招待费用管理办法及标准

招待费用管理办法及标准

一、总则

为规范公司各类业务招待行为，有效控制成本，促使公司经营工作健康和谐发展，以“勤俭节约，合理开支”为原则，特制定本办法。

本办法所称招待费是指我公司因对外洽谈业务、公关联络、接待来宾等所发生的费用。

二、业务招待管理与要求

综合部为公司业务招待的统一协调管理部门。主要职责是:

1、建立健全公司业务招待费管理制度和标准；

2、制定接待方案，规范各类接待程序，提高服务质量；

3、严格执行本办法有关规定；结合实际细化业务招待费管控措施；

4、落实各项活动安排，做好接待组织协调工作。对于接待中临时出现的重要事项，及时向公司有关领导请示汇报，妥善处理。

公司各负责人、财务部为公司业务招待费的使用和控制部门。主要职责是:

1、严格控制使用业务招待费指标；结合实际细化业务招待费管控措施；

2、定期汇总、分析业务招待费使用情况。

3、组织研究、完善、监督、执行业务招待费的审批和报销程序；

4、对公司业务招待费控制提出合理化建议。

三、业务招待的接待原则

1、公司在业务招待时，要本着“热情、文明、周到、节俭”的原则进行招待。

2、招待重要领导，由综合部与公司负责人商议后安排招待；招待总公司领导，主管单位负责人和兄弟单位的副总及以上负责人，投标项目经理，由对口业务对接人安排招待；总公司和兄弟单位的一般工作人员，由分公司各工作相关部门安排招待。

3、进行招待时确因工作需要，各相关部门可请分管领导出席。

4、业务招待坚持对口接待，对口陪同的原则，各类业务招待，招待部门应陪同人员一般不应超过需招待人员的1.5倍。

四、业务招待的费用标准

业务招待费坚持分级限标原则，参照招待就餐及酒水费用标准，

1、用餐和住宿标准：

（1）招待重要领导，参照商务宴请标准；

（2）招待总公司领导，主管单位负责人和兄弟单位的副总及以上负责人，投标项目经理，参照一般宴请标准；

（3）招待总公司和兄弟单位的一般工作人员，参照工作招待标

准。

2、赠送礼品标准

公司一般情况不赠送礼品。如有对方向我方赠送礼品在先、我方需要回赠或业务沟通必须的特殊情况，在公司领导批示后方可赠送。赠送礼品一般选取反映公司和地方文化、特点、特色的物品；礼品由公司综合部统一选定、统一管理、登记造册，使用人填写申请单，经公司领导批准后到综合部领取发送。

五、业务招待费的管理与监督

1、招待部门应依据标准严格掌握，如招待费用标准超出规定标准的，超出费用部分自行承担，公司不予报销。招待费用原则上遵循实报实销。

2、财务部按照报销程序认真把关，严格招待费管理制度，严格落实先申请后使用原则。

3、综合部对招待费的使用程序及每次就餐标准严格把关,对招待物品采购遵循“货比三家，质优价廉”的原则。

4、对于因招待需求经常往来的餐厅、宾馆、商店或其他机构应争取以签约形式约定折扣价，原则上应定点采购和安排餐饮、住宿等事项。加强与各部门工作的配合，做好后勤保障工作。

六、业务招待费的申请

执行招待任务前，应填写《业务招待费申请》该申请可使用钉钉提交审批。

申请流程为：申请人为公司员工，需部门负责人签批，并报副总

经理审核；申请人为部门经理时，该申请签批审核人为：公司副总经理及总经理；申请人为公司副总及以上人员时，该申请签批人为公司总经办其他两名成员；形成互相制约互相监督的一个闭环。待审批完成后提交（抄送）财务部核定标准给予支付相关款项；并提交（抄送）综合部进行招待用品采购。

业务招待费及招待用品使用实行提前一天申请，走定额审批的原则。

七、招待用品的采购和管理

招待用品是指：烟、酒、茶、礼品等，由申请人申请，审批后由专人负责按需购买，专人保管，领取时需填写《招待用品领用登记》。

综合部负责招待用品的登记，保管，分类整理，月度费用核算等工作，做到每月核算，每月对账，确保账物相符，杜绝浪费。

八、业务招待费其他规定

1、业务招待如需综合管理部门统一协调安排或分管领导出席需要提前一天进行协调以便进行安排。

2、考虑到企业经营工作实际，特殊情况下经同意可电话申请业务招待费和招待物品，但也要坚持严格参照标准执行，对口招待，不超定额的原则，配合各部门完善好工作落实情况。

九、该办法为试行阶段，如有缺失可联系综合部进行修订完善，试行阶段如存在执行不到位，每发现一次罚款50元作为公司办公经费；负责招待部门或人员及管理人员在申请中有弄虚作假行为，每发生一次罚款200元并给予通报批评。

十、本办法由综合部制定并解释。

十一、本办法自发布之日起执行。

西安工程集团有限公司河南分公司

2020年4月1日