超市库存管理规定

郑州地区集团经销库存相关管理规定（2019 试行稿）

为进一步强化经销库存的管理，明晰职责，本着谁主管谁负责，简易可操作的原则，从进、销、存三个环节，严控损耗，特拟定如下相关管理规定：

一、进货相关规定

1、订单下达要求：订单下达前要对现有库存进行盘点，确保所订商品能在合理的周转周期销售完毕，订单应由店铺班长下达（一周 2 次），不允许出现大库存滞销重复进货现象。

2、收货相关要求：

2.1 收货章管理：由超市连锁公司财务部长统一刻新版收货章并发放各店铺，店铺要专人管理，不允许店铺私自刻章并随意使用，一经发现严肃处理。

2.2 收货单要求：

收货单据改为一式三联，店铺、供应商、财务各留存一联，验货核对后共同签字，收货单据不允

许私自涂改、收货单据，收货部需在当日下班前，认真核对归档，以备后期核对审核。

2.3 收货区域监管：

店铺收货区域划分制定收货区域、周转区域、返厂区域，严格按区域操作商品收货、返厂。同时

增加监控设备，全区域无死角覆盖。收货、验货、返厂全程监控，店铺防损部每日需不少于 3 次

的视频抽检，每月对检查情况进行汇总，发现问题，及时上报公司防损部。

2.4 大金额收货单管理规定：

店铺收货金额大于 2000 元的收货单、需店长、防损主管、相关部门经理复核签字后，方可录入系统，并制定相关电子台账。

2.5 收货人员相关工作要求

2.5.1 收货单据，需营运部门相关接货人员（理货员）逐一核对条码、规格、数量、保质期等，按公司相关收货要求，严格审查，认真核对，防损人员及收货人员在旁共同参与收货，并核对签字。绝不允许在无监管状态，单独收货。参与收货人员、如果玩忽职守、疏忽大意造成公司损失

者追究相关责任并包赔公司损失，情节严重者，追究相关法律责任。

2.5.2 收货过程中店铺制单员、收货员必须执行分岗位制，不能一人多岗，不允许私自换岗、

缺岗，情节严重者按公司相关规定处理。

2.5.3 收货单据录入时制单员必须复核订单与收货单实收商品是否一致、数量是否相符。核对无

误后，打印收货拷贝，并填写收货登记表，登记电子台账。收货拷贝一式两份，由收货员、供应商、营运、防损签字，加盖收货专用章，第一联同供货商送货单装一起订留存，第二联由供应商带走，作为结算凭证。防损员每日复核当日收货单与 MIS 系统必须相符。

二、出货环节（内仓---- 卖场）规定

1、仓库管理要求：

1.1 每次入库摆放商品要尽量安排在先入库商品的后面，尤其是冷藏食品、奶制品等；每天要

入库检查商品的保质期，对于临近过期商品、保质期内变质的不良品及时进行处理。商品存放需

“一品一位”，并遵循“先进先出”的原则，确保商品在保质期内的良好周转，降低不必要的损耗

1.2 仓库存放时需封箱存放、仓库内禁止存放未入箱商品。严禁仓库出现空包装、严禁超市人

员非上货期间仓库逗留、防损部需每日不少于三次巡检、检查库存商品安全及抽检商品保质期，每

月进行问题汇总上报。

2、高值商品管理高值商品收货后及时到防损处加装防盗磁扣或放到贴，

然后再入库。出库前必须到防损部登记，杜绝高值商品无磁上货。

3、高值仓库管理高值库店铺必须双锁管理，由营运、防损共同开启，非上货时段严禁

人员逗留、严禁高值仓库单独取货、需防损人员在岗、并做好记录。高值仓库需加装监控设备、全区域无死角覆盖。

三、仓库管理规定

1、商品应分区、分类整理摆放于货架之上，地上严禁堆积、摆放商品。货架上商品摆放要做到

前后一致，防止前面的商品挡住后面其他品种的商品，以便于分拣、理货和配货。

2、赠品要分区域集中管理，由收货部专册登记，由防损部管理赠品签，赠品需在收货部完成赠

品签的增加登记、严禁库内进行赠品签的粘贴及赠品调换，杜绝无赠品标识的赠品入库，店铺严格增加管理、责任到人。

四、空进空退规定

1、商品变价规定店铺活动所需变价超市公司采购部下统一与供应商谈判执行，

以OA 文档形式下发店铺相关部门经理，店铺不得私自变价。店铺如有临期处理商品或店内自谈商品，需报采购部核对变价毛利后，方可执行。

2、负毛利监管负毛利商品，由防损部监督店铺营运部门、每日检查负毛利

调整情况，并做好负毛利调整登记、严禁商品负毛利损失。

3、空进空退流程店铺空进空退单据、必须由部门经理、收货人员、防损经理、店长签字

确认，才可录入执行，严禁错收漏收、无签字录入。

五、返厂流程及规定

1. 返厂单要求：收货单据改为一式三联，店铺、供应商、财务各留存一联，返货商品核对后共同

签字，手填返厂单不允许私自涂改、返厂数量必须大写、返厂单据收货部需在当日下班前，认真

核对归档，以备后期核对审核。

2. 大金额收货单管理规定：店铺返厂金额大于 2000 元的返厂单，需店长、防损主管、相关部门经理

复核签字后，方可录入系统，并制定电子台账。

3.返厂签字盖章：供应商返厂人员需持供应商授权书及个人身份证复印件，留存返厂确认章印信

以备核查。店铺返厂需在返厂区域操作、理货员、收货员、防损员、厂家人员签字确认返厂商品

规格、数量、并加盖厂家返厂确认章。

4. 返厂单据要求：返厂单据录入时制单员必须复核返厂单与返厂商品是否一致、数量是否相符。核对无误后，打印返厂拷贝，并填写返厂登记表，登记电子台账。返厂拷贝一式两份，由收货员、供应商、营运、防损签字，加盖收货专用章，第一联同供货商返厂单一起装订留存，第二联由供应商带走，作为结算凭证。防损员每日复核当日返厂单与 MIS 系统必须相符。

六、对帐工作安排及规定

1、地区集团近期将通过《给供应商的一封信》形式告知供应商，请供应商通过天狗网对帐，并前往相关店铺财务部进行对账确认、递交税票。

2、要求各店铺财务必须每月对帐，财务认真核对供应商货款及收货返厂单据，供应商需在店铺财务处、签字确认对帐金额，完成货款结算。

3、要求各店铺防损于次月 5 日前将店铺将经厂家签章确认的收货、返厂单据对账完毕，进行汇总

归档，保证手续齐全无误，授权签章（字）具有法律效力，店铺对负有档案保管责任。

4、地区集团财务每月监督店铺对帐工作，如发生因对帐单据缺失引起的纠纷及损失，将追究店铺及财务人员责任。

七、三自商品库存管理规定

1.必须做到账实相符，杜绝账外销售、营销调用及相关未入账商品、防损部处登记出店单并登记备案、跟进商品入账情况。

2.营销调用商品，调用手续必须经营运部人员、防损人员、部门经理、超市店长签字确认并附领导签字审批申请，发放手续齐备后才可进行调用。

3.营销活动结束后剩余库存商品、必须建账留存，以备下次使用。

八、库存盘点管理规定

1、店铺按照地区集团要求，必须进行每月盘点，盘点时间店铺提前一周提报地区集团合同

处，由合同处统筹安排、同事增加店内监盘环节、确保盘点数据真实、准确。店铺不允许弄虚作假、隐瞒不报、一旦发现追究店长及相关盘点人员责任。

2、店铺将每月盘点汇总数据（具体到单品的损耗），盘点结束后2 日内发至合同处、财务处留

存备查。

3、盘点产生的库存亏损，财务部次月减去厂家补损部分后，剩余亏损由店铺逐级全额包赔。

4、店铺所有库存工作由地区集团合同处负责，合同处需责任到人，专人专店管理店铺库存，凡因工作失职引起的库存纠纷及损失，将追究相关管理人员责任。

九、历史遗留库存亏损问题要求

店铺截止 2018 年12 月31 日产生的库存亏损问题，要求各店铺做书面情况说明，列出亏损商

品明细及亏损金额，店长签字确认，报备地区集团合同处、财务处、纪防监审、法务部备案。