文件化信息

文件化信息控制程序
公司名称
系统名称文件名称文件化信息控制程序
二阶文件文件编号
制订部门品保部最新版本 A 页数7
文件目录
项目内容页次
文件目录 1
文件修订记录 2
1. 目的 3
2. 适用范围 3
3. 职责 3
4. 定义 3
5. 内容3-6
6. 记录控制 6
7. 相关表单7
文件修订记录
版次 日期
变更内容
撰写/修改者 A 2018/01/04 新增建立
咸开梅
文件编号 文件控制程序
页次 2OF9 QP-QA-001
版次 A
核准 审核
制定
日期 日期
日期
1.目的
为使本公司文件的管理有统一的标准，需对公司管理体系文件进行规范化，以便提供证实管理体系持续性、有效性的证据及改善和可追溯性的依据。

2.适用范围
2.1 公司内产品有关工程技术规范等文件资料（检验规范，操作指导书等）；
2.2 公司内系统运作的有关文件数据（为达成质量管理体系目标的质量手册、作
业程序、作业方法、表单）（受控文件）；
2.3 以上数据文件包括各种媒体数据如硬盘拷贝和电子媒体等。

3.职责
3.1 文件的制（修）订及记录的填写、保存、销毁，由各责任部门负责。

3.2 文件的保管
3.2.1 管理类文件包括管理手册、程序文件、检验规范、操作指引、规章制
度、外来文件、记录表单等文件正本由品保部统一管理，技术文件、
技术标准、图面等文件正本，由工艺部统一管理。

3.2.2 各部门负责本部门职责范围内文件、资料及相关记录的管理。

4.定义
无
5.程序内容：
5.1 文件及资料的控制
5.1.1 文件分类，本公司文件分为
5.1.2 部门代号
5.1.3 文件编号原则
5.1.3.1 一阶文件按以下文件规定编号：
(001-999）
如：AUBO-QS-001-A 表示智能质量管理手册
5.1.3.2 二阶文件按以下文件规定编号：
-流水号（依规定的部门代码填写）
5.1.3.3 三阶文件按以下文件规定编号：
版本号
-流水号（依规定的部门代码填写）
如：WI-QA-001-A 表示：三阶文件-品保部-第一份文件
如：QR/MR-QP-QA-001-01-A 表示：四阶文件-品保部-第一份表单-初版。

5.1.4 文件的制定、审核、修改、评审。

5.1.4.1 文件的制定要求统一用楷体四号书写，用统一的标准页面格式
5.1.4.2 公司体系文件由各相关单位制订后，填写《文件发行变更通知单
WI-QP-QA-001-01》各部门评审合格后按列表职责进行审核、批准后交
5.1.4.3 文件的评审
跨部门文件批准发布前，由制订单位填写《文件发行变更通知单WI-QP-QA-001-01》注明修改前后内容交相关部门主管会签评审后发行；若有不同意见时由核准人员作最终裁示。

5.1.5 文件版本
5.1.5.1 文件及记录初版（第一版）以数字A表示，后续升版以大写英文字母表示,
如:B、C……Z,若版本已升到Z,则从AA……AZ, BA……BZ, 以此类推；
5.1.6 文件管理
5.1.
6.1 文件受控状态分为受控、参考文件、作废。

A 受控文件：加盖“受控文件”章的文件内容正确、字迹清晰版本
正确可一直使用；工艺/品保保留新版纸质文件及电子档文件。

B 参考文件：此类文件发给有需要的部门或客户应加盖“仅供参考”
印章。

参考文件，无需建立分发记录，亦不作回收。

C 作废文件：由工艺/品保统一保管改版后的文件，旧版原稿及回
收文件由品保加盖“作废”印章后统一销毁，工艺/品保保留旧
版的电子版本于作废文件资料夹内。

5.1.
6.2 所有受控文件原则上不允许手工修改,如特殊情况需手工修改,修改人必
须为工程师级别人员且必须在修订处签名确认,并在一个月内必须重新修
订发行；
5.1.
6.3 应确保所有控制文档版式整洁、内容清晰且易于识别。

5.1.7 文件发行
5.1.7.1 受控文件经权责主管审核批准后，技术类文件原件由工艺部保存，其余文
件由品保保存，文件需登记于《文件管理清单WI-QP-QA-001-02》或《WI
文件清单及履历WI-QP-QA-001-03》内；在需要时，管理手册、程序文件、
规章制度等可用纸档方式分发至每个单位（包括总经理在内）；工作指引
文件及作业办法类文件需以纸档方式发放使用部门。

5.1.7.2 无受控状态印章、无文件编号的文件视为无效文件；
5.1.7.3 重新改版发行的文件发行时，发行人分发新文件同时回收旧文件并将回收
的旧文件统一作废。

5.1.7.4 文件制作/发行单位需将发行或回收信息登记于《文件发行（回收）一览
表WI-QP-QA-001-04》中并按部门自行保存。

5.2 文件/数据的保密
公司内部之管制文件，不得私自拷贝及外流；依其重要性，保密有两个等级：
5.2.1 机密：
指公司短、中、长期经营计划，财务资料，对公司劳动有重大、深远
影响之产品开发与研究技术或限定直接承办人员办理之特定图面/文
件，人事薪资等资料。

5.2.2 一般：除机密以外其它的图面与文件皆属之.
5.2.3 顾客提供的图纸等技术文件及客户相关信息需进行保密，未经客户同意不得
透露给第三方。

且作废后不可作为再生纸使用。

6.记录控制
6.1 文件中要求的表单与质量记录表单需最少保存三年，没有规定保存要求的记录，
相关部门至少应保存一年。

6.2 公司内部规定的保存年限是最低的保存期限，如果客户或法律、法规有要求高于
我司规定时，依客户或法律、法规要求保存。

6.3 记录的填写、保管、保存及销毁方法：
6.3.1 记录的填写。

A 原则上用蓝色或黑色的圆珠笔、钢笔（不容易抹掉的方法）填写记录。

B 记录的填写应内容完整、数据准确、填写及时、字迹清晰。

C 记录的修改：
a 在修改部分划线，记入修改内容,应在旁边签上修改人的名字、日期等。

b 出现空白的地方，注明（以下空白）或者在空白部分采取画斜线的方法。

6.3.2 记录的保管保存
A 使记录利用起来方便。

a 按每一种类收集。

b 采用文件夹、装订夹或其它方式保存。

c 在准备存放的每扎质量封面上标明记录名称、记录时间、使用或管理部门、废止
时间等识别
d 放在使用方便的场所保管。

7.相关表单:
7.1 WI-QP-QA-001-01 文件发行变更通知单
7.2 WI-QP-QA-001-02 文件管理清单
7.3 WI-QP-QA-001-03 WI文件清单及履历
7.4 WI-QP-QA-001-04 文件发行（回收）一览表。