文件档案管理程序(含表格)
CNAS检测实验室程序文件-记录和档案管理程序
1目的规范记录和档案的管理控制，对相关记录进行有效管理，确保其完整性和可追溯性，为质量体系活动和检测工作符合规定要求提供事实证据。
2 适用范围本程序适用于管理体系运行中所有相关记录的管理。
对各类记录的分类归档、保存期限、登记和保管、借阅与保密以及过期销毁等做出了具体规定。
3 引用文件保护电子存储记录管理程序保密和保护所有权管理程序文件控制管理程序记录目录清单标识管理规定4 职责4.1 技术负责审批技术活动记录表格。
4.2 质量负责审批质量活动记录表格。
4.3 记录表格的使用部门做好各种记录表格的设计。
4.4 部门负责人负责组织所在部门记录的收集、整理、保存和移交。
4.5 办公室/异地实验室负责记录的归档、保存和清理。
4.6 检测人员完整填写检测过程原始记录，并对记录的全面、清楚、准确、及时性负责。
4.7 异地实验室负责异地实验室记录的控制。
5 措施/方法5.1 记录分为技术记录和质量记录两类。
5.1.1 质量记录是质量活动的见证性文件，包含了质量活动(如内部审核、管理评审、实施纠正/预防措施等)中形成的所有文件资料。
5.1.2 技术记录是检测技术活动的见证文件，可包括各种表格、合同、工作单、工作手册、核查表、工作笔记、控制图、外部(含分包方)和内部的检测报告、客户信函、文件和反馈等。
5.2 记录的保存期限5.2.1 应通过对各类记录的性质、用途、重要程度、保存条件等评估后分别确定其管理保存期。
5.2.2 现行各记录的保存期见《记录目录清单》和《档案归档范围、保管期限和分类编号方法》。
5.2.3人员或设备记录应随同人员工作期间或设备使用时限全程保留，在人员调离或设备停止使用后，人员或设备技术记录再保存3年。
5.2.4 保存期应在批准使用前确定。
批准人应适时对记录保存期进行评审，并根据评审结果进行必要的调整。
5.3 记录的编制5.3.1记录应有唯一性标识，并能按工作任务分类。
记录的格式以满足信息足够为原则，并经审核和批准。
档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度（四篇）
档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度为了管理和保护档案的安全和使用，可以建立以下制度：1. 档案归档制度：明确规定哪些文件需要归档，归档时间和归档位置等。
归档时应按照一定的分类、编号和档案目录进行统一管理。
2. 档案保管制度：建立专门的档案保管室或柜，并实行密钥管理，限制档案的存取权限，确保档案的完整性和安全性。
3. 档案借阅制度：明确借阅人员及借阅事由，建立借阅登记制度，借阅期限和使用范围，并规定借阅后的保管责任和归还流程。
4. 档案保密制度：明确档案保密的级别、范围和标识，建立保密档案的专门管理措施，限制档案的查阅和复制权限，加强档案的保密工作。
5. 档案登记制度：在档案的建立、收集、整理、归档等环节，建立档案登记制度，包括档案目录、信息载体、档案状态、销毁记录等。
6. 档案销毁制度：建立档案销毁的程序和规定，明确什么时候销毁、销毁的方式和销毁的人员，确保档案的定期更新和销毁。
同时要注意合规处理，如公开文件的销毁需要严格遵守法律法规的规定。
档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁制度（二）本单位实行档案集中统一管理的原则，按档案法的有关规定，由各部门收集齐全，并进行整理、立卷，定期移交档案室。
由档案人员负责____把关，分类排列，编制检索工具，妥善保管。
任何部门、个人不得将档案材料据为己有长期存放或拒绝归档。
资料档案归档、保管、借阅、保密、登记及销毁必须遵循以下规定。
一、归档凡属本单位职能活动中形成的具有查考利用价值的文件材料、图纸、表格、声像、实物、电子等各种门类、各种载体的文件材料都应列入归档范围。
1、归档时间。
各部门要按时收集、整理各类文件材料。
各业务部门在工作中形成的具有保存、利用价值的文字材料和声像资料，由兼职档案员收集好，统一归档。
文书档案应归档文件材料在每年底前收集齐全，整理归档完毕。
档案实行由项目主持人负责立卷提供资料，由相关业务人员归档的责任制。
设备档案、声像档案和实物档案随时归档。
(整理)电子文件归档与管理表格集0313
西安市电子文件归档与电子档案管理细则附表
20120214
201400313修改表3、6
表1
电子文件登记表（首页）
电子文件登记表（续页）
第页
电子文件移交与接收登记表
填写说明：
1.交接工作名称：按移交机构名称、移交文件年度、批次等描述
2.内容描述：按文件内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等描述
3.移交电子文件数量：按文件总件、卷数描述
4.移交数据量：以Gb为单位，精确到小数点后3位
电子档案登记表（首页）
电子档案登记表（续页）
表6
电子档案移交与接收登记表
填写说明：
1.交接工作名称：按移交单位或全宗号、移交档案年度、批次等描述
2.内容描述：按档案内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等描述
3.移交电子档案数量：按档案总件、卷数描述
4.移交数据量：以Gb为单位，精确到小数点后3位
表7
电子档案管理登记表
审核人（签名）年月日
单位（盖章）年月日
表8
电子档案迁移登记表
审核人（签名）年月日
单位（盖章）年月日
表9：
光盘盒封面标签图示例
注：长121mm，高121mm。
表10：
光盘盒封底标签图示例
精品文档
注：长151mm,高118mm;两边“光盘编号”栏宽各为7mm。
表11：
光盘盘面示例
精品文档
表12
电子档案机读目录
精品文档
精品文档。
档案工作制度流程模板
档案工作制度流程模板一、总则1.1 本公司档案是全公司各运行中心和有关人员在生产、经营、管理、科技等工作活动中形成的真实记录，是我公司历史面貌的客观反映和重要的信息资源。
1.2 本公司档案是一个独立的全宗。
它包括各种文字材料、图纸、报表、簿册、音像材料、磁盘、光盘等不同形式、不同载体的档案材料。
1.3 全公司档案工作坚持集中统一管理的原则，由行政运行中心总经理分管，配兼职档案员1名。
建立综合档案柜，集中保管全公司各类档案，任何部门或个人不得据为已有或拒绝归档。
1.4 各运行中心、车间负责人保管、收集本中心的档案材料，并按要求向档案员移交归档。
1.5 对违反《档案管理制度》者，给予惩处，对在档案工作中取得突出成绩者，给予奖励。
二、档案保管制度2.1 建立档案的登记、统计台帐，及时记载档案的收进、移出等情况，做到帐卷相符。
2.2 切实做好档案防火、防盗、防虫、防尘、防鼠、防潮、防高温、防阳光等科学保护工作，维护档案的完整与安全。
2.3 保管期满的档案，要按照规定进行鉴定、销毁。
2.4 建立分类方案、编号。
三、档案收集与归档流程3.1 各运行中心、车间负责人根据归档要求，对本中心产生的档案材料进行收集、整理。
3.2 对收集到的档案材料进行分类、编号，并填写档案目录。
3.3 档案员对归档的档案材料进行审核，确保档案的完整、真实、准确。
3.4 审核通过的档案材料，由档案员统一保管，建立档案索引，便于查询。
3.5 档案保管期限为三年，到期后应进行鉴定，对无保存价值的档案进行销毁。
四、档案查询与利用流程4.1 查询档案时，需填写《档案查询申请表》，由申请人所在部门负责人审批。
4.2 申请人持《档案查询申请表》到档案室进行查询。
4.3 档案员根据申请人提供的信息，查找相关档案，并办理借阅手续。
4.4 借阅档案时，需填写《档案借阅单》，档案员审核后，将档案借给申请人。
4.5 申请人应在规定时间内归还档案，并办理归还手续。
公司人员档案管理表格
竭诚为您提供优质文档/双击可除公司人员档案管理表格篇一：公司档案管理规定及表格目的：为加强管理公司（以下简称“公司”）档案管理，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护和利用档案为公司发展服务。
依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律、法规，制定公司档案管理制度。
适用范围：管理公司各中心、下属各成员酒店规章制度：公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
一、归档范围公司归档内容包括但不限于公司章程、工商信息、客户信息、会议记录、会议决议、委托证明、协议文件、合同文本、财务档案、人事档案、工程档案、项目方案、各类通知等具有参考价值的文件资料。
二、归档管理1、公司档案工作坚持集中统一管理、分级负责保管的原则，由行政中心负责公司主体档案的管理工作，并对其他职能部门的档案管理工作进行督促和指导。
2、各部门职能范围内的管理文件资料的收集由各部门或经办人员负责整理（例如财务、人事等部门），交由部门负责人审阅后归档；公司主体文件或统一要求的文件资料的收集由行政中心负责整理存档。
3、若一项工作由多个部门参与办理，在工作中形成的文件资料，由主办部门或人员收集，交行政中心备案。
公司会议文件由行政中心负责收集。
三、归档要求1、归档的文件资料应按自然形成。
归档文件资料总数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
2、每一份文件资料的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件均不得分开存放，需存电子档的文件应备份两份以上归档。
3、档案文件资料需区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
4、案卷封面，应逐项按规定用碳素墨水钢笔或黑色签字笔书写（严禁使用圆珠笔或蓝色钢笔或签字笔书写），字迹要工整、清晰。
文件档案调阅审批表
文件档案调阅审批表一、引言在企业和组织中，文件档案的调阅和审批是一项重要的管理活动。
为了确保文件档案的安全性和机密性，企业和组织需要制定一套完善的审批程序。
本文将介绍文件档案调阅审批表的基本要素和填写规范，以帮助企业和组织更好地管理文件档案的调阅和审批。
二、表格名称表格名称应简洁明了，能够准确反映表格的性质和目的。
例如，“文件档案调阅审批表”、“档案查阅申请表”等。
三、表格编号表格编号是表格管理的必要元素，有助于对表格进行统一管理和查找。
编号可以按照年度、部门、序号等规则进行编制，例如：“2023-部门代码-001”。
四、申请日期申请日期是指填写申请表格的日期，应清晰记录具体的年月日。
五、申请人信息申请人信息应包括姓名、部门、职务、方式等，以便审批人和相关人员申请人。
六、文件档案信息文件档案信息应包括文件档案的名称、编号、类型、保管期限等，以便审批人了解申请调阅的文件档案的基本情况。
七、调阅原因调阅原因是指申请人申请调阅文件档案的原因，应简洁明了地说明调阅的目的和必要性。
八、审批人信息审批人信息应包括审批人的姓名、部门、职务、方式等，以便申请人了解审批人的基本信息。
九、审批意见审批意见是审批人对申请的回复，应明确表达是否同意调阅，并注明同意或不同意的理由。
同时，审批人还应对申请人的申请提出建设性的意见或建议。
十、备注备注是用于补充说明的其他信息，例如：审批过程的补充说明、特殊情况的说明等。
备注的填写应根据具体情况而定，以确保表格信息的完整性和准确性。
十一、填写规范1、申请日期应使用日期格式填写，如：YYYY-MM-DD。
2、申请人信息和审批人信息应准确填写姓名、部门、职务和方式等基本信息。
3、文件档案信息应详细填写文件档案的名称、编号、类型和保管期限等。
4、调阅原因应简明扼要地说明调阅目的和必要性，避免使用模糊或含糊的语言。
5、审批意见应明确表达同意或不同意的意见，并提供理由。
同时，对于不同意的意见，应给出建设性的建议或解决方案。
公司电子文件归档与电子档案管理办法精选3篇
公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。
第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。
其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。
部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。
第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。
（2）需在登记表中登记。
（3）登记表应与备份一同保存。
（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。
（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。
（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。
（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。
（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。
档案归档范围及保管期限表格模板
（文书档案分6类：①党群管理类、②行政管理类、③经营管理类、④财务审计类、⑤人事劳资类、⑥生产技术管理类。
科技档案分4类：①基本建设类、②产品类、③设备仪器类、④科学研究类）档案归档范围及保管期限表（永久、长期30年、短期10年）表A1.1文书档案-党群管理（代码0）序号归档文件范围保管期限1 党务工作1.1 党员代表大会、党委（党支部）会议及其他有关会议：1.1.1 会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等永久1.1.2 发言、简报、小组会议记录短期1.2 党务综合性工作：1.2.1 工作计划、总结、重要专项活动工作报告，重要的调研材料、党务工作大事记永久1.2.2 情况反映、工作简报及一般材料短期1.3 上级机关关于党务工作的文件：1.3.1 针对本企业重大问题的指示、批示文件永久1.3.2 对企业一般性、普发性的文件短期1.4 对下属单位关于党务工作请示的批复长期1.5 各项规章制度、管理办法与条例等长期2 组织工作2.1 党员干部考察、考核、任免、政审决定等永久2.2 入党、转正、退党、转入、转出等决定及党员名册永久2.3 党委（总支、支部）组织工作的规章制度长期2.4 党群机构设置、调整、人员编制等方面的决定及通知长期2.5 党费收支与党组织关系介绍信及存根长期2.6 党员学习教育等活动形成的文件2.6.1 重要的永久2.6.2 一般的短期3 共青团工作3.1 共青团工作规划、总结长期3.2 团代会、团委（常委、扩大）会会议文件：3.2.1 会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等永久3.2.2 发言、简报、小组会议记录等短期3.2.3 团员及团组织管理方面的决定、通知、批复长期3.2.4 团费收据与团组织关系介绍信及存根长期3.3 共青团工作统计报表：3.3.1 重要的长期3.3.2 一般的短期4 工会工作4.1 工会工作规划、总结、规章制度、决定、通知、会议记录长期4.2 职工代表大会及有关会议文件：4.2.1 会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等永久4.2.2 发言、简报、小组会议记录等短期4.2.3 工会会员名册永久4.2.4 民主管理、劳动竞赛、表彰先进、劳保福利、职工维权方面的文件长期4.3 女工工作、文体活动等方面的文件：4.3.1 重要的长期4.3.2 一般的短期4.4 工会会费与财务管理材料长期4.5 工作统计报表：4.5.1 重要的长期4.5.2 一般的短期5 宣传统战工作5.1 企业宣传统战工作报告、会议纪要、调研、计划、总结材料、各民主党派人员名单登记、活动记录5.1.1 重要的长期5.1.2 一般的短期5.2 单位编辑的出版物样本与定稿：5.2.1 重要的长期5.2.2 一般的短期5.3 反映本企业活动的报刊、各种工作活动宣传长期5.4 企业文化建设方面的文件（包括社会公益事业、慈善事业的参与、投入的记录；赈灾、扶贫、献血、拥军优属、精神文明建设方面的文件）5.4.1 重要的长期5.4.2 一般的短期表A1.2文书档案-行政管理（代码1）序号归档文件范围保管期限1 行政事务1.1 上级机关颁发的本企业应执行的有关文件长期1.2 上级领导视察本企业的题词、指示、讲话材料1.2.1 重要的永久1.2.2 一般的短期1.3 行政工作计划、总结等永久1.4 经理办公会、行政办公会会议记录、纪要、决定等永久1.5 企业制发的行政决定、通报和签订的行政协议、合同永久1.6 工商行政管理方面的材料长期1.7 企业的设立、关、停、并、转及更名、启用与废止印模等方面的文件永久1.8 企业文秘、机要、保密、信访、综合治理等方面的文件1.8.1 重要的长期1.8.2 一般的短期1.9 企业编史修志方面的文件1.9.1 大事记、机构沿革等永久1.9.2 工作简报、情况反映、工作信息等长期1.9.3 后勤福利工作的通知、规定、会议纪要；办公用房管理；车辆管理；用水、用电、用汽管理；接待工作等文件长期2 在治安管理、消防工作中形成的文件长期3 外事工作3.1 发表的公告、签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等永久3.2 出访考察、参加国际会议、接待来访等外事活动、出访审批文件长期3.3 出口审批手续，执行日程安排，考察报告等一般性文件长期4 档案和信息工作4.1 档案工作计划、总结短期4.2 档案工作的规划、规定等长期4.3 档案鉴定工作报告、移交清单、销毁清册永久4.4 档案利用、开发成果材料长期4.5 信息工作计划、总结短期4.6 信息管理工作的通知、规定等长期4.7 有关科技信息长期4.8 图书、资料工作材料短期4.9 统计报表永久5 其它5.1 用印登记薄、介绍信、授权委托书、证明存根等长期表A1.3文书档案-经营管理（代码2）序号归档文件范围保管期限1 经营决策1.1 企业发展规划、经营战略决策、企业改革等文件永久1.2 转换经营机制、各项配套制度改革实施方案、请示与批复、总结、报告等永久1.3 厂务公开文件长期1.4 厂长（经理）责任制、任期目标等长期1.5 生产技术、经济指标完成情况分析长期2 资产管理2.1 房产、土地方面的文件2.1.1 房地产的权属证明材料永久2.1.2 房地产的租赁、使用方面的合同、协议等文件长期2.2 对外投资项目：投资规划、决策等方面的材料永久2.3 国有资产管理、登记、统计、核查清算、交接等文件永久2.4 企业的产权变动2.4.1 产权变动的请示、批复方面的材料永久2.4.2 清产核资、资产评估工作的文件永久2.4.3 产权变动的协议、合同等永久2.4.4 资产处置方案、归属方面的材料永久2.4.5 因产权变动所致职工身份变化的材料永久2.5 多种经营管理2.5.1 经营机构的工作计划、汇报、总结长期2.5.2 内部承包章程、合同、协议长期2.5.3 经济核算材料永久2.6 境外项目管理2.6.1 境外项目的前期设计、规划、协议、合同等文件永久2.6.2 项目检查、竣工验收、重要的专项报告、审批意见等永久2.6.3 工作总结、计划、业务方面的一般来往函件长期3 物资管理3.1 物资分配计划、记录短期3.2 物资采购、保管3.2.1 重要物资和生产资料的采购审批手续、保管及招投标合同、协议、来往函件、总结永久3.2.2 办公设备及用品、机动车等的采购计划、审批手续、招投标、购置，机动车调拨、保险、事故等一般性文件长期3.3 仓库管理规章制度、台账、统计报表长期4 产品销售4.1 营销组织管理、网络建设材料长期4.2 产品销售计划、广告宣传、总结、会议记录与纪要等长期4.3 销售合同、协议、函件长期4.4 订货会、市场分析和用户调查材料长期4.5 售后服务材料短期4.6 统计报表永久5 合同管理5.1 商务合同正本及其补充件5.1.1 重要的永久5.1.2 一般的长期5.2 客户资信调查材料5.2.1 重要的长期5.2.2 一般的短期6 信用管理6.1 企业认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证书等永久6.2 企业形象宣传、展览会文件长期6.3 企业客户资信调查材料长期7 知识产权管理7.1 企业标识、商标标识方面的材料永久7.2 专利、商标和其他知识产权方面的申报、证明及管理方面材料永久表A1.4文书档案-财务审计（代码3）序号归档文件范围保管期限1 财务管理1.1 财务管理制度、规定、办法、通知长期1.2 财务管理计划、总结短期1.3 固定资产的新增、报废、调拨材料长期1.4 生产财务和成本核算永久1.5 税务方面的材料永久2 审计工作2.1 上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关审计工作文件长期2.2 审计意见、审计报告及批复等永久2.3 审计工作会议记录、纪要、计划、报告、总结、调查材料、办法、一般的请示与批复等长期2.4 专项审计通知、报告、批复、评价书（结论）、调查与证明等材料2.4.1 重要的永久2.4.2 一般的长期2.5 下级单位报送的审计工作文件短期表A1.5文书档案-人事劳资（代码4）序号归档文件范围保管期限1 劳动人事与人力资源管理1.1 上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件长期1.2 企业制定的劳动人事方面的规章制度、报告、决定等永久1.3 内部机构设置、名称更改、组织简则、印信启用和作废、人员编制方面的有关文件永久1.4 干部职工的任免与招聘、升降、奖惩、考核、职称评聘等方面的文件永久1.7 职工名册、劳动人事工作计划、总结、报表及调资方案等永久1.8 劳动保护、职业安全卫生、计划生育、保险的方针、政策、规定、统计报表等永久1.9 职工奖励、处分工作形成的文件，劳动合同管理、劳动工资和社会保险文永久件、医疗、工伤保险、住房公积金1.10 劳资纠纷、仲裁方面的文件永久2 教育培训工作2.1 上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件短期2.2 企业教育培训工作的计划、总结长期2.3 企业制定教育培训工作规章制度、请示与批复、决定等长期2.4 企业教育培训工作统计报表等长期2.5 企业干部职工进修培训名单、合同等长期表A1.6文书档案-生产技术管理（代码5）序号归档文件范围保管期限1 生产调度1.1 生产调度工作计划、总结、报告长期1.2 生产作业计划的编制、执行及调度工作情况短期1.3 生产调度会议记录长期1.4 生产调度的职责、制度、规程永久1.5 生产活动综合分析短期2 质量管理2.1 质量管理计划、措施、总结短期2.2 质量管理制度、办法、规定、条例长期2.3 产品质量检测、化验、试验材料长期2.4 质量异议处理、事故分析及处理材料，质量认证、检查、评比材料长期2.5 全面质量管理工作形成的文件、质量体系运行及管理文件长期3 能源管理3.1 能源管理的规定、计划、总结、请示、批复长期3.2 能源消耗定额管理材料长期3.3 节能工作方案、措施、总结长期3.4 统计报表长期4 安全生产4.1 安全技术管理规定、通报、总结、会议纪要等长期4.2 事故报告、调查分析及处理材料长期4.3 安全教育活动的材料短期4.4 安全生产、消防方面的材料短期4.5 统计报表长期5 科技管理5.1 科技发展规划、计划、总结，科技工作规定等长期5.2 技术革新和合理化建议文件短期5.3 新产品开发、科技成果管理、技术引进长期5.4 学术论文、考察报告、专题总结长期5.5 统计报表长期6 环境保护6.1 环境保护规划、计划、总结长期6.2 环境保护制度、管理办法长期6.3 环保调查、监测、分析材料永久6.4 环境影响评价书、环境污染防治措施、总结、报告长期6.5 统计报表6.5.1 年度以上的统计报表永久6.5.2 半年、季度、月的统计报表短期7 计量工作7.1 计量工作规划、计划、总结短期7.2 计量工作管理规定长期7.3 计量设备、仪器、器具资料及定期检查记录短期7.4 计量管理工作方面的材料短期7.5 统计报表7.5.1 年度以上的统计报表永久7.5.2 半年、季度、月的统计报表短期8 标准化工作8.1 标准化管理的规划、制度、办法、规定长期8.2 标准化管理计划、总结长期8.3 生产技术规范、企业技术标准、企业工作标准、企业管理标准永久表A2.1科技档案-基本建设类序号归档文件范围保管期限1 项目前期资料1.1 立项文件项目建议书、项目建议书审批意见及前期工作通知书、可行性研究报告及附件、可行性研究报告审批意见、与立项有关的会议纪要、批复、领导讲话、专家建议文件、调查资料及项目评估研究材料永久1.2 建设用地、征地、拆迁文件选址申请及选址规划意见通知书，用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书、红线图，拆迁安置意见、协议、方案等，建设用地规划许可证及其附件，划拨建设用地文件永久1.3 勘察、测绘、设计及审批文件工程地质勘察报告，水文地质勘察报告、自然条件、地震调查，申报的规划设计条件和规划设计条件通知书永久初步设计图纸和说明、技术设计图纸和说明、审定设计方案通知书及审查意见长期有关行政主管部门（人防、环保、节能、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件，政府有关部门对施工图设计文件的审批意见永久1.4 开工审批文件建设项目列入年度计划的申报文件、批复文件或年度计划项目表，规划审批申报表及报送的文件和图纸，建设项目规划许可证及其附件，建设项目开工审查表，建设项目施工许可证永久1.5 综合文件2 招投标资料招标书、投标书、答疑、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正书、招标、确定评委的请示及批复、评标记录和评标报告、中标通知书永久3 设计资料厂区平面图、地下管线图永久4 合同资料（土建、设备、其它）合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件永久征、租用土地合同、协议永久勘察设计、施工承包及监理委托合同长期5 施工文件资料5.1 开工报告工程开工/复工审批表长期工程开工/复工暂停令长期5.2 施工组织设计及审批表长期5.3 图纸会审、技术交底图纸会审记录长期技术交底长期5.4 设计变更、洽商记录长期设计变更通知单长期洽商记录长期5.5 原材料、成品、构配件设备出厂质量合格证及检（试）验报告主要原材料及构配件出厂证明及复试报告（汇总）目录长期水泥、砂、石、钢筋（材）、砌块、石灰、沥青、涂料、混凝土外加剂、防水材料、粘结材料、防腐保温材料、焊接材料等质量合格证书和出厂（试）长期验报告及复试报告水泥、石灰、粉煤灰混合料；沥青混合料、商品混凝土等出厂合格证和试长期验报告混凝土预制构件、管材、管件、钢结构构件等出厂合格证书和相应的施工长期技术资料厂站工程的成套设备、预应力混凝土张拉设备，各类地下管线井室设施，长期产品等出厂合格证书及安装使用说明、原理图。
文件管理规程7篇
文件管理规程7篇【导语】文件管理规程怎么写受欢迎？本为整理了7篇优秀的文件管理规程范文，为便于您查看，点击下面《名目》可以快速到达对应范文。
以下是我为大家收集的文件管理规程，仅供参考，盼望对您有所关心。
名目第1篇a管理处文件资料管理工作规程第2篇某物业公司外来文件管理规程第3篇某购物中心部门文件资料管理规程第4篇z物业工程部文件交接管理规程第5篇保洁中心文件资料管理规程第6篇物业公司质量体系文件和资料管理作业规程第7篇物业公司文件档案资料管理规程【第1篇】保洁中心文件资料管理规程保洁中心文件资料管理规程1.目的完善资料留存及合同管理2.范围适用于公司各类行文及合同3.职责由保洁中心文员负责执行4.操作规程工作流程图说明记录1、由保洁中心文员负责收、发文工作。
2、全部文件分类留存。
3、全部合同进行编号留存,并填写《合同统计表》。
4、年底对本年度的文件及合同进行分类装订。
《合同统计表》yz-zg/bbj-f01-01【第2篇】物业公司文件档案资料管理规程物业公司文件、档案资料管理规程1目的规范分公司档案资料的管理工作。
2适用范围适用于分公司全部档案资料的管理工作。
3职责3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。
3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。
3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。
3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。
4实施程序4.1归档保存的文件4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作方案、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。
4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。
4.1.3在特地业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。
4.2文件、资料归档的要求。
4.2.1归档的文件资料必需字迹清晰工整,纸张及文件格式符合国家标准。
电子文件档案管理规范(含表格)
电子文件档案管理规范（ISO9001：2015）1主要工作依据1.1《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894-20021.2《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T 38-20081.3《公司音像档案管理办法》2基本术语2.1电子文件指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设各形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
2.2归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
2.3背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
2.4元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据2.5电子档案直接形成的，具有保存价值的归档电子文件及相应的元数据、背景信息和支持软件。
2.6真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
2.7完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
2.8有效性指电子文件应具各的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
3管理职责与要求3.l档案部门是电子文件的归口管理部门。
3.l.l档案部门负责本单位电子文件存储载体的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、检查、指导本企业相关业务部门归档电子文件的形成、积累和移交等工作。
3.l.2企业相关业务部门的兼职档案员，应负责本部门归档电子文件的形成、积累和管理，并在专职档案员的指导下按电子文件归档与管理规范，完成电子文件存储载体的整理与移交工作。
3.2管理要求3.2.1电子文件归档就是把符合归档条件的电子文件，按照档案管理要求的格式存储到可长期脱机保存的载体上，电子文件存储载体类型有光盘、磁盘、可移动存储设备等(以下电子文件存储载体以光盘为例)。
3.2.2档案部门应按规范，对各业务部门移交的电子文件光盘，在信息人员的协助下，进行检测与验收，确保载体记录的信息与纸质档案内容的一致性，以及电子文件光盘的安全性、有效性、完整性。
建筑工程文件归档管理明细表(全)
建筑工程文件归档管理文件明细表
1临时性支护工程A类和B类工程档案统一由建设单位保存。
续表24
3非政府工程的A类和B类工程档案统一由建设单位保存。
续表26
续表27
续表28
说明：
1.设计咨询指设计单位、勘察单位、招投标代理机构、造价咨询机构等；
2.列入A类归档的项目准备阶段文件、监理文件、竣工验收文件移交时需同时提供扫描文件或电子文件；
3.竣工图归档移交需同时提供内容一致的CAD电子文件；
4.C类文件由文件形成单位自行归档；
5.永久是指工程档案需永久保存；长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命；短期是指工程档案保存20年以下。
6市政工程项目准备阶段文件、监理文件、竣工验收文件移交时需同时提供扫描文件或电子文件参照此表。
文件和档案管理制度
文件和档案管理制度文件和档案管理制度在充满活力，日益开放的今天，人们运用到制度的场合不断增多，制度是国家法律、法令、政策的具体化，是人们行动的准则和依据。
你所接触过的制度都是什么样子的呢？以下是小编整理的文件和档案管理制度，仅供参考，欢迎大家阅读。
文件和档案管理制度11目的为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。
对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。
2范围本程序包含了文件的'编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。
规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。
本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。
适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。
3职责3.1各过程管理部门职责：3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。
3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。
3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。
3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。
3.1.5负责文件更改内容等。
3.2生产部职责：3.2.1负责管理手册的编制。
3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。
3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。
3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。
4程序内容4.1确定文件种类4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。
4.1.3综合管理体系文件a.方针、目标和指标；b.实现方针、目标和指标的策划；c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。
SA8000手册含程序文件记录表格
.目录前言本手册明确了公司的社会责任政策、基本原则和基本程序，为公司制定程序文件、作业文件及具体实施提供了指导，确保公司政策的稳定性。
公司社会责任管理者代表负责编制、实施本手册，不断完善公司社会责任管理体系，以适应公司及利益相关方的期望和要求，从而持续改善公司的社会责任表现。
本手册经总经理批准后发布、执行。
本手册的编写、保存及修订按照《文件及记录控制程序》进行。
手册的解释权归公司社会责任管理者代表发布令************************************************************ 本《企业社会责任管理手册》依据SA8000：2008标准，在严格遵守中华人民共和国法律和徐州市人民政府地方法规的基础上，结合公司的实际情况而编制。
手册阐明了公司社会责任管理体系的政策和目标，做出了对社会责任的承诺，是公司在日常管理工作中的法规性文件，也是向利益团体公开承诺企业社会责任的展示性文件。
本《社会责任管理手册》经公司管理层代表审定，本人批准，本手册于2011年04月01日发布起执行。
全体员工须认真学习，严格执行。
.此令总经理：刘冰2011-04-01任命书为了更好地贯彻企业社会责任行为规范，兹任命：为公司的社会责任管理层代表，负责建立本公司的企业社会责任管理体系并使之有效运行，具体如下：1.保证公司的管理制度与行为符合国际社会责任标准及国家与当地法律法规的要求2.向员工、供货商及社会公众传达和宣导公司社会责任政策3.有效维持社会责任管理体系的实施并持续改进4.向员工及相关的团体解答沟通公司的SA8000的工作内容及要求5.公司人事政策和内容的授权解释者6.协调解决公司和员工的争议和矛盾为健康安全代表，负责公司员工的健康与安全的管理工作。
并由全体员工民主选举为工人代表。
（详见工人代表选举结果）总经理：刘冰2011-04-01社会责任政策本公司及全体管理层认识到遵守国际劳工标准和维护劳工权益是一个负责任的公司所具备的基本条件，也是消费者、客户、公众和政府等利益相关者的期望。
档案整理的五个步骤
档案整理的五个步骤所谓档案整理，就是按照文件材料的形成规律，根据科学的理论和方法，把档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。
《机关档案管理规定》提出了档案整理的基本原则，即“遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。
按照上述原则，档案整理的基本流程包括：确定档案整理单位、揭示档案之间的内在联系、确定档案先后次序、为档案提供唯一标识符、编制检索工具，也就是组件（卷）、分类、排列、编号与编目等五个步骤。
一、组卷档案整理的第一步，就是要确定档案的基本整理单位，即组件或组卷，以此明确件（卷）的构成以及件（卷）内的排序。
在件的构成中，对于照片、录音、录像、实物档案，一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。
文书档案件的构成要复杂一些，收文一般包括文件处理单、文件正本，发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等，各种稿本往往还会包括正文、附件。
在件内排序时要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前、收文在后，正本在前、发文稿纸和定稿在后。
组卷（以科技档案为例）时，科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、台（套）等分别组卷，管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。
科技档案卷内文件一般应文字材料在前、图样在后，案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。
二、分类分类指的是档案归类，即将完成组件（卷）的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别，揭示档案内在联系，使档案形成一套有机体系。
文书档案一般采用年度、机构（问题）、保管期限分类项进行复式分类，如：年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）、年度—保管期限等。
规模较大或公文办理程序适于机构（问题）分类的立档单位，一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）三级分类；规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可采用两级分类，如：年度—保管期限分类法。
phpspreadsheet中文文档（四）创建电子表格+档案格式
phpspreadsheet中⽂⽂档（四）创建电⼦表格+档案格式2019年10⽉11⽇14:01:48该Spreadsheet班该Spreadsheet班是PhpSpreadsheet的核⼼。
它包含对所包含⼯作表，⽂档安全性设置和⽂档元数据的引⽤。
为了简化PhpSpreadsheet概念：Spreadsheet该类表⽰您的⼯作簿。
通常，您可以通过以下两种⽅式之⼀创建⼯作簿，即从电⼦表格⽂件加载⼯作簿，或⼿动创建⼯作簿。
第三种⽅法虽然不那么常⽤，但它是克隆使⽤前⾯两种⽅法之⼀创建的现有⼯作簿。
从⽂件加载⼯作簿在“ ⽂档中完整描述了所⽀持的各种电⼦表格格式的详细信息以及可将其读⼊Spreadsheet对象的选项。
$inputFileName = './sampleData/example1.xls';/** Load $inputFileName to a Spreadsheet object **/$spreadsheet = \PhpOffice\PhpSpreadsheet\IOFactory::load($inputFileName);创建⼀个新的⼯作簿如果要创建⼀个新的⼯作簿，⽽不是从⽂件中加载⼀个⼯作簿，则只需将其实例化为⼀个新的电⼦表格对象。
/** Create a new Spreadsheet Object **/$spreadsheet = new \PhpOffice\PhpSpreadsheet\Spreadsheet();始终将使⽤⼀个⼯作表创建⼀个新的⼯作簿。
从内存中清除⼯作簿PhpSpreadsheet对象包含循环引⽤（例如，⼯作簿链接到⼯作表，⽽⼯作表链接到其⽗⼯作簿），当PHP尝试从内存中清除对象时unset()或在函数结束时尝试从内存中清除对象时，会导致问题他们在当地范围内。
其结果是“内存泄漏”，它可以轻松使⽤⼤量PHP的有限内存。
这只能⼿动解决：如果您需要取消设置⼯作簿，则还需要先“破坏”这些循环引⽤。
档案操作标准
档案操作标准档案操作标准⼀、范围本标准规定了档案管理程序、档案归档范围。
其中具体包括⽂件装订、⽂件排列、⽂件编号、⽂件著录、备考表、⽂件装盒、档案盒脊背、打印归档⽂件⽬录、打印卷内备考表等⼀系列管理环节。
本标准适⽤于⽂件、合同、证件、图纸、电⼦⽂档、声像⽂档、实物等的管理。
⼆、规范性引⽤⽂件（⼀）⼯程所涉及的国家现⾏的施⼯质量验收规范、标准、规程。
（⼆）GB/T19001：2008《质量管理体系要求》标准。
（三）GB/T50326-2005《建设⼯程项⽬管理规范》。
（四）《建设⼯程⽂件归档整理规范》（GB/T50328-2014）。
（五）《归档⽂件整理规则》（DA/T 22—2015）。
（六）《建筑⼯程资料管理规程》（DB11/T695-2009）,以北京地⽅标准为例,请⾃⾏参考各地区地⽅标准。
（七）《项⽬管理标准》（ZJS.MS102-2016）。
三、术语或缩略语（⼀）原件：最初产⽣的、保留原始⾯貌的⽂件或资料。
（⼆）复制件：与原件内容相同的复制品，可以是复印、影印、电⼦扫描。
（三）案卷：由互有联系的若⼲⽂件组成的档案保管单位。
（四）⽴卷：按照⼀定的原则和⽅法，将有保存价值的⽂件分门别类整理成案卷，亦称组卷。
（五）归档：⽂件形成单位完成其⼯作任务后，将形成的⽂件、资料或图纸、设计书等整理⽴卷后，按规定将档案移交统⼀保管的部门。
四、档案管理（⼀）涉及岗位和职责项⽬技术内业负责记录控制的归⼝管理⼯作。
项⽬经理、⼯长、质检员、计量员、材料员、机械管理员、劳资员、预算员等按规定做好相关记录，并在⼯期内负责相关记录的管理⼯作。
具体职责规定如下：1.项⽬经理（技术负责⼈）职责：（1）贯彻执⾏国家及主管部门（含地⽅政府）管理法规、制度、标准，搞好项⽬档案资料标准化、制度化、现代化建设。
（2）负责组织项⽬各级⼈员参加竣⼯验收、技术评审、重⼤会议活动，指导、帮助资料员开展好资料管理⼯作。
（3）负责组织项⽬有关⼈员做好资料归档⼯作，保障各类资料归档齐全、签署完备。
档案管理制度及表格目录
（三）档案中存在的问题及处理办法 • • • • • • • 1、出生日期 2、参加工作时间 3、入党时间和党员身份 4、学历学位 5、工作经历 6、干部身份 • • • • • • 1、档案查（借）阅制度 2、档案材料收集补充制度 3、档案材料鉴别归档制度 4、档案转递制度 5、档案检查核对制度 6、档案保管保密制度 7、送交干部人事档案材料制度 8、干部人事档案管理人员职责
（二）档案日常管理工作用表
• • • • • • • • • 1、 《人事档案材料收进登记表》 2、 《人事档案材料转出登记表》 3、 《索取所缺人事档案材料登记表》 4、 《人事档案转入登记表》 5、 《档案名册》 6、 《人事档案查阅登记表》 7、 《人事档案目录》 8、 《档案材料报送单》 9、 《销毁材料目录》 10、《档案转移通知单》
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文件、档案管理程序
（ISO9001-2015）
1.0目的:
为了规范公司档案管理工作，形成管理型、信息型、服务型循环管理体制；有效地保护和利用资料，制定本制度。
2.0范围：
适应于公司及其下属子公司/分公司的运营与管理中涉及的所有文件、档案的控制及管理。
3.0定义：
3.1 文件的定义：凡公司内部留存，内（外）部流通的制度规定类、文件指示类、保存资料类、档案、合同及证照类其他相关信息的载体；
3.2 档案的定义：凡承载公司相关信息的原始载体，可以是纸张、光盘、照片、电子媒体或标准样本等；
4.0档案管理机构与职责分工：
4.1文控中心为公司档案管理的统筹机构，负责文件档案的鉴定、编排检索目录、利用、统计、发放、回收文件档案资料及其日常监控；
4.2各部门主管或部门主管授权兼任本部门资料员的职员，负责本部门日常业务工作中产生的文件、资料的收集、整理，并按制度管理档案，每年一次统一归档上交文控中心（
5.3项所述文件资料除外）。
5.0文件档案的归档要求：
5.1 公司标准化文控系统包含的红头文件、一级文件、二级文件、三级文件、
管理表单、E类部门文件、公司证照文件资料等统一直接归口到文控中心管理控制，由文控专员负责办理签发、归档、变更、销毁手续。
5.2 公司统一每年元月份做上年度1—12月份运营文件、资料的收集、整理与归档工作，各部门资料员必须按照制度管理并列出文件清单目录，登记在《文件归档登记表》，连同文件资料原件（有电子版的要求电子版文件同步整理）一并上交文控中心（注意各部门上交的《文件归档登记表》上交的同时要自留一份备查），特殊文档按5.3规定处理。
5.3 特殊文档处理：
5.3.1 董事会、监事会、股东会、公司成立、变更、注销、公司红头文件等机要档案由董秘负责整理归档并管理，但每年归档填写的《文件归档登记表》一式三份，提交董事长、文控中心各一份备案，董秘自留一份；
5.3.2 产品核心技术的机要文件由技术授权责任人负责每年一次收集、整理、归档并填写《文件归档登记表》一式三份，提交董事长、文控中心各一份备案，自留一份存查；
5.3.3 年度内的财务凭证、财务账本、财务报表及其财务分析报告等资料由相应的责任会计负责收集、整理、保管，按年度归档由主管会计负责管理。
5.3.4 公司OA办公软件、ERP等系统软件资料每半年一次由IT用光盘备份一套交文控中心归档。
5.3.5 薪酬专员负责公司员工工资资料的日常收集、整理并自行归档，每年度整理一次离职人员工资档案与各月度工资报表、当年调薪资料等归档入卷。
5.4所有归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批或其他特别用处确实不能归档时，文控中心保存复印件，并加以标注说明。
6.0文件档案分类及编码保管原则：
6.1按保密程度划分，将文件划分为四个级别：
绝密文件：印“绝密”标识，经总经理签字批准方可调阅；
机密文件：印“机密”标识，文件所属部门最高负责人签字批准可调阅；
秘密文件：无密级标识，须经批准才能公布，文件所属部门人员及其他部门经理级以上管理人员可调阅；
无保密等级文件：无密级标识，可直接发文公布，公司内任何人可以调阅。
6.2档案类别（下列为举例说明，最终以各部门沟通后的确定版为准）：
6.3编码规则：
6.3.1卷宗编码：由卷宗分类号加年份组成。
如：2020年入卷的外来文件类，卷宗编码为：05（2020）；
6.3.2卷内文件：（1）企业标准类的文件编号及管理按《文件管理控制程序》执行；（2）其他文件编号为: 卷宗分类号\文件分类号\小类号\序列号。
如：入档一份厂房3的建筑合同，编号示例为： 06A（01）001。
号
序列号
7.0企业标准类文件的管理：
7.1经审批发布的文件企业标准类文件，正本手签原稿文件统一由文控中心保管，不得外借。
电子档可以给制定部门负责人。
7.2 如非制定部门需要使用文件的，可向制定部门申请，由制定部门根据其实际情况，适量打印或复印发放副本文件，严禁非制定部门拷贝任何正式发布的文件电子档。
7.3现场使用的文件需要放置在适当的作业场所，非现场使用的文件由各部门指派专人负责集中归档管理，确保文件的正确、整洁、清晰、完好，如有损坏，及时向部门负责人报告处理。
7.4由部门保管或正式下发的文件，保管部门负责宣导和执行理解，确保文件制度等得到正确执行；
7.5文件使用过程中，如各部门需借（调）阅正式文件作为参考，须先填写《档案借阅申请表》，并获核准后，再向档案室借（调）阅，且须在限期内归还，届
时档案室做好借（调）阅登记和在文件存放位置暂放《文件代替卡》，标明文件编号、借阅时间、借阅单位/人，以便查阅和催还。
7.6借出档案材料的时间不得逾期。
过期未还的由档案管理员催还或办理续借手续。
需要长期借出或借出不还的，须经分管领导批准并做好签领手续。
8.0外来文件的管控：
8.1外来文件由文控中心负责统一接收，如其他部门接收到的，应及时转交文控中心以《文件入档登记表》列帐保管，以供各部门借阅参考，除有实际生产或使用需求经申请核准分发外，原则上不予发放；
8.2文件时效在半年内的（如开会或培训的通知、广告类），由文控中心的分管领导审批后交相关部门接收此文件，无需编号及存档。
8.3对接收到的有关法律法规、标准、资料及其它文件，由文控中心通过电子邮件方式分发到相关部门，同时做好发放记录，但不予以更新和回收；
9.0其他类档案的管控：
9.1秘密及以下密级文件档案借阅参考流程：申请人填写《档案借阅申请表》——申请部门第一责任人审核——文件档案对应部门第一责任人签核——文控中心授理。
9.2机秘密及以上密级文件档案借阅参考流程：申请人填写《档案借阅申请表》——申请部门第一责任人审核——文件档案对应部门第一责任人签核——副总经理签核/总经理签核——文控中心授予理/指定保管人员授理。
9.3其他无密级文件，按上述第7条执行。
9.4由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，文控中心保存一份，财务科及合同执行（或签订）部门各保存一份。
特殊情况只有一份原件时，由文控。