的准备工作
第四讲 会议中的沟通与反馈技巧
第五讲 主持人的会议管理技巧
第六讲 主持人与参会者的守则与责任
第七讲 会议记录
第八讲 会后跟进
2019年8月3
感谢你的观看
2
第一讲 关于会议
2019年8月3
2019年8月3
感谢你的观看
27
2019年8月3
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28
会场的布置需要特别注意：
◆如果与会人员超过10个，会场最好布置成“Ｕ” 字型，主持人可以站在会场中央，这样有利于协 调讨论;
◆如果是全体会议，可以布置成阶梯教室的形式；
向低效会议说NO---会议管理PPT
（一）会议纪要种类
01 办公会议纪要 02 工作会议纪要 03 协调会议纪要 04 研讨会议纪要
（二）会议纪要特点
内容 纪实性
表达 提要性
称谓 特殊性
（三）会议纪要基本写法
集中 概述法
01
分项 叙述法
02
发言 提要法
03
（四）会议纪要内容结构
01
会议主题
会议时间
02
03
会议地点
结尾
06
参会人员
• 2.考题以填空、选择、判断为主，题目数量3个 • 3.考题出好后，和邻桌互考，并在完成后进行答案
讲解 • 4.活动时间：3分钟
课程总回顾：脑图绘制
• 1. 小组为单位制作本次课程学习收获的脑图 • 2.回顾关键要点即可为主 • 3.脑图制作好后，选择一个墙面张贴 • 4.各小组互相学习可拍照留念 • 5.培训师点评与总结 • 6.活动时间：15分钟
角色扮演
• 1. 老师发放角色卡 • 2.学员阅读角色卡 • 3.三人一个小组，现场按角色卡练习 • 4.选取一组代表上台展示 • 5.老师进行点评 • 6. 活动时间：8分钟
（三）在持续改善中提升
总结不足之处
寻找解决方法
本模块内容回顾：学员互测
• 1. 每位学员拿出一张白纸，根据本单元所学，制作 一套考题
（一）明确议题目标
1
书面列明
2
切合实际
3
具体可衡量
（二）澄清误解错误
1 目的过多 无关联性
2 目的描述 不清晰
（三） 控制讨论进程
1
2 3 4
拉回主题
中断其发言 鼓励积极发言 消除冲突
（四）处理意见分歧
合作/解决
低效会议名词解释
低效会议名词解释
低效会议是指开会没有效率、达不到实际效果的会议。
低效会议有几个特征：邀请了不合适的人，明确哪些人要参与会议，哪些人无需参与会议都会影响会议的效率和结果；会议没有明确的议题和目标，有很多会议打着讨论的题号，却没有明确的讨论点或讨论点过于宽泛，搞得会议过程跟头脑风暴一样，没办法有效聚焦；会议中没有合理的时间安排，主持人没有明确各项内容的时间，导致会议一拖再拖；会议主持人没有及时引导与会者，会议容易跑偏，导致低效。
低效会议不仅浪费了彼此时间，而且毫无作用可言。
可以从解决会议效率入手。
首先是要承认会议效率低的情况是存在的，并需要整体上是有意愿去解决这个问题的。
组织层面要作出计划，有针对性的来解决这个问题，实现由低效到高效的转变。
《会议管理技巧》PPT课件
如果象四段秘书这样做，是不是就会保证应会 人员会全部到位？即使到不了位的，总经理是 不是也会提前知道？
这四段秘书还不绝，再看看更高段位秘书的做 法：
五段秘书的做法：准备会议资料——发通知，落实到人，
会前通知，也测试了设备，然后给与会者发去过去与这个 议题相关的资料，供他们参考。
六段秘书的做法：做记录——发通知，落实到人，会前通
知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程 中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音 备份）。
七段秘书的做法：发记录——会后整理好会议记录（录音）
给总经理，然后请求总经理是否发给参加会议的人员，或 者其他人员。
八段秘书的做法：帮助主管跟催——将会议上确定的各
项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确 认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份， 并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
事情做好，大家都好；事情没好，
没人有好；别人没有做时，要提前报告主管，如此
你就没有责任，剩下的就是主管的责任了。但是如
果你没有提前报告，等到事情没完成主管问到的时 候再讲，则只能让主管认为你是在找借口了
追而要果 —— 做是过程，追也是过程 ，只有结果是目的，事情没有做出答案，等 于没有做。
果而要彻 —— 结果出来，还不是最终 目的。出来的结果能够达到改善的效果，那 叫做足100分，只有达成的效果超出主管的 期望，才是120分
间及围绕议题展开 一个议题结束时，一定要有决议，没有决议就不结束讨论 会议时间不要过长。如有确无完成的议题，应再另行安排时间
再行研讨 决议内容要一条一条写下，明确主导人、配合部门、预计完成
时间。不要出现模糊的争议空间 会议结束前十分钟，纪录者要将初步纪录大纲向所有与会者宣
这四段秘书还不绝，再看看更高段位秘书的做 法：
五段秘书的做法：准备会议资料——发通知，落实到人，
会前通知，也测试了设备，然后给与会者发去过去与这个 议题相关的资料，供他们参考。
六段秘书的做法：做记录——发通知，落实到人，会前通
知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程 中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音 备份）。
七段秘书的做法：发记录——会后整理好会议记录（录音）
给总经理，然后请求总经理是否发给参加会议的人员，或 者其他人员。
八段秘书的做法：帮助主管跟催——将会议上确定的各
项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确 认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份， 并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
事情做好，大家都好；事情没好，
没人有好；别人没有做时，要提前报告主管，如此
你就没有责任，剩下的就是主管的责任了。但是如
果你没有提前报告，等到事情没完成主管问到的时 候再讲，则只能让主管认为你是在找借口了
追而要果 —— 做是过程，追也是过程 ，只有结果是目的，事情没有做出答案，等 于没有做。
果而要彻 —— 结果出来，还不是最终 目的。出来的结果能够达到改善的效果，那 叫做足100分，只有达成的效果超出主管的 期望，才是120分
间及围绕议题展开 一个议题结束时，一定要有决议，没有决议就不结束讨论 会议时间不要过长。如有确无完成的议题，应再另行安排时间
再行研讨 决议内容要一条一条写下，明确主导人、配合部门、预计完成
时间。不要出现模糊的争议空间 会议结束前十分钟，纪录者要将初步纪录大纲向所有与会者宣
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02
04
释题目 讲背景 揭示主旨
03
展挂图 放录音 活跃气氛
（三）掌握会议节奏
1
2
3
4
5
6
（四）有效控制会议
即时赞美 有创见的 发言者
立刻阻止 人身攻击
不要试图 控制整个 会议局面
对与会者发 言给予即时 反馈和肯定
1
2
3
4
体验操练：角色扮演
• 1. 背景介绍：老师介绍训练背景 • 2.发放角色卡，学员熟悉训练中的三个角色：会议主持人、
2015年6月27日上午9：00，在上海松山宾馆一楼会议室召开三 季度工作安排会议，要求所有部门经理参加本次会议。如您不能参 加，请6月25日前提前与***联系告知。
附上一份议事日程，参加会议的地图和停车场，中午提供自助 餐。 附件： 1、议事日程
2、 松山宾馆和停车场地图
知识竞赛：
• 1. 每位学员在手边纸上写出10选择道题目的答案 • 2.公布答案 • 3.对全部答对的学员给予奖励 • 4.活动时间：7分钟
（一）会议纪要种类
01 办公会议纪要 02 工作会议纪要 03 协调会议纪要 04 研讨会议纪要
3
大纲
一 会前准备 二 会议主持 三 有效控制 四 会议纪要 五 会后跟踪
大纲
一 会前准备 二 会议主持 三 有效控制 四 会议纪要 五 会后跟踪
一
会前准备
Preparation before meeting
案例分析：糟糕的会议准备
• 1.阅读案例单页后每个人先在纸上写出答案 • 2.小组逐一发表个人看法 • 3.小组组长汇总并代表小组发言 • 4.最佳答案小组给予奖品激励 • 5.活动时间：8分钟
（一）设立会议目标
（二）遵循目标的会议类型
1
咨讯会
组织者做大量的准 备工作，参与者只 需要参加
2
讨论会
组织者做好引导工 作，并适时推动议 题的发展，参会者 需要参加讨论
3
研讨会
参会者需要事先 准备，有很高的 参与度，需要集 思广益
（三）确定会议议题
紧扣会议目标
议题数量适中
议题间的联系
（四）选择参会人员
向低效会议说NO！ — 高效会议五项修炼
主讲： 会议管理组
问题与收益：
• 1.把所有学员分成A、B两组 • 2.A组讨论提高会议效率的好处，B组讨论低效会
议的坏处，各说出7点以上 • 3.两小组排代表上台发言，其他组员补充 • 4.活动时间：8分钟
学习目标
• 1.描述会前准备的要点 • 2.描述会议主持的技巧 • 3.描述有效控制的方法 • 4.运用会议记录模版模拟一份会议记录 • 5.描述出会后跟踪反馈方法
3 打铃控制法
4 平均时间控制法
知识竞赛：
• 1. 每位学员在手边纸上写出10选择道题目的答案 • 2.公布答案 • 3.对全部答对的学员给予奖励 • 4.活动时间：7分钟
本模块内容回顾：拉伸回顾
• 1. 同组相邻的两位学员组成一组 • 2. 一个学员边说出一个知识点边做动作，另外一个
学员也要模仿相应动作 • 3.在规定时间内交换说出本模块知识点 • 4.分享握手表示感谢 • 5.活动时间：3分钟
（一）明确议题目标
1
书面列明
2
切合实际
3
具体可衡量
（二）澄清误解错误
1 目的过多 无关联性
2 目的描述 不清晰
（三） 控制讨论进程
1
2 3 4
拉回主题
中断其发言 鼓励积极发言 消除冲突
（四）处理意见分歧
合作/解决
妥协/调解
缓和/包容
撤退/回避
强迫/命令
（五）控制会议时间
1 时钟控制法
2 主持人提醒法
• 1.小组成员逐一发表个人看法 • 2.小组组长汇总并代表小组发言 • 3.最佳答案小组给予奖品激励 • 4.活动时间：8分钟
（一）会议主持人应有的良好素质
善于表达
1
5
耐性
思维清晰
2
6
公正
对事不对人
3
7
灵活应对
分析能力
4
8
自我约束
（二）设计会议开场白
讲故事 做推测 激发兴趣
01
提疑问 设悬念 启迪思考
大纲
一 会前准备 二 会议主持 三 有效控制 四 会议纪要 五 会后跟踪
三
有效控制
Control Conference
现场测试：高效会议该如何控制
• 1.小组讨论在流程卡片上写下自己的了解的内容 • 2.各小组针对卡片进行排序 • 3.各小组在听取讲师讲解后重新排序，并写下每
个流程的收获 • 4.活动时间：5分钟
大纲
一 会前准备 二 会议主持 三 有效控制 四 会议纪要 五 会后跟踪
四
会议纪要
Meeting Summary
案例分析：2016年半年会议纪要
• 1.阅读案例单页后每个人先在纸上写出答案 • 2.小组逐一发表个人看法 • 3.小组组长汇总并代表小组发言 • 4.最佳答案小组给予奖品激励 • 5.活动时间：8分钟
参会人员、观察员 • 3.三人小组现场按角色卡练习（每个角色做一次） • 4.选取代表上台展示 • 5.全场观察并点评 • 6.培训师做总评，进行奖励 • 7.三 1. 三人一组回顾课程要点 • 2.规定时间内，依次每人说一点，不得与其他人重复 • 3.时间到后，仍能说出学习要点的学员获胜 • 4.时间到后，学员握手表示感谢 • 5.活动时间：5分钟
1
对会议主题有深入 研究或对情况较为
熟悉的人
2
对会议目标达成起 关键性作业的人
3
能够客观、积极发 表自己见解，不受
外界干扰的人
（五）确定会议程序
主要往前
01
次要往后
紧迫往前
02
不紧往后
03
高度集中往前
（六）安排会议时间
1、确定会议召开 时间需要考虑与 会人员是否能够
出席
2、会议时间不宜 过长也不宜过 短
本模块内容回顾：转身交流
• 1. 每位学员写下本模块学习的最大三个收获 • 2.邻座互相分享所获 • 3.分享握手表示感谢 • 4.活动时间：3分钟
大纲
一 会前准备 二 会议主持 三 有效控制 四 会议纪要 五 会后跟踪
二
会议主持
Presided over meeting
小组讨论：会议主持人在会议中的作用
（七）安排会议地点
1、确定会议的地点要考 虑会议的规模大小和人数
2、还要交通是否便利、 是否有必要的会议设备等
（八）撰写会议通知
时间地点
会议名称
联络信息
会议通知
会议主持
会议内容、 材料
参加人员
会议议题
会议通知范例
会议通知 致：各部门经理 发至：总经理办公室 徐丽 日期：2015年6月20日 主题：各部门经理季度工作会议 参会人员：各部门经理