采购管理系统及业务处理

2019年8月
采购管理系统—采购业务流程
采购业务流程
为什么会产生不同的采购业务流程？ 达到企业的时间和进行处理的先后不同而产生
了各种应用流程。
企业采购业务的三种主要单据及相关单据：
（1）采购订单
采购申请单
（2）外购入库单
收/退料通知单
（3）采购发票
2019年8月
采购业务类型
我们将采购业务流程归纳为下列几种：
2019年8月
业务处理流程:
• 收料通知单（入代管库）→外购入库单 （入实仓）→采购发票→销售出库单→ 销售发票→退料通知单
2019年8月
7.委外加工
案例：
• 在此增加一物料B4 M80主板，是由MAT面板和M200芯片 加工而成。2004-3-5日赵强领料MAT面板和M200芯片各 100个，发送到宁波泰信加工。2004-3-15日将加工好 的物料M80主板40个送回材料库。加工单位开来加工发 票金额700元，以及发生运费400元。
5. 采购货物到货，采购员制作 收货通知单
6. 收货通知单经主管审核后交 库管员
7. 库管员验收产品入库,填制入 库单
8. 仓库主管对入库单审核
2019年8月
日常采购业务流程:
收到发票
收到购货发票
9. 财务部门收到发票
审核收货单
10. 财务人员将收到的发票与入 库单勾对
分配费用 制作凭证
11. 分配采购费用 12. 制作采购入库会计凭证
2019年8月
2.单货同到和单先到货后到
案例：
• 采购部采购人员李林于2004-3-15日向宁波泰信购买 M200裸板100个，单价3元。2004-3-20收到宁波泰信开 出的增值税发票。2004-3-25日货到，当日采购部门通 知仓库入库，仓库管理员陈力检验合格后入库（材料 库）。
2019年8月
• 货到单未到 • 单货同到和单先到货后到 • 退货业务 • 分次收货 • 代管物资 • 受托代销 • 暂估入库
以下我们就按照这七种情况，用案例数据走完 每个流程的全部操作
2019年8月
1.货到单未到
案例：
• 采购部采购人员李勇于2004-3-2日向中山电机购买MAT 面板100个，单价3元（不含税），MAT护镜500个，单价 4元（不含税）。2004-3-3日货到，当日采购部门通知 仓库入库，仓库管理员陈力经检验合格后入库。20043-7日中山机电开出增值税发票和800元的运费发票。
2019年8月
单到冲回操作步骤
• 当月将“外购入库单”作估价入帐处理并生成估 价入帐凭证。
• 下月发票到后在采购系统补发票并审核。 • 在存货核算系统“生成凭证”中做暂估冲回凭证
（红字冲回凭证）。 • 系统将自动生成“补差额外购入库单”。 • 在存货核算系统“生成凭证”中做外购入库凭证。
2019年8月
2019年8月
业务处理流程:
• 退料通知单→红字外购入库单→红字采 购发票
退料通知单可以省略
2019年8月
4.分次收到货物
案例：
• 采购部李勇于2004-3-20向中山电机订购MAT面板500个， 单价3元。2004-3-22收到中山电机发来MAT面板200个， 同日通知仓库部门入库，经检验合格后入库（材料 库）。2004-3-25再次收到中山电机发来MAT面板300个， 检验合格后入库（材料库）。2004-3-28收到中山电机 开来的增值税发票。
采购管理系统及业务处理
2019年8月
采购管理系统—供应商价格设置
案例： 中山电机对MAT面板订货在100个以内，报价为3 元，最高价格为4.5元
2019年8月
采购管理系统—基本业务流程图
绿色单据为仓管人员所作
采购申请单
采购订单
采购收料单
外购入库单
采购发票
采购退货 通知单
红字外购 入库单
红字采 购发票
• 收料通知单（入代管库）
2019年8月
6.受托代销
案例：
• 1、2004-3-3收到受托方德国MOT发来的M100手机200台， 单价1000元。
• 2、2004-3-5代销给广东移动M100手机100台，单价 1500元。
• 3、2004-3-31把未销售完的M100手机100台退回给受托 方德国MOT。
2019年8月
业务处理流程:
• 委外加工材料的发出--》委外加工成品的入
库--》委外加工费用发票--》委外加工发票--》 钩稽 --》委外加工入库核算
2019年8月
8.暂估入库
案例：
• 采购部采购人员李林于2004-3-8日向德国MOT购买M200 芯片200个，单价100元；M100主板100个，单价800元 。2004-3-15日货到，当日采购部门通知仓库入库，仓 库管理员陈力经检验合格后入库（材料库），发票本 月未到。
2019年8月
日常采购业务流程:
订货
编制采购申请单
1. 采购部采购员填制采购申请单
审核申请单 编制采购订单
审核订单
2. 分管理领导审批 3. 采购部采购员依据请购单编制
采购订单 4. 授权人员审核采购订单并发出
2019年8月
日常采购业务流程:
收货
编制收货通知单 审核收货单 填制入库单 审核入库单
2019年8月
业务处理流程:
• 采购申请单→采购订单→采购收料通知 单1→外购入库单1→采购收料通知单2→ 外购入库单2→采购发票
采购申请单可以省略
2019年8月
5.代管物资
案例：
• 2004-3-30收到德国MOT发来的代管物资M100手 机100台，入代管库。
2019年8月
业务处理流程:
2019年8月
业务处理流程
采购申请单→采购订单→采购收料通知单 → 外购入库单→采购发票（自动传递到应 付款系统）
• 绿色字体的单据为可省略不做
2019年8月
注意要点！
• 外购入库单可以根据采购订单或收料通知单关联生成 • 采购发票可以根据采购订单或外购入库单关联生成，
但关联采购订单生成时可取到其中的单价信息，关联 外购入库单时却取不到其中的价格信息 • 传递到应付款子系统中的发票，不能在应付款系统中 生成凭证，只能在存货核算系统中做
2019年8月
暂估业务处理流程:
• 采购申请单 →采购订单→采购收料通知单→外 购入库单→采购发票（下月做）
2019年8月
注百度文库要点！
对于暂估凭证有两种处理方法:
• 单到冲回 即发票帐单到后，执行一定操作冲销原来的暂估 凭证
• 月初冲回 即不管发票帐单是否到，结帐至下月后系统自动 将上月暂估凭证作红字冲销
业务处理流程:
• 采购申请单→采购订单→采购发票→采购 收料通知单（从采购发票获取,不可省略） →外购入库单
如用户没有采购申请单的程序,则可以省略
2019年8月
3.退货业务
案例：
• 仓库人员陈力发现2004-3-15日向宁波泰信购买入库的 M200裸板10个有质量问题，采购人员决定与2004-3-25 日从材料库退货。2004-3-30日宁波泰信开出红字增值 税发票。