中华人民共和国家标准照片档案管理规范
照片档案管理规范GBT11821 综合课件
- 1 - 照片档案管理规范 GB/T 11821-2002中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局2002-12-04发布 2003-05-01实施 1 范围本标准规定了银盐感光材料照片档案的收集要求整理程序和保管条件。
本标准适用于各级各类档案室、档案馆的照片档案管理。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件其随后所有的修改单不包括勘误的内容或修订版均不适用于本标准然而鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件其最新版本适用于本标准。
GB/T 7156文献保密等级代码 GB/TIS418档案分类标引规则 DA/T 18档案著录规则 DA/T 19档案主题标引规则 JGJ25档案馆建筑设计规范中华人民共和国档案法实施办法国家档案局关于机关档案保管期限的规定国档发198727号中华人民共和国保守国家秘密法中华人民共和国保守国家秘密实施办法 3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1照片档案 - 2 -国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。
照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。
3.2芯页用以固定照片或底片并标注说明的中性偏碱性纸质载体是照片册、底片册的组成单元。
4 照片档案的收集 4.1 收集范围 4.1.1记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。
4.1.1.1领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。
4.1.1.2本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
4.1.1.3记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
4.1.2记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。
4.1.3 其他具有保存价值的照片。
4.2 收集要求 4.2.1对属于收集与归档范围的照片应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档集中管理任何单位或个人不得据为己有。
档案整理规范
档案整理规范
（一）标准依据
1、国家档案局8号令，《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》
2、中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）
3、中华人民共和国国家标准《照片档案管理规范》（GB/T11821-1989）
（二）档案管理
1、文件材料的收集做到“门不缺类、类不缺项、项不缺件、件不缺页”。
重点收集本单位形成的反映本单位主要工作职能以及其他部门针对本单位业务形成的文件材料。
严格做到“范围界定清晰，期限划分准确，整理规范标准”。
2、档案室于次年三月底前对归档材料进行整理、立卷、归档。
要清理往年“积存”，适时抽调工作人员参与整理，按时完成年度归档文件整理工作。
3、财务档案、人事档案、基建档案，由各承办处室整理立卷后向档案室移交。
4、档案室根据实际情况，档案和资料要分类入柜保管。
档案室要有安全保密措施，做好“八防”：防潮、防尘、防光、防火、防高温、防盗、防虫、防鼠。
确保档案安全。
5、档案管理人员要严格执行保密规则，做到平时离室
锁门做好安全检查，严防泄密。
涉密文书档案要及时清退，按保密规则管理，严格执行局系统保密制度。
6、查阅、利用文书档案要有审批登记手续，借出及复印要经领导批准。
凡借阅档案，不得遗失、涂改、折损等。
7、达到保管期限的档案，由档案管理人员鉴定提出意见，经办公室主任审核同意，领导批准后，按程序销毁。
销毁档案要登记造册。
照片档案管理技术规范-《1、适用范围》2016
山东泉利置业有限公司档案管理
技术规范
——照片档案
1．适用范围
为加强山东泉利置业有限公司科技档案管理，提高案卷质量，适应档案管理规范化、现代化的需要，便于档案的保管和利用，特制定本规范。
本规范规定了山东泉利置业有限公司照片档案收集范围、整理程序和保管条件。
适用于山东泉利置业有限公司照片档案管理。
（1）GB/T7156文献保密等级代码
（2）GB/T15418档案分类标引规则
（3）DA/T18档案注录规则
（4）DA/T19档案主题标引规则
（5）JGJ25档案馆设计规范
（6）中华人民共和国档案法实施办法
（7）国家档案局关于机关档案保管期限的规定国档发[1987]27号
（8）中华人民共和国保守国家秘密法
（9）中华人民共和国保守国家秘密实施办法。
影像档案管理制度
第一章总则第一条为了规范影像档案的管理工作，确保影像档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的影像档案管理工作，包括影像档案的收集、整理、保管、鉴定、检索、利用、移交和销毁等各个环节。
第三条影像档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保影像档案的完整性，防止丢失、损毁和篡改。
2. 准确性原则：确保影像档案的准确性，避免错误和误导。
3. 安全性原则：确保影像档案的安全，防止自然灾害、人为破坏和意外事故。
4. 可利用性原则：确保影像档案的利用，方便单位和个人查阅、复制和使用。
5. 保密性原则：严格按照国家保密法律法规，对涉密影像档案进行严格管理。
第二章影像档案的收集与整理第四条影像档案的收集应遵循以下要求：1. 收集范围：根据本单位的业务工作需要，收集具有保存价值的各类影像资料，包括照片、胶片、数码照片、视频、音频等。
2. 收集渠道：通过拍摄、购买、交换、捐赠等方式收集影像档案。
3. 收集内容：影像档案应包括影像内容、拍摄时间、地点、人物、事件、作者、来源等基本信息。
第五条影像档案的整理应遵循以下要求：1. 分类：根据影像档案的内容、形式、载体等进行分类，便于管理和利用。
2. 编号：对整理好的影像档案进行编号，建立目录，确保档案的有序性。
3. 档案盒：按照分类和编号，将影像档案装入档案盒，确保档案的安全和整洁。
第三章影像档案的保管与鉴定第六条影像档案的保管应遵循以下要求：1. 保管条件：确保影像档案的适宜保管条件，如温度、湿度、光线、防尘、防潮、防虫、防火、防盗等。
2. 保管设施：配备必要的保管设施，如档案柜、温湿度计、防潮箱、防火器材等。
3. 保管人员：指定专人负责影像档案的保管工作，定期检查档案的保管状况。
第七条影像档案的鉴定应遵循以下要求：1. 鉴定依据：根据国家档案管理部门的规定和本单位的实际情况，制定影像档案的鉴定标准。
影像资料档案管理制度
第一章总则第一条为了加强影像资料档案的管理，确保影像资料档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有涉及影像资料档案的管理工作，包括影像资料的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等环节。
第三条影像资料档案管理应遵循以下原则：1. 依法管理：严格遵守国家档案法律法规，确保影像资料档案的合法合规。
2. 全面性：全面收集、整理、保管和利用影像资料档案，确保影像资料档案的完整性。
3. 系统性：按照档案管理的要求，建立健全影像资料档案管理制度，实现影像资料档案的科学化管理。
4. 安全性：加强影像资料档案的保管，确保影像资料档案的安全。
5. 有效性：提高影像资料档案的利用效率，充分发挥影像资料档案的作用。
第二章影像资料档案的收集第四条影像资料档案的收集应遵循以下要求：1. 按照档案法律法规的要求，收集影像资料档案，确保档案的合法合规。
2. 收集范围包括但不限于：照片、胶片、数字影像、录音、录像等。
3. 收集过程中，应注重影像资料档案的原始性、完整性和真实性。
4. 收集的影像资料档案应进行分类、编号、登记，建立影像资料档案目录。
第三章影像资料档案的整理第五条影像资料档案的整理应遵循以下要求：1. 按照档案法律法规的要求，对收集到的影像资料档案进行整理。
2. 整理过程中，应保持影像资料档案的原始性、完整性和真实性。
3. 整理方法可采用以下几种：（1）按时间顺序整理；（2）按事件性质整理；（3）按档案来源整理；（4）按保管要求整理。
4. 整理后的影像资料档案应进行编号、登记，建立影像资料档案目录。
第四章影像资料档案的保管第六条影像资料档案的保管应遵循以下要求：1. 根据影像资料档案的特点，选择合适的保管条件，确保影像资料档案的安全。
2. 设立专门的影像资料档案库房，配备必要的防潮、防霉、防虫、防尘、防盗等设施。
3. 定期检查影像资料档案的保管情况，发现安全隐患及时整改。
照片档案归谁管理制度
照片档案归谁管理制度一、为了规范照片档案管理工作，保护照片档案的完整性和保密性，做好照片档案的整理、保存、利用和管理工作，特制订本制度。
二、本制度适用于我单位范围内的所有照片档案工作。
三、照片档案管理原则1. 法律依据原则。
依据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规和规章，做好照片档案的管理工作。
2. 整体原则。
认真做好照片档案工作，保证照片档案的完整性、真实性和准确性。
3. 利用原则。
遵循照片档案的保密、利用、保护和服务原则，实现照片档案的价值。
4. 统一原则。
统一领导、统一管理、统一考核，形成一体化的档案管理工作。
四、照片档案归谁管理制度1. 照片档案的归口管理单位为档案管理部门。
2. 照片档案的使用部门必须向档案管理部门提出申请，并填写《照片档案使用申请单》，经档案管理部门审批后方可使用。
3. 照片档案使用人员必须遵守照片档案管理制度，如有违反行为将受到相应处理。
4. 照片档案的借阅、复制和传递必须经过档案管理部门的审核和管理。
五、照片档案管理流程1. 照片档案的整理（1）定期对照片档案进行整理、归档工作，建立照片档案目录和清单。
（2）照片档案的整理工作必须按照《档案整理规范》和《照片档案整理操作规程》进行。
（3）严格执行照片档案整理程序，确保照片档案的完整性和准确性。
2. 照片档案的保存（1）对照片档案进行分类保存，采取物理保存和电子保存相结合的方式。
（2）建立照片档案的保管制度和流转制度，确保照片档案的安全。
（3）对于重要照片档案，必须设立专门的保管柜，并配备专人进行管理。
3. 照片档案的利用（1）对有需要的照片档案，经过审批后，方可向使用部门提供服务。
（2）对于有特殊需求的照片档案，必须提供详细的申请材料和使用理由，经过审批后才能使用。
（3）照片档案的利用必须符合管理规定，严禁私自使用或外传。
4. 照片档案的管理（1）照片档案的管理流程必须规范，建立日常管理和定期检查制度。
（2）对照片档案的管理人员进行培训，提高其管理水平和服务能力。
照片档案管理规范
照片档案管理规范中华人民共和国国家标准GB/T 11821-????照片档案管理规范(1996年6月修订)为了加强照片档案管理～建立和健全照片档案管理制度～更好地开发利用照片档案信息资源～服务于社会主义现代化建设～特制定本规范。
1主题内容和适用范围本规范规定照片档案的收集工作～整理程序和保管条件。
本规范适用于常规照片档案的管理。
2引用标准下列标准包含的条文～通过在本标准中引用而构成本标准的条文。
在标准出版时所示版本均为有效。
所有标准都会被修订～使用本标准的各方应探讨、使用下列标准的最新版本的可能性。
GB2808-81全数字式日期表示法GB3792。
5-85 档案著录规则JGJ125-86档案馆建筑设计规范GB9705-88文书档案案卷格式3定义本标准采用下列定义。
3(1照片档案国家机构、社会组织及各个在社会活动中直接形成的～有保存价值的以感光材料为载体～为影像为主要反映方式的历史记录。
3(1(1 常规照片档案用一般照像机和普通胶片～采用可风光使照片感光的照片档案。
常规照片档案包括底片、照片和说明三部分。
3(1(2芯页固定照片和底片～以及标注说明的纸质载体～是组成照片档案案卷的材料。
3(1(3大照片凡是不宜用插袋式芯页保存的照片～统称为大照片。
3(1(4大底片凡是不宜用插袋式芯页的底片～统称为大底片。
4 照片档案的收集4(1 收集范围4(1(1 反映本单位主要职能活动和工作成果的照片档案。
4(1(2 领导人和著名人物参加的重大外事活动的照片档案。
4(1(3 本单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。
4(1(4 记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片档案。
4(1(5 反映本地区地理条件、市政建设、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片档案。
4(1(6 与其它载体有密切联系的照片档案。
4(1(7 其它具有保存价值的照片档案。
4(2 收庥归档时间4(2(1 照片冲洗加工后～由摄影者或承办单位整理并编写说明～及时向档案馆归档～或随其它载体档案一起归档。
数码照片档案管理办法
《数码照片档案管理办法》关于印发《××股份公司数码照片档案管理办法》的通知股份公司各子、分公司：在工程项目实施过程中，照片可以真实记录重大事件和整个施工过程。
为进一步加强项目实施过程中数码照片的档案管理，整理、归档有保存价值的历史记录，更好地开发利用数码照片档案信息资源，服务企业发展，各项目部应切实加强数码照片的管理。
鉴于传统纸质照片数量的大幅减少和数码照片大幅增加的现状，为更加科学地对数码照片档案进行管理，规范数码照片档案在收集、整理、归档、保存等各环节的工作流程，依据中华人民共和国国家标准《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002）和《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）等有关法规标准，结合数码照片档案在产生、编辑、存储、传输等环节的特点，及股份公司实际，现将《××股份有限公司数码照片档案管理办法》（见附件一）印发给你们。
各单位组织所属项目部依据本办法，使用符合本办法要求的专业的数码照片档案管理软件《数码照片档案管理系统PMS》，对在建工程的数码照片档案开展收集、整理和归档工作。
《数码照片档案管理系统PMS》软件介绍参见附件二。
各单位应足够重视数码照片档案的归档工作，应本着“传承历史、服务当代、功在千秋”的历史责任感，认真做好各项目部在建工程数码照片档案的收集、整理和归档等工作，各级机关产生的数码照片档案可参照执行。
数码照片档案可通过邮件或刻制光盘的形式逐级移交股份公司档案馆。
为切实做好数码照片管理，股份公司档案管理部门将建立项目信息台帐，逐一审核项目数码照片档案提交情况，审核结果纳入股份公司经营业绩考核范围。
特此通知。
二〇一二年二月二日附件一：××股份有限公司数码照片档案管理办法第一章总则第一条为加强和规范数码照片档案的管理，根据中华人民共和国国家标准《照片档案管理规范》（GB/T 11821－2002）和《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）等有关法规标准，结合××股份有限公司（以下简称股份公司）的实际情况，制定本办法。
如何规范整理照片档案
档案室照片档案的收集一、照片的归档制度建立和健全照片归档制度非常重要，它是档案室照片档案收集工作的起点，也是为国家积累照片档案财富的重要保证。
照片的归档制度主要包括三个方面的内容，即归档范围、归档时间和归档案卷的质量要求。
（一）照片的归档范围照片的归档范围，是以本单位形成的并反映本单位工作活动的照片为重点，主要包括：1.记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。
2.记录领导人和著名人物参加与本单位有关的重要公务活动的照片。
3.记录本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
4.记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他特殊情况的照片。
5.记录本单位地理概貌、基建工程、重点项目等的照片。
6.反映本单位劳动模范、先进人物的先进事迹及其典型活动的照片。
7.本单位历届领导班子成员的照片（也可收集本单位工作人员的合影、特殊人物、先进人物等的照片）。
8.本单位荣获的县级以上各种荣誉性实物，如奖状、锦旗、证书、礼品等的照片。
9.其他具有保存价值的照片。
注意，与本机关工作活动无关的上级或下级机关形成的照片，本机关形成的非公务活动照片、为参考目的而搜集的照片等，它们对本单位没有保存价值，可以不列入归档范围。
需要指出的是，一些虽然不是本机关工作活动中产生的，但是在本机关工作活动过程中被选用了的照片，也可列入归档范围。
这种情况在新闻事业单位时有出现，一些报社、画报社每天都接收到由新华社统一发稿的大量照片，这些照片大部分是作为照片资料备用参考，而那些被选用的照片，应被作为本单位的照片档案收集保存。
（二）照片的归档时间照片的归档时间有两种：一种是随时归档，另一种是年终归档。
1.随时归档传统照片经拍摄、冲洗完成之后，或数码照片经拍摄或扫描之后，由摄影者或承办部门进行初步整理并编写文字说明，及时向档案部门归档移交纸质照片，或将数字图像信息通过网络传送的方式，移交给本单位的档案室，实现数码照片的在线归档。
随时归档的优越性在于：能够防止照片材料的散失；原版、原件易于区分；文字说明易于整理，有利于保证归档照片的完整与质量。
中华人民共和国国家标准照片档案管理规范
大底片收藏范围反映某单位主要职能活动和工作成果的照片档案。
领导人和著名人物参加与某单位、某地区有关的重大公务活动的照片档案。
某单位组织或者参加的重要外事活动的照片档案。
记录某单位、某地区重大事件、重大事故，自然灾害及异常现象的照片档案。
反映某地区地理，古迹以及自然体面和民间风俗的照片档案。
与其他载体档案有密切联系的照片档案。
其他具有保存价值的照片档案。
采集时间归档时间档案馆接收时间依照《档案馆工作通则》的规定，照片档案应随立档单位其他载体形态的档案同时接收。
在特殊情况下，经商议档案馆可以提前或者延迟接收。
档案馆(室)应随时采集、征集零散的具有保存价值的历史照片。
采集要求底片、照片、说明齐全。
底片与照片的影像相符。
说明格式正确，项目齐全，能准确揭示照片内容，反映整理情况。
案卷装订美观，要有卷内目录和卷内备考表。
有完整的、符合标准格式的案卷目录。
保管条件保存底片的适宜温湿度为：温度13~15℃，相对湿度 35%~45%。
保存照片的适宜温湿度为：温度14~24℃，相对湿度 40%~60%。
库房门窗应密封良好，采用机械通风时应加防尘罩。
底片应立放保管装具底片袋用半透明的中性纸和中性胶粘剂制成的 80mm×lOOmm 或者相应格的纸袋。
底片册由297mm×210mm 的插袋式芯页组成，用于贮存单张底片。
底片盒95mm×95mm 的纸盒，用于贮存大张底片。
卷筒纸芯用于保存大张底片、照片的装具。
其推荐内径为Ф76.4+20mm，壁厚 2~3mm。
保管要求照片档案入库前要进行检查，防止受污染的照片入库。
a. 黑白底片入库前要进行水洗处理；b. 照片水洗后要上光；c. 对受污染的照片、底片要进行必要的技术处理。
接触底片的人员应带洁净的手套操作，防止汗渍污染底片。
库房内昼夜温度变化不应大于±3℃，湿度变化不能大于±5%。
对本馆(室)收藏的照片档案要根据具体情况定期检查。
照片档案管理规范
照片档案管理规范GB/T 11821-20021 范围本标准规定了银盐感光材料照片档案的收集要求、整理程序和保管条件。
本标准适用于各级各类档案室、档案馆的照片档案管理。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB／T 7156 文献保密等级代码GB／T15418 档案分类标引规则DA／T18 档案著录规则DA／T19 档案主题标引规则JGJ 25 档案馆建筑设计规范中华人民共和国档案法实施办法国家档案局关于机关档案保管期限的规定国档发[1987]27号中华人民共和国保守国家秘密法中华人民共和国保守国家秘密法实施办法3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3．1照片档案 photographic archives国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。
照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。
3．2芯页 photo holder用以固定照片或底片，并标注说明的中性偏碱性纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。
4 照片档案的收集4．1 收集范围4．1．1 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。
4．1．1．1 领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。
4．1．1．2 本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
4．1．1．3 记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
4．1．2 记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。
4．1．3 其他具有保存价值的照片。
4．2 收集要求4．2．1 对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。
中华人民共和国国家标准照片档案管理规范
中华人民共和国国家标准照片档案管理规范为加强照片档案管理，建立和健全照片档案管理制度，更好地开发利用照片档案信息资源，服务社会主义现代化建设，特制定本规范。
1 主题内容和适用范围本规范规定了照片档案的收集工作，整理程序和保管条件。
本规范适用于常规照片档案的管理。
不适用于专门保管照片的档案馆。
2 引用标准GB 3792.5 档案著录规则GB 9705 文书档案案卷格式JGJ 25 档案馆建筑设计规范3 名词术语3.1照片档案国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。
3.1.1常规照片档案用一般照相机和普通胶片，采用可见光使胶片感光的照片档案。
常规照片档案包括底片、照片和说明三部分。
3.2芯页固定照片和底片，以及标注说明的纸质载体，是组成照片档案案卷的材料。
3.3大照片凡是不宜用芯页固定的照片，统称为大照片。
3.4大底片凡是不宜用插袋式芯页保存的底片，统称为大底片。
4 照片档案的收藏4.1收藏范围4.1.1反映某单位主要职能活动和工作成果的照片档案。
4.1.2领导人和著名人物参加与某单位、某地区有关的重大公务活动的照片档案。
4.1.3某单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。
4.1.4记录某单位、某地区重大事件、重大事故，自然灾害及异常现象的照片档案。
4.1.5反映某地区地理，古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案。
4.1.6与其他载体档案有密切联系的照片档案。
4.1.7其他具有保存价值的照片档案。
4.2收集时间4.2.1归档时间照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时向档案室归档，或随其他载体档案一起归档。
4.2.2档案馆接收时间4.2.2.1依照《档案馆工作通则》的规定，照片档案应随立档单位其他载体形态的档案同时接收。
4.2.2.2在特殊情况下，经协商档案馆可以提前或延迟接收。
4.2.3档案馆(室)应随时收集、征集零散的具有保存价值的历史照片。
33照片档案管理规范
照片档案管理规范（GB/T 11821 －2002）1 范围本标准规定了银盐感光材料照片档案的收集要求、整理程序和保管条件。
本标准适用于各级各类档案室、档案馆的照片档案管理。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改中（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T7156文献保密等级代码GB/T15418档案分类标引规则18 档案著录规则DA/T19 档案主题标引规则DA/TJGJ25 档案馆建筑设汁规范《中华人民共和国档案法实施办法》《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》国档发〔1987〕27 号《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准3.1 照片档案photograpkicarchives国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。
照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。
3.2 芯页photokolder 用以固定照片或底片，并标注说明的中性偏碱性纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。
4 照片档案的收集4.1 收集范围4.1.1 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。
4.1.1.1 领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。
4.1.1.2 本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
4.1.1.3 记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
4.1.2.4 记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。
4.1.3 其他具有保存价值的照片。
4.2 收集要求4.2.1 对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。
33照片档案管理规范
照片档案管理规范（GB/T 11821－2002）1 范围本标准规定了银盐感光材料照片档案的收集要求、整理程序和保管条件。
本标准适用于各级各类档案室、档案馆的照片档案管理。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改中(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 7156文献保密等级代码GB/T 15418档案分类标引规则DA/T 18档案著录规则DA/T 19档案主题标引规则JGJ 25档案馆建筑设汁规范《中华人民共和国档案法实施办法》《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》国档发〔1987〕27号《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1 照片档案photograpkicarchives国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。
照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。
3.2 芯页photokolder用以固定照片或底片，并标注说明的中性偏碱性纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。
4 照片档案的收集4.1 收集范围4.1.1记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。
4.1.1.1领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。
4.1.1.2本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
4.1.1.3记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
4.1.2.4记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。
4.1.3其他具有保存价值的照片。
4.2 收集要求4.2.1对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。
规范的档案管理制度
第一章总则第一条为了规范档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各个环节。
第三条档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格按照国家有关档案管理的法律法规和政策要求，确保档案的合法性和合规性。
（二）真实性原则：档案内容必须真实、准确，不得伪造、篡改、销毁档案。
（三）完整性原则：确保档案的完整，不得随意分割、遗漏或损毁档案。
（四）安全性原则：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全。
（五）利用性原则：合理利用档案资源，为各项工作提供有力支持。
第二章档案收集与整理第四条档案收集（一）档案收集范围：按照国家档案管理的规定，收集单位内部形成的各类档案，包括文件、资料、图表、照片、录音、录像等。
（二）档案收集要求：1. 收集的档案必须符合真实性、完整性、安全性原则。
2. 收集的档案应分类存放，便于查阅和利用。
3. 收集的档案应定期进行鉴定，对不再具有保存价值的档案进行销毁。
第五条档案整理（一）档案整理依据：按照国家档案管理的规定，结合我单位实际情况，制定档案整理规则。
（二）档案整理要求：1. 档案整理应遵循先分类、后归档的原则。
2. 档案分类应科学、合理，便于查阅和利用。
3. 档案编号应规范，确保档案的有序存放。
4. 档案整理过程中，应保持档案的原始性，不得随意更改档案内容。
第三章档案保管第六条档案保管场所（一）档案保管场所应具备以下条件：1. 安全、防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防霉。
2. 室温应控制在18℃-25℃之间，相对湿度控制在40%-60%之间。
3. 具备档案存放、查阅、复制等设施。
（二）档案保管场所的设置和管理，应遵守国家档案管理的相关规定。
第七条档案保管措施（一）档案存放：按照档案分类和编号要求，将档案有序存放于档案柜（架）中。
国家标准照片档案管理规范
国家标准：照片档案管理规范（GB/T 11821-2002代替GB/T 11821-1989）1、范围本标准规定了银盐感光材料照片档案的收集要求、整理程序和保管条件。
本标准适用于各级各类档案室、档案馆的照片档案管理。
2、规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB／T 7156文献保密等级代码GB／T 15418档案分类标引规则DA／T 18档案著录规则DA／T 19档案主题标引规则JGJ 25档案馆建筑设计规范中华人民共和国档案法实施办法国家档案局关于机关档案保管期限的规定国档发[1987]27号中华人民共和国保守国家秘密法中华人民共和国保守国家秘密法实施办法3、术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3．1 照片档案photographic archives国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。
照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。
3．2 芯页photo holder用以固定照片或底片，并标注说明的中性偏碱性纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。
4照片档案的收集4．1 收集范围4．1．1 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。
4．1．1．1 领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。
4．1．1．2 本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
4．1．1．3 记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
4．1．2 记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。
4．1．3 其他具有保存价值的照片。
4．2 收集要求4．2．1 对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。
照片档案管理规范
图像文件格式。TIFF文件格式的位图可具有
程度和时间先后排列。
3、照片的编号
照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排
列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码， 册号、张号或全宗号、保管期限代码、张号组成。照
片号有两种格式：
格式一：全宗号—保管期限代码—册号—张号 格式二：全宗号—保管期限代码—张号
常用格式
全宗号
档案馆给立档单位编制的代号。
这一定义指明了以下五点： 1、照片档案的形成者，包括国家机构、社会组织和一 定的个人。 2、照片档案形成的原因，是社会活动中直接形成的。 3、照片档案是对国家和社会有保存价值的，不是所有 的照片都是档案。 4、照片档案是一种特殊载体的档案，它以感光材料为 载体，以影像为主要反映方式，并辅之以文字说明。 5、照片档案是一种特殊载体的档案，历史记录性仍为 其本质属性，也是其价值的根本所在。
分别用“1、2、3”或“Y、C、D”对 应代表永久、长期、短期。
张号
在某一全宗某一保管期限内底片的排列从 “1”开始的顺序编号。
2、底片号的登录
底片号登录顺序应与照片号登录顺序保持一致。
底片号和照片号可对应，也可不对应。 3、底片袋的标注 底片放入底片袋内保管，一张一袋。应在底片 袋的右上方标明底片号。
（3）组合照片的著录 ①以一组照片为单位著录时，题名应根据题名拟写要 素，简明概括、准确反映一组照片的基本内容。 ② 以一组照片为单位著录时，照片号、底片号、页
号均应著录起止号；时间应著录起止时间；参见号、
摄影者可以著录多个。 （4）大幅照片的标注
对于大幅照片、底片，应在备注栏内注册“大幅”
和存放地址。以一组照片为单位著录时，还应在备注 栏内注明其中所含的大幅照片的照片号、底片号。
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中华人民共和国国家标准照片档案管理规范
为加强照片档案管理，建立和健全照片档案管理制度，更好地开发利用照片档案信息资源，服务社会主义现代化建设，特制定本规范。
1 主题内容和适用范围
本规范规定了照片档案的收集工作，整理程序和保管条件。
本规范适用于常规照片档案的管理。
不适用于专门保管照片的档案馆。
2 引用标准
GB 3792.5 档案著录规则
GB 9705 文书档案案卷格式
JGJ 25 档案馆建筑设计规范
3 名词术语
3.1照片档案
国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。
3.1.1常规照片档案
用一般照相机和普通胶片，采用可见光使胶片感光的照片档案。
常规照片档案包括底片、照片和说明三部分。
3.2芯页
固定照片和底片，以及标注说明的纸质载体，是组成照片档案案卷的材料。
3.3大照片
凡是不宜用芯页固定的照片，统称为大照片。
3.4大底片
凡是不宜用插袋式芯页保存的底片，统称为大底片。
4 照片档案的收藏
4.1收藏范围
4.1.1反映某单位主要职能活动和工作成果的照片档案。
4.1.2领导人和著名人物参加与某单位、某地区有关的重大公务活动的照片档案。
4.1.3某单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。
4.1.4记录某单位、某地区重大事件、重大事故，自然灾害及异常现象的照片档案。
4.1.5反映某地区地理，古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案。
4.1.6与其他载体档案有密切联系的照片档案。
4.1.7其他具有保存价值的照片档案。
4.2收集时间
4.2.1归档时间
照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时向档案室归档，或随其他载体档案一起归档。
4.2.2档案馆接收时间
依照《档案馆工作通则》的规定，照片档案应随立档单位其他载体形态的档案同时接收。
在特殊情况下，经协商档案馆可以提前或延迟接收。
4.2.3档案馆(室)应随时收集、征集零散的具有保存价值的历史照片。
4.3收集要求
4.3.1底片、照片、说明齐全。
4.3.2底片与照片的影像相符。
5 照片档案的整理
应以有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于为利用者提供服务为整理原则。
照片档案的底片应单独整理和存放，照片和说明一同整理和存放。
5.1底片整理方法
5.1.1底片分类将一个全宗内的底片分成负片和反转片两种，并单独整理和存放。
5.1.2底片的编号
在全宗内编流水号。
格式如下：
全宗号──底片号
例：13—535
底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边处。
5.1.3底片放入底片袋内保管，底片袋的右上方应标明底片号。
大底片应在药膜面垫衬柔软的中性纸张后，缠在卷筒纸芯上，外面用衬纸包装并注明底片号。
5.1.4按底片号顺序将底片插入底片册。
5.2说明的编写方法和要求
5.2.1符号说明的项目有：
照片号、底片号和参见号。
照片号：案卷内照片的顺序号
底片号：按
参见号：与本张(组)照片有联系的其他档案的档号。
格式如下：
(类别)档号；(类别)档号
例：(文书档案)13—2—58；
(科技档案)G—J一28
5.2.2文字说明的成分和编写要求
文字说明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。
a. 事由：照片影像所反映事件，事物的情由；
b. 时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；
c. 地点：被摄物所在的具体地点；
d. 人物：照片影像上主要人物的姓名、身分；
e. 背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；
f. 摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。
文字说明的编写要求
a. 综合运用，概括地揭示照片影像反映全部信息。
b. 文字简洁、语言通顺。
一般不超过200字；
c. 用阿拉伯数字表示时间。
年、月、日用“.”表示。
例；1953年3月22日写作
5.2.3总说明和分说明
一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组(若干张)联系密切的照片应加总说明。
凡已加总说明的照片分别编写简要的分说明，并注*号。
5.2.4说明的格式
说明采用横写格式，宽度可根据情况灵活掌握，最窄不得小于50mm。
说明应分段书写，格式如下：
照片号／底片号拍摄时间
文字说明
参见号摄影者
单张照片的说明在照片正下方书写，也可在照片右侧或左侧书写。
总说明在第一张照片的上方书写。
大照片的说明可另纸书写，一同保存。
反转底片的说明应在插袋式芯页上书写。
5.3照片的整理方法
5.3.1照片的分类一般应在全宗内按年代──问题进行分类。
分类应保持前后一致，不能随意变动。
5.3.2根据分类情况，将照片与说明—起固定在芯页上，并组成案卷。
芯页的规格为297mm×210mm。
5.3.3根据照片的规格、画面和说明的字数确定照片固定位置。
5.3.4照片必须固定在芯页正面(装订线右侧)。
5.3.5案卷内的芯页以三十页左右为宜。
5.3.6卷内目录：
以照片的自然张或有总说明的若干张为单元填写卷内目录(见图1)。
a. 照片号：参见；
b. 照片题名：在尽量保证基本要素内容完整的前提下，将文字说明改写成照片名称。
照片名称不应超过50字；
c.参见号：参见
5.3.7卷内备考表可采用GB9705中的卷内备考表。
卷内备考表应放在案卷的最后一页。
5.3.8卷皮格式可采用文书档案的卷皮或专用卷皮。
5.3.9按照全宗号、目录号、案卷号的顺序排列案卷，上架保存。
大张照片、反转片应与其他照片一同组卷，单独存放，并在卷内目录的备考栏内注明“大张”，“反转片”。
5.4编目
5.4.1案卷目录格式见图2(规格参见《机关档案工作业务建设规范》3.4条)。
5.4.2案卷目录备考表可采用GB9705中的297mm×210mm规格的案卷目录备考表。
5.4.3照片档案著录
依照GB3792.5进行。
5.5照片的整理要求
5.5.1照片要组成案卷(保管单位)。
5.5.2案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题。
5.5.3档号规范、准确、清晰，不得出现重编、漏编及空号现象。
5.5.4说明格式正确，项目齐全，能准确揭示照片内容，反映整理情况。
5.5.5案卷装订美观，要有卷内目录和卷内备考表。
5.5.6有完整的、符合标准格式的案卷目录。
6 保管
6.1保管条件
6.1.1保存底片的适宜温湿度为：温度13～15℃，相对湿度35%～45%。
6.1.2保存照片的适宜温湿度为：温度14～24℃，相对湿度40%～60%。
6.1.3库房门窗应密封良好，采用机械通风时应加防尘罩。
6.2底片应立放
6.3保管装具
6.3.1底片袋
用半透明的中性纸和中性胶粘剂制成的80mm×lOOmm或相应格的纸袋。
6.3.2底片册
由297mm×210mm的插袋式芯页组成，用于贮存单张底片。
6.3.3底片盒
95mm×95mm的纸盒，用于贮存大张底片。
6.3.4卷筒纸芯
用于保存大张底片、照片的装具。
其推荐内径为Ф76.4+20mm，壁厚2～3mm。
6.4保管要求
6.4.1照片档案入库前要进行检查，防止受污染的照片入库。
a. 黑白底片入库前要进行水洗处理；
b. 照片水洗后要上光；
c. 对受污染的照片、底片要进行必要的技术处理。
6.4.2接触底片的人员应带洁净的手套操作，防止汗渍污染底片。
6.4.3库房内昼夜温度变化不应大于±3℃，湿度变化不能大于±5%。
6.4.4对本馆（室）收藏的照片档案要根据具体情况定期检查。