行政综合管理部工作手册(定稿)2016

行政综合管理部工作手册ZH/GZ体系管理编制：审核：批准：日期：2016.7.7版本：受控状态：C/1分发号：发布: 实施:序号文件名称文件编号页码1. 行政综合管理部门职能及岗位责任 (4)1.1行政综合管理部部门职能及组织架构YY - ZH-01 (C/1) (4)1.2行政综合管理部部门岗位职责丫丫• ZH-02 (C/1) (5)2. 行政综合管理部门管理制度(规程) (8)2.1公文管理制度YY •ZH-03 (C/1) (9)2.2 印章管理制度YY •ZH-04 (C/1) 132.3 会议管理制度YY •ZH-05 (C/1) 162.4 保密制度YY • ZH-06 (C/1) (26)2.5新闻报道管理制度YY •ZH-07 (C/1) 292.6固定资产管理制度丫丫•ZH-08 (C/1) 362.7车辆使用管理规定丫丫•ZH-09 (C/1) 392.8办公用品及办公设备管理制度YY • ZH-10 (C/1) (43)2.9 库房管理制度YY • ZH-11 (C/1) (47)2.10 服装管理制度YY • ZH-12 (C/1) (50)2.11办公区域管理规定YY • ZH-13 (C/1) (54)2.12 档案管理规定YY • ZH-14 (C/1) (56)3. 行政综合管理部支持性文件 (62)3.1分公司、各项目部各类文件排版规范丫丫• ZH-ZC-ZH03-01(C/1) (63)3.2公司属分公司、各项目、总部各部门简称及文件编号一览表YY. ZH-ZC-ZH03-02 (C/1) 错误！未定义书签。

3.3制度汇编排版规范丫丫• ZH-ZC-ZH03-03(C/1)错误！未定义书签。

序号文件名称3.4 0A办公系统公文管理流程3.5工作服配发标准和类别文件编号页码YY • ZH-ZC-ZH03-04(C/1)错误！未定义书签YY • ZH-ZC-ZH09-01(C/1)错误！未定义书签1. 行政综合管理部门职能及岗位责任行政综合管理部部门职能及组织架构1. 行政综合管理部部门职能行政综合管理部属总经理直管，党总支书记协管部门。

主要负责公司党、政、工、团工作；承担公司各类文件信息的草拟、审核、接收、转呈等工作；负责组织筹备公司级各类会议及文化活动；负责企业文化建设及对外宣传工作；负责公司网络化建设、推广、应用和管理工作；负责与行业协会等处的对外联系，接待各级各类来信来访、检查、参观；负责公司及项目的各类采购工作。

2. 行政综合管理部组织架构图行政综合管理部部门岗位职责1. 行政综合管理部主任岗位职责1.1岗位名称：行政综合管理部主任1.2部门：行政综合管理部1.3组织关系：1.3.1 直属上级：公司总经理、党总支书记1.3.2 直属下级：行政综合管理部部门员工1.3.3 经常性联络：各部门主任、分公司（项目）经理、行政综合管理部各岗位员工1.4职责1.4.1 根据上级单位和公司党政会议通过的决定、决议、工作部署及领导的要求安排部署相关工作；1.4.2 审核、上报各类上级单位需要的重要信息；1.4.3 负责公司综合性党务、行政、工会、共青团工作，组织筹备各类会议及各类重大活动；1.4.4 综合协调各部门和所辖分公司（项目部）的工作，负责组织协调各部门共同办理的综合性工作；1.4.5 全面掌握各部室的工作计划及执行情况，督导各类文件的上传下达、内情下达、下情上报工作；1.4.6 客观、及时向领导提出合理化建议供领导决策参考，当好参谋与助手；1.4.7 负责审核各类文件及综合型文稿（工作计划、报告、总结、规划）、函、通知、各项规章制度等的审阅、督办及检查等；1.4.8 负责与行业协会的联系与交流，组织开展行业内各项活动；1.4.9 统筹企业文化建设、网络化建设及对外宣传等工作；1.4.10负责对外联系，接待各级各类来访、检查、参观人员，负责安排和实施各类接待工作；1.4.11承办上级部门和公司领导交办的其他工作。

2. 行政综合管理部部门员工岗位职责2.1岗位名称：2.1.1 行政综合管理部文员2.1.2 行政综合管理部采购专员2.1.3 行政综合管理部信息管理员2.1.4 行政综合管理部司机2.2部门：行政综合管理部2.3组织关系：2.3.1 直属上级：行政综合管理部主任2.3.2 经常性联络：各部门主任、各项目经理、行政综合管理部各岗位员工2.4职责2.4.1 行政综合管理部文员A. 负责公司具体性党务、行政、工会工作；B. 负责公司内外相关文件及信息、函件的上传下达，跟进并督办公司领导所批示的意见及指示；C. 负责部门文件及公司综合型文稿的草拟；D. 负责企业文化建设和对外宣传的基础性工作；E. 负责公司文件的立卷、归档、管理和保密工作；F. 负责公司及领导印章的管理及各类证照的管理及年检工作；G. 承办领导交办的其他工作。

2.4.2 行政综合管理部采购专员A. 负责公司总部及各项目申购物资的采购，做好过程跟进、物资价格咨询、物品质量管控等；B. 负责总部库房的管理，做好定期或不定期的对项目库房的检查、督导等工作;C. 负责公司员工服装的制作、配发及调拨管理等工作；D. 负责公司团组织发展建设工作；E. 承办领导交办的其他工作。

2.4.3 行政综合管理部信息管理员A. 负责公司网站的维护建设、更新、应用及督导等工作；B. 负责跟进跟进公司信息管理系统的使用、维护等工作；C. 负责公司总部网络及办公用电脑的维护工作；D. 承办领导交办的其他工作。

2.4.4 行政综合管理部司机A. 负责公司车辆保养、维护、清洁、年检及日常管理工作；B. 负责公司各部门人员因公用车出车工作；C. 负责公司简报、展板、各类标识等的制作及跟进工作;D. 承办领导交办的其他工作。

2. 行政综合管理部门管理制度（规程）公文管理制度1. 目的规范公司各类公文的撰写要求及格式编排。

2. 适用范围本制度适用于成都成明物业管理有限公司在公文撰写工作中的规范及督导。

3. 公文种类本公司常用的有：通知、通报、请示、报告、函、会议纪要等。

3.1 通知用于批转上级单位的公文，转发物业协会的公文，发布公司规章制度，传达要求分公司和各项目部办理的、周知或需要执行的事项、公司人事任免等。

3.2通报用于表彰先进，批评错误，奖惩员工，传达重要事项。

3.3请示用于公司向上级单位请求指示、批准，分公司、各项目部向总部请示相关事项（需要有回复的公文种类）。

3.4报告用于公司向上级单位、物业协会汇报工作，反映情况，提出意见、建议或答复上级单位的询问（不需要有回复的公文种类）。

3.5 函用于平行部门或不相隶属的单位之间相互商洽办理业务、询问和答复问题等。

3.6会议纪要用于记载和传达会议情况和议定事项。

4. 公文格式4.1公文一般由发文字号、秘密等级、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、行文单位、印章、成文时间、抄报、抄送单位等部份组成。

4.2发文号的编排4.2.1 公司总部制作的公文，由行政综合管理部编排发文号；分公司、各项目按照相应模板认真补充内容。

422 向辖区内业主发出的各项通知及会议纪要不参与编号，但需有标识(如日期)。

4.2.3 分公司、各项目部公司总部各部门代码由行政综合管理部用汉语拼音编写，新项目成立时，行政综合管理部即确定代码。

现有分公司、项目及部门代码详见支持性文件丫丫・ZH-ZC-ZH03-02 (C/1 )。

4.3公文标题应准确简捷地概括文件的主要内容，标题中除规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。

4.4公文如有附件的，应当在正文之后、落款之前顺序注明。

4.5公文须加盖印章或经批准人签发之后方为有效版本，印鉴应骑年压月。

4.6行文规则公司发文统一按照公司红头文件模板。

分公司、项目部呈报或下发文(函件)、通知等，严格按照公司确定的模板，不得随意更改模板样式，总部各部门若使用该类模板则仍按模板格式和排版规范填写。

4.7发文权限及范围4.8分公司、各项目部的发文权限4.8.1 向业主发出的通知、知会、征询、提醒、提示、警示等事务性文件。

4.8.2 公司内部处理业务、磋商问题的文件。

4.8.3 向本部门内部员工发出的通知、知会、征询、奖惩等文件。

4.8.4 涉及费用、人事任免的事项，报请公司批准后再发出或执行的文件。

4.9公司发文权限4.9.1 向上级机关、物业协会、法人单位发出具有实质性内容的文件。

4.9.2 涉及公司经营管理大政方针、规章制度、质量体系、工作标准、服务规范的文件4.9.3 涉及财务、人事、管理等重大事项的文件。

4.9.4 向分公司、各项目部、总部各部门下发的通知、知会、征询、奖惩等文件。

4.10总部各部门发文，均以公司加部门简称名义发布。

4.11分公司、各项目部、总部各部门不得越级请示，向上级单位请示事项须报请公司批准，并以公司名义请示。

4.12 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，切勿多头主送；如需同时送达其他单位的，应当采用抄送的形式，但不得同时抄送下级单位或不相隶属的单位。

4.13 “报告”中不得夹带请示事项5. 公文处理公文处理主要有发文处理和收文处理。

发文处理包括拟稿、打印、校对、会签、签发、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁程序。

收文处理包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序。

5.1公文起草及发文流程公文起草及发文流程详见支持性文件丫丫・ZH-ZC-ZH03-01(C/1)。

5.1.1 拟稿要求A. 符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。

B. 实事求是、观点鲜明、逻辑清楚、言简意赅、用字准确、打印工整。

C. 时间、地点、人物、数字及引文准确。

D. 结构层次序数，一般公文第一层为“一、”，第二层为“ 1. ”，第三层为“1.1 ”，第四层为“(1) ”；规章制度类第一层为“ 1. ”，第二层为“ 1.1”，第三层为“1.1.1 ”，第四层为“ A. ”、第五层为“ a. ”。

E. 法定计量单位使用英语+阿拉伯数字，数目字使用阿拉伯数字，其余使用汉字。

F. 遣词用字准确规范。

使用简称时，应先用全称，再注明简称。

5.1.2 打印、校对分公司、项目部拟稿人将草拟的公文认真校对后、经主管领导审核后传至公司；公司发文须分管领导审核。

打印文件使用不易水化或不易褪色的油墨打印。

5.1.3 签发权限及方法(详见公司公文处理流程)5.1.4 公文的发出A. 对外发出的公文应是原件，保留另一份原件或复印件留存归档。

B. 公司内部使用的文件，涉及费用收支的，经领导批复后，原件用于办理财务手续，较重要的由部门另存底。

5.1.5 限期送达的公文，可用传真或电子邮件发送，并随即通过电话或回传签收件的方式，落实签收情况；重要的原件可事后补送。